RPA mı Yapay Zekâ Otomasyonu mu: Küçük Bir İşletme Gerçekte Hangisini Seçmeli

İşinizin bir kısmını otomatikleştirmeyi araştırmaya başladıysanız, muhtemelen sanki aynı anlama geliyormuş gibi kullanılan iki terimle karşılaşmışsınızdır: RPA ve yapay zekâ otomasyonu. Aynı şey değiller. Biri, talimatlarınızı harfiyen izleyen ve asla doğaçlama yapmayan, yorulmak bilmez bir robot. Diğeri okur, yargılar ve karmaşayı yönetir. Bir görev için yanlışını seçerseniz ya ihtiyacınız olmayan zekâya para ödersiniz ya da akıl gerektiren bir iş için katı bir robot satın alırsınız. Bu, o kararın sade dilde anlatılmış hâli; BT departmanı değil, bir avuç çalışanı olan bir işletme için yazıldı.

Küçük işletme sahiplerine her ikisinin de kötü biçimde satıldığını gördüm. Biri, sipariş numaralarını bir ekrandan diğerine kopyalamak için "yapay zekâ"ya ihtiyacı olduğuna ikna olmuş hâlde geliyor — oysa basit bir kural bu işi daha hızlı ve daha ucuza yapar. Bir başkası katı, yalnızca kurallara dayalı bir robotu dağınık müşteri e-postalarını okumaya zorluyor, sonra altı ayını istisnaları yamayarak geçiriyor ve sonunda her şey çöküyor. Neredeyse her durumda sorun teknolojide değildi. Yanlış aracın görevin biçimiyle eşleştirilmesindeydi.

Bu yüzden ücretsiz denemeli ve kendinden emin bir satıcılı herhangi bir şeye kaydolmadan önce, bu iki şeyin gerçekte ne olduğunu, her birinin nerede parladığını ve nerede sessizce dağıldığını anlamak yirmi dakikanıza değer. Teknik biri olmanıza gerek yok. Yalnızca gerçekte hangi tür sorununuz olduğunu fark etmeniz gerekiyor.

Moda sözcükler olmadan RPA gerçekte nedir

RPA, Robotik Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation) anlamına gelir; kulağa olduğundan çok daha dramatik geliyor. Fiziksel bir robot yok. Bir bilgisayarın başına oturan ve ona ne gösterdiyseniz tam olarak onu yapan çok hızlı, çok itaatkâr bir asistan düşünün — buraya tıkla, bu alanı kopyala, oraya yapıştır, kaydete bas, tekrarla — kahve molası ya da yazım hatası olmadan binlerce kez. İşte RPA budur. Zaten kullandığınız yazılımlar üzerinde bir insanın yapacağı tıklamaları ve tuş vuruşlarını taklit eder.

RPA'nın belirleyici özelliği, önceden tanımladığınız kuralları izlemesidir. Yeni bir fatura geldiğinde toplamı şu kutudan al, şu tablo sütununa koy, sonra ekibe e-posta gönder. Her seferinde aynı şekilde gerçekleşen işlerde harikadır. Aynı zamanda tamamen lafzîdir: söylediğiniz şey biraz yanlış olsa bile tam olarak onu yapar ve sonucun mantıklı olup olmadığına dair hiçbir fikri yoktur.

Küçük bir işletmede klasik RPA işleri şöyle görünür: birbiriyle konuşmayan iki sistem arasında veri taşımak, aynı haftalık rapora sayıları çekmek, siparişleri bir web mağazasından muhasebe yazılımına aktarmak, platformlar arasında stok seviyelerini güncellemek. Sıkıcı, tekrarlayan, kural biçimli iş. Tam adımları yazabiliyorsanız ve bunlar gerçekten hiç değişmiyorsa, RPA — ya da onun daha hafif, daha ucuz kuzenleri — o görevi kahvaltıda yer bitirir.

Yapay zekâ otomasyonu nasıl farklı çalışır

Yapay zekâ otomasyonu, katı kuralların yolu tükendiği yerde başlar. Sabit bir senaryoyu izlemek yerine anlayışla çalışır — serbest metinli bir e-postayı okuyup müşterinin gerçekte ne istediğini çözebilir, fotoğraflanmış bir fişe bakıp sayıları çıkarabilir, dağınık belgeleri doğru yığına ayırabilir ya da sizin üslubunuzla makul bir ilk yanıt taslağı hazırlayabilir. Eskiden tam da hiçbir iki durum birbirine benzemediği için insan gerektiren türden iş.

