Δημιουργία εφαρμογής για εργαζομένους: Τι πρέπει πραγματικά να γνωρίζει κάθε μικρή επιχείρηση

Η φράση «εφαρμογή για εργαζομένους» κάνει τους περισσότερους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να φαντάζονται κάτι που δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά — μια γυαλιστερή εσωτερική πλατφόρμα με μια ομάδα προγραμματιστών από πίσω, το είδος που μια εταιρεία 5.000 ατόμων λανσάρει με εκδήλωση. Έτσι ούτε καν κάνουν την ερώτηση. Στο μεταξύ, η πραγματική τους ομάδα λειτουργεί με μια ομάδα στο WhatsApp, ένα χάρτινο πρόγραμμα κολλημένο στο ψυγείο και τρία διαφορετικά άτομα που πρέπει όλα να τηλεφωνηθούν προτού μάθει κανείς ποιος δουλεύει το Σάββατο.

Το έχω δει να συμβαίνει σε δεκάδες μικρές εταιρείες. Ο ιδιοκτήτης δεν έχει στο μυαλό του πρόβλημα λογισμικού — έχει πρόβλημα συντονισμού. Πού είναι το πρόγραμμα. Ποιος άλλαξε εκείνη τη βάρδια. Πήρε ποτέ ο νέος υπάλληλος την ενημέρωση ασφαλείας. Πού είναι η φωτογραφία της ολοκληρωμένης δουλειάς. Η πληροφορία υπάρχει, αλλά είναι διάσπαρτη σε κινητά και μνήμες, και ο ιδιοκτήτης είναι η ανθρώπινη κόλλα που τα κρατά όλα μαζί. Αυτή η κόλλα είναι ακριβή, εύθραυστη, και δεν κλιμακώνεται πέρα από τα δεκαπέντε περίπου άτομα προτού αρχίσει κάτι να ξεφεύγει.

Μια εφαρμογή για εργαζομένους είναι απλώς το εργαλείο που βάζει όλα αυτά σε ένα μέρος όπου η ομάδα σας μπορεί πραγματικά να φτάσει — συνήθως στο κινητό που ήδη κουβαλάει. Αυτός ο οδηγός αφορά το αν τη χρειάζεστε, τι πρέπει και τι δεν πρέπει να κάνει, τι πραγματικά κοστίζει, και πώς να βγάλετε μια ουσιαστικά χρήσιμη έκδοση online χωρίς να μετατραπεί σε ένα εξάμηνο έργο που δεν ολοκληρώνεται ποτέ.

Τι είναι πραγματικά μια εφαρμογή για εργαζομένους (και τι δεν είναι)

Ας απογυμνώσουμε τον όρο. Μια εφαρμογή για εργαζομένους είναι ένα μικρό κομμάτι λογισμικού που το προσωπικό σας ανοίγει στο κινητό για να κάνει τα λίγα πράγματα που κρατούν την εργάσιμη μέρα σε λειτουργία: να δει το πρόγραμμά του, να στείλει μήνυμα στην ομάδα, να βρει ένα έγγραφο, να χτυπήσει κάρτα, να αναφέρει ένα πρόβλημα, να λάβει μια ανακοίνωση. Αυτό είναι όλο. Δεν είναι σουίτα HR, δεν είναι πλατφόρμα διαχείρισης έργων, και σίγουρα δεν χρειάζεται να κάνει όλα όσα κάνουν αυτά.

Ο λόγος που ο όρος τρομάζει τον κόσμο είναι ότι δανείζεται την εικόνα του από το εταιρικό λογισμικό — τις φουσκωμένες ενδοεταιρικές πύλες στις οποίες δεν συνδέεται κανείς. Όμως η έκδοση που χρειάζεται μια επιχείρηση 20 ατόμων είναι πιο κοντά σε μια πολύ εστιασμένη εφαρμογή που κάνει τρία ή τέσσερα πράγματα εξαιρετικά καλά. Όλη η αξία είναι ότι η ομάδα σας θα τη χρησιμοποιεί πραγματικά, και θα τη χρησιμοποιεί μόνο αν είναι πιο γρήγορη από την μπερδεμένη λύση που αντικαθιστά. Μια απλή εφαρμογή που ο κόσμος ανοίγει κάθε μέρα νικάει μια ισχυρή που μένει αχρησιμοποίητη στην αρχική οθόνη.

