가장 먼저 자동화할 가치가 있는 '단 하나의 업무'를 가려내는 법

소프트웨어를 파는 사람이라면 누구도 말해 주지 않을 불편한 진실이 있습니다. 자동화하고 싶은 일 대부분은 사실 자동화할 가치가 없습니다. 물론 성가십니다. 저녁 시간을 잡아먹지요. 하지만 '성가심'과 '자동화할 가치'는 다른 것이며, 이 둘을 혼동하는 것이야말로 중소기업이 마침내 정리를 결심했을 때 저지르는 가장 값비싼 실수입니다. 정말 중요한 기술은 도구를 고르는 것이 아니라, 자신의 한 주를 들여다보며 진짜 후보와 미끼를 구분해 내는 법을 익히는 것입니다.

저는 수십 명의 사장님이 똑같은 방식으로 잘못 판단하는 것을 보아 왔습니다. 가장 기분 나쁘게 느껴지는 일—일요일을 망치는 일—을 골라 그 자동화에 돈을 쏟아붓고는, 6주 뒤에 그 일이 한 달에 두 번밖에 일어나지 않았으며 자동화의 본전을 뽑는 시점이 2031년쯤이라는 사실을 깨닫습니다. 그러는 사이, 조용히 하루 한 시간씩 빼앗아 가던 지루하고 보이지 않는 일은 아무도 알아채지 못해 손도 대지 못한 채 남습니다. 여기서 감정은 형편없는 길잡이입니다. 빈도, 예측 가능성, 그리고 실수했을 때의 비용이 좋은 길잡이입니다.

그래서 이 글은 어떻게 자동화하는가에 관한 것이 아닙니다. 그 앞 단계—모두가 건너뛰는 부분에 관한 것입니다. 여러분 사업의 어수선한 현실을 들여다보고, 가장 먼저 다룰 가치가 있는 단 하나의 업무를 어떻게 확실하게 짚어낼 수 있을까요? 이것을 제대로 하면 나머지는 비교적 쉽습니다. 잘못하면 세상에서 가장 좋은 도구도 여러분을 구하지 못합니다.

가장 짜증 나는 일이 정답인 경우가 드문 이유

고통과 가치는 일치하지 않습니다. 가장 크게 한숨 나오는 일은 대개 감정적으로 무거운 일이지, 실제로 비용이 가장 큰 일이 아닙니다. 껄끄러운 이메일을 보내고, 불만에 대응하고, 고객이 마음을 바꾼 견적을 다시 만드는 일—이런 것들은 마음을 찌릅니다. 하지만 흔히 드물게 일어나거나, 자동화로는 대체할 수 없는 바로 그런 인간적 판단을 필요로 합니다. 여러분이 그것들을 기억하는 까닭은 아팠기 때문이지, 자주 일어났기 때문이 아닙니다.

정말 비용이 큰 일은 거의 언제나 여러분이 알아채지 못하게 된 것들입니다. 이메일의 배송 주소를 주문 시스템에 옮겨 적는 일. 매주 월요일 같은 거래처 정보를 다시 입력하는 일. 청구서를 보내기 전에 세 가지가 일치하는지 확인하는 일. 어느 것도 하루를 망치지 않습니다. 하나당 90초가 걸립니다. 그리고 여러분은 그것을 일주일에 마흔 번씩 하면서도 일로 인식조차 하지 않습니다. 돈이 있는 곳이 바로 거기—너무 일상적이어서 도리어 보이지 않게 된 것들 속입니다.

그래서 저는 사장님이 기억에 의존해 시작하도록 결코 두지 않습니다. 기억은 드라마 쪽으로 편향되어 있습니다. 무엇이 시간을 낭비하느냐고 물으면, 사람들은 가장 최근에 짜증 났던 것을 댑니다—그것은 가장 자주 짜증 나게 하는 것인 경우가 거의 없습니다. 보이지 않는 일들을 판단하려면 먼저 그것들을 시야로 되돌려 놓아야 하며, 거기에는 약간의 의식적인 노력이 필요합니다.

