Αυτοματοποίηση προσφορών και προγραμματισμού για τεχνικές επιχειρήσεις που λειτουργούν από ένα βαν

Οι περισσότερες τεχνικές επιχειρήσεις δεν χάνουν δουλειά επειδή δεν είναι καλές στη δουλειά τους. Τη χάνουν στο κενό ανάμεσα στη δουλειά και το γραφείο — η προσφορά που χρειάστηκε τέσσερις μέρες για να γραφτεί, η υπενθύμιση που κανείς δεν έκανε, το ραντεβού που υπήρχε μόνο στο μυαλό κάποιου μέχρι που δύο συνεργεία εμφανίστηκαν στην ίδια διεύθυνση. Οι δεξιότητες δεν είναι το πρόβλημα. Είναι ο κύκλος της γραφειοκρατίας. Και αυτός ο κύκλος είναι σχεδόν εξ ολοκλήρου αυτοματοποιήσιμος.

Έχω περάσει πολύ χρόνο καθισμένος στη θέση του συνοδηγού σε βαν εργασίας και σε ακατάστατα γραφεία στην κουζίνα με ηλεκτρολόγους, υδραυλικούς, στεγαστές, κηπουρούς και πού και πού κανένα μονοπρόσωπο ξυλουργείο. Η συζήτηση ξεκινά πάντα με τον ίδιο τρόπο: «είμαστε πνιγμένοι, απλώς χρειαζόμαστε περισσότερα χέρια.» Έπειτα κοιτάμε πραγματικά την εβδομάδα, και αποδεικνύεται ότι ο ιδιοκτήτης ξοδεύει δύο βράδια γράφοντας προσφορές, μισή Παρασκευή κυνηγώντας απλήρωτα τιμολόγια και μια ειλικρινά ηρωική ποσότητα ενέργειας για να μην καταρρεύσει το πρόγραμμα. Δεν χρειάζονται περισσότερα χέρια. Χρειάζονται πίσω τις ώρες που ήδη χάνουν.

Αυτός είναι ένας οδηγός για να πάρετε πίσω αυτές τις ώρες από τα δύο σημεία όπου χάνονται περισσότερο σε μια τεχνική επιχείρηση: τις προσφορές και τον προγραμματισμό. Καμία τεράστια πλατφόρμα διαχείρισης πεδίου, καμία εξάμηνη εγκατάσταση, καμία ψευδαίσθηση ότι τα παιδιά σας θα αγαπήσουν ξαφνικά να συμπληρώνουν φόρμες. Απλώς ένας ρεαλιστικός τρόπος να σταματήσετε να χάνετε δουλειές και χρόνο.

Πού χάνονται πραγματικά τα χρήματα σε μια τεχνική επιχείρηση

Πριν αυτοματοποιήσετε οτιδήποτε, αξίζει να είστε ειλικρινείς για το πού βρίσκεται η απώλεια. Σε σχεδόν κάθε τεχνική επιχείρηση με την οποία έχω δουλέψει, δεν είναι μία μεγάλη δραματική τρύπα. Είναι τρεις αργές σταγόνες που αθροίζονται σε μια μικρή περιουσία μέσα στον χρόνο.

Η πρώτη σταγόνα είναι η αργή προσφορά. Ο πελάτης τηλεφωνεί, εσείς πηγαίνετε, παίρνετε μέτρα — και μετά η γραπτή εκτίμηση μένει στο μυαλό σας ή σε ένα κομμάτι χαρτί μέχρι να βρείτε ένα βράδυ να τη γράψετε. Μέχρι να φτάσει, έχουν ήδη πάρει μια ταχύτερη τιμή από κάποιον άλλο. Στις τεχνικές δουλειές, η επιχείρηση που δίνει προσφορά πρώτη συχνά κερδίζει, όχι επειδή είναι φθηνότερη, αλλά επειδή εμφανίστηκε όσο ο πελάτης ακόμη ενδιαφερόταν.

