Автоматизиране на въвеждането на нови служители и HR администрацията (без HR отдел)

Има момент, който всеки малък работодател познава. Най-сетне сте намерили подходящия човек, той е казал „да“ и вие искрено се радвате — и тогава си спомняте всичко, което трябва да се случи преди първата му сутрин. Договорът. Данъчните формуляри. Банковите данни. Достъпът до графика. Листът за пожарна безопасност, който някой настоява да бъде подписан. Докато дойде първият му ден, сте загубили почти цял ден да гоните хартия, а той е прекарал първия си час гледайки как копирате документи. Никой не е решил, че трябва да е така. Просто се е наслоило.

Настройвал съм онбординг за фирми изобщо без HR човек — 12-членна агенция, където офис мениджърът го правеше между телефонните разговори, занаятчийска фирма, където партньорката на собственика се занимаваше с новите от кухненската маса, клиника, където ръководителят на практиката въвеждаше медицинските сестри, докато същевременно отговаряше на рецепцията. На никого от тях не му трябваше HR отдел. Това, от което имаха нужда, беше една и съща предвидима последователност от формуляри и имейли да спре да изяжда по цял ден всеки път, когато някой се присъединеше.

За това е тази статия. Не за лъскава HR платформа с органиграми и модули за оценка на представянето, които никога няма да отворите. Само за скучната, повтаряща се документация около новия служител — и как да направите почти всичко от нея да се случва от само себе си, така че единственото, което остава за вас, е частта, която наистина има значение: посрещането на един човек.

Защо онбордингът боли повече, отколкото би трябвало

Онбордингът тежи непропорционално на това колко често се случва. Назначавате може би шепа хора годишно, така че никога не изглежда да си струва да го оправите — а всеки път, когато се случи, изяжда дразнещ къс от нечия седмица. Това е капанът. Твърде рядко е, за да усещате спешност, но достатъчно скъпо, всеки път, за да ви струва тихомълком дни в годината.

Когато го разглобите, болката всъщност не са самите формуляри. Тя е координацията. Едни и същи данни — име, адрес, данъчен номер, банкова сметка, лице за контакт при спешност — се въвеждат на четири-пет различни места на ръка. Подписан договор стои в нечия пощенска кутия и чака да бъде архивиран. Трима различни души трябва всеки да свърши своята част (да настрои имейла, да поръча лаптопа, да го добави към ведомостта) и никой не държи конеца, така че винаги нещо се изпуска. Новакът междувременно няма представа какво се очаква от него преди първия ден.

Ето насърчителната част. Тъкмо защото онбордингът е толкова предвидим — той наистина следва едни и същи стъпки почти всеки път — той е едно от най-подходящите за автоматизация неща в малкия бизнес. Работата, която го прави болезнен (преписването, гоненето, помненето), е точно работата, в която компютърът е добър. Направете го правилно веднъж и всяко бъдещо назначение се движи по същата гладка релса.

Картографирайте потока, преди да докоснете какъвто и да е инструмент

Преди да тръгнете да търсите софтуер, запишете какво всъщност се случва между „те казаха да“ и „напълно настроени са и работят“. Не как ви се иска да работи — как наистина работи, включително частите, които живеят в нечия глава. Повечето собственици се изненадват колко дълъг става списъкът, щом е на хартия.

Типичният онбординг поток в малкия бизнес има три груби фази: събиране (събиране на данните и подписите на новия служител), настройка (създаване на акаунтите, достъпите и оборудването му) и подготовка (всичко, което прави първия ден безболезнен — график, с кого да се запознае, къде да бъде). Когато го подредите така, става очевидно кои стъпки са чисто повторение и кои наистина се нуждаят от човек.

• Изпратете и съберете подписания трудов договор.
• Съберете личните и данъчните данни за регистрация във ведомостта.
• Съберете информация за банкова сметка за изплащане на заплатата.
• Запишете лице за контакт при спешност и всякакви необходими сертификати.
• Създайте имейл, достъп до графика и всякакви други акаунти, нужни за позицията.
• Поръчайте или разпределете оборудване — лаптоп, телефон, ключове, униформа.
• Планирайте логистиката за първия ден: час на започване, кой го посреща, къде да отиде.
• Задействайте всички задължителни потвърждения (безопасност, обработка на данни, вътрешен правилник).

Съберете информацията веднъж — после спрете да я преписвате

Ако оправите само едно нещо, оправете това. Най-големият поглъщач на време в HR администрацията е въвеждането на едни и същи данни на човека в няколко системи на ръка. Адресът му влиза в договора, после във ведомостта, после в указателя на персонала, после в поръчката за оборудване. Четири шанса за печатна грешка, четири задачи, които всички започват с едни и същи данни.

Лекарството е една стъпка за събиране: един дигитален формуляр, който новият служител попълва сам, преди първия ден. Той въвежда собствените си данни — което, удобно, означава, че той е отговорен да са верни. От това едно подаване всичко надолу по веригата може да се попълни автоматично: чернова на договора, записът във ведомостта, записът в указателя. Спирате да бъдете преписвач за собствените си служители.

Тук дигиталните подписи също си заслужават мястото. Договор, който се изпраща, подписва и архивира електронно, премахва цяла категория гонене — без печатане, без сканиране, без „можеш ли да подпишеш страница четвърта и да я върнеш“. Подписаният документ попада там, където му е мястото, автоматично, в мига, в който е готов.

