Как да откриете единствения процес, който наистина си струва да автоматизирате първи

Ето неудобната истина, която никой продавач на софтуер няма да ви каже: повечето задачи, които бихте искали да автоматизирате, не си струва да бъдат автоматизирани. Досадни са, разбира се. Изяждат вечерите ви. Но „досадно“ и „струва си да се автоматизира“ са две различни неща, а объркването им е най-скъпата грешка, която един малък бизнес прави, когато най-сетне реши да се организира. Уменото, което наистина има значение, не е изборът на инструмент — а да се научите да гледате собствената си седмица и да отличавате истинските кандидати от подмамките.

Виждал съм десетки собственици да допускат тази грешка по един и същ начин. Избират задачата, която усещат като най-лоша — онази, която им разваля неделята — и наливат пари в автоматизирането ѝ, само за да открият шест седмици по-късно, че се е случвала два пъти месечно, а автоматизацията се е изплатила някъде около 2031 г. Междувременно скучната, невидима задача, която тихо е изяждала по час на ден, остава недокосната, защото никой не я е забелязал. Чувствата са ужасен ориентир тук. Честотата, предвидимостта и цената на грешката са добри ориентири.

Затова тази статия не е за това как да автоматизирате. Тя е за стъпката преди това — частта, която всички пропускат. Как да погледнете хаотичната реалност на бизнеса си и надеждно да посочите единствения процес, който заслужава да бъде първи? Направете това правилно и останалото е сравнително лесно. Сгрешите ли, и най-добрият инструмент на света няма да ви спаси.

Защо задачата, която ви дразни най-много, рядко е правилната

Болката и стойността не съвпадат. Задачата, която ви кара да въздишате най-силно, обикновено е емоционално тежката, а не онази, която реално ви струва най-много. Да напишете неприятен имейл, да се справите с оплакване, да преправите оферта, по която клиентът е променил решението си — те болят. Но често са редки или изискват точно онзи човешки разум, който автоматизацията не може да замени. Помните ги, защото болят, а не защото са чести.

Наистина скъпите задачи почти винаги са онези, които сте престанали да забелязвате. Копиране на адрес за доставка от имейл в системата за поръчки. Повторно въвеждане на едни и същи данни за доставчик всеки понеделник. Проверка дали три неща съвпадат, преди да изпратите фактура. Нито една от тях не ви разваля деня. Всяка отнема деветдесет секунди. И ги правите по четиридесет пъти седмично, без изобщо да ги възприемате като работа. Там са парите — в нещата, които са станали невидими именно защото са толкова рутинни.

Затова никога не позволявам на собственик да започне по памет. Паметта е предубедена към драмата. Ако попитате някого какво му губи времето, ще назове онова, което най-скоро го е разочаровало — което почти никога не е онова, което го разочарова най-често. Трябва да върнете невидимите задачи в полезрението си, преди да можете да ги прецените, а това изисква малко съзнателно усилие.

Първо, направете невидимата работа видима

Не можете да оцените това, което не виждате, затова преди всякаква оценка или преценка ви трябва груба инвентаризация на това къде реално отиват часовете ви. Това не трябва да е формално проучване с хронометър. Трябва да е честно и да обхваща нормална седмица, а не вашата представа за нормална седмица.

Най-евтиният метод, който работи: водете една отворена бележка пет работни дни и всеки път, когато правите нещо повтарящо се, добавяйте чертичка до него. Нова чертичка за нов тип задача, една чертичка за всяко повторение. Не съдете, докато събирате — просто събирайте. До петък страницата ще ви каже нещо, което паметта ви никога не би: кои задачи се повтарят най-много и как малките невидими задачи тихо надвишават по брой драматичните, които бихте назовали първо.

Петте сигнала на процес, който си струва да автоматизирате

След като виждате задачите си, ви трябва начин да ги прецените, който не разчита на интуиция. С годините го сведох до пет сигнала. Процес, който си струва да автоматизирате, обикновено има повечето от тях. Процес, който има само един или два, е капан, маскиран като възможност.

