맞춤형 소프트웨어의 진짜 비용: 중소기업을 위한 TCO 완벽 해설

누군가 맞춤형 소프트웨어 견적을 건네면, 거기 적힌 숫자가 곧 가격처럼 느껴집니다. 그렇지 않습니다. 그것은 개발의 가격, 즉 몇 년간 이어지는 경주의 첫 바퀴일 뿐입니다. 그 시스템의 수명 동안 실제로 통장에서 빠져나가는 진짜 금액은 보통 그 첫 숫자의 두 배에서 네 배 사이 어딘가입니다. 아무도 처음에 이것을 말해주지 않습니다. 소리 내어 말하면 영업 자리가 어색해지기 때문입니다. 그러니 그 어색한 대화를 대신 나눠봅시다.

저는 많은 중소기업이 첫 맞춤형 소프트웨어를 발주하는 것을 지켜봤습니다. 끝내 만족하는 분들은 가장 싼 견적이나 가장 화려한 데모를 고른 경우가 거의 없습니다. 그들은 무엇이든 서명하기 전에 총소유비용, 약어를 좋아하신다면 TCO에 대한 또렷한 그림을 가지고 있었습니다. 시스템은 사는 것이 아니라 유지하는 것임을 알았던 것입니다. 배달용 밴과 같습니다. 구매 가격은 쉬운 부분이고, 그다음에 연료, 정비, 보험, 그리고 가장 나쁜 순간에 터지는 타이어가 있습니다.

이 가이드는 그 그림의 솔직한 버전입니다. 겁주기도, 상위 상품 권유도 없이, 5년간 돈이 실제로 어디로 가는지, 어떤 항목이 견적에서 조용히 빠지는지, 그리고 청구서가 결코 불시에 덮치지 않도록 예산을 짜는 방법만 전합니다. 맞춤형 개발을 저울질하고 계신다면, 어떤 제안서를 읽기 전에 이것부터 읽으십시오.

개발 가격은 빙산의 일각입니다

모든 것을 바로잡는 사고 모델은 이렇습니다. 개발 견적은 소프트웨어를 만들어 가동하는 데까지를 다룹니다. 그게 전부입니다. 출시 이후에 일어나는 모든 것, 그리고 소프트웨어는 수명의 대부분을 출시 이후에 살아가는데, 그것은 개발 숫자가 손대지 않는 별개의 지속적 비용입니다.

수십 개 프로젝트에서 통한 대략적인 경험칙이 있습니다. 5년 수명에 걸쳐 초기 개발은 실제로 쓰는 금액의 30에서 40퍼센트에 불과한 경우가 많습니다. 나머지는 호스팅, 유지보수, 지원, 보안, 그리고 실제 사람들이 쓰기 시작하면 반드시 원하게 되는 변경입니다. 그 어느 것도 낭비가 아닙니다. 그저 아무도 첫 슬라이드에 올리지 않는 부분일 뿐입니다.

이것은 맞춤형 소프트웨어를 피할 이유가 아닙니다. 알맞은 문제에는 여러 배로 되돌려줍니다. 이것은 두 눈을 뜨고 들어설 이유입니다. 그래야 5년 숫자가 2년 차에 불시에 덮치지 않습니다. 그리고 놀라움이 착지하는 때는 거의 언제나 바로 그 2년 차입니다.

돈이 실제로 어디로 가는가

빙산을 진짜 조각으로 나눠봅시다. 대략, 맞춤형 시스템을 소유하는 총비용은 여섯 개의 바구니로 나뉩니다. 어떤 것은 일회성이고, 어떤 것은 영원히 반복되며, 사람들이 과소평가하는 것은 바로 그 반복되는 쪽입니다.

1. 개발 그 자체

설계, 개발, 테스트, 그리고 운영 투입. 이것이 견적의 숫자입니다. 가장 눈에 띄는 비용이자, 역설적이게도 가장 잘 예측할 수 있는 비용입니다. 좋은 파트너가 견적 전에 범위를 상세히 정해둔 부분이기 때문입니다. 여기서의 위험은 가격이 아니라 범위 확장입니다. 개발 중의 '이것도 그냥 추가할 수 있나요?' 하나하나가 이 숫자를 밀어 올립니다. 이를 길들이는 법은 뒤에서 더 다룹니다.

2. 호스팅과 인프라

소프트웨어는 어딘가에서 돌아가야 합니다. 서버, 데이터베이스, 파일 저장소, 백업, 도메인, 보안 인증서. 일반적인 중소기업 도구라면 이는 정말 소박합니다. 쓰는 사람 수에 따라 늘긴 하지만, 흔히 한 달에 수십 유로 수준입니다. 큰돈이 드는 곳은 아니지만, 결코 멈추지 않고 당신과 함께 자라는 반복 항목입니다.