Σημάδια ότι πραγματικά τη χρειάζεστε

Δεν χρειάζεται κάθε μικρή επιχείρηση εφαρμογή για εργαζομένους, και προτιμώ να σας το πω εξαρχής παρά να σας πουλήσω μία. Αν όλη η ομάδα σας κάθεται στο ίδιο δωμάτιο και μοιράζεται ένα ημερολόγιο, μάλλον δεν τη χρειάζεστε. Η ανάγκη εμφανίζεται όταν οι άνθρωποι είναι διασκορπισμένοι, σε βάρδιες ή μακριά από γραφείο — και η πληροφορία πρέπει να ταξιδέψει για να τους φτάσει.

Το πιο καθαρό σημάδι είναι ότι εσείς, ο ιδιοκτήτης, έχετε γίνει τηλεφωνικό κέντρο. Οι άνθρωποι τηλεφωνούν ή στέλνουν μήνυμα σε εσάς για να μάθουν πράγματα που θα έπρεπε να μπορούν να βρουν μόνοι τους: πότε δουλεύουν, αν μια δουλειά επιβεβαιώθηκε, πού βρίσκεται μια φόρμα. Καθεμία από αυτές τις διακοπές είναι ένας μικρός φόρος στη μέρα σας, και χειροτερεύει όσο μεγαλώνετε. Να τα μοτίβα που μου λένε ότι μια εφαρμογή θα αποζημίωνε πραγματικά το κόστος της:

• Το πρόγραμμά σας ζει σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μια εκτύπωση ή στο μυαλό κάποιου — και οι αλλαγές διαδίδονται με τηλεφώνημα.
• Σημαντικά μηνύματα χάνονται σε μια ομάδα WhatsApp γεμάτη μιμίδια και απαντήσεις «οκ».
• Οι νεοπροσληφθέντες χρειάζονται εβδομάδες για να βρουν πού είναι τα πράγματα, επειδή η γνώση βρίσκεται σε ανθρώπους, όχι σε ένα μέρος.
• Το προσωπικό πεδίου ξαναπληκτρολογεί λεπτομέρειες δουλειάς, ώρες ή φωτογραφίες όταν επιστρέφει στο γραφείο.
• Δεν μπορείτε εύκολα να αποδείξετε ποιος ενημερώθηκε για τι — για ασφάλεια, συμμόρφωση ή απλώς για να λυθεί μια διαφωνία.
• Αλλαγές βαρδιών και αιτήματα άδειας γίνονται με μήνυμα και ξεχνιούνται μέχρι να προκαλέσουν κενό.

Τα χαρακτηριστικά που μετράνε — και αυτά που δεν μετράνε

Μόλις ο κόσμος αποφασίσει να φτιάξει, το ένστικτο είναι να καταγράψει κάθε χαρακτηριστικό που μπορεί να φανταστεί. Αντισταθείτε σε αυτό. Τα χαρακτηριστικά που αξίζουν τα λεφτά τους σε μια μικρή επιχείρηση είναι μια σύντομη, αγλαμουρή λίστα, και η διαφορά ανάμεσα σε μια εφαρμογή που χρησιμοποιείται και σε μια εγκαταλελειμμένη αφορά σχεδόν εξ ολοκλήρου το να πετύχετε αυτή τη σύντομη λίστα σωστά, παρά να κάνετε τη μακριά λίστα εντυπωσιακή.

