Πώς να εντοπίσετε τη μία διαδικασία που πραγματικά αξίζει να αυτοματοποιήσετε πρώτη

Να η δυσάρεστη αλήθεια που κανείς από όσους πουλούν λογισμικό δεν θα σας πει: οι περισσότερες από τις εργασίες που θα θέλατε να αυτοματοποιήσετε δεν αξίζουν αυτοματοποίηση. Είναι ενοχλητικές, βεβαίως. Τρώνε τα βράδια σας. Όμως το «ενοχλητικό» και το «αξίζει να αυτοματοποιηθεί» είναι δύο διαφορετικά πράγματα, και η σύγχυσή τους είναι το ακριβότερο λάθος που κάνει μια μικρή επιχείρηση όταν επιτέλους αποφασίζει να οργανωθεί. Η δεξιότητα που πραγματικά μετράει δεν είναι η επιλογή εργαλείου — είναι να μάθετε να κοιτάτε τη δική σας εβδομάδα και να ξεχωρίζετε τους πραγματικούς υποψηφίους από τα δολώματα.

Έχω δει δεκάδες ιδιοκτήτες να κάνουν το ίδιο λάθος. Διαλέγουν την εργασία που νιώθουν ως χειρότερη — αυτήν που τους χαλάει την Κυριακή — και ρίχνουν χρήματα στην αυτοματοποίησή της, για να ανακαλύψουν έξι εβδομάδες αργότερα ότι συνέβαινε δύο φορές τον μήνα και ότι η αυτοματοποίηση θα αποσβεστεί κάπου γύρω στο 2031. Στο μεταξύ, η βαρετή, αόρατη εργασία που αθόρυβα αιμορραγούσε μία ώρα την ημέρα έμεινε ανέγγιχτη, γιατί κανείς δεν την πρόσεξε. Τα συναισθήματα είναι κακός οδηγός εδώ. Η συχνότητα, η προβλεψιμότητα και το κόστος του λάθους είναι καλοί οδηγοί.

Έτσι, αυτό το άρθρο δεν αφορά το πώς να αυτοματοποιήσετε. Αφορά το βήμα πριν από αυτό — το κομμάτι που όλοι παρακάμπτουν. Πώς κοιτάτε τη μπερδεμένη πραγματικότητα της επιχείρησής σας και δείχνετε αξιόπιστα τη μία διαδικασία που αξίζει να πάει πρώτη; Κάντε το σωστά και τα υπόλοιπα είναι συγκριτικά εύκολα. Κάντε το λάθος και ούτε το καλύτερο εργαλείο στον κόσμο δεν θα σας σώσει.

Γιατί η εργασία που σας ενοχλεί περισσότερο σπάνια είναι η σωστή

Ο πόνος και η αξία δεν συμβαδίζουν. Η εργασία που σας κάνει να γκρινιάζετε πιο δυνατά είναι συνήθως αυτή που είναι συναισθηματικά βαριά, όχι αυτή που σας κοστίζει πραγματικά περισσότερο. Το να στείλετε ένα δύσκολο email, να διαχειριστείτε ένα παράπονο, να ξαναφτιάξετε μια προσφορά που ο πελάτης άλλαξε γνώμη — αυτά τσούζουν. Όμως είναι συχνά σπάνια, ή χρειάζονται ακριβώς το είδος της ανθρώπινης κρίσης που η αυτοματοποίηση δεν μπορεί να αντικαταστήσει. Τα θυμάστε επειδή πόνεσαν, όχι επειδή είναι συχνά.

Οι πραγματικά ακριβές εργασίες είναι σχεδόν πάντα εκείνες που έχετε πάψει να προσέχετε. Η αντιγραφή μιας διεύθυνσης παράδοσης από ένα email στο σύστημα παραγγελιών σας. Η επαναπληκτρολόγηση των ίδιων στοιχείων προμηθευτή κάθε Δευτέρα. Ο έλεγχος αν τρία πράγματα ταιριάζουν πριν στείλετε ένα τιμολόγιο. Κανένα από αυτά δεν χαλάει τη μέρα σας. Το καθένα παίρνει ενενήντα δευτερόλεπτα. Και τα κάνετε σαράντα φορές την εβδομάδα χωρίς ποτέ να τα καταχωρείτε ως δουλειά. Εκεί κρύβονται τα χρήματα — στα πράγματα που έγιναν αόρατα ακριβώς επειδή είναι τόσο ρουτίνα.