Η δεύτερη σταγόνα είναι η προσφορά που μένει αναπάντητη. Την στείλατε, δεν ακούσατε τίποτα, και είπατε στον εαυτό σας «αν τη θέλουν, θα τηλεφωνήσουν.» Κάποιοι από αυτούς όντως την ήθελαν — απλώς ξαφνικά μπλέχτηκαν, έχασαν το email ή περίμεναν μια ώθηση που δεν ήρθε ποτέ. Μια ευγενική υπενθύμιση δύο μέρες αργότερα, και άλλη μία μετά από μια εβδομάδα, ανακτά ένα πραγματικά εκπληκτικό μερίδιο αυτών των δουλειών. Σχεδόν κανείς δεν το κάνει με συνέπεια στο χέρι.

Η τρίτη σταγόνα είναι το μπέρδεμα του προγραμματισμού: η διπλή κράτηση, το συνεργείο που στάλθηκε στη λάθος άκρη της πόλης, η δουλειά που ξεχάστηκε επειδή υπήρχε μόνο ως σημείωση στο κινητό του ιδιοκτήτη. Καθένα από αυτά είναι μια χαμένη ώρα, ένας εκνευρισμένος πελάτης ή καύσιμα που κάηκαν χωρίς λόγο.

Προσφορά: βγάλτε την τιμή πριν κρυώσει το ενδιαφέρον

Η αλλαγή με τη μεγαλύτερη απόδοση που μπορούν να κάνουν οι περισσότερες τεχνικές επιχειρήσεις είναι να βγάζουν την προσφορά επιτόπου, πριν φύγουν από το σημείο. Όχι τέλεια. Όχι το τελικό τιμολόγιο. Απλώς μια σαφή, επαγγελματική εκτίμηση όσο ο πελάτης στέκεται ακριβώς εκεί, ακόμη ενθουσιασμένος, ακόμη φανταζόμενος την ολοκληρωμένη δουλειά.

Αυτό ακούγεται σαν περισσότερη δουλειά εκείνη τη στιγμή, αλλά στην πραγματικότητα είναι λιγότερη. Οι πληροφορίες είναι πιο φρέσκες όταν στέκεστε στο δωμάτιο. Πήρατε μέτρα πριν πέντε λεπτά. Ξέρετε ποια υλικά θα χρειαστείτε και περίπου πόσο θα πάρει. Το να το καταγράψετε μία φορά, σε ένα κινητό ή tablet, είναι καλύτερο από το να το ανασυνθέσετε από μνήμης τρία βράδια αργότερα — και εξαλείφει τη φοβερή «καθυστέρηση προσφορών» που στοιχειώνει κάθε πολυάσχολο ιδιοκτήτη.

Φτιάξτε έναν τιμοκατάλογο μία φορά, ξαναχρησιμοποιήστε τον για πάντα

Αυτό που κάνει τις επιτόπιες προσφορές γρήγορες δεν είναι μια έξυπνη εφαρμογή, είναι ένας τιμοκατάλογος: οι συνηθισμένες δουλειές, τα υλικά και οι εργατικές τιμές σας αποθηκευμένα ως επαναχρησιμοποιήσιμα στοιχεία. «Αντικατάσταση πίνακα», «εγκατάσταση νέου κυκλώματος», «υδρορροή ανά μέτρο» — οτιδήποτε επαναλαμβάνει το επάγγελμά σας. Μόλις υπάρξει αυτή η λίστα, μια προσφορά γίνεται μερικά πατήματα συν τα κομμάτια που είναι όντως ειδικά για αυτή τη δουλειά, όχι μια λευκή σελίδα κάθε φορά.

Η ρύθμιση του τιμοκαταλόγου είναι μερικές ώρες ελαφρώς κουραστικής δουλειάς. Είναι επίσης οι ώρες με τη μεγαλύτερη μόχλευση σε όλον αυτόν τον οδηγό. Κάθε προσφορά μετά είναι γρηγορότερη, πιο συνεπής και πολύ λιγότερο πιθανό να περιέχει το λάθος που σκοτώνει το περιθώριο — να ξεχάσετε ένα υλικό επειδή βιαζόσασταν στις 10 το βράδυ.