Οι βασικές τέσσερις

Οι περισσότερες επιτυχημένες εφαρμογές για εργαζομένους σε μικρές επιχειρήσεις χτίζονται γύρω από τις ίδιες λίγες δουλειές. Αν τις πετύχετε αυτές, έχετε καλύψει το ογδόντα τοις εκατό της αξίας. Προγραμματισμός: όλοι βλέπουν τις δικές τους βάρδιες και τις αλλαγές, στο κινητό τους, χωρίς να ρωτάνε. Επικοινωνία: ένα καθαρό κανάλι για μηνύματα εργασίας και ανακοινώσεις, ξεχωριστό από την κοινωνική ομαδική συνομιλία, ώστε τίποτα σημαντικό να μην πνίγεται. Μία ενιαία πηγή εγγράφων: συμβόλαια, εγχειρίδια, τιμοκατάλογοι, δελτία ασφαλείας — ένα μέρος, πάντα επικαιροποιημένο. Και απλή καταγραφή δεδομένων: χτύπημα κάρτας, αναφορά δουλειάς, φωτογραφία, λίστα ελέγχου που συμπληρώνεται επιτόπου αντί να ξαναπληκτρολογείται αργότερα.

Τα δελεαστικά έξτρα

Μετά υπάρχει η μακριά ουρά: αιτήματα άδειας, αλλαγές βαρδιών, υποβολή εξόδων, εκπαιδευτικές ενότητες, εσωτερικός κατάλογος, έρευνες, σήματα αναγνώρισης. Κανένα από αυτά δεν είναι κακό. Αλλά καθένα είναι κάτι που πρέπει να φτιαχτεί, να συντηρηθεί και να εξηγηθεί — και τα περισσότερα έχουν νόημα μόνο μόλις οι βασικές τέσσερις λειτουργούν ρολόι και η ομάδα σας εμπιστεύεται την εφαρμογή. Προσθέστε τα όταν ένας πραγματικός, επαναλαμβανόμενος πόνος τα ζητήσει, όχι επειδή μια λίστα χαρακτηριστικών φάνηκε φτωχή.

Φτιάχνω, αγοράζω ή συναρμολογώ: οι ειλικρινείς επιλογές

Εδώ θα σας γλιτώσω κάποια χρήματα. Δεν χρειάζεστε αυτόματα μια εφαρμογή φτιαγμένη στο μέτρο σας. Υπάρχουν τρεις πραγματικές διαδρομές, και η σωστή εξαρτάται από το πόσο ασυνήθιστος είναι ο τρόπος που δουλεύετε.

Η πρώτη είναι να αγοράσετε έτοιμη λύση: μια έτοιμη εφαρμογή προσωπικού ή πλατφόρμα εργατικού δυναμικού. Αν οι ανάγκες σας είναι τυπικές — βάρδιες, συνομιλία, έγγραφα — ένα υπάρχον προϊόν μπορεί να σας καλύψει για μια μηνιαία χρέωση, και αυτό είναι συχνά το έξυπνο σημείο εκκίνησης. Το παγίδι είναι ότι η τιμολόγηση ανά χρήστη ανεβαίνει όσο μεγαλώνετε, και προσαρμόζετε τη διαδικασία σας στο εργαλείο. Η δεύτερη είναι να συναρμολογήσετε από κομμάτια: να ράψετε μαζί το εργαλείο προγραμματισμού, το εργαλείο συνομιλίας και το εργαλείο εγγράφων που ήδη πληρώνετε. Φθηνό, αλλά παραμένει συρραφή, και η ομάδα σας ξαναγυρίζει σε πολλές εφαρμογές αντί για μία.

Η τρίτη είναι να φτιάξετε μια εφαρμογή στο μέτρο σας, και αυτή κερδίζει τη θέση της ακριβώς όταν η επιχείρησή σας κάνει κάτι που τα έτοιμα εργαλεία δεν κάνουν — μια συγκεκριμένη ροή αναφοράς δουλειάς, ένα ασυνήθιστο μοτίβο βαρδιών, μια ενσωμάτωση με το σύστημα που τρέχει την πραγματική σας δουλειά. Μια εφαρμογή στο μέτρο σας είναι δική σας: κανένας φόρος ανά χρήστη που σας τιμωρεί επειδή μεγαλώνετε, και ταιριάζει στη διαδικασία σας αντί για το αντίστροφο. Κοστίζει περισσότερα αρχικά και αναλαμβάνετε εσείς τη συντήρηση, οπότε είναι μια σκόπιμη επιλογή, όχι προεπιλογή. Η ειλικρινής απάντηση για πολλές μικρές επιχειρήσεις είναι να ξεκινήσετε αγοράζοντας ή συναρμολογώντας, να νιώσετε ακριβώς πού σφίγγει, και να φτιάξετε στο μέτρο σας μόλις ξέρετε επακριβώς τι χρειάζεστε.