먼저, 보이지 않는 일을 보이게 만드십시오

보이지 않는 것은 평가할 수 없습니다. 그러니 채점이나 판단에 앞서, 여러분의 시간이 실제로 어디로 가는지에 대한 대략적인 목록이 필요합니다. 스톱워치를 든 정식 작업 시간 조사일 필요는 없습니다. 정직해야 하고, '평범한 한 주'라는 여러분의 생각이 아니라 실제 평범한 한 주를 담아야 합니다.

효과가 있는 가장 저렴한 방법은 이렇습니다. 닷새의 근무일 동안 메모 하나를 펼쳐 두고, 반복적인 일을 할 때마다 그 옆에 작대기 하나를 그으십시오. 새로운 종류의 일에는 새 표시를, 반복할 때마다 작대기 한 획을. 모으는 동안에는 판단하지 마십시오—그저 모으기만 하십시오. 금요일이 되면 그 종이는 여러분의 기억이 결코 알려 주지 않을 것을 말해 줍니다. 어떤 일이 가장 자주 반복되는지, 그리고 작고 보이지 않는 일들이 머릿속에서 곧장 떠올렸을 극적인 일들을 조용히 합산으로 앞지르는 모습을요.

자동화할 가치가 있는 업무의 다섯 가지 신호

업무가 보이게 되면, 직감에 기대지 않고 그것들을 판단할 방법이 필요합니다. 여러 해에 걸쳐 저는 그것을 다섯 가지 신호로 추렸습니다. 자동화할 가치가 있는 업무는 대개 그 대부분을 갖추고 있습니다. 하나나 둘만 갖춘 업무는 기회로 분장한 함정입니다.

1. 자주 일어난다

빈도는 다른 모든 것을 의미 있게 만드는 곱셈 계수입니다. 2분 걸리지만 일주일에 쉰 번 일어나는 일은, 한 시간 걸리지만 한 달에 한 번 일어나는 일보다 훨씬 나은 후보입니다. 자동화에는 고정된 구축 비용이 있고, 그 비용을 갚아 주는 것이 바로 빈도입니다. 일 년에 몇 번밖에 일어나지 않는 일은, 아무리 그것이 두렵더라도 제자리를 차지할 자격이 거의 없습니다.

2. 매번 같은 단계를 밟는다

자동화는 레시피를 좋아합니다. 어떤 일이 매번 똑같이 진행된다면—같은 입력, 같은 단계, 같은 출력이라면—강력한 후보입니다. 각기 결정을 요하는 열두 가지 특수 경우로 갈라진다면, 절약하게 될 시간보다 예외를 설명하는 데 더 많은 시간을 쓰게 됩니다. 새 직원에게 그 일을 설명하는 데 더 많은 문장이 필요할수록, 대개 더 나쁜 후보입니다.

3. 판단이 아니라 규칙으로 돌아간다

규칙을 따르는 일과 사람이 이것저것 저울질해야 하는 일 사이에는 분명한 선이 있습니다. 두 시스템 사이에서 데이터를 옮기는 것은 규칙입니다. 단골 고객에게 할인을 줄지 정하는 것은 판단입니다. 규칙 기반의 일은 기계가 믿음직하고 지치지 않게 해낼 수 있는 일입니다. 판단이 무거운 일은 소프트웨어가 거들어 줄 수 있을 때도 있지만, 그것을 이른 단계에 완전히 자동화하려는 시도는 자신만만하고 재빠른 실수를 만들어 내는 길입니다.

4. 입력이 이미 쓸 수 있는 형태다

필요한 정보가 이미 어딘가 구조화된 곳—양식, 시스템, 일관된 이메일 형식 등—에 있을 때, 일은 자동화하기가 훨씬 쉽습니다. 입력이 손글씨 메모 더미, 음성 메시지, 영수증 사진이라면 자동화는 여전히 가능하지만, 더 어렵고 더 비싼 영역으로 조용히 들어선 셈입니다. 불가능하지는 않습니다. 그저 첫 프로젝트가 아닐 뿐입니다. 어수선한 입력의 일은 쉬운 승리를 챙긴 다음으로 미루어 두십시오.

