Hogyan ismerheti fel azt az egyetlen folyamatot, amelyet valóban érdemes elsőként automatizálni

Íme a kényelmetlen igazság, amelyet senki sem mond el Önnek, aki szoftvert árul: a legtöbb feladat, amelyet szívesen automatizálna, nem éri meg az automatizálást. Bosszantóak, az kétségtelen. Felemésztik az estéit. De a bosszantó és az automatizálásra érdemes két különböző dolog, és ezek összekeverése a legdrágább egyetlen hiba, amelyet egy kisvállalkozás elkövet, amikor végre úgy dönt, hogy rendet tesz. A készség, amely valóban számít, nem egy eszköz kiválasztása — hanem az, hogy megtanuljon a saját hetére tekinteni, és megkülönböztetni a valódi jelölteket a csaliktól.

Tucatnyi vállalkozót láttam ugyanúgy elhibázni ezt. Azt a feladatot választják, amelyik a legrosszabbnak érződik — amelyik tönkreteszi a vasárnapjukat —, és pénzt öntenek az automatizálásába, hogy aztán hat héttel később rájöjjenek: havonta kétszer fordult elő, és az automatizálás valamikor 2031 körül térül meg. Eközben az unalmas, láthatatlan feladat, amely csendben napi egy órát szivárogtatott el, érintetlen maradt, mert senki sem vette észre. Az érzések itt szörnyű tanácsadók. A gyakoriság, a kiszámíthatóság és a hiba ára jó tanácsadók.

Ez a cikk tehát nem arról szól, hogyan automatizáljon. Az azt megelőző lépésről szól — arról a részről, amelyet mindenki átugrik. Hogyan tekint a vállalkozása kusza valóságára, és hogyan mutat rá magabiztosan arra az egyetlen folyamatra, amely megérdemli, hogy elsőként kerüljön sorra? Tegye ezt jól, és a többi viszonylag könnyű. Hibázzon, és a világ legjobb eszköze sem menti meg.

Miért ritkán a megfelelő az a feladat, amely a legjobban bosszantja

A fájdalom és az érték nem esnek egybe. Az a feladat, amelytől a leghangosabban felnyög, általában az érzelmileg terhes, nem pedig az, amely valójában a legtöbbe kerül. Egy nehéz e-mail elküldése, egy panasz kezelése, egy árajánlat újraírása, amelyet az ügyfél meggondolt — ezek csípnek. De gyakran ritkák, vagy éppen azt a fajta emberi ítélőképességet igénylik, amelyet az automatizálás nem tud helyettesíteni. Azért emlékszik rájuk, mert fájtak, nem azért, mert gyakoriak.

A valóban költséges feladatok szinte mindig azok, amelyeket már észre sem vesz. Egy szállítási cím átmásolása egy e-mailből a rendeléskezelő rendszerbe. Ugyanazon beszállítói adatok újragépelése minden hétfőn. Annak ellenőrzése, hogy három dolog egyezik-e, mielőtt számlát küld. Egyik sem teszi tönkre a napját. Mindegyik kilencven másodpercet vesz igénybe. És hetente negyvenszer csinálja meg úgy, hogy soha nem könyveli el munkaként. Itt van a pénz — abban, ami pontosan azért vált láthatatlanná, mert annyira rutinszerű.

Ezért soha nem hagyom, hogy egy vállalkozó emlékezetből induljon ki. Az emlékezet a dráma felé torzít. Ha megkérdez valakit, mi pazarolja az idejét, azt a dolgot nevezi meg, amely a legutóbb frusztrálta — ami szinte soha nem az, ami a leggyakrabban frusztrálja. Vissza kell hoznia a láthatatlan feladatokat a látómezőbe, mielőtt megítélheti őket, és ez némi tudatos erőfeszítést igényel.

Először tegye láthatóvá a láthatatlan munkát

Nem értékelheti azt, amit nem lát, ezért bármilyen pontozás vagy ítélet előtt szüksége van egy durva leltárra arról, hová tűnnek valójában az órái. Ennek nem kell stopperórás, formális idő- és mozgástanulmánynak lennie. Őszintének kell lennie, és egy normális hetet kell lefednie — nem azt, amit Ön normális hétnek gondol.

A legolcsóbb módszer, amely működik: vezessen egyetlen nyitott jegyzetet öt munkanapon át, és valahányszor valami ismétlődőt csinál, tegyen mellé egy rovást. Új jel egy új feladattípushoz, egy vonás minden ismétlésért. Gyűjtés közben ne ítélkezzen — csak gyűjtsön. Péntekre a lap olyat mond Önnek, amit az emlékezete soha nem mondana: mely feladatok ismétlődnek a leggyakrabban, és hogyan múlják felül csendben, összességükben az apró láthatatlan feladatok azokat a drámaiakat, amelyeket fejből megnevezett volna.

Az automatizálásra érdemes folyamat öt jele

Ha már látja a feladatait, szüksége van egy módra, hogy megítélje őket anélkül, hogy a megérzésére hagyatkozna. Az évek során öt jelre szűkítettem le. Egy automatizálásra érdemes folyamat általában a legtöbbjével rendelkezik. Egy folyamat, amelynek csak egy vagy kettő van, lehetőségnek álcázott csapda.

