Defterlerinizi Bozmadan Fatura Veri Girişini Otomatikleştirmek

Neredeyse her küçük işletmede, kimsenin bir görev tanımına yazmadığı, kimsenin keyif almadığı ve kimsenin sorgulamadığı bir iş vardır: birileri, bir yerlerde, tedarikçi faturalarının içeriğini muhasebe sistemine satır satır, her seferinde bir PDF olarak yazıyor. Düzeltilemeyecek kadar küçük görünür. Öyle değildir. Bu, sessizce sahip olduğunuz en pahalı alışkanlıklardan biridir.

Dürüstçe hesaplayın. E-postayı açmak, PDF'yi okumak, tedarikçiyi, tarihi, net tutarı, KDV'yi, hesap kodunu yazmak ve ardından bunu siparişle karşılaştırarak iki kez kontrol etmek için fatura başına birkaç dakika. Bunu, bir ayda akan onlarca — hatta yüzlerce — faturayla çarpın. Birlikte çalıştığım çoğu işletme için yalnızca fatura veri girişi, birinin haftasının yarım günü ile iki tam günü arasında bir yer kaplıyor. Genellikle bu işi yapamayacak kadar değerli bir kişinin.

Sinir bozucu olan kısım, bunun otomasyonun gerçekten hazır, uygun fiyatlı ve sıkıcı bir şekilde güvenilir olduğu az sayıdaki idari işten biri olmasıdır. Yapılandırılmış bir belgeyi okumak ve bir avuç alanı çıkarmak, modern yazılımın tam da iyi olduğu şeydir. İşin püf noktası teknoloji değil. Püf noktası, bunu defterlerinizi sessizce bozmak yerine güçlendirecek şekilde devreye almaktır. Bu rehber işte bununla ilgili.

'Fatura veri girişini otomatikleştirmek' aslında ne demek

Pazarlama söylemini bir kenara bırakalım. Fatura veri girişini otomatikleştirmek, yazılımın gelen bir faturayı — bir e-postadaki PDF, kâğıt bir faturanın taraması, bazen yapılandırılmış bir e-fatura — alıp ilgili alanları okuması ve bunları muhasebe veya ERP sisteminize bir taslak kayıt olarak yazması demektir. Tedarikçi, fatura numarası, tarih, net toplam, KDV, para birimi ve ideal olarak tek tek satır kalemleri. Bir insan hâlâ onaylar. Yazma işi ortadan kalkar.

Bunun altında iki şey olur. İlki, yakalama: belge bir resimden veya PDF'den gerçek metne ve tanımlanmış alanlara dönüştürülür. İşin ağır yükünü OCR ve giderek artan biçimde yapay zekâ belge modelleri burada üstlenir. İkincisi, eşleştirme ve kayıt: yakalanan veriler zaten bildiğinize karşı kontrol edilir — bu fatura bir satın alma siparişiyle, bilinen bir tedarikçiyle, mantıklı bir hesap koduyla eşleşiyor mu — ve ardından bir kişinin gözden geçirip onayladığı bir şey olarak defterlerinize aktarılır.

O açıklamada bulunmayan şeye dikkat edin: kimse anahtarları bir robota teslim etmiyor. Aklı başında bir fatura otomasyonunun amacı, insanı karardan çıkarmak değildir. Amaç, insanı yazma işinden çıkarmaktır; böylece insan, dikkatini yazılımın tek başına yapmaması gereken tek şeye verebilir — bir faturanın doğru olup olmadığına ve ödenmesi gerekip gerekmediğine karar vermek.

Bu, daha gösterişli işlerden önce neden dikkatinizi hak ediyor

Otomasyona dair daha geniş görüşümüzü okuduysanız kuralı bilirsiniz: sessizce haftanızdan bir gün yiyen, sıkıcı, tekrar eden, kurala dayalı işle başlayın. Fatura veri girişi bunun ders kitabı örneğidir. Yüksek hacimlidir, her seferinde aynı adımları izler ve elle yapmanın maliyeti göz önündeyken gizlidir — asla bir kalem olarak görünmez, yalnızca yorgun bir muhasebeci ve ay sonunda bir yığın olarak ortaya çıkar.

