Çalışan Uygulaması Geliştirmek: Her KOBİ'nin Gerçekten Bilmesi Gerekenler

"Çalışan uygulaması" ifadesi çoğu küçük işletme sahibinin gözünde, asla karşılayamayacakları bir şeyi canlandırır — arkasında bir geliştirme ekibi olan parlak bir kurum içi platform, beş bin kişilik bir şirketin lansman etkinliğiyle duyurduğu türden bir şey. Bu yüzden soruyu hiç sormazlar bile. Bu sırada gerçek ekipleri bir WhatsApp grubuyla, buzdolabına bantlanmış kâğıt bir çizelgeyle ve cumartesi kimin çalıştığını öğrenmek için önce aranması gereken üç ayrı kişiyle ayakta durur.

Bunun onlarca küçük şirkette yaşandığını gördüm. İşletme sahibinin kafasında bir yazılım sorunu yoktur — bir koordinasyon sorunu vardır. Çizelge nerede. O vardiyayı kim değiştirdi. Yeni eleman iş güvenliği eğitimini aldı mı. Tamamlanan işin fotoğrafı nerede. Bilgi vardır, ama telefonlara ve hafızalara dağılmıştır; her şeyi bir arada tutan insan tutkalı ise işletme sahibidir. Bu tutkal pahalıdır, kırılgandır ve bir şeyler aksamaya başlamadan önce yaklaşık on beş kişiyi geçecek şekilde ölçeklenmez.

Çalışan uygulaması, tüm bunları ekibinizin gerçekten erişebileceği tek bir yere koyan araçtan ibarettir — genellikle zaten ceplerinde taşıdıkları telefonda. Bu rehber, böyle bir uygulamaya ihtiyacınız olup olmadığına, neler yapması ve yapmaması gerektiğine, gerçekte ne kadara mal olduğuna ve hiç yayına çıkmayan altı aylık bir projeye dönüşmeden gerçekten işe yarar bir sürümü nasıl çıkaracağınıza karar vermekle ilgilidir.

Çalışan uygulaması aslında nedir (ve ne değildir)

Terimi sadeleştirelim. Çalışan uygulaması, personelinizin iş gününü yürüten birkaç işi yapmak için telefonlarında açtıkları küçük bir yazılım parçasıdır: çizelgelerini görmek, ekiple mesajlaşmak, bir belge bulmak, giriş yapmak, bir sorun bildirmek, bir duyuru almak. Hepsi bu. Bir İK paketi değildir, bir proje yönetimi platformu değildir ve bunların yaptığı her şeyi yapmasına kesinlikle gerek yoktur.

Terimin insanları korkutmasının nedeni, imajını kurumsal yazılımdan ödünç almasıdır — kimsenin giriş yapmadığı şişkin intranet portalları. Oysa yirmi kişilik bir işletmenin ihtiyaç duyduğu sürüm, üç dört şeyi son derece iyi yapan çok odaklı bir uygulamaya daha yakındır. Bütün değer, ekibinizin onu gerçekten kullanacak olmasıdır; ve onu yalnızca, yerine geçtiği dağınık geçici çözümden daha hızlıysa kullanırlar. İnsanların her gün açtığı basit bir uygulama, ana ekranda kullanılmadan duran güçlü bir uygulamayı yener.

Gerçekten ihtiyacınız olduğunun işaretleri

Her küçük işletmenin bir çalışan uygulamasına ihtiyacı yoktur; size bunu en baştan söylemeyi, birini satmaya yeğlerim. Tüm ekibiniz aynı odada oturup bir takvimi paylaşıyorsa, muhtemelen ihtiyacınız yoktur. İhtiyaç, insanlar dağınık, vardiyalı ya da masa başından uzak olduğunda ve bilginin onlara ulaşmak için yol kat etmesi gerektiğinde ortaya çıkar.

En net işaret, sizin, yani işletme sahibinin, bir santral hâline gelmiş olmanızdır. İnsanlar kendi başlarına bakabilmeleri gereken şeyleri öğrenmek için sizi arar veya size mesaj atar: ne zaman çalıştıkları, bir işin onaylanıp onaylanmadığı, bir formun nerede olduğu. Bu kesintilerin her biri gününüze küçük bir vergidir ve büyüdükçe daha da kötüleşir. İşte bir uygulamanın masrafını gerçekten çıkaracağını söyleyen kalıplar:

• Çizelgeniz bir elektronik tabloda, bir çıktıda ya da birinin kafasında duruyor — ve değişiklikler telefonla yayılıyor.
• Önemli mesajlar, mizah ve 'tamam' yanıtlarıyla dolu bir WhatsApp grubunda kayboluyor.
• Yeni başlayanlar bir şeylerin nerede olduğunu öğrenmek için haftalar harcıyor, çünkü bilgi bir yerde değil insanlarda.
• Saha personeli ofise döndüğünde iş ayrıntılarını, saatleri ya da fotoğrafları yeniden yazıyor.
• Kime ne söylendiğini kolayca kanıtlayamıyorsunuz — iş güvenliği, mevzuat ya da sadece bir anlaşmazlığı çözmek için.
• Vardiya değişimleri ve izin talepleri mesajla oluyor ve bir boşluğa yol açana kadar unutuluyor.

