Küçük Firmaların Özel Yazılım Alırken Yaptığı 7 Hata

Bir özel yazılım projesinde canı yanan küçük işletmelerin çoğu kötü programcılar yüzünden yanmadı. Programlama başlamadan haftalar önce yandılar; bir başlangıç toplantısında, bir e-posta yazışmasında, bir el sıkışmada, o an küçük gibi görünen bir kararla. Kod geldiğinde hata çoktan içine işlemiş oluyor. İyi haber şu ki bu hatalar can sıkacak kadar tekrarlıdır; yani nasıl göründüklerini bilirseniz kaçınılabilir.

Bu projelerin pek çoğunu içeriden, masanın iki yanından da izledim. Bazıları bir şirketin onsuz çalışmayı hayal edemediği araçlara dönüştü. Bazıları ise yarım kalmış bir giriş ekranına, gergin bir fatura tartışmasına ve "bir daha asla özele girmem" diye yemin eden bir kurucuya dönüştü. Sinir bozucu olan, iki sonucu birbirinden ne kadar az şeyin ayırmasıydı. Sorun nadiren teknolojiydi. Teknolojinin çevresindeki kararlar ise neredeyse her zaman sorundu.

İşte küçük bir firma ısmarlama yazılım sipariş ettiğinde tekrar tekrar gördüğüm yedi hata. Hiçbirinden kaçınmak teknik bir altyapı gerektirmiyor. Yalnızca, bir şey imzalamadan önce bunların var olduğunu bilmenizi gerektiriyor.

Hata 1: Sorunu anlamadan çözüm satın almak

En pahalı hata ilk başta olur ve zararsız gibi kulağa gelir: “X'i yapan bir uygulamaya ihtiyacımız var.” Biri bunu yüksek sesle söylediğinde, genellikle çözümün biçimine çoktan karar vermiştir; bir gösterge paneli, bir portal, bir mobil uygulama; oysa kimse gerçek sorunu sade bir dille yazmamıştır. Geliştirme de sadakatle yanlış şeyi, hem de güzelce teslim eder.

İyi yazılım bir özellik listesinden değil, bir sorun ifadesinden başlar. “Ofis ekibimiz her siparişi e-postadan muhasebe sistemine yeniden yazıyor ve bu iki kişinin yarım gününü alıyor” bir sorundur. “Özel bir CRM'e ihtiyacımız var” ise kimsenin adını koymaya zahmet etmediği bir soruna dair çözüm tahminidir. İlki ucuza çözülebilir ve ölçülebilir. İkincisi ise para harcamak için açık uçlu bir davettir.

Hata 2: Her şeyi aynı anda inşa etmeye çalışmak

Özel yazılım, on yılda bir yapılan bir alışveriş gibi hissettirir; bu yüzden insanlar on yıllık dileği ilk sürüme tıkıştırmaya çalışır. Her departman bir istek ekler. Her "hazır başlamışken" evet alır. Kapsam şişer, takvim üçe katlanır ve proje, kimse onu kullanamadan çok önce kendi hırsının altında çöker.

Başaran firmalar tam tersini yapar. Sorunun en sancılı tek dilimini seçer ve önce onu inşa eder; birkaç ay içinde üretimde çalışan, gerçek bir şey. Sonra sıradakini gerçek kullanımın söylemesine izin verirler. Bu yalnızca daha ucuz değil, daha güvenlidir. Bahis hâlâ küçükken fikrin işe yarayıp yaramadığını öğrenirsiniz; altı ay ve büyük bir faturanın ardından yanlış şeyi tasarladığınızı keşfetmek yerine.

Bunun altında zorlu bir gerçek var: aslında neye ihtiyacınız olduğunu henüz bilmiyorsunuz. Başlangıçta kimse bilmez. Gerçek insanlar gerçek bir araca dokunduğu anda soruna dair anlayışınız değişecek. Her şeyi baştan inşa etmek, en erken ve en bilgisiz tahminlerinizi sabitler. Dilimler hâlinde inşa etmek ise sizi esnek tutar ve siz hâlâ öğrenirken bütçeyi kontrol altında tutar.