Γι' αυτό ποτέ δεν αφήνω έναν ιδιοκτήτη να ξεκινήσει από τη μνήμη. Η μνήμη είναι προκατειλημμένη προς το δράμα. Αν ρωτήσετε κάποιον τι του σπαταλά τον χρόνο, θα κατονομάσει αυτό που τον εκνεύρισε πιο πρόσφατα — που σχεδόν ποτέ δεν είναι αυτό που τον εκνευρίζει πιο συχνά. Πρέπει να επαναφέρετε τις αόρατες εργασίες στο οπτικό σας πεδίο προτού μπορέσετε να τις κρίνετε, και αυτό απαιτεί λίγη συνειδητή προσπάθεια.

Πρώτα, κάντε ορατή την αόρατη δουλειά

Δεν μπορείτε να αξιολογήσετε ό,τι δεν βλέπετε, οπότε πριν από οποιαδήποτε βαθμολόγηση ή κρίση, χρειάζεστε μια πρόχειρη απογραφή του πού πραγματικά πηγαίνουν οι ώρες σας. Δεν χρειάζεται να είναι μια επίσημη μελέτη χρόνου με χρονόμετρο. Πρέπει να είναι ειλικρινής και να καλύπτει μια κανονική εβδομάδα, όχι την ιδέα σας για μια κανονική εβδομάδα.

Η φθηνότερη μέθοδος που λειτουργεί: κρατήστε ένα και μόνο ανοιχτό σημείωμα για πέντε εργάσιμες ημέρες, και κάθε φορά που κάνετε κάτι επαναλαμβανόμενο, προσθέστε μια γραμμή δίπλα του. Νέα γραμμή για νέο είδος εργασίας, μια πινελιά για κάθε επανάληψη. Μην κρίνετε όσο συλλέγετε — απλώς μαζέψτε. Μέχρι την Παρασκευή, η σελίδα σας λέει κάτι που η μνήμη σας ποτέ δεν θα έλεγε: ποιες εργασίες επαναλαμβάνονται περισσότερο, και πώς οι μικρές αόρατες ξεπερνούν αθόρυβα σε σύνολο τις δραματικές που θα κατονομάζατε αυθόρμητα.

Τα πέντε σημάδια μιας διαδικασίας που αξίζει να αυτοματοποιηθεί

Μόλις μπορέσετε να δείτε τις εργασίες σας, χρειάζεστε έναν τρόπο να τις κρίνετε που δεν βασίζεται στο ένστικτο. Με τα χρόνια το έχω συμπυκνώσει σε πέντε σημάδια. Μια διαδικασία που αξίζει να αυτοματοποιηθεί έχει συνήθως τα περισσότερα από αυτά. Μια διαδικασία που έχει μόνο ένα ή δύο είναι μια παγίδα μεταμφιεσμένη σε ευκαιρία.

1. Συμβαίνει συχνά

Η συχνότητα είναι ο πολλαπλασιαστής που κάνει όλα τα υπόλοιπα να μετράνε. Μια εργασία που παίρνει δύο λεπτά αλλά συμβαίνει πενήντα φορές την εβδομάδα είναι πολύ καλύτερος υποψήφιος από μία που παίρνει μία ώρα αλλά συμβαίνει μία φορά τον μήνα. Η αυτοματοποίηση έχει ένα σταθερό κόστος εγκατάστασης, και η συχνότητα είναι αυτή που το αποσβένει. Αν κάτι συμβαίνει μόνο μερικές φορές τον χρόνο, σχεδόν ποτέ δεν κερδίζει τη θέση του — όσο κι αν το φοβάστε.

