Slik finner du den ene prosessen som faktisk er verdt å automatisere først

Her er den ubehagelige sannheten ingen som selger programvare forteller deg: de fleste oppgavene du gjerne ville automatisere, er ikke verdt å automatisere. Irriterende, ja. De spiser opp kveldene dine. Men irriterende og verdt-å-automatisere er to forskjellige ting, og å forveksle dem er den enkeltstående dyreste feilen en liten bedrift gjør når den endelig bestemmer seg for å bli organisert. Ferdigheten som faktisk betyr noe, er ikke å velge et verktøy — det er å lære seg å se på sin egen uke og skille de ekte kandidatene fra lokkefuglene.

Jeg har sett dusinvis av eiere gjøre denne feilen på samme måte. De velger oppgaven som føles verst — den som ødelegger søndagen — og øser penger i å automatisere den, bare for å oppdage seks uker senere at den skjedde to ganger i måneden og at automatiseringen tjente seg inn en gang rundt år 2031. Imens forble den kjedelige, usynlige oppgaven som stille og rolig spiste en time om dagen, urørt, fordi ingen la merke til den. Følelser er en elendig veiviser her. Hyppighet, forutsigbarhet og prisen for å gjøre feil er gode veivisere.

Denne artikkelen handler altså ikke om hvordan man automatiserer. Det er steget før — den delen alle hopper over. Hvordan ser du på den rotete virkeligheten i bedriften din og peker pålitelig på den ene prosessen som fortjener å gå først? Får du dette riktig, er resten forholdsvis enkelt. Får du det feil, redder ikke verdens beste verktøy deg.

Hvorfor oppgaven som irriterer deg mest, sjelden er den rette

Smerte og verdi følges ikke ad. Oppgaven som får deg til å sukke høyest, er som regel den som er følelsesmessig tung, ikke den som faktisk koster deg mest. Å sende en vanskelig e-post, håndtere en klage, gjøre om et tilbud fordi en kunde skiftet mening — de svir. Men de er ofte sjeldne, eller de krever akkurat den typen menneskelig skjønn som automatisering ikke kan erstatte. Du husker dem fordi de gjorde vondt, ikke fordi de er hyppige.

De virkelig dyre oppgavene er nesten alltid de du har sluttet å legge merke til. Å kopiere en leveringsadresse fra en e-post inn i ordresystemet ditt. Å taste inn de samme leverandøropplysningene hver mandag. Å sjekke om tre ting stemte overens før du sender en faktura. Ingen av dem ødelegger dagen din. Hver tar nitti sekunder. Og du gjør dem førti ganger i uka uten noensinne å registrere dem som arbeid. Det er der pengene er — i det som har blitt usynlig nettopp fordi det er så rutinepreget.

Derfor lar jeg aldri en eier starte ut fra hukommelsen. Hukommelsen er forutinntatt mot drama. Hvis du spør noen hva som sløser bort tiden deres, nevner de det som sist frustrerte dem — noe som nesten aldri er det som frustrerer dem oftest. Du må få de usynlige oppgavene tilbake i synsfeltet før du kan vurdere dem, og det krever litt bevisst innsats.

Gjør først det usynlige arbeidet synlig

Du kan ikke vurdere det du ikke ser, så før all poengsetting eller vurdering trenger du en grov opptelling av hvor timene dine faktisk tar veien. Dette trenger ikke være en formell tidsstudie med stoppeklokke. Det må være ærlig, og det må dekke en normal uke, ikke din forestilling om en normal uke.

Den billigste metoden som funker: hold én åpen notis i fem arbeidsdager, og hver gang du gjør noe repetitivt, setter du en strek ved siden av det. Ny strek for en ny type oppgave, én strek for hver gjentakelse. Ikke døm mens du samler — bare samle. Innen fredag forteller siden deg noe hukommelsen din aldri ville: hvilke oppgaver som gjentas mest, og hvordan de små usynlige stille og rolig overgår de dramatiske i antall, dem du ville nevnt i farten.

De fem signalene på en prosess verdt å automatisere

Når du først ser oppgavene dine, trenger du en måte å vurdere dem på som ikke hviler på magefølelse. Gjennom årene har jeg kokt det ned til fem signaler. En prosess verdt å automatisere har som regel de fleste av dem. En prosess som bare har én eller to, er en felle forkledd som en mulighet.