Αυτοματοποιήστε την υπενθύμιση, γιατί δεν θα την κάνετε στο χέρι

Να η άβολη αλήθεια: ήδη ξέρετε ότι πρέπει να κυνηγάτε τις αναπάντητες προσφορές, και ήδη δεν το κάνετε. Όχι επειδή είστε τεμπέλης — επειδή στις 7 το απόγευμα μετά από μια ολόκληρη μέρα στα εργαλεία, το να ξαναπεράσετε τις προσφορές της προηγούμενης εβδομάδας είναι το τελευταίο πράγμα στη γη που θέλετε. Αυτό ακριβώς είναι το είδος της εργασίας που πρέπει να αναλάβει ένας υπολογιστής.

Ρυθμίστε το μία φορά: όταν μια προσφορά σταλεί και μείνει αναπάντητη, το σύστημα στέλνει μια φιλική υπενθύμιση μετά από δύο ή τρεις μέρες, και μια δεύτερη μια εβδομάδα αργότερα. Ευγενική, σύντομη, χωρίς πίεση — «απλώς ελέγχω αν λάβατε την προσφορά μας, ευχαρίστως να προσαρμόσω οτιδήποτε.» Ο πελάτης μπορεί να απαντήσει, να κλείσει ραντεβού ή να την αγνοήσει. Εσείς δεν κάνετε τίποτα. Οι δουλειές που επιστρέφουν από αυτές τις ωθήσεις είναι, σχεδόν κυριολεκτικά, δωρεάν χρήματα που αφήνατε στο τραπέζι.

• Προσφορά αποδεκτή επιτόπου, πριν μαζέψετε το βαν.
• Μια καθαρή εκτίμηση PDF στα εισερχόμενα του πελάτη μέσα σε λεπτά, όχι μέρες.
• Αυτόματη υπενθύμιση αν μείνει αναπάντητη — χωρίς αμήχανο τηλεφώνημα κυνηγητού.
• Τα ίδια στοιχεία να περνούν κατευθείαν στο τιμολόγιο όταν η δουλειά τελειώσει.
• Τέλος στην επαναπληκτρολόγηση της διεύθυνσης, της τιμής ή των υλικών δεύτερη φορά στο γραφείο.

Προγραμματισμός: βγάλτε το ημερολόγιο από το μυαλό σας

Η δεύτερη μεγάλη απώλεια είναι το πρόγραμμα. Σε πολλές τεχνικές επιχειρήσεις, το πραγματικό ημερολόγιο δεν είναι σε τοίχο ή οθόνη — είναι στο μυαλό του ιδιοκτήτη, συμπληρωμένο με μηνύματα και μερικές σημειώσεις. Αυτό λειτουργεί μέχρι να σταματήσει: τη μέρα που κάποιος είναι άρρωστος, την εβδομάδα που προσλαμβάνετε δεύτερο συνεργείο, ή τη στιγμή που είστε σε μια στέγη και δεν μπορείτε να απαντήσετε στο τηλέφωνο για να επιβεβαιώσετε τη δουλειά της επόμενης μέρας.

Το να βάλετε το πρόγραμμα σε έναν κοινόχρηστο χώρο που όλοι μπορούν να δουν αφορά λιγότερο το φανταχτερό λογισμικό και περισσότερο την απομάκρυνση του εαυτού σας ως μοναδικού σημείου αστοχίας. Όταν οι δουλειές, οι διευθύνσεις και οι ώρες ζουν κάπου που μπορεί να ανοίξει όλη η ομάδα, σταματάτε να είστε ο ανθρώπινος δρομολογητής μέσα από τον οποίο περνά κάθε ερώτηση. Αυτό από μόνο του δίνει στους περισσότερους ιδιοκτήτες πίσω αρκετές διακοπές τη μέρα.