5. 실수가 값싸고 되돌리기 쉽다

첫 자동화는 작은 오류가 성가실 뿐 치명적이지 않은 곳이어야 합니다. 알림이 두 번 발송되는 것은 민망한 정도지만, 급여 처리가 두 번 돌아가는 것은 위기입니다. 피해 범위가 작은 곳에서 시작하십시오. 자동화를 돌리고, 지켜보고, 드러내 놓고 고칠 자유를 원하는 것이지, 버그 하나가 통장 명세서에 찍힐 만큼 중대한 업무를 원하는 것이 아닙니다.

신호를 재빠른 점수로 바꾸십시오

신호는 유용하지만, 여덟 개의 후보를 노려보고 있을 때는 분위기보다 더 결정적인 무언가가 필요합니다. 그러니 그것을 숫자로 바꾸십시오. 재무팀이 승인할 만한 공식은 필요 없습니다—실제로 쓰게 될 만큼 빠른 무언가가 필요합니다. 다음은 제가 사장님들과 냅킨 뒷면에 적어 가며 돌리는 버전입니다.

1. 1
   상위 후보를 적으십시오

   한 주 동안 작대기가 가장 많았던 일 5~8개를 골라내십시오. 그 아래는 모두 무시하십시오—긴 목록은 결정을 멈춰 세울 뿐입니다.
2. 2
   절약되는 시간을 1점에서 5점으로 매기십시오

   이것을 자동화하면 일주일에 몇 시간이 정말로 돌아올까요? 정직하게, 한 번당 분(分)에 빈도를 곱하십시오. 짜증을 믿지 마십시오.
3. 3
   얼마나 '깔끔한지'를 1점에서 5점으로 매기십시오

   예측 가능성, 규칙 의존도, 입력의 정돈됨을 하나의 '얼마나 자동화 가능한가' 숫자로 합치십시오. 어수선하고 판단이 무거운 일은 자주 일어나더라도 여기서 낮게 나옵니다.
4. 4
   곱한 다음, 위험을 냉정하게 점검하십시오

   시간 × 깔끔함이 순위를 줍니다. 그다음 실수가 비싸거나 되돌리기 어려운 것은 모두 지우십시오—점수가 어떻든 그것들은 첫 프로젝트가 아닙니다.
5. 5
   곧 끝낼 수 있는 가장 높은 점수를 고르십시오

   절대적인 최고점이 아니라, 2~3주 안에 현실적으로 가동할 수 있는 최고점을. 끝낸 작은 승리는 언제나 끝내지 못한 큰 승리를 이깁니다.

곱셈은 보이는 것보다 더 중요합니다. 시간에서 5점, 깔끔함에서 1점인 일은 5점에 안착합니다—수수한 시간을 절약하는 자그마하고 말끔한 일과 같은 점수입니다. 이것이 바로 여러분 자신으로부터 여러분을 지켜 주는 방법입니다. 절약 시간 숫자가 솔깃해 보인다는 이유만으로 크고 고통스럽고 어수선한 일을 좇는 것을 막아 줍니다. 지루하고 깔끔하며 자주 일어나는 일이 대개 이기고, 대개 그래야 마땅합니다.

잘못된 업무를 골랐다는 경고 신호

점수가 눈앞에 있더라도, 나쁜 후보의 냄새를 알아 두는 것은 가치가 있습니다. 그것들은 유혹적이고, 그 순간에는 하나같이 그럴듯하게 들리기 때문입니다. 고른 업무가 다음 중 어느 것에라도 걸린다면, 돈을 들이기 전에 멈추고 다시 살펴보십시오.

