Perakende Mağazaları İçin Yazılım: Yazılım Almaktan Nefret Eden Patronlara Bir Satın Alma Rehberi

Bir mağazanız varsa, muhtemelen size en az bir düzine kez perakende yazılımı pazarlanmıştır. Şık bir tanıtım, güler yüzlü bir temsilci, her sabah güya kontrol edeceğiniz panolarla dolu bir ekran. Ve zihninizin arka tarafında sessiz bir ses şöyle der: Sadece kasanın çalışmasını, stok rakamlarının doğru olmasını ve gece yarısı bir şeyleri tekrar yazmayı bırakmayı istiyorum. O ses haklı. Bu rehber onun için yazıldı.

Perakende, yazılım pazarının gerçekten aşırı kalabalık olduğu mesleklerden biridir. Yüzlerce satış noktası sistemi, stok aracı, sadakat uygulaması ve "hepsi bir arada perakende platformu" var ve neredeyse hepsi 20 dakikalık bir tanıtımda etkileyici görünmek için tasarlanmıştır. Sorun şu ki, bir tanıtım ile tezgahta kuyruk olan bir salı öğleden sonrası çok farklı iki şeydir. Tanıtımları kazandıran özellikler, gerçek hayatta size zaman kazandıran özellikler nadiren olur.

Yıllarımı küçük perakendecilere — giyim butikleri, hırdavatçılar, bir şarküteri, birkaç bisiklet dükkanı, üç şubeli bir ev eşyası mağazası — sistemlerini düzene koymalarında yardım ederek geçirdim. Pazarlama cilasını sıyırdığımızda neredeyse her patrona aynı gerçek çarpıyor: Daha fazla yazılıma değil, doğru küçük bir takıma ihtiyacınız var; mağazanızın zaten nasıl çalıştığına göre kurulmuş bir takım. O halde bunu adım adım, havalı laflar olmadan kuralım.

"Perakende yazılımı" gerçekte ne demek

Bu ifade tek bir şeymiş gibi ortalıkta dolaşır. Değildir. İnsanlar perakende yazılımı dediğinde genellikle aynı sistemde yaşayan ama yaşamak zorunda olmayan üç işten bahsederler: parayı almak (satış noktanız), malları takip etmek (stok) ve müşteriyi hatırlamak (fişlerden sadakate her şey). Dördüncü bir iş — çevrimiçi satış — yan tarafta durur ve giderek diğer üçüyle veri paylaşması gerekir.

Bunun önemli olmasının nedeni, satıcıların paketlemeye bayılmasıdır. "Hepsi bir arada" verimli kulağa gelir ve bazen öyledir. Ama aynı zamanda, sadakat modülü zayıfsa, beğendiğiniz kasaya iliştirilmiş olarak geldiği için ona mahkûm olursunuz demektir. Hangi işin hangisi olduğunu bilmek, her parçayı kendi değeriyle yargılamanızı sağlar — ve modern olmakta başarısız olmuş gibi hissetmeden "o kısmı ayrı yapacağım" demenize izin verir.

Satış noktası: gününüzün çoğunun gerçekte geçtiği yer

POS'unuz — kasa, EPOS, ne derseniz deyin — personelinizin günde yüzlerce kez dokunduğu yazılım parçasıdır. Bu sıklık kuralları değiştirir. Yılda iki kez kullandığınız bir özellik hantal olmayı göze alabilir. Ödeme ekranı alamaz. Bir POS satıcısına sorulacak en iyi tek soru "neler yapabilir?" değil, "normal bir satışı kaydedip kartı çekmek kaç dokunuş alıyor?" sorusudur. Cevap sizi yüzünüzü buruşturuyorsa, raporlar ne kadar güzel görünürse görünsün çekip gidin.

Tezgahta önemli olan şeyler gösterişsizdir: hızlı olmalı, internet takıldığında çalışmaya devam etmeli, mağazanızın her gün yaptığı tuhaf işleri halletmeli — bölünmüş bir ödeme, fişsiz bir iade, bir müdavime indirim, bir hediye kartı. Ve yeni bir yarı zamanlı çalışan tarafından bir öğleden sonrada öğrenilebilir olmalı, çünkü perakendede öyle olacaktır.

Stok: size en pahalıya mal olan sessiz şey

POS gününüzün geçtiği yerse, stok paranızın sessizce sızdığı yerdir. Tanıştığım hemen her perakendeci tam olarak güvenmediği stok rakamlarıyla çalışıyor. Sistem 12 diyor, raf 7 diyor, kimse nedenini bilmiyor, bu yüzden garanti olsun diye fazla sipariş veriyorlar — bu da nakdi bağlıyor — ya da az sipariş verip satışı kaybediyorlar. Stok yazılımının bütün amacı, sisteminizin inandığı ile rafta gerçekte olan arasındaki o boşluğu kapatmaktır.