2. Ακολουθεί τα ίδια βήματα κάθε φορά

Η αυτοματοποίηση λατρεύει τη συνταγή. Αν μια εργασία εκτελείται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά — ίδιες είσοδοι, ίδια βήματα, ίδιο αποτέλεσμα — είναι ισχυρός υποψήφιος. Αν διακλαδίζεται σε δώδεκα ειδικές περιπτώσεις που η καθεμία χρειάζεται απόφαση, θα ξοδέψετε περισσότερο χρόνο περιγράφοντας τις εξαιρέσεις απ' όσο θα γλιτώσετε ποτέ. Όσες περισσότερες προτάσεις χρειάζονται για να εξηγήσετε την εργασία σε έναν νέο υπάλληλο, τόσο χειρότερος υποψήφιος είναι συνήθως.

3. Λειτουργεί με κανόνες, όχι με κρίση

Υπάρχει μια καθαρή γραμμή ανάμεσα στις εργασίες που ακολουθούν κανόνες και σε αυτές που απαιτούν έναν άνθρωπο να ζυγίσει τα πράγματα. Η μετακίνηση δεδομένων ανάμεσα σε δύο συστήματα είναι κανόνας. Η απόφαση αν θα δώσετε έκπτωση σε έναν πιστό πελάτη είναι κρίση. Οι εργασίες που βασίζονται σε κανόνες είναι αυτές που μια μηχανή μπορεί να κάνει αξιόπιστα και ακούραστα. Οι εργασίες με βαριά κρίση μπορούν μερικές φορές να υποβοηθηθούν από λογισμικό, αλλά το να προσπαθήσετε να τις αυτοματοποιήσετε πλήρως νωρίς είναι ο τρόπος να παράγετε γρήγορα και με αυτοπεποίθηση λάθη.

4. Οι είσοδοι βρίσκονται ήδη σε αξιοποιήσιμη μορφή

Μια εργασία είναι πολύ ευκολότερο να αυτοματοποιηθεί όταν οι πληροφορίες που χρειάζεται βρίσκονται ήδη κάπου δομημένες — μια φόρμα, ένα σύστημα, μια σταθερή μορφή email. Αν η είσοδος είναι ένα σωρός από χειρόγραφες σημειώσεις, φωνητικά μηνύματα ή φωτογραφίες αποδείξεων, η αυτοματοποίηση είναι ακόμη δυνατή, αλλά έχετε αθόρυβα περάσει σε δυσκολότερο και ακριβότερο έδαφος. Όχι αδύνατο. Απλώς όχι το πρώτο σας έργο. Αφήστε τις εργασίες με ακατάστατες εισόδους για αφότου εξασφαλίσετε μια εύκολη νίκη.

5. Το λάθος είναι φθηνό και εύκολο να αναιρεθεί

Η πρώτη σας αυτοματοποίηση θα πρέπει να είναι κάπου όπου ένα μικρό λάθος είναι ενοχλητικό, όχι καταστροφικό. Μια υπενθύμιση που στέλνεται δύο φορές είναι ντροπιαστική· μια μισθοδοσία που εκτελείται δύο φορές είναι κρίση. Ξεκινήστε από εκεί όπου η ακτίνα έκρηξης είναι μικρή. Θέλετε την ελευθερία να αφήσετε την αυτοματοποίηση να τρέξει, να την παρακολουθήσετε και να τη διορθώσετε ανοιχτά — όχι μια διαδικασία τόσο κρίσιμη που ένα σφάλμα να καταλήξει στον τραπεζικό σας λογαριασμό.

Μετατρέψτε τα σημάδια σε μια γρήγορη βαθμολογία

Τα σημάδια είναι χρήσιμα, αλλά όταν κοιτάτε οκτώ υποψηφίους χρειάζεστε κάτι πιο αποφασιστικό από μια αίσθηση. Οπότε μετατρέψτε τα σε αριθμό. Δεν χρειάζεστε έναν τύπο που θα ενέκρινε μια οικονομική ομάδα — χρειάζεστε κάτι αρκετά γρήγορο ώστε να το χρησιμοποιήσετε πραγματικά. Να η εκδοχή που τρέχω με τους ιδιοκτήτες πάνω σε μια χαρτοπετσέτα.