1. Случва се често

Честотата е множителят, който прави всичко останало значимо. Задача, която отнема две минути, но се случва петдесет пъти седмично, е далеч по-добър кандидат от такава, която отнема час, но се случва веднъж месечно. Автоматизацията има фиксиран разход за настройка, а честотата е това, което изплаща този разход. Ако нещо се случва само няколко пъти годишно, то почти никога не заслужава мястото си — независимо колко го мразите.

2. Следва едни и същи стъпки всеки път

Автоматизацията обича рецептата. Ако задачата протича по един и същ начин всеки път — едни и същи входни данни, едни и същи стъпки, един и същ резултат — тя е силен кандидат. Ако се разклонява в дузина специални случаи, всеки от които изисква решение, ще прекарате повече време в описване на изключенията, отколкото изобщо ще спестите. Колкото повече изречения отнема да обясните задачата на нов служител, толкова по-лош кандидат обикновено е тя.

3. Работи по правила, а не по преценка

Има ясна граница между задачите, които следват правила, и тези, които изискват човек да претегли нещата. Преместването на данни между две системи е правило. Решението дали да дадете отстъпка на лоялен клиент е преценка. Задачите, базирани на правила, са онези, които машината може да върши надеждно и неуморно. Задачите, изискващи преценка, понякога могат да бъдат подпомогнати от софтуер, но опитът да ги автоматизирате напълно рано е начинът да генерирате уверени, бързи грешки.

4. Входните данни вече са в използваема форма

Задачата е много по-лесна за автоматизиране, когато информацията, от която се нуждае, вече се намира някъде структурирана — формуляр, система, последователен формат на имейл. Ако входът е купчина ръкописни бележки, гласови съобщения или снимки на касови бележки, автоматизацията все още е възможна, но тихо сте навлезли в по-трудна, по-скъпа територия. Не е невъзможно. Просто не е първият ви проект. Запазете задачите с хаотични входни данни за след като сте си осигурили лесна победа.

5. Грешката е евтина и лесна за поправяне

Първата ви автоматизация трябва да е там, където малка грешка е досадна, а не катастрофална. Напомняне, което се изпраща два пъти, е неловко; заплата, която се изплати два пъти, е криза. Започнете там, където радиусът на поражение е малък. Искате свободата да оставите автоматизацията да работи, да я наблюдавате и да я поправяте открито — а не процес, толкова критичен, че една грешка да се озове в банковото ви извлечение.

Превърнете сигналите в бърза оценка

Сигналите са полезни, но когато гледате осем кандидата, ви трябва нещо по-решително от усещане. Затова ги превърнете в число. Не ви трябва формула, която финансов отдел би одобрил — трябва ви нещо достатъчно бързо, че реално да го използвате. Ето версията, която прилагам със собственици върху гърба на салфетка.

1. 1
   Избройте топ кандидатите си

   Извадете 5–8-те задачи с най-много чертички от седмицата си. Игнорирайте всичко под това — дългият списък само спира решението.
2. 2
   Оценете спестеното време, 1 до 5

   Колко часа седмично реално би върнало автоматизирането на това? Бъдете честни; умножете минутите на изпълнение по честотата, не се доверявайте на досадата.
3. 3
   Оценете колко е чиста, 1 до 5

   Комбинирайте предвидимост, базираност на правила и стегнати входни данни в едно число „колко автоматизируемо“. Хаотична задача, изискваща преценка, получава нисък резултат тук, дори ако е честа.
4. 4
   Умножете, после проверете залога

   Време × чистота ви дава класиране. После задраскайте всичко, при което грешката би била скъпа или трудна за поправяне — това не са първи проекти, какъвто и резултат да имат.
5. 5
   Изберете най-високия резултат, който можете да завършите скоро

   Не абсолютно най-високия — а най-високия, който реално можете да пуснете в действие за две до три седмици. Завършена малка победа винаги бие незавършена голяма.