Hata 3: Yalnızca fiyata göre seçmek

Üç teklif alırsınız. Biri diğerlerinden dramatik ölçüde ucuzdur. Rahatlama; onu seçeceksiniz. Bu, küçük bir projeyi pahalı bir projeye çevirmenin en güvenilir yollarından biridir; çünkü ucuz teklif neredeyse hiçbir zaman işin daha ucuz olduğu anlamına gelmez. Genellikle iki tarafın işi farklı anladığı anlamına gelir.

Düşük bir rakam çoğunlukla şu birkaç şeyden birine işaret eder: tedarikçi yeterince soru sormadığı için kapsamı eksik tahmin etmiştir, kârını sonradan değişiklik taleplerinden çıkarmayı planlamaktadır ya da deneyimsizdir ve neyi bilmediğini henüz bilmemektedir. Bunların hiçbiri sizin için iyi bitmez. Manşetteki fiyat, teklifteki en işe yaramaz sayıdır. Önemli olan, tedarikçinin sorununuzu net biçimde anlayıp anlamadığı, rahatsız edici sorular sorup sormadığı ve neyin dahil olmadığı konusunda dürüst olup olmadığıdır.

Hata 4: Yazılımın tek seferlik bir alım olmadığını unutmak

Özel yazılım çoğunlukla bir mobilya gibi sunulur ve satın alınır: bir kez öde, sonsuza dek sahip ol. Oysa öyle değildir. Yazılım hareketli bir dünyada yaşar; işletim sistemleri güncellenir, tarayıcılar değişir, güvenlik yamaları iner, işiniz kayar, bağlandığınız araçlar kurallarını değiştirir. Kimsenin bakımını yapmadığı bir araç yavaşça çalışmayı bırakır, sonra da en kötü anda bozulur.

Bu, küçük firmaları fena yakalar; çünkü bakım maliyeti imza anında görünmezdir. İki teklifi geliştirme fiyatı üzerinden karşılaştırır ve daha önemli olan o soruyu hiç sormazsınız: bunu her yıl canlı ve sağlıklı tutmanın maliyeti nedir? Barındırma, güncellemeler, küçük düzeltmeler, işiniz geliştikçe ara sıra değişiklik; bunu sigorta ya da muhasebede yaptığınız gibi normal, sürekli bir kalem olarak planlayın. Genellikle mütevazıdır, ama yalnızca onu beklerseniz.

Hata 5: Gereksinimleri belirsiz ve sahipsiz bırakmak

"Uzman sizsiniz, siz güzel bir şey yapın" cömertçe kulağa gelir. Aslında projelerin savrulma biçimidir bu. İşinizi en iyi anlayan kişiler geliştiriciler değil, siz ve ekibinizdir. Bulanık bir brief verip ortadan kaybolursanız, tedarikçi boşlukları en iyi tahminleriyle doldurur ve o tahminleri en kötü anda keşfedersiniz: teslimatta, yani değiştirmenin en pahalı olduğu anda.

Sizin tarafınızda iki rolün doldurulması gerekir ve küçük firmalar genellikle ikisini de doldurmaz. İlki tek bir karar vericidir; evet diyebilen, departmanlar arası anlaşmazlıkları çözebilen ve haftalarca soruları yanıtlayamayacak kadar meşgul olmayan biri. İkincisi, önemli kısımlarda belirgin olma istekliliğidir: kenar durumları, işinizin her zaman elle hallettiği o tuhaf istisna, herkesin bildiği ama kimsenin yazmadığı kural. Yazılımın doğru yapması gereken şey tam da budur.

Hata 6: Kodun ve verinin kime ait olduğunu sormamak

Bu sessiz olanıdır ve yıllar sonra en çok acıtan da budur. Özel yazılım için para ödersiniz, onun sizin olduğunu varsayarsınız. Sonra tedarikçiyle ilişki bozulur ya da fiyat yükseltir ya da basitçe ortadan kaybolur; ve taşınamadığınızı keşfedersiniz. Kaynak koda sahip değilsinizdir. Veri yalnızca onların erişebildiği bir sistemde yaşar. Tüm operasyonunuz artık güvenmediğiniz bir şirkete bağlıdır ve hiçbir pazarlık gücünüz yoktur.