Οι αυτόματες υπενθυμίσεις μειώνουν τις ακυρώσεις

Όπως ακριβώς στα κομμωτήρια και τις κλινικές, μια απλή αυτόματη υπενθύμιση την προηγούμενη μέρα — «θα είμαστε κοντά σας αύριο μεταξύ 9 και 11» — αφαιρεί διακριτικά ένα μεγάλο κομμάτι από τα χαμένα δρομολόγια. Ο πελάτης που ξέχασε ότι ερχόσασταν τώρα θυμάται. Αυτός που χρειάζεται να αλλάξει το ραντεβού το κάνει το προηγούμενο βράδυ αντί να αφήνει το συνεργείο σας να στέκεται στην πόρτα. Είναι ένας κανόνας με ρολόι, και αποσβένεται σε εξοικονομημένα καύσιμα και νεκρό χρόνο σχεδόν αμέσως.

Καταγράψτε ώρες και υλικά στη δουλειά, όχι από μνήμης

Το συμπλήρωμα του καλού προγραμματισμού είναι η καταγραφή του τι πραγματικά συνέβη στη δουλειά — ώρες εργασίας και υλικά που χρησιμοποιήθηκαν — τη στιγμή που συμβαίνει, όχι ανασυντεθειμένα την Παρασκευή το απόγευμα. Όταν χρόνος και υλικά καταγράφονται επιτόπου, το τιμολόγιο σχεδόν γράφεται μόνο του, και σταματάτε να χάνετε αθόρυβα χρήματα από τα μικρά έξτρα που όλοι ξεχνούν να χρεώσουν. Μια ξεχωριστή, ελαφριά συνήθεια καταγραφής χρόνου είναι συχνά η διαφορά ανάμεσα σε μια δουλειά που φαινόταν κερδοφόρα και σε μια που πραγματικά ήταν.

Χρειάζεστε τεχνητή νοημοσύνη για κάτι από αυτά; Κυρίως όχι

Αξίζει να το πούμε ξεκάθαρα: σχεδόν τίποτα από όσα καλύψαμε δεν χρειάζεται τεχνητή νοημοσύνη. Μια υπενθύμιση που ενεργοποιείται μετά από δύο αναπάντητες μέρες είναι ένας κανόνας με χρονόμετρο. Μια υπενθύμιση το προηγούμενο βράδυ είναι ένας κανόνας με ρολόι. Ένας τιμοκατάλογος είναι μια αποθηκευμένη λίστα. Το να αποκαλέσουμε οτιδήποτε από αυτά «τεχνητή νοημοσύνη» θα ήταν μάρκετινγκ, και θα πληρώνατε για μια λέξη-κλειδί αντί για αποτέλεσμα.

Εκεί που η τεχνητή νοημοσύνη αρχίζει να αξίζει τον κόπο σε μια τεχνική επιχείρηση είναι στις ακατάστατες, γλωσσικές άκρες. Να διαβάζει ένα μπερδεμένο email αιτήματος και να βγάζει τη διεύθυνση και τον τύπο της δουλειάς. Να απαντά στο τηλέφωνο όταν εσείς πραγματικά δεν μπορείτε, να παίρνει τις λεπτομέρειες και να σας στέλνει μήνυμα με το λιντ ώστε να μην εξαφανιστεί. Να μετατρέπει ένα φωνητικό μήνυμα που ηχογραφήσατε στο βαν σε μια τακτοποιημένη περιγραφή δουλειάς. Αυτά είναι πραγματικά, και είναι όντως χρήσιμα — αλλά κάθονται πάνω από τα βαρετά βασικά, όχι στη θέση τους.

Πώς να το εφαρμόσετε χωρίς να αφήσετε τα εργαλεία

Το λάθος εδώ είναι να το αντιμετωπίσετε σαν μια απότομη αλλαγή όπου τα πάντα αλλάζουν τη Δευτέρα. Σχεδόν ποτέ δεν επιβιώνει της επαφής με μια πολυάσχολη εβδομάδα. Αντιμετωπίστε το αντ' αυτού ως ένα μικρό, αναστρέψιμο πείραμα, προστιθέμενο ένα κομμάτι κάθε φορά γύρω από τη δουλειά που ήδη κάνετε.

