Első lépések a folyamatautomatizálásban: nyugodt 30 napos terv kisvállalkozásoknak

A folyamatautomatizálás legnehezebb része nem a technológia. Az első lépés az. A legtöbb tulajdonos, akivel találkozom, már két éve készül arra, hogy „belevágjon az automatizálásba”, és a projekt soha nem indul el, mert valami hatalmas dologként van keretezve – átalakulás, ütemterv, költségvetési sor. Itt van tehát egy kisebb és sokkal hasznosabb gondolat: adjon neki harminc napot, egy folyamatot és heti egy-két órát. Ez nem átalakulás. Ez egy szokás, amelyet hétfőn valóban el is kezdhet.

Sok kisvállalkozást láttam már automatizálással próbálkozni, és akiknek sikerül, szinte soha nem nagyszabású tervvel kezdik. Egyetlen, konkrét bosszúsággal indulnak – a kimutatással, amelyet senki sem akar elkészíteni, a címmel, amelyet háromszor gépelnek be, az emlékeztetővel, amely egy zsúfolt napon feledésbe merül. Ezt az egy dolgot rendesen megoldják, megérzik a megkönnyebbülést, és az egész téma hirtelen megszűnik ijesztő lenni. A kudarcok ezzel szemben szinte mindig egy nyitóértekezlettel és egy 40 funkciós eszközzel kezdődnek.

Ez az útmutató szó szerint egy naptár. Négy hét, és hogy mit kell tenni mindegyikben. Feltételezi, hogy nincs műszaki háttere, nincs dedikált informatikusa, és nagyon kevés a szabadideje. Ha ez Önre illik, pontosan Önnek íródott. A hónap végére egy valódi folyamata fog magától futni – és ami fontosabb, lesz egy megismételhető módszere, hogy ismét megtegye.

Miért harminc nap, és nem ütemterv

Az ütemtervek azok, amelyek mentén az automatizálási projektek a kisvállalkozásokban elhalnak. Egy ütemterv azt feltételezi, hogy a teljes utat látja már az elejétől, hogy hónapokra elkötelezi magát mellette, és hogy az érték a végén érkezik meg. Ebből semmi sem illik ahhoz, ahogyan egy kisvállalkozás valójában működik. Nincs hónapokra elegendő türelme, és nem is kellene, hogy legyen. Olyan eredményre van szüksége, amelyet megérez, mielőtt elmúlik az újdonság varázsa.

A harminc nap elég hosszú ahhoz, hogy valami valódit alkosson, és elég rövid ahhoz, hogy ne veszítse el a bátorságát. Egészséges korlátot kényszerít ki: bármit is választ, egy hónap alatt befejezhetőnek kell lennie valaki számára, aki nem fejlesztő. Ez az egyetlen szabály csendben megóvja a két legdrágább hibától – hogy nagyobbat harap, mint amit le tud nyelni, és hogy olyan platformot vásárol, amelyet csak félig fog használni.

Van egy halmozódó hatás is. Az első automatizálás a drága – nem pénzben, hanem tanulásban. Rá fog jönni, hogyan kapcsolódnak az eszközei, hol laknak valójában az adatai, kinek van véleménye a csapatban. A második feleannyi erőfeszítést igényel. A negyedik már rutinszerűnek tűnik. A harminc nap nem csak egy folyamatról szól; arról szól, hogy megveszi a készséget a következő kilenc olcsó elvégzéséhez.

Első hét: találja meg azt az egy folyamatot, amely megéri a hónapját

Álljon ellen a késztetésnek, hogy egyenesen az eszközökbe ugorjon. Az egész első hét csupán arról szól, hogy – őszintén – megnézze, hová is megy valójában az ideje. A legtöbb tulajdonos téved a legnagyobb időfalója felől. A drámait nevezik meg, azt, ami múlt kedden stresszt okozott. A valódi győztes általában csendesebb: egy apró feladat, amely olyan gyakran ismétlődik, hogy senki sem veszi észre, hogyan gyűlnek az órák.

Töltse hát a hetet gyűjtéssel. Vezessen egy jegyzetet – telefonon, papíron, bárhol –, és valahányszor Ön vagy valaki más olyan feladatot végez, amely gépiesnek érződik, jegyezze fel egy durva becsléssel arról, mennyi ideig tartott. Még ne elemezzen. Csak gyűjtsön. Péntekre lesz egy kusza listája, és ez a lista az egész hónap nyersanyaga.

• Ugyanazon adatok újragépelése egy e-mailből egy rendszerbe, majd egy számlába.
• Időpont- vagy fizetési emlékeztetők kézi küldése.
• Ugyanannak a néhány vevői kérdésnek a megválaszolása, egész nap, minden nap.
• Ugyanannak a heti kimutatásnak az elkészítése ugyanabból a két-három forrásból.
• Néhány hete elhallgatott ajánlatok vagy árajánlatok utánkövetése.
• Rendelések másolása egy webáruház és a könyvelőeszköze között.