1. 1
   Καταγράψτε τους κορυφαίους υποψηφίους σας

   Τραβήξτε τις 5–8 εργασίες με τις περισσότερες γραμμές καταμέτρησης από την εβδομάδα σας. Αγνοήστε ό,τι είναι κάτω από αυτό — μια μεγάλη λίστα απλώς κολλάει την απόφαση.
2. 2
   Βαθμολογήστε τον χρόνο που εξοικονομείται, από 1 έως 5

   Πόσες ώρες την εβδομάδα θα σας επέστρεφε πραγματικά η αυτοματοποίηση αυτού; Να είστε ειλικρινείς· πολλαπλασιάστε τα λεπτά ανά εκτέλεση με το πόσο συχνά εκτελείται, μην εμπιστεύεστε τον φόβο.
3. 3
   Βαθμολογήστε πόσο «καθαρή» είναι, από 1 έως 5

   Συνδυάστε την προβλεψιμότητα, τη βάση σε κανόνες και τις τακτοποιημένες εισόδους σε έναν αριθμό «πόσο αυτοματοποιήσιμη». Μια ακατάστατη εργασία με βαριά κρίση βαθμολογείται χαμηλά εδώ, ακόμη κι αν είναι συχνή.
4. 4
   Πολλαπλασιάστε και μετά ελέγξτε λογικά το ρίσκο

   Χρόνος × καθαρότητα σας δίνει μια κατάταξη. Έπειτα διαγράψτε οτιδήποτε όπου ένα λάθος θα ήταν ακριβό ή δύσκολο να αναιρεθεί — αυτά δεν είναι πρώτα έργα, ό,τι κι αν βαθμολόγησαν.
5. 5
   Διαλέξτε την υψηλότερη βαθμολογία που μπορείτε να ολοκληρώσετε σύντομα

   Όχι την απόλυτα κορυφαία βαθμολογία — την κορυφαία που μπορείτε ρεαλιστικά να θέσετε σε λειτουργία σε δύο με τρεις εβδομάδες. Μια ολοκληρωμένη μικρή νίκη νικάει πάντα μια ημιτελή μεγάλη.

Ο πολλαπλασιασμός μετράει περισσότερο απ' όσο φαίνεται. Μια εργασία που βαθμολογείται με 5 στον χρόνο αλλά με 1 στην καθαρότητα καταλήγει στο 5 — το ίδιο με μια τακτοποιημένη μικρή εργασία που εξοικονομεί μέτριο χρόνο. Αυτή είναι η μέθοδος που σας προστατεύει από τον εαυτό σας: σας σταματάει από το να κυνηγάτε μια μεγάλη, επώδυνη, ακατάστατη δουλειά μόνο και μόνο επειδή ο αριθμός του εξοικονομούμενου χρόνου φαινόταν συναρπαστικός. Η βαρετή, καθαρή, συχνή εργασία συνήθως κερδίζει, και συνήθως πρέπει.

Προειδοποιητικά σημάδια ότι διαλέξατε τη λάθος διαδικασία

Ακόμη και με μια βαθμολογία μπροστά σας, αξίζει να γνωρίζετε τις μυρωδιές ενός κακού υποψηφίου, γιατί είναι σαγηνευτικές και όλες ακούγονται λογικές τη δεδομένη στιγμή. Αν η διαδικασία που επιλέξατε σκοντάφτει σε κάποιο από αυτά, σταματήστε και κοιτάξτε ξανά προτού δεσμεύσετε χρήματα σε αυτήν.

• Χρειάζεται περισσότερες από δύο προτάσεις για να εξηγηθεί. Πολυπλοκότητα στην περιγραφή σημαίνει πολυπλοκότητα στην υλοποίηση — και πολλές ακραίες περιπτώσεις που περιμένουν να σας δαγκώσουν.
• Λέτε συνέχεια «ε, εκτός όταν…». Κάθε εξαίρεση είναι ένας κλάδος που κάποιος πρέπει να διαχειριστεί, και οι εξαιρέσεις πολλαπλασιάζονται πιο γρήγορα απ' όσο περιμένετε.
• Συμβαίνει μόνο μερικές φορές τον χρόνο. Όσο επώδυνο κι αν είναι, τα μαθηματικά σχεδόν ποτέ δεν βγαίνουν· θα ξοδέψετε περισσότερα στην εγκατάσταση απ' όσο θα γλιτώσετε ποτέ.
• Χρειάζεται έναν άνθρωπο να νιώσει κάτι — ενσυναίσθηση, γούστο, διαπραγμάτευση. Αυτά δεν είναι αναποτελεσματικότητες προς αφαίρεση, είναι η ίδια η δουλειά.
• Ένα λάθος θα ήταν ακριβό ή δύσκολο να αναστραφεί. Εξαιρετικός υποψήφιος αυτοματοποίησης, απαίσιος πρώτος. Κερδίστε σταδιακά τον δρόμο προς αυτόν.

