Önce Otomatikleştirmeye Gerçekten Değer Tek Süreci Nasıl Tespit Edersiniz

İşte size yazılım satan kimsenin söylemeyeceği rahatsız edici gerçek: otomatikleştirmeyi can attığınız görevlerin çoğu otomatikleştirmeye değmez. Evet, can sıkıcılar. Akşamlarınızı yiyip bitiriyorlar. Ama can sıkıcı olmakla otomatikleştirmeye değer olmak iki ayrı şeydir ve bunları karıştırmak, küçük bir işletmenin nihayet düzene girmeye karar verdiğinde yaptığı en pahalı tek hatadır. Asıl önemli beceri bir araç seçmek değil — kendi haftanıza bakıp gerçek adayları tuzaklardan ayırt etmeyi öğrenmektir.

Onlarca işletme sahibinin bu işi aynı şekilde yanlış yaptığını gördüm. En kötü hissettiren görevi seçiyorlar — pazarlarını mahveden o görevi — ve onu otomatikleştirmek için para döküyorlar; ancak altı hafta sonra bunun ayda iki kez yaşandığını ve otomasyonun kendini ancak 2031 yılı civarında amorti edeceğini fark ediyorlar. Bu sırada her gün sessizce bir saatlerini sızdıran o sıkıcı, görünmez görev kimsenin dikkatini çekmediği için dokunulmadan kalıyor. Burada duygular berbat bir rehberdir. Sıklık, öngörülebilirlik ve hata yapmanın maliyeti iyi rehberlerdir.

Yani bu yazı nasıl otomatikleştirileceği hakkında değil. Bundan önceki adım hakkında — herkesin atladığı kısım. İşinizin dağınık gerçekliğine bakıp önce gitmeyi hak eden tek süreci güvenle nasıl işaret edersiniz? Bunu doğru yapın, gerisi nispeten kolaydır. Yanlış yapın, dünyanın en iyi aracı bile sizi kurtaramaz.

Sizi en çok sinirlendiren görevin neden nadiren doğru görev olduğu

Sancı ile değer örtüşmez. Sizi en yüksek sesle inleten görev genellikle duygusal olarak ağır olandır, gerçekte size en pahalıya mal olan değil. Zor bir e-posta göndermek, bir şikayetle uğraşmak, müşterinin fikrini değiştirdiği bir teklifi yeniden hazırlamak — bunlar acıtır. Ama çoğunlukla nadirdirler veya tam da otomasyonun yerini tutamayacağı türden insan muhakemesi gerektirirler. Onları sık olduklarından değil, acıttıklarından hatırlarsınız.

Gerçekten pahalı görevler neredeyse her zaman artık fark etmeyi bıraktıklarınızdır. Bir e-postadan teslimat adresini sipariş sisteminize kopyalamak. Aynı tedarikçi bilgilerini her pazartesi yeniden girmek. Fatura göndermeden önce üç şeyin eşleşip eşleşmediğini kontrol etmek. Bunların hiçbiri gününüzü mahvetmez. Her biri doksan saniye sürer. Ve bunları haftada kırk kez, asla iş olarak kaydetmeden yaparsınız. Para işte oradadır — tam da bu kadar rutin olduğu için görünmez hale gelen şeylerde.

Bu yüzden bir işletme sahibinin asla hafızadan başlamasına izin vermem. Hafıza dramaya yanlıdır. Birine zamanını neyin boşa harcadığını sorarsanız, en son kendisini en çok sinirlendiren şeyi söyler — ki bu neredeyse hiçbir zaman onu en sık sinirlendiren şey değildir. Görünmez görevleri değerlendirmeden önce onları yeniden görüş alanınıza getirmelisiniz ve bu, biraz bilinçli çaba gerektirir.

Önce görünmez işi görünür kılın

Göremediğiniz şeyi değerlendiremezsiniz, bu yüzden herhangi bir puanlama veya yargıdan önce saatlerinizin gerçekte nereye gittiğine dair kaba bir envantere ihtiyacınız var. Bunun kronometreli resmî bir zaman-hareket etüdü olması gerekmez. Dürüst olması ve normal bir haftayı kapsaması gerekir — sizin normal hafta tahmininizi değil.

İşe yarayan en ucuz yöntem: beş iş günü boyunca açık tek bir not tutun ve tekrarlayan bir şey her yaptığınızda yanına bir çetele çizgisi ekleyin. Yeni bir görev türü için yeni bir işaret, her tekrar için bir çizgi. Toplarken yargılamayın — sadece toplayın. Cuma gününe kadar sayfa, hafızanızın asla söylemeyeceği bir şey söyleyecek: hangi görevler en çok tekrar ediyor ve küçük görünmez görevlerin toplamı, ilk akla gelecek dramatik olanları nasıl sessizce geçiyor.

Otomatikleştirmeye değer bir sürecin beş işareti

Görevlerinizi görebildiğinizde, onları içgüdüye dayanmadan değerlendirmenin bir yoluna ihtiyacınız var. Yıllar içinde bunu beş işarete indirgedim. Otomatikleştirmeye değer bir süreç genellikle bunların çoğuna sahiptir. Yalnızca bir veya iki tanesine sahip olan bir süreç ise fırsat kılığına girmiş bir tuzaktır.