Sizin için önemli olan fark, karmaşaya tahammüldür. RPA, dünyanın derli toplu ve öngörülebilir olmasına ihtiyaç duyar. Yapay zekâ otomasyonu ise girdi insanî olduğunda da idare eder — her seferinde biraz farklı bir e-posta, el yazısı bir not, beş farklı şekilde ifade edilmiş bir soru. Katı bir talimatı izlemek yerine bir yargıda bulunur. Bu esneklik gerçekten güçlüdür ve "yapay zekâ"nın bu kadar ilgi görmesinin nedeni de budur. Ama baştan bilmeye değer bir püf noktasıyla birlikte gelir.

Bazı satıcılar öyle satsa da, yapay zekâ otomasyonu RPA'nın sihirli bir yükseltmesi de değildir. Farklı güçlere sahip farklı bir araçtır. Kurduğum en akıllı küçük işletme düzenekleri ikisini birden kullanır — dağınık şeyleri okuyup karar vermek için yapay zekâ, sonrasındaki öngörülebilir adımları yürütmek için sade kurallar. Bu birleşim hakkında birazdan daha fazlası.

RPA ile yapay zekâ otomasyonu, yan yana

İkisini yan yana görebildiğinizde seçim yapmak daha kolaydır. İşte dürüst karşılaştırma — pazarlama sürümü değil, bir dükkân sahibi arkadaşıma vereceğim sürüm.

O tabloyu bir kez okuyun, bir örüntü hemen göze çarpar. RPA, yapılandırılmış işte maliyet ve öngörülebilirlikte kazanır. Yapay zekâ, yapılandırılmamış işte esneklikte kazanır. Soru asla "hangisi daha gelişmiş" değildir — yapay zekâ açıkça öyledir — soru "görevim hangi biçimde" sorusudur. Bir randevudan iki saat önce çalan bir hatırlatma iliklerine kadar yapılandırılmıştır; bunun için yapay zekâ kullanmak, saati size yüksek sesle okusun diye bir çevirmen tutmak gibidir.

Nasıl seçilir: kafanızda yapabileceğiniz bir test

İlk kararı vermek için bir danışmana ihtiyacınız yok. Sizi rahatsız eden görevi alın ve tek bir soru sorun: tam adımları yazabilir miyim ve her seferinde aynı mı kalıyorlar? Evetse, kurallar alanındasınız — RPA ya da daha basit otomasyon. Adımlar size birinin gönderdiğine göre değişiyorsa ya da girdi serbest metin, görsel veya yargıysa, yapay zekâ alanındasınız.

1. 1
   Görevi adımlarla tarif edin

   Yeni bir çalışanı eğitiyormuşçasına yazın. Tam tıklamaları sıralayabiliyorsanız ve hiç değişmiyorlarsa, bu güçlü bir RPA sinyalidir.
2. 2
   Girdinin ne kadar dağınık olduğunu kontrol edin

   Her durum aynı derli toplu biçimde mi geliyor, yoksa farklı e-postalar, fotoğraflar ve ifadeler olarak mı? Dağınıklık yapay zekâya işaret eder.
3. 3
   Bir hatanın ne kadar pahalı olduğunu sorun

   Yanlış bir sonucu yakalamak ve düzeltmek ucuzsa, yapay zekâyı hafif bir kontrolle çalıştırabilirsiniz. Bir hata pahalıysa ya da geri alması zorsa, sağlam bir insan kontrol noktası tutun.
4. 4
   Uyan daha ucuz araçla başlayın

   Kurallar işi kapsıyorsa kuralları kullanın — daha ucuz ve daha güvenilirler. Yapay zekâya yalnızca görev gerçekten anlayış gerektirdiğinde uzanın, sadece hız için değil.

Her biri gerçek bir küçük işletmede nereye oturur

Teori iyidir, ama sizinkine benzeyen bir işletmeden örnekler istiyorsunuz. İşte dükkânlar, klinikler, esnaf ve ofislerle gerçekten yaptığımız işten süzülmüş olarak her aracın tipik olarak nereye düştüğü.

İyi RPA işleri

• Web mağazası siparişlerini her sabah muhasebe yazılımınıza kopyalamak.
• Senkronize olmayan iki sistem arasında stok seviyelerini güncellemek.
• Aynı üç sayıyı haftalık bir rapora çekmek.
• Sabit bir programa göre randevu hatırlatmaları göndermek.
• Yeni form gönderimlerini bir tabloya ya da CRM'e taşımak.

İyi yapay zekâ otomasyonu işleri

• Serbest metinli bir müşteri e-postasını okuyup asıl siparişi çıkarmak.
• Gelen bir belge yığınını doğru kategorilere ayırmak.
• Sık karşılaşılan bir soruya kendi üslubunuzla ilk taslak yanıt hazırlamak.
• Fotoğraflanmış ya da taranmış fişlerden toplamları ve tarihleri çıkarmak.
• Ekip bölünmesin diye rutin telefon sorularını yanıtlamak.