Τι κοστίζει πραγματικά μια εφαρμογή στο μέτρο σας

Το κόστος είναι το ερώτημα που όλοι θέλουν απαντημένο και κανείς δεν θέλει να βάλει γραπτώς, οπότε να ένα ειλικρινές σχήμα του χωρίς να προσποιούμαι ότι μπορώ να κοστολογήσω το έργο σας στα τυφλά. Η μεγαλύτερη μεταβλητή είναι το εύρος: μια εστιασμένη εφαρμογή που κάνει τις βασικές τέσσερις κοστίζει ένα κλάσμα μιας πελώριας που προσπαθεί να γίνει σύστημα HR. Η δεύτερη είναι πόσο πρέπει να επικοινωνεί με το υπάρχον λογισμικό σας.

Μια ουσιαστικά χρήσιμη πρώτη έκδοση — η σπονδυλική στήλη συν ένα ή δύο από τα βασικά χαρακτηριστικά, στα κινητά που η ομάδα σας ήδη κατέχει — είναι ένα οριοθετημένο κομμάτι δουλειάς, όχι κάτι ανοιχτό. Είναι το είδος του έργου που οριοθετείτε για να βγει σε εβδομάδες, όχι σε έναν χρόνο. Το κόστος φουσκώνει μόνο όταν ο κόσμος προσπαθεί να φτιάξει τα πάντα ταυτόχρονα, ή όταν κανείς δεν αποφάσισε τι σημαίνει «τελειωμένο», οπότε δεν φτάνει ποτέ. Ο μεγαλύτερος έλεγχος κόστους που έχετε δεν είναι ένας φθηνότερος προγραμματιστής — είναι μια μικρότερη, σαφέστερη πρώτη έκδοση.

Και θυμηθείτε ότι η σύγκριση δεν είναι κατασκευή στο μέτρο έναντι δωρεάν. Είναι κατασκευή στο μέτρο έναντι των μηνιαίων χρεώσεων ανά χρήστη που αλλιώς θα πληρώνατε για πάντα, συν τις ώρες που χάνετε αυτή τη στιγμή όντας το τηλεφωνικό κέντρο. Όταν το βάλετε δίπλα σε αυτό, μια καλά οριοθετημένη εφάπαξ κατασκευή συχνά φαίνεται πολύ πιο λογική απ' ό,τι αρχικά — ειδικά για μια ομάδα που θα συνεχίσει να μεγαλώνει.

Πώς να οριοθετήσετε μια πρώτη έκδοση που πραγματικά βγαίνει

Η διαφορά ανάμεσα σε ένα έργο εφαρμογής για εργαζομένους που λανσάρεται και σε ένα που πεθαίνει στον σχεδιασμό σχεδόν ποτέ δεν είναι η τεχνολογία. Είναι η πειθαρχία στο εύρος. Να η μέθοδος που χρησιμοποιώ για να κρατήσω μια πρώτη έκδοση αρκετά μικρή ώστε να τελειώσει και αρκετά μεγάλη ώστε να έχει σημασία.