1. Sık gerçekleşir

Sıklık, diğer her şeyi önemli kılan çarpandır. İki dakika süren ama haftada elli kez yaşanan bir görev, bir saat süren ama ayda bir kez yaşanan bir görevden çok daha iyi bir adaydır. Otomasyonun sabit bir kurulum maliyeti vardır ve bu maliyeti geri ödeyen şey sıklıktır. Bir şey yılda yalnızca birkaç kez yaşanıyorsa, ne kadar korkarsanız korkun, yerini neredeyse hiç hak etmez.

2. Her seferinde aynı adımları izler

Otomasyon bir tarifi sever. Bir görev her seferinde aynı şekilde işliyorsa — aynı girdiler, aynı adımlar, aynı çıktı — güçlü bir adaydır. Eğer her biri bir karar gerektiren bir düzine özel duruma ayrılıyorsa, istisnaları açıklamak için, kazanacağınızdan daha fazla zaman harcarsınız. Görevi yeni bir çalışana açıklamak ne kadar çok cümle gerektiriyorsa, genellikle o kadar kötü bir adaydır.

3. Muhakemeye değil, kurallara dayanır

Kurallara uyan görevlerle bir insanın tartıp değerlendirmesini gerektiren görevler arasında net bir çizgi vardır. İki sistem arasında veri taşımak bir kuraldır. Sadık bir müşteriye indirim verip vermemeye karar vermek muhakemedir. Kurala dayalı görevler, bir makinenin güvenilir ve yorulmadan yapabileceği görevlerdir. Muhakeme ağırlıklı görevler bazen yazılımla desteklenebilir, ancak onları erkenden tamamen otomatikleştirmeye çalışmak, kendinden emin ve hızlı hatalar üretmenin yoludur.

4. Girdiler zaten kullanılabilir bir biçimde

İhtiyaç duyduğu bilgi zaten yapılandırılmış bir yerde duruyorsa bir görevi otomatikleştirmek çok daha kolaydır — bir form, bir sistem, tutarlı bir e-posta biçimi. Girdi bir yığın el yazısı not, sesli mesaj veya fiş fotoğrafı ise otomasyon yine de mümkündür, ama sessizce daha zor ve daha pahalı bir bölgeye geçmiş olursunuz. İmkânsız değil. Sadece ilk projeniz değil. Dağınık girdili görevleri, kolay bir zafer kasaya koyduktan sonraya saklayın.

5. Hata ucuz ve geri alması kolaydır

İlk otomasyonunuz, küçük bir hatanın felaket değil, can sıkıcı olduğu bir yer olmalı. İki kez gönderilen bir hatırlatma utanç vericidir; iki kez çalışan bir bordro işlemi ise bir krizdir. Etki alanının küçük olduğu yerden başlayın. Otomasyonu çalışmaya bırakma, izleme ve açıkça düzeltme özgürlüğüne sahip olmak istersiniz — tek bir hatanın banka ekstrenize yansıyacağı kadar kritik bir süreç değil.

İşaretleri hızlı bir puana dönüştürün

İşaretler faydalıdır, ama sekiz adaya bakarken bir his duygusundan daha kararlı bir şeye ihtiyacınız var. O halde onları bir sayıya dönüştürün. Bir finans ekibinin onaylayacağı bir formüle ihtiyacınız yok — gerçekten kullanacağınız kadar hızlı bir şeye ihtiyacınız var. İşte işletme sahipleriyle bir peçetenin arkasında uyguladığım sürüm.

1. 1
   En iyi adaylarınızı listeleyin

   Haftanızdan en çok çetele işareti olan 5–8 görevi çekin. Bunun altındaki her şeyi yok sayın — uzun bir liste sadece kararı geciktirir.
2. 2
   Kazanılan zamanı 1'den 5'e puanlayın

   Bunu otomatikleştirmek haftada gerçekten kaç saat geri kazandırır? Dürüst olun; çalışma başına dakikayı ne sıklıkta çalıştığıyla çarpın, korkuya güvenmeyin.
3. 3
   Ne kadar temiz olduğunu 1'den 5'e puanlayın

   Öngörülebilirliği, kurala dayalı olmayı ve derli toplu girdileri tek bir 'ne kadar otomatikleştirilebilir' sayısında birleştirin. Dağınık, muhakeme ağırlıklı bir görev, sık olsa bile burada düşük puan alır.
4. 4
   Çarpın, sonra riskleri akıl süzgecinden geçirin

   Zaman × temizlik size bir sıralama verir. Sonra bir hatanın pahalı veya geri alması zor olacağı her şeyin üstünü çizin — bunlar puanları ne olursa olsun ilk projeler değildir.
5. 5
   Yakında bitirebileceğiniz en yüksek puanı seçin

   Mutlak en yüksek puanı değil — gerçekçi biçimde iki üç haftada devreye alabileceğiniz en yüksek olanı. Bitmiş küçük bir zafer, bitmemiş büyük olanı her zaman yener.