Умножението има по-голямо значение, отколкото изглежда. Задача с оценка 5 за време, но 1 за чистота, излиза 5 — същото като спретната малка задача, която спестява скромно време. Това е методът, който ви предпазва от самите вас: спира ви да гоните голяма, болезнена, хаотична работа само защото числото за спестено време е изглеждало вълнуващо. Скучната, чиста, честа задача обикновено печели и обикновено така трябва.

Предупредителни признаци, че сте избрали грешния процес

Дори с оценка пред вас, си струва да познавате миризмите на лош кандидат, защото те са съблазнителни и всички звучат разумно в момента. Ако избраният от вас процес задейства някоя от тези, спрете и погледнете отново, преди да впрегнете пари в него.

• Отнема повече от няколко изречения да го обясните. Сложността в описанието означава сложност в изграждането — и купища гранични случаи, които чакат да захапят.
• Постоянно казвате „е, освен когато…“. Всяко изключение е разклонение, с което някой трябва да се справи, а изключенията се умножават по-бързо, отколкото очаквате.
• Случва се само няколко пъти годишно. Колкото и болезнено да е, сметката почти никога не излиза; ще похарчите повече за настройка, отколкото изобщо ще спестите.
• Изисква човек да изпита нещо — съпричастност, вкус, преговори. Това не са неефективности за премахване, това е самата работа.
• Грешката би била скъпа или трудна за поправяне. Чудесен кандидат за автоматизация, ужасен пръв. Заслужете си правото да стигнете до него.

Има още един фин предупредителен знак, който си струва да назовем: автоматизиране на процес, за който всъщност не сте се споразумели. Ако двама души в бизнеса ви правят „същата“ задача по три различни начина, вие още нямате процес — имате три навика. Автоматизирането на това просто впича разногласието в софтуера. Първо изяснете на хартия как трябва да работи; тогава, и едва тогава, то е кандидат.

Да го откриете не е същото като то да е готово

Ето разграничение, което спестява много неприятности: един процес може да е правилният за автоматизиране и все пак да не е готов за автоматизиране. Откриването на кандидата е стъпка едно. Уверяването, че е в годно състояние да бъде предаден на машина, е стъпка две, а пропускането ѝ е начинът да автоматизирате хаос и да получите по-бърз хаос обратно.

Един процес е готов, когато можете да запишете точно какво влиза, точно какво излиза и стъпките между тях без нито едно „зависи“. Ако не можете да запишете тези три неща ясно, задачата още не е софтуерен проблем — тя е проблем на яснотата, а никой инструмент не поправя това. Добрата новина е, че самият акт на записването обикновено създава яснотата. Половината стойност от подготовката за автоматизация е мисленето, което тя ви принуждава да свършите.

Това е и възможно най-евтината застраховка срещу преразход. Един следобед, прекаран в описване на процес на хартия, ще ви каже безплатно дали той е чистата деветдесетсекундна победа, на която сте се надявали, или заплетена преценка, маскирана като нея. И двата отговора си струва да имате, преди някой да ви даде оферта за изграждане.

Къде обикновено се крият добрите кандидати

Ако предпочитате да не чакате цяла седмица, за да разберете, има няколко места, където силни първи кандидати се появяват отново и отново в почти всеки вид малък бизнес. Третирайте ги като преднина, а не като заместител на това да погледнете собствената си реалност.

Шевовете между две системи, които не си говорят, са най-богатото ловно поле — навсякъде, където човек е кабелът за копиране и поставяне между имейл и електронна таблица, или между поръчка и фактура. Малко след тях идват планираните подсещания: напомняния, последващи действия, известия, всичко, което всъщност е просто „направи това в този момент, всеки път“. После повтарящите се справки — проверка на същия статус, отговаряне на същите пет въпроса на клиента, изготвяне на същия понеделнишки отчет от същите три места. Нито едно от тях не е бляскаво. Всички са чести, предвидими и опрощаващи, което е точно причината да са толкова добри първи проекти.

Често задавани въпроси