1. 1
   Ονομάστε τη μία καθημερινή συνήθεια

   Αποφασίστε το ένα πράγμα για το οποίο η ομάδα σας θα ανοίγει την εφαρμογή κάθε μέρα — συνήθως ο έλεγχος του προγράμματος. Αυτή είναι η σπονδυλική σας στήλη. Φτιάξτε την πρώτη, φτιάξτε την καλά.
2. 2
   Προσθέστε το πολύ δύο υποστηρικτικά χαρακτηριστικά

   Διαλέξτε ένα ή δύο πράγματα που φυσικά συγκεντρώνονται γύρω από τη σπονδυλική στήλη — ανακοινώσεις, πρόσβαση σε έγγραφα, χτύπημα κάρτας. Αντισταθείτε στα υπόλοιπα προς το παρόν.
3. 3
   Γράψτε το «τελειωμένο» ως πρόταση

   «Κάθε εργαζόμενος μπορεί να δει τις βάρδιές του και να διαβάσει ανακοινώσεις στο κινητό του, και δεν στέλνω ποτέ ξανά το πρόγραμμα μέσω WhatsApp.» Αν δεν μπορείτε να το γράψετε, δεν το έχετε οριοθετήσει.
4. 4
   Αποφασίστε με τι πρέπει να συνδέεται

   Καταγράψτε τα υπάρχοντα συστήματα με τα οποία πρέπει να επικοινωνεί — και κόψτε αδίστακτα τις ενσωματώσεις που είναι απλώς ωραίες. Οι ενσωματώσεις είναι εκεί όπου τα χρονοδιαγράμματα διπλασιάζονται αθόρυβα.
5. 5
   Βγάλτε το πρώτα σε λίγους

   Εφαρμόστε το σε μία ομάδα ή βάρδια πριν από όλους. Η πραγματική χρήση αναδεικνύει τις τραχιές άκρες που καμία σύσκεψη σχεδιασμού δεν θα αναδείξει ποτέ.

Παρατηρήστε ότι κανένα από αυτά τα βήματα δεν αφορά τεχνολογικές επιλογές. Native έναντι web, ποιο framework, ποια βάση δεδομένων — αυτά είναι πραγματικά ερωτήματα, αλλά είναι δουλειά του προγραμματιστή να τα απαντήσει καλά, όχι δική σας να αγωνιάτε. Η δουλειά σας είναι να είστε αδίστακτα σαφείς για τη μία συνήθεια και τον ορισμό του τελειωμένου. Πετύχετέ τα αυτά και σχεδόν οποιαδήποτε ικανή κατασκευή θα πετύχει. Αποτύχετε σε αυτά και ούτε το πιο φανταχτερό τεχνολογικό stack στον κόσμο δεν θα σώσει το έργο.

Η πραγματική πρόκληση δεν είναι η κατασκευή — είναι η υιοθέτηση

Να η άβολη αλήθεια που κανείς δεν αναφέρει στην πρόταση πώλησης: η κατασκευή της εφαρμογής είναι το εύκολο μισό. Το να κάνετε την ομάδα σας να τη χρησιμοποιεί πραγματικά — να σταματήσει να καταφεύγει στην παλιά ομάδα WhatsApp, να εμπιστευτεί ότι το πρόγραμμα στην εφαρμογή είναι το πρόγραμμα — εκεί ζουν ή πεθαίνουν οι εφαρμογές για εργαζομένους. Μια τέλεια εφαρμογή που η μισή ομάδα αγνοεί είναι χειρότερη από καμία εφαρμογή, επειδή τώρα η πληροφορία ζει σε δύο μέρη.

Η υιοθέτηση προέρχεται από δύο πράγματα. Πρώτον, η εφαρμογή πρέπει να είναι ουσιαστικά πιο γρήγορη από τη λύση ανάγκης για τη καθημερινή συνήθεια — αν ο έλεγχος βαρδιών στην εφαρμογή είναι πιο αργός από το να σας στείλουν μήνυμα, ο κόσμος θα σας στέλνει μήνυμα. Δεύτερον, πρέπει να σκοτώσετε το παλιό κανάλι επίτηδες. Τη μέρα που η εφαρμογή βγαίνει online, το πρόγραμμα παύει να εμφανίζεται στο ψυγείο και στη συνομιλία. Μία πηγή αλήθειας, επιβαλλόμενη απαλά αλλά σταθερά, μέχρι να εδραιωθεί η νέα συνήθεια. Τρέξτε δύο κανάλια παράλληλα για πάντα και θα πάρετε το χειρότερο και από τα δύο.

Συχνές ερωτήσεις