1. Gyakran fordul elő

A gyakoriság az a szorzó, amely miatt minden más számít. Egy feladat, amely két percig tart, de hetente ötvenszer fordul elő, sokkal jobb jelölt, mint az, amely egy óráig tart, de havonta egyszer. Az automatizálásnak fix beállítási költsége van, és a gyakoriság az, ami ezt a költséget megtéríti. Ha valami csak évente néhányszor fordul elő, szinte soha nem érdemli ki a helyét — bármennyire is retteg tőle.

2. Minden alkalommal ugyanazokat a lépéseket követi

Az automatizálás imádja a receptet. Ha egy feladat minden alkalommal ugyanúgy fut le — ugyanazok a bemenetek, ugyanazok a lépések, ugyanaz a kimenet —, akkor erős jelölt. Ha egy tucat speciális esetre ágazik szét, amelyek mindegyike döntést igényel, több időt tölt majd a kivételek leírásával, mint amennyit valaha is megtakarít. Minél több mondatba telik elmagyarázni a feladatot egy új munkatársnak, általában annál rosszabb jelölt.

3. Szabályok szerint működik, nem ítélőképesség alapján

Tiszta határvonal húzódik a szabályokat követő feladatok és azon feladatok között, amelyek emberi mérlegelést igényelnek. Adatok mozgatása két rendszer között szabály. Annak eldöntése, hogy adjon-e kedvezményt egy hűséges ügyfélnek, ítélőképesség. A szabályalapú feladatok azok, amelyeket egy gép megbízhatóan és fáradhatatlanul el tud végezni. Az ítélőképesség-igényes feladatokat néha támogathatja a szoftver, de ha túl korán próbálja teljesen automatizálni őket, azzal magabiztos, gyors hibákat gyárt.

4. A bemenetek már használható formában vannak

Egy feladatot sokkal könnyebb automatizálni, ha az általa igényelt információ már strukturált helyen él — egy űrlapon, egy rendszerben, egy következetes e-mail-formátumban. Ha a bemenet egy halom kézzel írt jegyzet, hangüzenet vagy számlafotó, az automatizálás továbbra is lehetséges, de csendben nehezebb és drágább területre lépett. Nem lehetetlen. Csak nem az első projektje. A kusza bemenetű feladatokat hagyja arra az időre, amikor már bezsebelt egy könnyű győzelmet.

5. A hiba olcsó és könnyen visszavonható

Az első automatizálásának ott kell lennie, ahol egy kis hiba bosszantó, nem pedig katasztrofális. Egy emlékeztető, amely kétszer megy ki, kínos; egy bérszámfejtés, amely kétszer fut le, válság. Ott kezdje, ahol a robbanás sugara kicsi. Azt a szabadságot szeretné, hogy hagyhassa futni az automatizálást, figyelhesse, és nyíltan javíthassa — nem egy olyan kritikus folyamatot, ahol egyetlen hiba a bankszámlakivonatán köt ki.

Alakítsa a jeleket gyors pontszámmá

A jelek hasznosak, de amikor nyolc jelöltet bámul, valami határozottabbra van szüksége, mint egy érzés. Tehát alakítsa őket számmá. Nincs szüksége olyan képletre, amelyet egy pénzügyi csapat jóváhagyna — olyasmire van szüksége, ami elég gyors ahhoz, hogy ténylegesen használja. Íme a változat, amelyet a vállalkozókkal egy szalvéta hátulján futtatok le.

1. 1
   Sorolja fel a legjobb jelöltjeit

   Húzza ki a hetéből az 5–8 legtöbb rovásjellel rendelkező feladatot. Az ez alattit hagyja figyelmen kívül — egy hosszú lista csak megakasztja a döntést.
2. 2
   Pontozza a megtakarított időt 1-től 5-ig

   Hány órát adna vissza hetente, ha ezt valóban automatizálná? Legyen őszinte; szorozza meg a futásonkénti perceket azzal, milyen gyakran fut, ne bízzon a rettegésben.
3. 3
   Pontozza, mennyire tiszta, 1-től 5-ig

   Egyesítse a kiszámíthatóságot, a szabályalapúságot és a rendezett bemeneteket egyetlen „mennyire automatizálható” számba. Egy kusza, ítélőképesség-igényes feladat itt alacsony pontot kap, még ha gyakori is.
4. 4
   Szorozzon, majd józan ésszel ellenőrizze a kockázatokat

   Idő × tisztaság megadja a rangsort. Majd húzzon ki mindent, ahol egy hiba drága vagy nehezen visszavonható lenne — ezek nem első projektek, bárhogy is pontoztak.
5. 5
   Válassza a legmagasabb pontszámot, amelyet hamar befejezhet

   Ne a feltétlenül legmagasabb pontszámot — hanem a legmagasabbat, amelyet reálisan két-három hét alatt élesíthet. Egy befejezett kis győzelem mindig megveri a befejezetlen nagyot.