Ayrıca, kazanılan zamandan daha önemli bir kalite argümanı vardır. Elle veri girişinin bir hata oranı vardır. Herkesinki vardır. Yer değiştirmiş bir rakam, net alanına yazılmış bir KDV tutarı, iki kişinin diğerinin girmediğini sanması yüzünden iki kez girilen bir fatura. Bu hatalar özel ve sinsi bir biçimde pahalıdır: bir mutabakat, bir KDV beyannamesi ya da bir denetim onları gün ışığına çıkarana dek görünmezdirler. Bir kişi tarafından gözden geçirilen tutarlı otomatik yakalama, bu tür hataları daha az yapma eğilimindedir, daha fazla değil — ve aynı tür hatayı öngörülebilir biçimde yapar ki bu, yakalanması çok daha kolaydır.

Bir de insani taraf var. Hiç kimse, bir PDF'den aynı teslimat adresini tekrar tekrar yazmayı hayal ederek bir iş kurmadı ya da muhasebe işine girmedi. Bu işi yazılıma devretmek, etkilenen hemen herkesin gördüğüne içtenlikle sevindiği o nadir otomasyonlardan biridir. Bu da onu mükemmel bir ilk proje yapar: yüksek getiri, düşük direnç ve ekibinizin daha ilk hafta içinde hissedebileceği bir sonuç.

Adım adım gerçekte nasıl çalışıyor

Bunu otomatikleştirdikten sonra bir faturanın izlediği tüm yolu görmek faydalıdır, çünkü her aşama kontrolü elinizde tuttuğunuz bir yerdir. Sihirli bir kutu yoktur. Kısa, incelenebilir bir akış vardır.

1. 1
   Fatura tek bir yere gelir

   Faturalar kişisel gelen kutularına dağılmak yerine hepsi tek bir noktaya iner — özel bir e-posta adresi, bir yükleme klasörü ya da bir yönlendirme adresi. Bu tek giriş kapısı savaşın yarısıdır.
2. 2
   Belge okunur

   Yazılım PDF'yi veya taramayı metne dönüştürür ve alanları tanımlar: tedarikçi, fatura numarası, tarih, net, KDV, toplam, para birimi ve yapabildiği yerde satır kalemleri.
3. 3
   Veri eşleştirilir ve kontrol edilir

   Yakalanan alanlar bilinen tedarikçilere, satın alma siparişlerine ve mantıklı aralıklara karşı karşılaştırılır. Tutmayan herhangi bir şey — net artı KDV'ye eşit olmayan bir toplam, bilinmeyen bir tedarikçi — sessizce kaydedilmek yerine işaretlenir.
4. 4
   Bir kişi gözden geçirir ve onaylar

   Yakalanan fatura, orijinaliyle yan yana bir taslak olarak görünür. Bir insan göz atar, tuhaf olan her şeyi düzeltir ve onaylar. Zaman içinde giderek daha azının düzeltilmesi gerekir.
5. 5
   Defterlerinize kaydedilir

   Onay üzerine kayıt, denetim izi için orijinal belge eklenmiş olarak muhasebe veya ERP sisteminize akar. Bir daha asla yeniden yazmak yok.

OCR, yapay zekâ, e-faturalar: hangisine ihtiyacınız var?

Buradaki teknoloji etrafında epey gürültü var, o yüzden basitleştirelim. Kabaca üç yaklaşım vardır ve çoğu işletme bir karışım kullanmaya başlar.

Klasik şablon OCR

Eski usul yaklaşım: sisteme her alanın belirli bir tedarikçinin faturasında nerede durduğunu öğretirsiniz — net her zaman sağ altta, fatura numarası sol üstte — ve o konumları okur. Bir kez kurulduğunda doğru ve ucuzdur ama kırılgandır. Bir tedarikçi faturasını yeniden tasarladığı an şablon bozulur. Az sayıda düzenli, istikrarlı tedarikçiniz varsa uygundur.