Çarpma göründüğünden daha önemlidir. Zaman için 5, temizlik için 1 alan bir görev 5'te kalır — mütevazı zaman kazandıran derli toplu küçük bir görevle aynı. İşte yöntemin sizi kendinizden koruması budur: kazanılan zaman sayısı heyecan verici göründü diye büyük, sancılı, dağınık bir işin peşinden koşmanızı engeller. Genellikle sıkıcı, temiz, sık görev kazanır ve genellikle de kazanmalıdır.

Yanlış süreci seçtiğinize dair uyarı işaretleri

Önünüzde bir puan olsa bile, kötü bir adayın kokularını bilmekte fayda var, çünkü baştan çıkarıcıdırlar ve o an hepsi kulağa makul gelir. Seçtiğiniz süreç bunlardan herhangi birine takılıyorsa, ona para bağlamadan önce durun ve yeniden bakın.

• Açıklaması birkaç cümleden fazla sürüyor. Açıklamadaki karmaşıklık, kurulumdaki karmaşıklık demektir — ve ısırmayı bekleyen bir sürü uç durum.
• Sürekli 'şey, şu durum hariç…' deyip duruyorsunuz. Her istisna, birinin ele alması gereken bir dal demektir ve istisnalar beklediğinizden daha hızlı çoğalır.
• Yılda yalnızca birkaç kez yaşanıyor. Ne kadar sancılı olursa olsun, matematik neredeyse hiç tutmaz; kurmaya, kazanacağınızdan daha fazla harcarsınız.
• Bir insanın bir şey hissetmesini gerektiriyor — empati, zevk, müzakere. Bunlar kaldırılacak verimsizlikler değil, işin ta kendisidir.
• Bir hata pahalı veya geri döndürmesi zor olurdu. Harika bir otomasyon adayı, berbat bir ilk aday. Ona kadar yolunuzu hak ederek çıkın.

Adını koymaya değer bir ince kırmızı bayrak daha var: üzerinde gerçekten anlaşmadığınız bir süreci otomatikleştirmek. İşinizdeki iki kişi 'aynı' görevi üç farklı şekilde yapıyorsa, henüz bir süreciniz yok demektir — üç alışkanlığınız var demektir. Bunu otomatikleştirmek, anlaşmazlığı yazılıma kazımaktan başka bir şey yapmaz. Önce kâğıt üzerinde nasıl işlemesi gerektiğini halledin; o zaman, ancak o zaman bir adaydır.

Tespit etmek, hazır olmasıyla aynı şey değildir

İşte çok dert tasarruf ettiren bir ayrım: bir süreç otomatikleştirmek için doğru olan olabilir ve yine de otomatikleştirmeye hazır olmayabilir. Adayı tespit etmek birinci adımdır. Bir makineye teslim etmeye uygun durumda olduğundan emin olmak ikinci adımdır ve bunu atlamak, bir kargaşayı otomatikleştirip daha hızlı bir kargaşa geri almanın yoludur.

Bir süreç, tam olarak neyin girdiğini, tam olarak neyin çıktığını ve aradaki adımları 'duruma bağlı' demeden yazabildiğinizde hazırdır. Bu üç şeyi açıkça yazamıyorsanız, görev henüz bir yazılım sorunu değil — bir netlik sorunudur ve hiçbir araç bunu çözmez. İyi haber şu ki, yazma eylemi genellikle netliği yaratır. Otomasyona hazırlanmanın değerinin yarısı, sizi yapmaya zorladığı düşünmedir.

Bu aynı zamanda aşırı harcamaya karşı mümkün olan en ucuz sigortadır. Bir süreci kâğıt üzerinde anlatmaya harcanan bir öğleden sonra size, bedava, umduğunuz temiz doksan saniyelik zafer mi yoksa kılık değiştirmiş çapraşık bir muhakeme kararı mı olduğunu söyleyecektir. Her iki cevap da, biri size bir yapım için fiyat vermeden önce sahip olmaya değer.

İyi adaylar genellikle nerede saklanır

Öğrenmek için bir hafta beklemeyi tercih etmiyorsanız, güçlü ilk adayların neredeyse her tür küçük işletmede tekrar tekrar ortaya çıktığı birkaç yer var. Bunları bir avans olarak görün, kendi gerçekliğinize bakmanın yerine geçecek bir şey olarak değil.

Birbiriyle konuşmayan iki sistem arasındaki dikişler en zengin av sahasıdır — bir insanın bir e-posta ile bir tablo veya bir sipariş ile bir fatura arasında kopyala-yapıştır kablosu olduğu her yer. Hemen arkasından zamanlanmış dürtmeler gelir: hatırlatmalar, takipler, uyarılar, aslında sadece 'şu işi şu saatte, her seferinde yap' olan her şey. Sonra tekrarlanan sorgular — aynı durumu kontrol etmek, aynı beş müşteri sorusunu yanıtlamak, aynı pazartesi raporunu aynı üç yerden çekmek. Bunların hiçbiri gösterişli değildir. Hepsi sık, öngörülebilir ve bağışlayıcıdır, ki tam da bu yüzden bu kadar iyi ilk projeler olurlar.

Sık sorulan sorular