A hét végén pontozza a legjobb jelölteit két egyszerű számmal, mindegyiket ötös skálán. Hány órájába kerül hetente? És mennyire kiszámítható – minden alkalommal ugyanazokat a lépéseket követi, vagy minden alkalommal valódi mérlegelést igényel? Szorozza össze a kettőt. A legmagasabb pontszám, amelyet egyúttal el is tud képzelni befejezni a hónapon belül, az Ön folyamata. Válassza ki, írja fel egy öntapadós lapra, és hagyja abba a keresgélést.

Második hét: térképezze fel, mielőtt bármilyen eszközhöz nyúlna

Ez az a hét, amelyet mindenki át akar ugrani, és ez az a hét, amely eldönti, működik-e a projektje. Mielőtt automatizálna egy folyamatot, valóban meg kell értenie – minden lépést, minden döntést, minden „kivéve, amikor”-t. Meglepődne, milyen gyakran derül ki egy egyszerűnek tűnő feladatról, hogy öt rejtett elágazása van, amint leírja.

A feltérképezés nem jelent díszes ábrákat. Nyisson meg egy üres oldalt, és írja le a folyamatot számozott listaként, pontosan úgy, ahogyan ma történik. „Érkezik egy e-mail. Elolvasom. Bemásolom a nevet és a címet a rendszerbe. Megnézem, visszatérő vevő-e. Ha igen, alkalmazom a kedvezményét. Ha nem, új rekordot hozok létre.” Folytassa, amíg el nem ér a „kész”-ig. Aztán olvassa vissza, és keresse a ha, kivéve és néha szavakat – ott az automatizálás vagy ragyog, vagy elbotlik.

Vegye észre időben a szélső eseteket

A kivételek azok, ahol a projektek csendben szétesnek három héttel az indulás után. Amikor feltérképez, kérdezze meg szándékosan: mi ennek a furcsa változata? A vevő, aki két részletben fizet. A rendelés e-mail-cím nélkül. A foglalás, amelyet kétszer módosítanak. Nem kell minden szélső esetet automatizálnia – gyakran a helyes válasz az, hogy „az automatizálás kezeli a normál 90%-ot, a furcsa 10%-nál pedig riasztást kap egy ember”. De tudnia kell, hogy léteznek, mielőtt épít, nem pedig élesben felfedezni őket.

Döntse el: szabályok kellenek ehhez, vagy MI?

A térképpel maga előtt egyetlen őszinte kérdés megválaszolja önmagát: ez a feladat szabályalapú vagy nyelvi jellegű? Ha minden lépés rögzített szabályt követ – mozgasd ezt a mezőt oda, küldd azt az emlékeztetőt ekkor –, akkor sima automatizálásra van szüksége. Olcsóbb, gyorsabb és megbízhatóbb, és a legtöbb első projekt pontosan ez. Ha a feladat kusza szabad szöveg olvasását, annak megértését jelenti, mire is gondolt valójában a vevő, vagy egy válasz megfogalmazását az Ön hangnemében, ott érdemli ki a MI igazán a helyét. Legyen őszinte azzal kapcsolatban, melyiket nézi valójában; egy egyszerű emlékeztetőt „MI”-nek nevezni csak drágábbá teszi.

Harmadik hét: építse meg a legkisebb működő változatot

Most épít – de csak a fő utat. Álljon ellen a kísértésnek, hogy minden kivételt kezeljen, minden kellemes ráadást hozzáadjon, és minden sarkot kifényesítsen. A harmadik heti célja egy működő automatizálás, amely lefedi a normál esetet, azt a 90%-ot, amelyet feltérképezett. A szélső esetek egyelőre emberhez irányíthatók. A tökéletesség a befejezett projekt ellensége.

Hogy hogyan épít, attól függ, mit talált a második héten. Sok első automatizálás kapcsolódási probléma – két eszköz, amelynek beszélnie kellene, de nem teszi –, és ezeket gyakran megoldják a meglévő szoftvere már meglévő integrációs funkciói, vagy egy egyszerű összekötő közöttük. Mások emlékeztető- és időzítési problémák, amelyeket a legtöbb foglalási és naptáreszköz natívan kezel, amint bekapcsolja a beállítást. És némelyik egy kis, Önnek megépített darabot igényel. Az első és második hét lényege, hogy mostanra tudja, melyiket a fentiek közül – így egy konkrét válaszért megy, nem egy óriási platformért.

1. 1
   Csak a fő utat építse meg

   Automatizálja a normál esetet, amelyet feltérképezett. A ritka kivételeket egyelőre hagyja emberre – várhatnak.
2. 2
   Valódi adatokat használjon, ne kitalált példákat

   Tesztelje valódi rendelésekkel, valódi e-mailekkel, múlt heti valódi foglalásokkal. A játékadatok pont azokat a problémákat rejtik el, amelyeket a leginkább meg kell találnia.
3. 3
   Eleinte tartson embert a hurokban

   Az automatizálás javasoljon, egy ember pedig hagyja jóvá, mielőtt önállóan cselekedne. A bizalmat néhány nap alatt szerzik meg, nem feltételezik.
4. 4
   Írja le, mit jelent a „kész”

   Egyetlen mondat, amelyet az első héten dönt el: „Senki sem gépel be vevői címet egynél többször.” Ha a megépített dolog megfelel a mondatnak, kész van – hagyja abba a dolgok hozzáadását.