Önemli olan özellikler — ve olmayanlar

İnsanlar geliştirmeye karar verince, içgüdü her hayal ettikleri özelliği listelemektir. Buna direnin. Küçük bir işletmede masrafını çıkaran özellikler kısa, gösterişsiz bir listedir; kullanılan bir uygulamayla terk edilmiş bir uygulama arasındaki fark, neredeyse tamamen uzun listeyi etkileyici kılmakta değil, o kısa listeyi doğru yapmaktadır.

Temel dörtlü

Başarılı küçük işletme çalışan uygulamalarının çoğu aynı birkaç iş etrafında kurulur. Bunları çakarsanız, değerin yüzde seksenini kapsamışsınız demektir. Planlama: herkes kendi vardiyalarını ve değişiklikleri telefonunda, sormadan görür. İletişim: sosyal grup sohbetinden ayrı, iş mesajları ve duyurular için net bir kanal, böylece hiçbir önemli şey boğulmaz. Tek bir belge kaynağı: sözleşmeler, kılavuzlar, fiyat listeleri, güvenlik formları — tek yer, her zaman güncel. Ve basit veri toplama: giriş, bir iş raporu, bir fotoğraf, sonradan yeniden yazmak yerine sahada doldurulan bir kontrol listesi.

Cazip ekstralar

Sonra uzun kuyruk gelir: izin talepleri, vardiya değişimi, masraf bildirimi, eğitim modülleri, kurum içi rehber, anketler, takdir rozetleri. Bunların hiçbiri kötü değil. Ama her biri geliştirilecek, sürdürülecek ve anlatılacak bir şeydir — ve çoğu yalnızca temel dörtlü kusursuz işlerken ve ekibiniz uygulamaya güvenirken anlam kazanır. Bunları bir özellik listesi yetersiz göründüğü için değil, gerçek ve tekrar eden bir sıkıntı talep ettiğinde ekleyin.

Geliştir, satın al ya da birleştir: dürüst seçenekler

İşte size biraz para kazandıracağım yer. Otomatik olarak özel geliştirilmiş bir uygulamaya ihtiyacınız yok. Üç gerçek yol var ve doğrusu, çalışma biçiminizin ne kadar sıra dışı olduğuna bağlı.

Birincisi hazır satın almak: kullanıma hazır bir personel uygulaması ya da iş gücü platformu. İhtiyaçlarınız standartsa — vardiyalar, sohbet, belgeler — mevcut bir ürün aylık bir ücret karşılığında sizi karşılayabilir ve bu çoğu zaman akıllı bir başlangıç noktasıdır. İşin püf noktası, kullanıcı başına fiyatlandırmanın büyüdükçe sinsice tırmanması ve sürecinizi araca uydurmanızdır. İkincisi parçalardan birleştirmek: zaten ödediğiniz planlama aracını, sohbet aracını ve belge aracını birbirine dikmek. Ucuz, ama bir yamalı bohça olarak kalır ve ekibiniz tek uygulama yerine yine birkaç uygulamaya döner.

Üçüncüsü özel bir uygulama geliştirmek ve yerini tam olarak, işletmeniz hazır araçların yapmadığı bir şey yaptığında hak eder — belirli bir iş raporu akışı, sıra dışı bir vardiya düzeni, gerçek işinizi yürüten sistemle bir entegrasyon. Özel bir uygulama sizindir: büyüdüğünüz için sizi cezalandıran kullanıcı başına vergi yoktur ve süreciniz aracın değil, araç sürecinizin etrafına oturur. Başlangıçta daha pahalıdır ve bakımı size kalır; bu yüzden varsayılan değil, bilinçli bir seçimdir. Birçok KOBİ için dürüst yanıt, satın alınmış ya da birleştirilmiş olarak başlamak, tam olarak nerede sıktığını hissetmek ve neye ihtiyacınız olduğunu kesin bildiğinizde özel geliştirmektir.

Özel bir çalışan uygulaması gerçekte ne kadara mal olur

Maliyet, herkesin yanıtını istediği ama kimsenin yazıya dökmek istemediği sorudur; bu yüzden projenizi görmeden fiyatlandırabiliyormuş gibi yapmadan, işte dürüst bir taslağı. En büyük değişken kapsamdır: temel dörtlüyü yapan odaklı bir uygulama, İK sistemi olmaya çalışan dağınık bir uygulamanın küçük bir kesri kadara mal olur. İkincisi, mevcut yazılımınızla ne kadar konuşması gerektiğidir.