Какво да автоматизирате — и какво да оставите на човек

Онбордингът е смесица от механични стъпки и човешки моменти, и цялото изкуство е да ги различавате. Автоматизирайте механичните без колебание. Защитавайте човешките съзнателно. Сбъркайте тази граница и или продължавате сами да вършите роботска работа, или превръщате нечий първи ден в записване за телефонен договор.

Безопасно за автоматизиране

Всичко базирано на правила и повтарящо се. Изпращането на приветствения имейл и формуляра за събиране. Генерирането на договора от шаблон, щом данните са въведени. Архивирането на подписания документ. Създаването на стандартни акаунти за известна позиция. Напомнянето на новия служител (и на вас) за липсващи неща. Планирането на календарните покани за първия ден. Уведомяването на ИТ или на който поръчва оборудването. Нищо от това не изисква преценка — изисква да се случва по същия начин, всеки път, без да трябва да се помни.

Оставете на човек

Самото посрещане. Първият разговор за това как нещата наистина работят тук. Решаването какво оборудване е нужно за необичайна позиция. Всичко чувствително — нестандартна клауза в договора, споразумение за заплащане, лично обстоятелство, което някой споделя. Автоматизацията трябва да разчисти бюрото от администрация, за да има повече място за тези моменти, не да ги замаже. Новакът винаги усеща разликата между процес, който е освободил мениджъра му, и такъв, който го е заменил.

Тихият герой: чеклист, който се движи сам

Под всичко това стои един непривлекателен механизъм, който върши по-голямата част от работата: чеклист, който се задейства и проследява сам. Когато се добави нов служител, системата създава същия стандартен списък със задачи, разпределя всяка на правилния човек и гони всичко просрочено. Това е всичко. Не е хитро. Просто е безмилостно по начин, по който хората не са в натоварена седмица.

Магията е, че нищо не пропада през пукнатините. Офис мениджърът не трябва да помни, че ИТ се нуждае от два дни предизвестие за лаптоп. Ведомостта не се забравя, защото някой е бил в отпуск. Всички виждат една и съща жива картина на това какво е готово и какво предстои. Изненадващ брой катастрофи от типа „забравихме да му настроим имейла“ просто спират да се случват.

1. 1
   Задействане от едно събитие

   Добавянето на новия служител — или подаването на формуляра за събиране от него — стартира цялата последователност. Едно действие, не двайсет.
2. 2
   Автоматично разклоняване на задачите

   Договор, ведомост, акаунти, оборудване, график — всяко става задача, разпределена на този, който отговаря за нея, с краен срок спрямо деня на започване.
3. 3
   Гонене на изоставащите вместо вас

   Просрочените неща изпращат собствените си напомняния. Новакът получава побутвания за липсващи документи; колегите получават побутвания за задачите си по настройка.
4. 4
   Показване на един жив статус

   Всеки замесен вижда как същият чеклист се запълва. Когато последното квадратче се отметне, човекът наистина е готов — не „вероятно готов“.

Можете да изградите това върху инструменти, които може би вече имате, или като малък специално създаден поток. Същината не е технологията — а че списъкът съществува, работи на задействане и сам се гони. Точно тази смяна, от „някой помни“ към „системата настоява“, е там, откъдето идва по-голямата част от спокойствието.

Къде се вписва ИИ — и къде наистина не

По-голямата част от това, което прави онбординга болезнен, не е проблем на ИИ. Това е проблем на водопровода. Изпращането на формуляр, генерирането на договор от шаблон, напомнянето на хора — това са правила и таймери, не интелигентност. Да го наречете ИИ би било маркетинг и би ви струвало повече за по-малко надеждност. Бъдете малко подозрителни към всеки, който продава „ИИ онбординг“ за това, което, честно, е умен чеклист.

Това казано, има реални кътчета, в които съвременният ИИ си заслужава мястото — разхвърляните, езиково оформени ръбове. Разчитането на сканирана лична карта или сертификат и извличането на данните, така че никой да не ги препише. Отговарянето на рутинните въпроси на новака през първата седмица („как заявявам отпуск?“, „къде е наръчникът?“) без да прекъсва колега. Изготвянето на чернова на персонализирана приветствена бележка, която после редактирате и изпращате. Полезно, наистина — но седи върху подреден процес. Закачете ИИ върху бъркотия и получавате по-бърза бъркотия.

Внедряване, без да съсипете следващото си назначение

Не се опитвайте да автоматизирате целия поток наведнъж. Изберете фазата, която боли най-много — за повечето хора това е събирането, стъпката със събирането и договора — и автоматизирайте само нея за следващото си назначение. Пуснете я като малък експеримент, запазете стария начин като резервен и вижте какво се чупи. После добавете следващата фаза. До третото или четвъртото си назначение цялата релса е гладка, а вие почти не сте усетили как сте я изградили.

Още едно нещо, защото това е стъпката, която хората пропускат: напишете бележката „когато се счупи“. Три реда за това какво прави автоматизацията, на кого да се каже и как да въведете някого на ръка, ако някога се срине. Първият ден на нов служител е лош момент да откриете, че потокът ви няма резервен вариант. Тази малка бележка е това, което превръща хитрия скрипт в нещо, на което наистина можете да разчитате, когато назначавате под напрежение.

Чести въпроси