• 설명하는 데 몇 문장 이상이 든다. 설명의 복잡함은 구축의 복잡함을 뜻하며—물려고 도사린 수많은 예외 상황을 뜻합니다.
• '음, 다만 ~할 때는…'이라고 자꾸 말하게 된다. 예외는 하나하나 누군가 처리해야 하는 분기이며, 예외는 생각보다 빠르게 불어납니다.
• 일 년에 몇 번밖에 일어나지 않는다. 아무리 고통스러워도 계산이 거의 맞지 않습니다. 절약할 것보다 구축에 더 많은 돈을 쓰게 됩니다.
• 사람이 무언가를 느껴야 한다—공감, 안목, 협상 같은 것. 그것들은 없애야 할 비효율이 아니라, 바로 그 일 자체입니다.
• 실수가 비싸거나 되돌리기 어렵다. 훌륭한 자동화 후보이지만, 끔찍한 첫 후보입니다. 차근차근 거기까지 올라가십시오.

짚어 둘 가치가 있는 미묘한 경고 신호가 하나 더 있습니다. 사실 합의되지 않은 업무를 자동화하는 것입니다. 회사의 두 사람이 '같은' 일을 세 가지 다른 방식으로 한다면, 아직 업무가 아닙니다—세 가지 습관이 있을 뿐입니다. 그것을 자동화하면 불일치를 소프트웨어에 그대로 구워 넣는 셈입니다. 먼저 종이 위에서 그것이 어떻게 돌아가야 하는지 정리하십시오. 그러고 나서야 비로소 그것은 후보입니다.

가려내는 것과 준비된 것은 같지 않다

많은 골칫거리를 덜어 주는 구분이 있습니다. 어떤 업무가 자동화할 올바른 대상이면서도 아직 자동화할 준비가 되지 않았을 수 있다는 것입니다. 후보를 가려내는 것이 1단계입니다. 그것을 기계에 넘길 만한 상태인지 확인하는 것이 2단계이며, 이를 건너뛰는 것이 바로 엉망을 자동화해 더 빠른 엉망을 돌려받는 길입니다.

업무가 준비되었다는 것은, 무엇이 들어가는지, 무엇이 나오는지, 그리고 그 사이의 단계를 '경우에 따라 다르다' 없이 정확히 적어 낼 수 있을 때입니다. 그 세 가지를 분명히 적을 수 없다면, 그 일은 아직 소프트웨어 문제가 아닙니다—명료함의 문제이며, 어떤 도구도 그것을 고치지 못합니다. 좋은 소식은, 적어 내는 행위 자체가 대개 그 명료함을 만들어 낸다는 것입니다. 자동화를 준비하는 가치의 절반은 그것이 강요하는 사고에 있습니다.

이것은 또한 과다 지출에 대한 가장 저렴한 보험이기도 합니다. 업무를 종이에 적는 데 오후 한나절을 쓰면, 그것이 바라던 깔끔한 90초짜리 승리인지, 아니면 변장한 뒤엉킨 판단 문제인지를 공짜로 알려 줍니다. 어느 답이든, 누군가가 구축 견적을 내기 전에 손에 쥐어 둘 가치가 있습니다.

좋은 후보가 흔히 숨어 있는 곳

한 주를 기다려 알아내는 편이 내키지 않는다면, 거의 모든 종류의 중소기업에서 강력한 첫 후보가 거듭거듭 나타나는 몇몇 자리가 있습니다. 이를 자신의 현실을 들여다보는 일의 대체물이 아니라, 출발선의 이점으로 여기십시오.

가장 풍성한 사냥터는 서로 대화하지 않는 두 시스템 사이의 이음매입니다—이메일과 스프레드시트 사이, 또는 주문과 청구서 사이에서 사람이 복사·붙여넣기 케이블 노릇을 하는 곳이라면 어디든. 그 바로 뒤를 잇는 것이 예정된 재촉입니다. 알림, 후속 연락, 경보 등 사실상 '이 시각에 이 일을 하라, 매번'에 지나지 않는 모든 것. 그다음은 반복되는 조회—같은 상태를 확인하고, 고객의 같은 다섯 가지 질문에 답하고, 같은 월요일 보고서를 같은 세 곳에서 끌어오는 것. 어느 것도 화려하지 않습니다. 모두가 자주 일어나고, 예측 가능하며, 너그럽습니다. 바로 그래서 그것들이 그토록 좋은 첫 프로젝트가 되는 것입니다.

자주 묻는 질문