Gerçekten işe yarar bir ilk sürüm — omurga artı temel özelliklerden bir ya da ikisi, ekibinizin zaten sahip olduğu telefonlarda — açık uçlu değil, sınırlı bir iştir. Bir yılda değil, haftalarda yayına çıkacak şekilde kapsamlanan türden bir projedir. Maliyet yalnızca insanlar her şeyi aynı anda geliştirmeye çalıştığında ya da kimse 'bitti'nin ne demek olduğuna karar vermediği için hiç gelmediğinde şişer. Sahip olduğunuz en büyük maliyet kontrolü daha ucuz bir geliştirici değil — daha küçük, daha net bir ilk sürümdür.

Ve unutmayın, karşılaştırma özel geliştirme ile bedava arasında değil. Aksi takdirde sonsuza dek ödeyeceğiniz kullanıcı başına aylık ücretlerle, artı şu an santral olarak kaybettiğiniz saatlerle özel geliştirme arasındadır. Bunun yanına koyduğunuzda, iyi kapsamlanmış tek seferlik bir geliştirme ilk bakışta göründüğünden çok daha makul görünür — özellikle büyümeye devam edecek bir ekip için.

Gerçekten yayına çıkan bir ilk sürümü nasıl kapsamlarsınız

Yayına çıkan bir çalışan uygulaması projesiyle planlamada ölen bir proje arasındaki fark neredeyse hiçbir zaman teknoloji değildir. Kapsam konusundaki disiplindir. İşte bir ilk sürümü bitirilebilecek kadar küçük ve önem taşıyacak kadar büyük tutmak için kullandığım yöntem.

1. 1
   Tek günlük alışkanlığı adlandırın

   Ekibinizin uygulamayı her gün açacağı tek şeye karar verin — genellikle çizelgeye bakmak. İşte omurganız bu. Önce onu geliştirin, iyi geliştirin.
2. 2
   En fazla iki destekleyici özellik ekleyin

   Omurganın etrafında doğal olarak kümelenen bir ya da iki şey seçin — duyurular, belge erişimi, giriş. Şimdilik geri kalanına direnin.
3. 3
   'Bitti'yi bir cümle olarak yazın

   "Her çalışan vardiyalarını görebilir ve duyuruları telefonunda okuyabilir, ve çizelgeyi bir daha asla WhatsApp'tan göndermem." Bunu yazamıyorsanız, kapsamlamamışsınız demektir.
4. 4
   Neye bağlanması gerektiğine karar verin

   Konuşması gereken mevcut sistemleri listeleyin — ve yalnızca hoş olan entegrasyonları acımasızca kesin. Süreler sessizce entegrasyonlarda ikiye katlanır.
5. 5
   Önce birkaç kişiye çıkarın

   Herkesten önce tek bir ekibe ya da vardiyaya yayın. Gerçek kullanım, hiçbir planlama toplantısının ortaya çıkaramayacağı pürüzleri gün yüzüne çıkarır.

Bu adımların hiçbirinin teknoloji seçimleriyle ilgili olmadığına dikkat edin. Native mi web mi, hangi çatı, hangi veritabanı — bunlar gerçek sorulardır, ama bunları iyi yanıtlamak geliştiricinin işidir, kafa yormak sizin işiniz değil. Sizin işiniz tek alışkanlık ve bitti tanımı konusunda acımasızca net olmaktır. Bunları doğru yaparsanız neredeyse her yetkin geliştirme başarılı olur. Yanlış yaparsanız dünyanın en gösterişli teknoloji yığını bile projeyi kurtarmaz.

Asıl zorluk geliştirmek değil — benimsetmektir

İşte satış konuşmasında kimsenin bahsetmediği rahatsız edici gerçek: uygulamayı geliştirmek kolay yarısıdır. Ekibinizin onu gerçekten kullanmasını sağlamak — eski WhatsApp grubuna uzanmayı bırakmaları, uygulamadaki çizelgenin asıl çizelge olduğuna güvenmeleri — işte çalışan uygulamaları orada yaşar ya da ölür. Ekibin yarısının görmezden geldiği kusursuz bir uygulama, hiç uygulama olmamasından kötüdür; çünkü artık bilgi iki yerde yaşar.

Benimseme iki şeyden gelir. İlki, uygulama günlük alışkanlık için geçici çözümden gerçekten daha hızlı olmalıdır — uygulamada vardiyaya bakmak size mesaj atmaktan yavaşsa, insanlar size mesaj atar. İkincisi, eski kanalı bilinçli olarak öldürmelisiniz. Uygulama yayına girdiği gün, çizelge buzdolabında ve sohbette görünmeyi bırakır. Tek bir doğruluk kaynağı, yeni alışkanlık oturana dek nazikçe ama kararlılıkla dayatılır. İki kanalı sonsuza dek paralel çalıştırırsanız ikisinin de en kötüsünü elde edersiniz.

Sık sorulan sorular