1. Den skjer ofte

Hyppighet er multiplikatoren som gjør at alt annet betyr noe. En oppgave som tar to minutter, men skjer femti ganger i uka, er en langt bedre kandidat enn en som tar en time, men skjer én gang i måneden. Automatisering har en fast oppsettkostnad, og hyppigheten er det som betaler den kostnaden tilbake. Hvis noe bare skjer en håndfull ganger i året, fortjener det nesten aldri plassen sin — uansett hvor mye du gruer deg til det.

2. Den følger de samme stegene hver gang

Automatisering elsker en oppskrift. Hvis en oppgave kjører på samme måte hver gang — samme inndata, samme steg, samme utdata — er den en sterk kandidat. Hvis den forgrener seg i et dusin spesialtilfeller som hver krever en beslutning, bruker du mer tid på å beskrive unntakene enn du noen gang sparer. Jo flere setninger det tar å forklare oppgaven til en ny medarbeider, desto dårligere kandidat er den som regel.

3. Den kjører på regler, ikke skjønn

Det går en klar grense mellom oppgaver som følger regler og oppgaver som krever at et menneske veier ting mot hverandre. Å flytte data mellom to systemer er en regel. Å avgjøre om en lojal kunde skal få rabatt, er skjønn. De regelbaserte oppgavene er de en maskin kan utføre pålitelig og utrettelig. Skjønnstunge oppgaver kan noen ganger assisteres av programvare, men å prøve å automatisere dem fullt ut tidlig er måten du genererer selvsikre, raske feil på.

4. Inndataene er allerede i en brukbar form

En oppgave er mye lettere å automatisere når informasjonen den trenger, allerede ligger et strukturert sted — et skjema, et system, et konsekvent e-postformat. Hvis inndataene er en bunke håndskrevne notater, talemeldinger eller bilder av kvitteringer, er automatisering fortsatt mulig, men du har stille og rolig beveget deg inn i vanskeligere, dyrere terreng. Ikke umulig. Bare ikke ditt første prosjekt. Spar oppgavene med rotete inndata til etter at du har sikret deg en enkel seier.

5. En feil er billig og lett å angre

Din første automatisering bør være et sted der en liten feil er irriterende, ikke katastrofal. En påminnelse som sendes to ganger er pinlig; en lønnskjøring som utløses to ganger er en krise. Start der eksplosjonsradiusen er liten. Du vil ha friheten til å la automatiseringen kjøre, følge med på den og fikse den i åpenhet — ikke en prosess så kritisk at én feil ender på kontoutskriften din.

Gjør signalene om til en rask poengsum

Signaler er nyttige, men når du stirrer på åtte kandidater, trenger du noe mer bestemt enn en følelse. Gjør dem altså om til et tall. Du trenger ikke en formel en økonomiavdeling ville godkjent — du trenger noe raskt nok til at du faktisk bruker det. Her er versjonen jeg kjører med eiere på baksiden av en serviett.

1. 1
   List opp toppkandidatene dine

   Trekk ut de 5–8 oppgavene med flest streker fra uka di. Ignorer alt under det — en lang liste stopper bare beslutningen.
2. 2
   Poengsett spart tid, 1 til 5

   Hvor mange timer i uka ville dette reelt gitt tilbake om det ble automatisert? Vær ærlig; gang minutter-per-kjøring med hvor ofte den kjører, ikke stol på gruen.
3. 3
   Poengsett hvor ren den er, 1 til 5

   Kombiner forutsigbarhet, regelbasertet og ryddige inndata til ett 'hvor automatiserbar'-tall. En rotete, skjønnstung oppgave scorer lavt her, selv om den er hyppig.
4. 4
   Gang, sjekk så risikoen

   Tid × ren gir deg en rangering. Stryk så ut alt der en feil ville vært dyr eller vanskelig å angre — det er ikke første prosjekter, uansett hva de scoret.
5. 5
   Velg den høyeste poengsummen du kan fullføre snart

   Ikke den absolutte toppen — den høyeste du realistisk kan få i drift på to til tre uker. En ferdig liten seier slår en uferdig stor hver gang.