Vezessen ezen a héten egy egyszerű naplót mindenről, ami meglepi. Minden meglepetés vagy egy szélső eset, amelyet a feltérképezésnél elmulasztott, vagy egy apró javítanivaló. A hét végére a meglepetéseknek el kell apadniuk – és ez a jele annak, hogy a dolog valóban készen áll a való világra.

Negyedik hét: vezesse be fennakadás nélkül

Az utolsó hét arról szól, hogy az automatizálását beillessze a valódi munkanapba – az a pillanat, amikor a legtöbb projekt megbillen. A hiba az, ha lenyom egy kapcsolót, és elsétál. Kezelje ehelyett kis, visszafordítható kísérletként, amelybe fokozatosan vezet be. Senkinek sem szabad úgy éreznie, hogy hétfő reggel kihúzták a szőnyeget a lába alól.

1. 1
   Futtassa párhuzamosan néhány napig

   Hagyja, hogy az automatizálás és a régi kézi mód egymás mellett fusson. Az utolsó szélső eseteket nulla kockázattal kapja el, mert a kézi biztonsági háló még megvan.
2. 2
   Adjon neki egy megnevezett gazdát

   A gazda nélküli automatizálás megrohad. Egy ember figyeli, kezeli a korai panaszokat, és eldönti, mit kell igazítani. Nem kell, hogy Ön legyen.
3. 3
   Írja meg a „ha elromlik” feljegyzést

   Három sor, kitűzve valahová látható helyre: mit csinál ez, kinek kell szólni, ha rosszul viselkedik, és mit kell kézzel tenni, amíg meg nem javul. Ez az apró feljegyzés az, ami egy törékeny szkriptet olyasmivé alakít, amelyben a csapat megbízik.
4. 4
   Aztán vonja ki a régi módot – hangosan

   Miután eltelik néhány nyugodt nap, kapcsolja ki a kézi folyamatot, és mondja el mindenkinek, hogy megszűnt. Különben valaki életben tart egy titkos táblázatot, és Ön sosem jut a teljes haszonhoz.

Amikor a hónap véget ér, ne kezdjen azonnal további hármat. Hagyja, hogy az első néhány hétig leülepedjen, figyelje, ahogy megszolgálja a helyét, és élvezze az órákat, amelyeket visszaad. Aztán nyissa meg az első heti pontozott listáját, válassza ki a következő legmagasabbra értékeltet, amelyet egy hónap alatt be tud fejezni, és futtassa le újra a hurkot. Ebből négy egy év alatt csendben összeáll egy félállású alkalmazott egyenértékévé, akit soha nem kellett felvennie.

Gyakori csapdák az első hónapban

Néhány kiszámítható kátyú szinte mindenkit elkap az első próbálkozásnál. Egyik sem végzetes, de előre tudni róluk megspórol egy frusztráló hetet. A leggyakoribb a terjedelem szétfolyása: nekiindul egy emlékeztetőt automatizálni, és valahogy a teljes vevői adatbázisa újratervezésénél köt ki. Abban a pillanatban, amikor azt érzi, hogy a projekt túlnő a „kész” egymondatos definícióján, álljon meg, és kérdezze meg, vajon a ráadás valóban ehhez a hónaphoz tartozik-e – vagy a következőhöz.

A második csapda a vásárlás feltérképezés előtt – bedőlni egy csillogó bemutatónak az első héten, és kiválasztani az eszközt, mielőtt megértené a problémát. A harmadik az izgalmas felhasználási eset hajszolása az értékes helyett; a látványos MI-asszisztens csábító, de az unalmas adatbeviteli cső általában az, ahol az órák rejtőznek. A negyedik, a legcsendesebb pedig a nincs gazda: egy működő automatizálás, amely lassan elsorvad, mert senki sem volt felelős azért, hogy észrevegye, mikor hagyott fel a helyes viselkedéssel.

Mikor csinálja maga, és mikor kérjen segítséget

Sok első automatizálás valóban „csináld magad” jellegű. Ha a folyamata szabályalapú, és az eszközeinek tisztességes integrációs funkciói vannak, egy tulajdonos néhány koncentrált esttel gyakran egyedül is odáig jut – és közben rengeteget tanul. Ez a tanulás többet ér, mint az első projekten megspórolt idő, mert minden jövőbeli projektet könnyebbé tesz.

Mégis vannak őszinte okok segítséget bevonni. Ha a feltérképezés valódi bonyolultságot tár fel – több rendszer, amely nem kapcsolódik össze, egy feladat valóban kusza emberi bemenettel, vagy olyan, ahol a hiba drága és nehezen visszafordítható –, egy rövid beszélgetés valakivel, aki már csinálta, megspórolhat heteknyi próbálgatást. A cél nem az, hogy átadja az egészet; hanem hogy átugorja a drága hibákat pontosan azon az egy projekten, ahol nem engedheti meg őket magának.

Gyakori kérdések