1. 1
   Φτιάξτε τον τιμοκατάλογο για τις δέκα κορυφαίες δουλειές σας

   Μερικές ώρες, μία φορά. Αυτό είναι το θεμέλιο που κάνει τις επιτόπιες προσφορές αρκετά γρήγορες ώστε να κρατήσουν πραγματικά.
2. 2
   Δώστε προσφορές επιτόπου για δύο εβδομάδες, παράλληλα

   Κρατήστε τον παλιό σας τρόπο ως εφεδρεία, αλλά δοκιμάστε να βγάζετε την εκτίμηση πριν φύγετε. Προσέξτε τι λείπει, διορθώστε τον τιμοκατάλογο καθώς προχωράτε.
3. 3
   Ενεργοποιήστε τις αυτόματες υπενθυμίσεις

   Αφήστε το σύστημα να κυνηγά τις αναπάντητες προσφορές για εσάς. Αυτή είναι η αλλαγή που χρηματοδοτεί όλα τα υπόλοιπα, συνήθως μέσα στον πρώτο μήνα.
4. 4
   Βάλτε το πρόγραμμα κάπου που όλοι μπορούν να δουν

   Ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο με δουλειές, διευθύνσεις και ώρες. Προσθέστε υπενθυμίσεις της προηγούμενης μέρας στους πελάτες μόλις σταθεροποιηθούν τα βασικά.
5. 5
   Προσθέστε επιτόπια ώρα και υλικά τελευταία

   Μόλις η ομάδα εμπιστευτεί τα υπόλοιπα, προσθέστε γρήγορη είσοδο και καταγραφή υλικών ώστε τα τιμολόγια να γράφονται μόνα τους. Κρατήστε το σε μερικά πατήματα.

Κάντε το με αυτή τη σειρά και κάθε βήμα χρηματοδοτεί την αυτοπεποίθηση για το επόμενο. Η αυτοματοποίηση υπενθυμίσεων κερδίζει πίσω μια-δυο δουλειές και ξαφνικά κανείς δεν διαφωνεί για το αν «όλη αυτή η ιστορία με τους υπολογιστές» αξίζει. Αυτό είναι το πραγματικό κόλπο της σειράς: ξεκινήστε με την αλλαγή που ορατά βάζει χρήματα πίσω στον λογαριασμό.

Πώς μοιάζει το καλό μετά από μερικούς μήνες

Όταν αυτό λειτουργεί, η αλλαγή αφορά λιγότερο τα φανταχτερά ταμπλό και περισσότερο το τι σταματά να συμβαίνει. Η συνεδρία γραφής προσφορών της Κυριακής βραδιάς εξαφανίζεται, επειδή οι προσφορές βγήκαν επιτόπου. Το τρέξιμο των τιμολογίων της Παρασκευής συρρικνώνεται, επειδή τα στοιχεία καταγράφηκαν καθώς προχωρούσατε. Η ερώτηση «είχαμε ποτέ νέα από αυτόν τον πελάτη;» απαντιέται μόνη της, επειδή το σύστημα τον κυνήγησε ήδη.

Οι ιδιοκτήτες το περιγράφουν ως την επιχείρηση να χωρά επιτέλους μέσα στην εργάσιμη μέρα αντί να ξεχειλίζει σε κάθε βράδυ. Αυτή είναι η πραγματική απόδοση — όχι ένας αριθμός σε μια διαφάνεια, αλλά η ήσυχη ανακούφιση του να μην κουβαλάτε όλη τη λειτουργία στο μυαλό σας. Και επειδή κάθε κομμάτι είναι μικρό και αναστρέψιμο, φτάσατε εκεί χωρίς να στοιχηματίσετε την επιχείρηση σε μια πλατφόρμα που δεν θα χρησιμοποιούσατε ποτέ πλήρως.

Συχνές ερωτήσεις