Bölünmeye dikkat edin. RPA listesinin tamamı öngörülebilir tesisat — aynı boru, aynı akış, her seferinde. Yapay zekâ listesinin tamamı okuma ve yargılama — yalnızca bir insan yaptığı için eskiden mümkün olan iş. Çoğu işletmede ilk türden bolca, ikinci türden ise daha küçük ama yüksek değerli bir avuç vardır.

En iyi cevap genellikle ikisi birden

İşte "RPA mı yapay zekâ mı" çerçevesinin gizlediği kısım: pratikte nadiren birini seçip diğerini reddedersiniz. En güçlü düzenekler ikisini birbirine zincirler ve sektörün buna bir adı bile var — akıllı otomasyon. Yapay zekâ dağınık, insanî ucu halleder; kurallar ardından gelen öngörülebilir adımları halleder.

İşlenmiş bir örnek alalım. Bir müşteri e-posta atıyor: "Merhaba, bu sefer mavilerden iki tane ofis adresine gönderebilir misiniz?" Yalnızca kurala dayalı bir robot tıkanır — o cümlede sabit alan yok. Bu yüzden yapay zekâ onu okur, ürünü, miktarı ve adresi çözer ve karmaşayı yapılandırılmış veriye dönüştürür. Oradan sıkıcı kurallar devralır: siparişi oluştur, stoğu güncelle, faturayı düzenle, bir onay gönder. Düşünmeyi yapay zekâ yaptı; yapmayı kurallar yaptı. Hiçbiri işin tamamını tek başına halledemezdi ve yalnızca anlayış gerektiren o tek adımda zekâya para ödediniz.

Bu aynı zamanda yapay zekânın yararlarını her yerde yapay zekânın maliyetleri olmadan elde etmenin en ucuz yoludur. Pahalı, olasılıksal kısmı gerçekten anlayış gerektiren tek adımla sınırlarsınız ve güvenilir, düşük maliyetli kuralların iş akışının geri kalanını taşımasına izin verirsiniz. Bu, faturayı düşük ve sistemi öngörülebilirliğin en çok önem taşıdığı yerde öngörülebilir tutar.

En çok para harcatan hatalar

Otomasyonda yandığını gördüğüm bütçenin çoğu, kaçınılabilir küçük bir dizi nedenle dumana dönüştü. Bunların hiçbiri teknolojinin kötü olmasıyla ilgili değil. Hepsi onu yanlış hedefe yöneltmekle ilgili.

Daha sessiz bir hata da var: kâğıt üzerinde bozuk olan bir süreci otomatikleştirmek. Sipariş akışınız bir insan yaptığında bir karmaşaysa, RPA size yalnızca daha hızlı bir karmaşa verir ve yapay zekâ kendinden emin biçimde yanlış şeyi otomatikleştirir. Önce süreci düzeltin, sonra düzeltilmiş sürümü otomatikleştirin. Kaosa uygulanan hız, kaosu yalnızca daha erken getirir.

Ve unutmayın ki her otomasyon, ister RPA ister yapay zekâ olsun, artık bakımını yapmanız gereken bir şeydir. Bir satıcı bir ekranı değiştirir ve RPA robotunuz yanlış düğmeye tıklar; bir uç durum belirir ve yapay zekânız yeni bir örneğe ihtiyaç duyar. Ekibinizin güvendiği üç otomasyon, kimsenin güvenmeye cesaret edemediği yarım çalışan bir düzineye üstün gelir. Kendini tutmak stratejinin bir parçasıdır, hırsın bir başarısızlığı değil.

Aşırı taahhüt etmeden nasıl başlanır

Bu çeyrekte büyük bir otomasyon stratejisi seçmenize gerek yok. Belirli, can sıkıcı tek bir görevi yok etmeniz gerekiyor — ve bunu yapma eylemi, hangi aracın işletmenize uyduğunu somut biçimde size öğretecek. En çok zaman kaybettiren görevi seçin, yukarıdaki kafa testinden geçirin ve onu kapsayan en basit aracı seçin.

Devreye almayı bir lansman olarak değil, küçük, geri alınabilir bir deney olarak ele alın. Uç durumları risksiz yakalayın diye yeni otomasyonu eski elle yapılan yöntemle bir hafta boyunca yan yana çalıştırın. Onu izleyen ve erken aksaklıkları karşılayan tek bir isimli sahip atayın. Yalnızca sürprizsiz bir hafta geçtiğinde eski yöntemi emekli edin — sonra listenize dönüp bir sonrakini seçin. Küçük, bitmiş, güvenilen, tekrar. Bunu yılda birkaç kez yapın ve işletmeyi bir platforma yatırmadan, sessizce kendinize fazladan bir çift el kazandırmış olursunuz.

Sık sorulan sorular