3. 유지보수와 업데이트

이것이 사람들이 잊는 큰 항목입니다. 소프트웨어는 다른 소프트웨어, 즉 운영체제, 프레임워크, 라이브러리 위에 얹혀 있고, 그 모든 것이 아래에서 계속 움직입니다. 보안 패치가 나옵니다. 의존성이 폐기됩니다. 결제 제공업체가 API를 바꿉니다. 아무도 따라가지 않으면, 멀쩡히 잘 돌던 시스템이 서서히 썩어가다 어느 날 당신과 무관한 이유로 고장납니다. 유지보수를 연간 금액으로, 흔히 연 개발 비용의 15에서 20퍼센트로 예산화하면 더 편히 주무실 수 있습니다.

4. 지원과 버그 수정

완벽한 상태로 출시되는 소프트웨어는 없습니다. 실제 사용자는 어떤 테스트도 예상하지 못한 일을 합니다. 초기에는 버그를 발견하고, 그 후로도 코드를 이해하는 사람이 필요한 '뭔가 이상하게 동작해요' 순간이 이따금 찾아옵니다. 지원은 정기 계약일 수도, 사용한 만큼 지불하는 방식일 수도, 유지보수에 묶을 수도 있습니다. 다만 결코 뒷전의 생각이어서는 안 됩니다. 그것이 필요한 날이 차분한 날인 경우는 드물기 때문입니다.

5. 변경과 신규 기능

이것은 사람들을 좋은 쪽으로 놀라게 한 뒤, 그들의 예산을 나쁜 쪽으로 놀라게 하는 비용입니다. 소프트웨어가 돌아가는 순간, 더 낫게 만들 방법이 열 가지 보입니다. 사업이 바뀝니다. 새 규제가 옵니다. 항목 하나가 더 필요한 고객을 얻습니다. 맞춤형 소프트웨어의 가장 큰 장점은 당신과 함께 진화할 수 있다는 것입니다. 그러나 진화는 청구 대상입니다. 지속적 개선을 비상사태가 아니라 계획된 항목으로 다루십시오.

6. 당신 자신의 시간

보이지 않는 비용입니다. 당신 쪽의 누군가가 피드백을 주고, 테스트하고, 팀을 교육하고, 개발자의 질문에 답해야 합니다. 어떤 청구서에도 항목으로 오르지 않지만 실재하며, 오너가 이를 0인 척하는 프로젝트야말로 멈춰 섭니다. 개발 중에는 주당 몇 시간, 그 후에는 더 적게 잡으십시오.

5년 예시를, 쉬운 숫자로

숫자는 이를 구체적으로 만들어 주므로, 예시 하나를 듭니다. 이 숫자들은 일부러 둥글게 했고, 당신의 프로젝트를 견적하려는 것이 아니라 비율을 보여주기 위한 것입니다. 개발은 저마다 다릅니다. 20명 규모 회사에서 뒤엉킨 스프레드시트 뭉치를 대체하는 맞춤형 내부 도구를 상상해 보십시오.

맨 아랫줄을 보십시오. 40,000유로의 개발, 대부분의 사람이 주목하는 유일한 숫자는 5년 지출의 약 36퍼센트입니다. 나머지 64퍼센트는 살아 있는 시스템을 살아 있고 쓸모 있게 유지하는 비용입니다. 개발만 예산에 잡았다면 5년 동안 대략 70,000유로가 모자랐을 것이고, 그 1유로 한 푼까지 불쾌한 놀라움으로 느꼈을 것입니다.

아무도 견적해 주지 않는 숨은 비용

여섯 개의 바구니 외에, 어떤 제안서에도 나타나지 않는 비용 한 묶음이 있습니다. 사실 그것은 개발자가 견적할 것이 아니기 때문입니다. 그것은 당신의 몫입니다. 이를 무시하는 것이야말로 합리적인 예산이 골칫거리로 변하는 가장 흔한 길입니다.

• 데이터 이전 — 기존 데이터를 옛 도구에서 깔끔하게 빼내 새 도구로 넣는 일은 자잘하고 수작업이며 거의 언제나 과소평가됩니다.
• 교육과 정착 — 소프트웨어는 사람들이 실제로 써야 비로소 비용을 아낍니다. 어색한 첫 몇 주를 예산에 넣으십시오.
• 어긋나는 연동 — 연결한 모든 시스템이 규칙을 바꿀 수 있고, 그러면 당신의 연결은 손봐야 합니다.
• 다운타임 — 바쁜 시간에 도구를 못 쓰는 비용이며, 그래서 백업과 모니터링은 선택적 사치가 아닙니다.
• 핵심 인력 의존 위험 — 한 개발자가 모든 지식을 쥐고 있으면 중간에 교체하기가 비쌉니다. 문서화와 당신이 소유하는 코드를 반드시 요구하십시오.
• '이제 한계를 넘었다'는 순간 — 가격을 맞추려 개발에서 모서리를 잘랐다면, 원하는 것보다 일찍 다시 지불할 수 있습니다.