Multiplikasjonen betyr mer enn den ser ut til. En oppgave som scorer 5 for tid, men 1 for renhet, lander på 5 — det samme som en ryddig liten oppgave som sparer beskjeden tid. Det er metoden som beskytter deg mot deg selv: den stopper deg fra å jage et stort, smertefullt, rotete arbeid bare fordi tallet for spart tid så spennende ut. Den kjedelige, rene, hyppige oppgaven vinner som regel, og det bør den som regel.

Varseltegn på at du har valgt feil prosess

Selv med en poengsum foran deg er det verdt å kjenne lukten av en dårlig kandidat, for de er forførende, og de høres alle fornuftige ut i øyeblikket. Hvis den valgte prosessen din utløser noen av disse, så stopp og se igjen før du binder penger i den.

• Det tar mer enn et par setninger å forklare den. Kompleksitet i beskrivelsen betyr kompleksitet i byggingen — og en haug spesialtilfeller som venter på å bite.
• Du sier hele tiden 'tja, bortsett fra når…'. Hvert unntak er en gren noen må håndtere, og unntak formerer seg raskere enn du tror.
• Den skjer bare noen få ganger i året. Uansett hvor smertefull den er, går regnestykket nesten aldri opp; du bruker mer på å sette den opp enn du noen gang sparer.
• Den krever at et menneske føler noe — empati, smak, forhandling. Det er ikke ineffektiviteter som skal fjernes, det er selve jobben.
• En feil ville vært dyr eller vanskelig å reversere. Glimrende automatiseringskandidat, elendig første. Fortjen deg opp til den.

Det er ett mer subtilt varseltegn verdt å nevne: å automatisere en prosess dere egentlig ikke er blitt enige om. Hvis to personer i bedriften din gjør den 'samme' oppgaven på tre forskjellige måter, har du ingen prosess ennå — du har tre vaner. Å automatisere det baker bare uenigheten inn i programvaren. Finn først ut på papir hvordan det bør fungere; da, og bare da, er det en kandidat.

Å finne den er ikke det samme som at den er klar

Her er et skille som sparer mye plunder: en prosess kan være den rette å automatisere og likevel ikke være klar til å automatisere. Å finne kandidaten er steg én. Å sørge for at den er i egnet stand til å overlate til en maskin, er steg to, og å hoppe over det er måten du ender opp med å automatisere et rot og få et raskere rot tilbake.

En prosess er klar når du kan skrive ned nøyaktig hva som går inn, nøyaktig hva som kommer ut, og stegene imellom uten et eneste 'det kommer an på'. Hvis du ikke kan skrive ned de tre tingene klart, er ikke oppgaven et programvareproblem ennå — det er et klarhetsproblem, og intet verktøy fikser det. Den gode nyheten er at selve nedskrivingen som regel skaper klarheten. Halve verdien av å gjøre seg klar til automatisering er tenkningen den tvinger deg til.

Dette er også den billigst mulige forsikringen mot overforbruk. En ettermiddag brukt på å beskrive en prosess på papir forteller deg gratis om den er den rene nitti-sekunders seieren du håpet på, eller et sammenfiltret skjønnstilfelle i forkledning. Begge svarene er verdt å ha før noen gir deg et tilbud på en bygging.

Hvor de gode kandidatene som regel gjemmer seg

Hvis du heller vil slippe å vente en uke på å finne ut av det, er det noen få steder der sterke første kandidater dukker opp igjen og igjen på tvers av nesten enhver type liten bedrift. Behandle disse som et forsprang, ikke som en erstatning for å se på din egen virkelighet.

Skjøtene mellom to systemer som ikke snakker sammen er den rikeste jaktmarka — overalt der et menneske er kopier-lim-inn-kabelen mellom en e-post og et regneark, eller en ordre og en faktura. Tett etter kommer de planlagte dyttene: påminnelser, oppfølginger, varsler, alt som egentlig bare er 'gjør denne tingen på dette tidspunktet, hver gang'. Deretter de gjentatte oppslagene — å sjekke samme status, svare på de samme fem kundespørsmålene, hente den samme mandagsrapporten fra de samme tre stedene. Ingenting av det er glamorøst. Alt er hyppig, forutsigbart og tilgivende, noe som er nettopp derfor de blir så gode første prosjekter.

Vanlige spørsmål