Bunların hiçbirini önlemek bir avukat gerektirmez. Başlamadan önce, hâlâ tüm pazarlık gücüne sahipken sorulan üç sade soru gerektirir: Bu bittiğinde kaynak kodun sahibi kim? Tüm verimi, kullanılabilir bir biçimde, istediğim zaman dışa aktarabilir miyim? Ve yollarımız ayrılırsa, tam olarak neyle çekip giderim? Saygın bir ortak bunları gözünü kırpmadan yanıtlar. Buradaki tereddüt, tüm sürecin en büyük tehlike işaretidir.

• Kaynak koda sahip olduğunuzu ya da ona açık, adil bir lisansınız olduğunu yazılı olarak alın.
• Kendi verinizi standart bir biçimde, talep üzerine, izin almadan dışa aktarabildiğinizi doğrulayın.
• İşin, başka bir geliştiricinin devralabileceği kadar iyi belgelendiğinden emin olun.
• Sade, iyi bilinen bir teknolojinin aynı işi göreceği yerde tescilli kilitlenmeden kaçının.
• Tedarikçi değiştirirseniz barındırma ve hesaplara ne olacağını baştan kararlaştırın.

Hata 7: Lansmanı bitiş çizgisi sanmak

Yazılım teslim edilir, çalışır, herkes rahatlar. Proje tamamlandı ilan edilir. Altı ay sonra ekibin yarısı sessizce eski tabloya geri dönmüştür ve pahalı yeni araç iki kişi tarafından tek bir iş için kullanılır. Geliştirme başarılı oldu. Benimseme başarısız oldu; ve bu ikisi tamamen farklı sorunlardır.

İnsanlar yeni araçlara aptal ya da inatçı oldukları için direnmez. Direnirler çünkü yeni yol tanıdık değildir ve eski yol bir şekilde hâlâ çalışmaktadır. Bunu aşmak, kimsenin bütçelemediği bilinçli bir çaba ister: biraz eğitim, değişikliğin özellikle onlara neden yardımcı olduğuna dair net bir neden, ilk birkaç haftada aptalca soruları yargılamadan yanıtlayacak biri ve geri kayacak bir sığınak kalmaması için eski yolu emekliye ayırma konusunda kararlı bir karar.

1. 1
   Önce küçük bir gruba sunun

   Aracı tüm ekipten önce birkaç istekli kişiye yayın. Pürüzleri onlar bulacak ve içeriden savunucularınız olacak.
2. 2
   Şirket kazancını değil, kişisel kazancı gösterin

   "Bu, işletmeye para kazandırır" kimseyi motive etmez. "Bu, adresleri iki kez yazmayı bırakmanız demek" insanları yanınıza çeker.
3. 3
   Sorular için bir başvuru kişisi belirleyin

   İlk ay boyunca aptalca soruları biri üstlensin. İlk haftadaki sürtünme, benimsemeyi sonsuza dek öldüren şeydir.
4. 4
   Eski yolu gerçekten kapatın

   Eski tablo var olduğu sürece insanlar onu kullanmaya devam eder. Araç çalışınca, sığınağı emekliye ayırın; nazikçe ama net biçimde.

Hepsini birleştirmek: bir alıcının zihniyeti

O yediyi bir daha okuyun; içlerinden tek bir ortak çizgi geçer. Neredeyse hiçbiri teknik değil. Hepsi netlik, sahiplik ve özdenetimle ilgili: alışverişe çıkmadan önce sorununuzu bilmek, küçük adımlarla inşa etmek, tedarikçileri fiyata değil anlayışa göre değerlendirmek, aracın yalnızca doğumunu değil ömrünü planlamak, dahil olmaya devam etmek, çıkışınızı korumak ve lansmanı asıl işin başlangıcı olarak görmek.

Özel yazılım, herkesin paylaştığı hazır araçları aştığında, küçük bir işletmenin yapabileceği gerçekten en iyi yatırımlardan biridir. İşinizi başkasının ürünü etrafında kıvranmaya zorlamak yerine, tam olarak sizin çalışma biçiminize göre şekillendirilmiş bir sistem, gerçek ve kalıcı bir avantajdır. Oraya ulaşan firmalar, en büyük bütçesi olanlar değildir. Yukarıdaki yedi hatadan kaçınanlardır; ve bu para değil, muhakeme meselesidir.

Sık sorulan sorular