Yapay zekâ tabanlı belge yakalama

Modern yapay zekâ modelleri bir şablona ihtiyaç duymaz. Bir belgenin fatura olduğunu anlar ve alanları, hiç görmedikleri bir tedarikçide bile, nerede dururlarsa orada bulurlar. Bugünün araçlarını dağınık, çeşitli faturaları olan gerçek bir işletme için gerçekten kullanışlı kılan şey budur. Eskiden elle girişe geri dönen uzun kuyruğu — tek seferlik tedarikçiler, garip düzenler, yabancı dildeki fatura — bunu o üstlenir. Yığının yapay zekânın hakkını verdiği kısmı burasıdır.

Yapılandırılmış e-faturalar

Hepsinin en temizi: yapılandırılmış veri olarak gelen bir fatura (Avrupa'da giderek daha fazla zorunlu kılınan biçimler gibi) hiçbir okumaya gerek duymaz — alanlar zaten makine tarafından okunabilirdir. Bunlar yasal norm hâline geldikçe, faturalarınızın giderek büyüyen bir kısmı yakalama adımını tümüyle atlayacaktır. İyi bir kurulum, hangisinin hangisi olduğunu düşünmenize gerek kalmadan üçünü de halleder.

Dürüst sonuç: bugün çoğu küçük işletme için doğru varsayılan, yapay zekâ tabanlı yakalamadır; yapılandırılmış e-faturalar geldikçe otomatik olarak işlenir ve gerçek tuhaflıklar için ince bir elle yedekleme bulunur. Tek bir dine bağlanmak zorunda değilsiniz. İstediğiniz şey, her belgeye uyan yöntemi sessizce kullanan bir sistemdir.

Gerçek hayattan bir örnek: PDF'lere gömülmüş toptancı

Bunu somutlaştırmak için, sıkça gördüğümüz bir projenin bir bileşimi — ayrıntılar anonimleştirilmiş, biçim gerçeğe sadık. Bölgesel bir toptancı, yaklaşık 25 çalışanlı, ayda kabaca 600 tedarikçi faturası alıyordu. Arka ofisteki iki kişi veri girişini paylaşıyordu. Ay sonunda herkes seferber oluyordu ve finans sorumlusu, tutmayanı mutabık kılmak için düzenli olarak cumartesi günü oradaydı.

Durumun üç klasik belirtisi vardı. Faturalar dört farklı gelen kutusuna ve fiziksel bir tepsiye geliyordu. Mükerrer ödemeler yılda birkaç kez oluyordu — asla felaket değil, her zaman can sıkıcı ve bir tedarikçiden geri istemesi utanç verici. Ve ekip, tüm bu işin ne kadar zaman yediğini size gerçekten söyleyemiyordu, çünkü herkesin gününe beşer dakikalık dilimler hâlinde yayılmıştı.

Ne yaptık

Hiçbir şeyi söküp atmadık. İlk hamle sıkıcı olandı: tek bir faturalar@ adresi ve tedarikçilerle çalışanları bunu kullandırmaya yönelik nazik bir kampanya. Ardından yapay zekâ tabanlı yakalama gelen her faturayı okudu ve orijinal PDF'nin yanında gösterilen bir taslak kayıt üretti. Bir mükerrerlik tespiti kontrolü, her yeni faturayı son doksan günde kaydedilmiş her şeyle karşılaştırdı. Bir insan onayla'ya tıklamadan defterlere hiçbir şey kaydedilmedi.

Önemlisi, ilk birkaç hafta boyunca eski elle süreçle paralel yürüttük. Ekip eski yöntemle yapmaya devam etti ve yazılımın ürettiğini izledi; böylece ona güvenmeden önce güvenebildiler. Yaptıkları erken düzeltmeler de eşleştirmeyi sessizce iyileştirdi, öyle ki üçüncü haftaya gelindiğinde taslaklar zar zor bir göz atış gerektiriyordu.

Sonuç

Bu rakamlar örnekleyicidir, bir garanti değil — ama gördüğümüz biçimin tipik örneğidir. Veri girişi süresi yaklaşık dörtte üç oranında düştü; iki arka ofis çalışanı boğulmaktan hızlı bir inceleme turuna geçti. Ay sonu artık bir kriz olmaktan çıktı. Mükerrer ödeme sorunu esasen ortadan kalktı, çünkü yorgun insanların kaçırdığını yazılım yakaladı. Ve finans sorumlusu cumartesilerine yeniden kavuştu ki bu, onun için rakamların herhangi birinden daha önemliydi.