A szorzás többet számít, mint amennyinek látszik. Egy feladat, amely az időre 5-öt, a tisztaságra 1-et kap, 5-nél köt ki — ugyanúgy, mint egy rendezett kis feladat, amely szerény időt takarít meg. Ez az a módszer, amely megvédi Önt önmagától: megállítja abban, hogy egy nagy, fájdalmas, kusza munka után rohanjon csak azért, mert a megtakarított idő száma izgalmasnak tűnt. Az unalmas, tiszta, gyakori feladat általában nyer, és általában nyernie is kell.

Figyelmeztető jelek, hogy rossz folyamatot választott

Még ha pontszám is van Ön előtt, érdemes ismerni egy rossz jelölt szagát, mert csábítóak, és a pillanatban mind ésszerűen hangzanak. Ha a kiválasztott folyamata bármelyikbe belebotlik, álljon meg, és nézzen rá újra, mielőtt pénzt köt le rá.

• Több mint pár mondatba telik elmagyarázni. A leírásban rejlő összetettség az építésben is összetettséget jelent — és egy csomó határesetet, amely arra vár, hogy beleharapjon.
• Folyton azt mondja: „nos, kivéve, amikor…”. Minden kivétel egy ág, amelyet valakinek kezelnie kell, és a kivételek gyorsabban szaporodnak, mint gondolná.
• Csak évente néhányszor fordul elő. Bármennyire is fájdalmas, a matek szinte sosem jön ki; többet költ a beállításra, mint amennyit valaha megtakarít.
• Szüksége van rá, hogy egy ember érezzen valamit — empátiát, ízlést, tárgyalást. Ezek nem eltüntetendő hatékonysági hiányok, ezek maga a munka.
• Egy hiba drága vagy nehezen visszafordítható lenne. Remek automatizálási jelölt, szörnyű első. Küzdje fel magát hozzá.

Van még egy finom vészjelzés, amelyet érdemes megnevezni: egy olyan folyamat automatizálása, amelyben valójában nem állapodtak meg. Ha a cégénél két ember „ugyanazt” a feladatot háromféleképpen végzi, akkor Önnek még nincs folyamata — három szokása van. Ennek automatizálása csak beleégeti a nézeteltérést a szoftverbe. Először papíron tisztázza, hogyan kellene működnie; akkor, és csak akkor jelölt.

Felismerni nem ugyanaz, mint hogy készen áll

Íme egy megkülönböztetés, amely sok bosszúságtól megkímél: egy folyamat lehet a megfelelő az automatizáláshoz, és mégsem áll készen az automatizálásra. A jelölt felismerése az első lépés. Annak biztosítása, hogy gépnek átadható állapotban legyen, a második lépés, és ennek átugrása az a mód, ahogy végül egy káoszt automatizál, és egy gyorsabb káoszt kap vissza.

Egy folyamat akkor áll készen, amikor le tudja írni pontosan, mi megy be, pontosan, mi jön ki, és a közöttük lévő lépéseket mindenféle „attól függ” nélkül. Ha ezt a három dolgot nem tudja világosan leírni, a feladat még nem szoftveres probléma — egy tisztánlátási probléma, és ezt egyetlen eszköz sem oldja meg. A jó hír az, hogy maga a leírás aktusa általában megteremti a tisztánlátást. Az automatizálásra való felkészülés értékének fele az a gondolkodás, amelyre rákényszeríti.

Ez egyúttal a lehető legolcsóbb biztosítás a túlköltekezés ellen is. Egy délután, amelyet egy folyamat papíron történő leírásával tölt, ingyen megmondja Önnek, hogy az a tiszta, kilencven másodperces győzelem-e, amelyben reménykedett, vagy egy álcázott, kusza mérlegelési döntés. Bármelyik választ érdemes megkapni, mielőtt valaki árat ad egy fejlesztésre.

Hol szoktak a jó jelöltek megbújni

Ha inkább nem szeretne egy hetet várni, hogy kiderüljön, van néhány hely, ahol az erős első jelöltek újra és újra felbukkannak szinte minden kisvállalkozásban. Tekintse ezeket előnynek, ne a saját valóságára való rátekintés helyettesítőjének.

A varratok két olyan rendszer között, amelyek nem beszélgetnek egymással, a leggazdagabb vadászterület — bárhol, ahol egy ember a másoló-beillesztő kábel egy e-mail és egy táblázat, vagy egy rendelés és egy számla között. Szorosan mögöttük az ütemezett figyelmeztetések: emlékeztetők, utánkövetések, riasztások, bármi, ami valójában csak annyi: „csináld meg ezt a dolgot ekkor, minden alkalommal”. Aztán az ismétlődő lekérdezések — ugyanannak a státusznak az ellenőrzése, ugyanazon öt ügyfélkérdés megválaszolása, ugyanannak a hétfői jelentésnek a kihúzása ugyanabból a három helyről. Egyik sem látványos. Mindegyik gyakori, kiszámítható és megbocsátó, és pontosan ezért olyan jó első projektek.

Gyakori kérdések