İyi stok yazılımı birkaç belirli şeyi iyi yapar. Bir şey satıldığında stoğu otomatik düşer, böylece rakamlarınız canlı kalır. Hızlı giden bir ürün tükenmeden önce sizi uyarır, ideal olarak makul bir yeniden sipariş önerisiyle. Neyin satılmadığını söyler, böylece onu yeniden sipariş etmeyi bırakırsınız. Ve sıkıcı gerçekleri halleder — varyantlar (beden, renk), tedarikçiler, gerçeği yeniden eşitlemek için ara sıra yapılan stok sayımı. Çekirdek budur. Ötesindeki her şey güzel olur ama şart değildir.

• Her satış, iade ve teslimatta güncellenen canlı stok seviyeleri — elle düzenlediğiniz bir rakam değil.
• Gerçek hızlı giden ürünlerinizde, tükenmeden önce değil sonra değil, düşük stok uyarıları.
• Gerçekte nasıl sattığınıza (beden/renk/paket) uyan, yan tarafta tablo gerektirmeyen varyant desteği.
• Düzenli tedarikçilerinize yeniden sipariş önerileri ve basit bir satın alma siparişi akışı.
• Ölü stok ve yavaş giden ürün raporları, böylece kımıldamayan şeylere nakit bağlamayı bırakırsınız.
• Sistemi yılda birkaç kez rafla yeniden eşitlemek için sancısız bir stok sayım modu.

Müşteriler, fişler ve çevrimiçi satış

Üçüncü iş — müşteriyi hatırlamak — önemsizden hırslıya kadar uzanır. Basit uçta: dijital fişler, kimin ne aldığına dair temel bir kayıt, belki damga kartı tarzı bir sadakat programı. Hırslı uçta: hedefli teklifler, e-posta kampanyaları, tam bir müşteri profili. Çoğu küçük mağaza için dürüst tavsiyem, basit uçtan başlamak ve yukarısını hak ederek çıkmaktır. Kimsenin yönetmediği bir sadakat programı, parasını ödediğiniz bir özellikten ibarettir.

Çevrimiçi satış en çok değişen kısım. Hiç bulaşmayacağına yemin eden mağazalar bile artık en azından küçük bir web varlığı işletiyor — tıkla-ve-al, birkaç vitrin ürünü, müdavimlerin önceden sipariş verebileceği bir yol. Burada korunması gereken şey, stok için tek bir doğruluk kaynağıdır. Mağazanız ve web siteniz her biri kendi sayımını tutarsa, bir saat önce mağazada sattığınız bir şeyi çevrimiçi satarsınız ve o müşteri deneyimini telafi etmek zordur. Çevrimiçi bir kanal eklediğinizde soru "hangi web mağazası daha güzel" değil — "kasamla tek bir stok rakamı paylaşıyor mu?" sorusudur.

Hazır mı, hepsi bir arada mı, yoksa size özel yapılmış bir şey mi?

Patronların takıldığı yer burası, o halde açık konuşayım. Tek şubeli mağazaların büyük çoğunluğu için, yerleşik stoğa sahip iyi bir hazır POS doğru cevaptır. Daha ucuzdur, desteklenir ve standart perakende işlerini iyi yapar çünkü onu binlerce mağaza şekillendirdi. Kimsenin — bizim gibi bir yazılım stüdyosu dahil — kanıtlanmış bir ürünün zaten gayet iyi yaptığı şeyi yapması için size özel yazılım kurdurmasına izin vermeyin.

Özel ya da yoğun şekilde uyarlanmış yazılım, daha dar durumlarda yerini hak eder: birkaç şube işlettiğinizde ve hazır seçenekler sizi işinizle çatışan iş akışlarına zorladığında; ana akım POS'un kötü idare ettiği alışılmadık bir modeliniz (kiralama, tamir, siparişe göre üretim, cari hesaplı müşterilerin olduğu toptan tezgahlar) olduğunda; ya da bağlantısız araç yığınını aştığınızda ve aralarındaki yeniden giriş gerçek, ölçülebilir bir maliyet haline geldiğinde. İşaret tutarlı sürtünmedir, yenilik değil.

Pişman olmadan gerçekten nasıl seçilir

Perakende yazılımını kötü seçmek, hemen ortaya çıkmayan bir şekilde pahalıdır. Maliyet abonelik değildir — uymayan bir şeyi aylarca yarım kullanmak, personelin geçici çözümleri, çıkaramadığınız bir formatta hapsolmuş veridir. O halde, satıcının tam da hızlanmanızı istediği anda yavaşlayın. İşte izleyeceğim işlem sırası.