Nelere dikkat etmeli — dürüst riskler

Bu, yapabileceğiniz daha güvenli otomasyonlardan biridir ama "daha güvenli" demek "düşüncesiz" demek değildir. Birkaç şey gerçekten önemlidir ve bunları atlamak, iyi bir fikrin defterinizde sessiz bir karmaşaya dönüşme biçimidir.

• Mükerrer faturalar. Sistemin yeni faturaları yakın zamandakilerle karşılaştırdığından emin olun. Bu, en büyük pratik kazançlardan biridir ve gözden kaçırması kolaydır.
• KDV ve vergi kodları. Net/KDV ayrımını ve doğru vergi işlemini almak beyannameleriniz için önemlidir. Yakalanan toplamların gerçekten tuttuğunu doğrulayın ve ters yükümlülük ile sınır ötesi durumları yakından izleyin.
• Denetim izi. Kaydedilen her giriş orijinal belgeyi ekli tutmalıdır. Bir defter satırından PDF'ye tıklayamıyorsanız zamandan kazanmış ama gelecekte bir baş ağrısı yaratmışsınızdır.
• İstisnalar ve iade faturaları. İade faturaları, kısmi faturalar, çok para birimli faturalar ve garip tek seferlikler, yakalamanın en çok zorlandığı yerlerdir. Her şeyi zorlamak yerine temiz bir elle yedekleme planlayın.
• Sahibi kim. Sahibi olmayan bir otomasyon çürür. Adı belli tek bir kişi inceleme kuyruğunu izlemeli ve neyin ayarlanacağına karar vermelidir.

Bunların hiçbiri yapmamak için bir neden değildir. Bunlar, defterlerinizi daha temiz hâle getiren bir otomasyon ile onları daha hızlı ama yanlış hâle getiren bir otomasyon arasındaki farktır. İyi haber şu ki, bunların her biri yalnızca döngüde bir insan tutarak ve denetim izini bozulmadan koruyarak halledilir — ki iyi kurulmuş bir sistem bunu varsayılan olarak yapar.

Defterlerinizi aksatmadan devreye almak

Bu, mali kayıtlarınıza dokunduğu için, devreye alma bir randevu hatırlatıcısından biraz daha fazla özen hak eder. Yine de ilke her otomasyonla aynıdır: bunu büyük bir tek seferlik geçiş değil, küçük, geri alınabilir bir deney olarak ele alın.

1. 1
   Gelen kutusunu birleştirin

   Herhangi bir şeyi otomatikleştirmeden önce her faturayı tek bir adres ya da klasörden akıtın. Burada dursanız bile bu adım tek başına yapmaya değer.
2. 2
   Yakalamayı birkaç hafta paralel çalıştırın

   Ekibiniz hâlâ eski yöntemle girerken yazılımın taslaklar üretmesine izin verin. Karşılaştırın. Güven, onun gerçek faturalarınızla işleri defalarca doğru yaptığını izleyerek inşa edilir.
3. 3
   İnsan onayını açık tutun, başta her zaman

   Yakalanan her fatura, bir kişinin onayladığı bir taslaktır. İnsanların bu ilk haftalarda yaptığı düzeltmeler, sistemi keskinleştiren şeydir.
4. 4
   Güvenlik kontrollerini ekleyin

   Mükerrerlik tespiti, toplamlar tutmalı doğrulaması ve her girişe eklenen orijinal belge. Mali veriler için bunlar pazarlıksızdır.
5. 5
   Elle girişi sona erdirin — kasıtlı olarak

   Tam bir ay sorunsuz geçtiğinde, paralel elle girişi durdurun ve herkese gittiğini söyleyin ki kimse bir gölge süreci yaşatmaya devam etmesin. Otomatik kaydı yalnızca daha sonra, yalnızca güvenli durumlar için gevşetin.

Bu şekilde yapıldığında, değişiklik riskli bir yazılım projesinden çok, en kötü işi herkesin omuzlarından sessizce alan bir meslektaş gibi hissettirir. Bir ilk otomasyondan tam da istediğiniz budur: bir sonrakine evet demeyi kolaylaştıran hızlı, görünür, güvenilir bir kazanç.

Sık sorulan sorular