이 중 어느 것도 당황할 이유가 아닙니다. 더 나은 질문을 할 이유입니다. 이를 먼저 묻지 않았는데도 꺼내는 파트너라면, 나머지도 맡길 만한 상대일 것입니다. 그것은 그가 이번 분기의 청구서만이 아니라 당신의 5년 비용을 생각하고 있다는 뜻이기 때문입니다.

기성품과의 비교

이 모든 것을 읽고 기성품 소프트웨어가 분명 더 싸다고 결론짓고 싶어집니다. 때로는 그렇고, 정말로 맞는다면 사야 합니다. 하지만 기성품에도 고유의 TCO가 있고, 그것은 가격 페이지에서 보이는 것만큼 늘 횡재는 아닙니다.

구독형 도구는 진입 비용이 낮고 개발이 없어 멋집니다. 그러나 사용자당, 매달, 영원히 지불하며, 그 줄은 오르기만 합니다. 인원수와 함께, 그들의 가격 인상과 함께, 결국 필요해지는 '프로' 등급과 함께. 또한 돈으로 드러나지 않는 비용도 물려받습니다. 도구가 딱 해내지 못하는 10퍼센트를 위한 우회책, 연동되지 않는 도구 사이의 수작업 단계, 떠날 때 쉽게 되찾지 못하는 데이터입니다. 맞춤형은 비용을 앞당겨 들이고 통제권을 주며, 기성품은 비용을 분산하고 결코 정확하지 않은 적합을 빌려줍니다.

총비용을 통제하에 두는 법

TCO를 이해한다는 것은 더 큰 청구서에 대비해 몸을 사리는 것이 아니라, 그것을 조종하는 것입니다. 생애 비용을 합리적으로 유지하는 오너들은 모두 대략 같은 몇 가지를 하며, 그중 어느 것도 기술적 배경을 요구하지 않습니다.

1. 1
   개발만이 아니라 5년 그림을 요청하라

   대화하는 모든 파트너에게 호스팅, 유지보수, 지원, 있을 법한 변경을 펼쳐 보이게 하십시오. 그 대화만으로도 누가 당신에게 솔직한지 알 수 있습니다.
2. 2
   생각보다 작게 시작하라

   가치를 주는 핵심을 만들고, 가동하고, 실제 사용에서 배우십시오. 군더더기 없는 첫 버전은 짐작으로 부풀린 버전보다 만들기도, 바꾸기도 훨씬 쌉니다.
3. 3
   코드와 데이터를 당신 것으로 하라

   코드, 계정, 데이터가 당신 소유이며 문서화되어 있어야 한다고 반드시 요구하십시오. 이것이 나중에 종속되고 과다 청구되는 것에 대한 가장 큰 보호입니다.
4. 4
   첫날부터 유지보수를 예산화하라

   무언가 고장 난 뒤가 아니라 출시 전에 연간 유지보수 금액을 따로 떼어 두십시오. 계획된 유지보수는 싸고, 비상 구조는 그렇지 않습니다.
5. 5
   변경을 의도적으로 결정하라

   원하는 개선의 간단한 목록을 두고, '딱 하나만 더'의 끊임없는 낙숫물이 아니라 계획된 묶음으로 처리하십시오. 묶는 편이 더 싸고 시스템의 일관성도 지킵니다.

이 다섯 가지를 하면, 무섭게 보이던 TCO가 예측 가능한 운영 비용이 됩니다. 연초에 스프레드시트에 적어두고 다시는 신경 쓰지 않아도 되는 종류 말입니다. 그 예측 가능성은 개발 가격에서 몇 퍼센트를 깎는 것보다 가치가 크고, 잘했다고 흐뭇해하는 프로젝트와 조용히 후회하는 프로젝트를 가르는 것입니다.

그래서 맞춤형 소프트웨어는 그만한 가치가 있는가

온갖 경고성 계산을 마친 뒤의 다른 면입니다. 알맞은 문제에 대해, 맞춤형 소프트웨어는 중소기업이 할 수 있는 최고의 투자 중 하나입니다. 어떤 프로세스가 당신이 일하는 방식에 진정으로 핵심일 때, 곧 잘 해내면 돈을 벌어주거나 정신을 지켜주는 것일 때, 그것에 꼭 맞는 소프트웨어를 소유하는 편이 거의 맞는 근사치를 빌리는 것을 이깁니다.

요령은 도구를 걸린 판돈에 맞추는 것입니다. 월 30유로짜리 앱이 충분히 처리하는 것에 맞춤형 개발을 발주하지 마십시오. 기성 선택지가 일하는 방식을 바꾸라고 강요할 때, 어차피 구독과 수작업 우회책에 큰돈을 쓰고 있을 때, 혹은 그 프로세스가 당신의 진짜 경쟁력일 때는 고려하십시오. 그런 경우 5년 TCO는 두려워할 비용이 아니라, 당신이 통제하는 진짜 자산의 가격입니다.

자주 묻는 질문