1. 1
   En kötü üç haftalık can sıkıntınızı yazın

   Özellik değil — can sıkıntısı. "Stok rakamları hep yanlış." "İadeler bir ömür sürüyor." "Web siparişlerini elle yeniden yazıyorum." Bunlar sizin gerçek gereksinimleriniz. Gerisi gürültü.
2. 2
   Tuhaf uç durumlarınızı haritalayın

   Her mağazanın bunlardan var — cari hesaplı müşteriler, depozitolar, karışık ödemeler, tuhaf bir vergi durumu, kiloyla satılan bir ürün. Sizinkileri şimdi listeleyin. Genel yazılımın sessizce başarısız olduğu yer burasıdır ve bir tanıtımda görünmez.
3. 3
   İki ya da üç tane kısa listeleyin, daha fazla değil

   Sizinki gibi mağazalara zaten hizmet veren sistemlerden seçin. Üçten fazlası olursa asla karar veremezsiniz. En az birinin ikinci adımdaki uç durumlarınızı idare ettiğinden emin olun.
4. 4
   Her birinde gerçek bir vardiya çalıştırın

   Bir gün boyunca gerçek personelinizle ve gerçek işlemlerle tezgahta deneyin. Nerede duraksadıklarına bakın. Öğlene kadar şikâyet etmeyi bıraktıkları sistem sizin cevabınızdır.
5. 5
   Bağlanmadan önce çıkışı kontrol edin

   Ayrılırsanız ürünlerinizi, müşterilerinizi ve satış geçmişinizi nasıl dışarı alacağınızı yazılı olarak sorun. Kolayca cevap veren bir satıcı güvenebileceğiniz biridir; muğlak bir cevap bir uyarıdır.

O son adım, kimsenin yapmadığı ama herkesin keşke yapsaydım dediği adımdır. Verileriniz — ürün kataloğunuz, müşteri listeniz, yıllarca süren satış geçmişiniz — tüm kurulumdaki en değerli şeydir. Temiz bir şekilde çekip gidebileceğiniz yazılım, güvenle seçebileceğiniz yazılımdır. Verilerinizi rehin tutan yazılım, onu aştığınız gün size pahalıya mal olur ve sonunda bir şeyi mutlaka aşarsınız.

Kimsenin tanıtıma koymadığı maliyetler

Satıcının sayfasındaki fiyat, nadiren ödediğiniz fiyattır. Bu her zaman sahtekârlık değildir — perakende yazılımının gerçek maliyetlerinin bir fiyat tablosuna sığmayan köşelerde yaşamasıdır. Nerede saklandıklarını bilmek, onları ilk ekstrenizde keşfetmek yerine baştan sormanızı sağlar.

Kart işlem ücretleri en büyüğüdür: birçok POS sistemi ödemeleri paketler ve bu kolaylık, yazılım ücretinin kendisini sessizce aşan işlem başı bir oranla gelebilir. Donanım sıradakidir — kart okuyucular, fiş yazıcıları, bir tablet standı, bir barkod okuyucu hepsi birikir. Sonra kurulum var: kataloğunuzu içeri almak, personeli eğitmek, kurarken sizin harcadığınız saatler. Ve küçük yinelenen ekstralar — eklenen kullanıcılar, ekstra şubeler, ana üründen daha pahalıya çıkan entegrasyon.

• Ödeme işlem oranları — çoğunlukla yazılım ücretinin değil, gerçek aylık maliyetin yaşadığı yer.
• Donanım: okuyucular, yazıcılar, tarayıcılar, standlar — bunu tek seferlik bir kalem olarak bütçeleyin.
• Kurulum süresi: kataloğu yüklemek ve personeli eğitmek, kendiniz yapsanız bile gerçek, ücretlendirilebilir bir emektir.
• Beklediğinizden daha hızlı büyüyen kullanıcı başı ve şube başı eklentiler.
• Başlık plandan ayrı fiyatlandırılan entegrasyon veya eklenti modülleri.

Bunların hiçbiri yazılımın kötü bir anlaşma olduğu anlamına gelmez — genellikle değildir. İşlemler ve donanım dahil, etiket fiyatını değil, iki yıl üzerinden toplam maliyeti karşılaştırmanız gerektiği anlamına gelir. Başta daha pahalı görünen bir sistem, işlem oranları yerine oturduğunda kolayca daha ucuz olabilir ve tam tersi.

Bir haftalık satış kaybetmeden devreye alma

Geçiş, iyi kararların öldüğü yerdir. Patronlar doğru sistemi seçer, sonra yoğun bir haftada onu soğuktan açar, personel panikler, kuyruk birikir ve günler içinde herkes eski hantal kasaya özlem duyar. Biraz aşamalandırmayla bunun neredeyse tamamından kaçınabilirsiniz. Devreye almayı bir lansman değil, bir yumuşak açılış gibi ele alın.

Ürün kataloğunu ve stok sayımlarını yüklenmiş ve kontrol edilmiş halde devreye almadan önce hazırlayın, o gün değil. Sakin bir dönem seçin — bir salı sabahı, bayram öncesi cumartesi değil. Eski sistemi bir hafta boyunca güvenlik ağı olarak erişilebilir tutun. Ve yeni sistemi, kimseye yavaş hissettirmeden "iade nasıl yapılıyordu?" sorusunu cevaplayacak kadar iyi bilen, sakin bir kişiyi başa koyun. O tek insani kestirme, benimseme için herhangi bir eğitim videosundan daha çok şey yapar.

Sık sorulan sorular