Υπάρχει ακόμη ένα διακριτικό προειδοποιητικό σημάδι που αξίζει να ονομαστεί: η αυτοματοποίηση μιας διαδικασίας που δεν έχετε στην πραγματικότητα συμφωνήσει. Αν δύο άτομα στην επιχείρησή σας κάνουν την «ίδια» εργασία με τρεις διαφορετικούς τρόπους, δεν έχετε ακόμη διαδικασία — έχετε τρεις συνήθειες. Η αυτοματοποίησή της απλώς χτίζει τη διαφωνία μέσα στο λογισμικό. Ξεκαθαρίστε πρώτα πώς θα έπρεπε να λειτουργεί στο χαρτί· τότε, και μόνο τότε, είναι υποψήφια.

Το να την εντοπίσετε δεν σημαίνει ότι είναι έτοιμη

Να μια διάκριση που γλιτώνει πολλή ταλαιπωρία: μια διαδικασία μπορεί να είναι η σωστή προς αυτοματοποίηση και ωστόσο να μην είναι έτοιμη προς αυτοματοποίηση. Ο εντοπισμός του υποψηφίου είναι το βήμα ένα. Η διασφάλιση ότι βρίσκεται σε κατάλληλη κατάσταση για να παραδοθεί σε μηχανή είναι το βήμα δύο, και η παράκαμψή του είναι ο τρόπος να καταλήξετε να αυτοματοποιείτε ένα χάος και να παίρνετε πίσω ένα ταχύτερο χάος.

Μια διαδικασία είναι έτοιμη όταν μπορείτε να γράψετε ακριβώς τι μπαίνει, ακριβώς τι βγαίνει, και τα ενδιάμεσα βήματα χωρίς κανένα «εξαρτάται». Αν δεν μπορείτε να γράψετε αυτά τα τρία πράγματα καθαρά, η εργασία δεν είναι ακόμη πρόβλημα λογισμικού — είναι πρόβλημα σαφήνειας, και κανένα εργαλείο δεν το λύνει. Τα καλά νέα είναι ότι η ίδια η πράξη της καταγραφής συνήθως δημιουργεί τη σαφήνεια. Η μισή αξία της προετοιμασίας για αυτοματοποίηση είναι η σκέψη που σας αναγκάζει να κάνετε.

Αυτή είναι επίσης η φθηνότερη δυνατή ασφάλεια έναντι της υπερβολικής δαπάνης. Ένα απόγευμα ξοδεμένο στην περιγραφή μιας διαδικασίας στο χαρτί θα σας πει, δωρεάν, αν είναι η καθαρή νίκη των ενενήντα δευτερολέπτων που ελπίζατε ή ένα μπερδεμένο ζήτημα κρίσης μεταμφιεσμένο. Όποια κι αν είναι η απάντηση, αξίζει να την έχετε προτού σας δώσει κανείς προσφορά για υλοποίηση.

Πού κρύβονται συνήθως οι καλοί υποψήφιοι

Αν προτιμάτε να μην περιμένετε μια εβδομάδα για να μάθετε, υπάρχουν μερικά μέρη όπου ισχυροί πρώτοι υποψήφιοι εμφανίζονται ξανά και ξανά σχεδόν σε κάθε είδος μικρής επιχείρησης. Αντιμετωπίστε τα ως προβάδισμα, όχι ως υποκατάστατο του να κοιτάξετε τη δική σας πραγματικότητα.

Οι αρμοί ανάμεσα σε δύο συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους είναι το πλουσιότερο πεδίο κυνηγιού — οπουδήποτε ένας άνθρωπος είναι το καλώδιο αντιγραφής-επικόλλησης ανάμεσα σε ένα email και ένα υπολογιστικό φύλλο, ή μια παραγγελία και ένα τιμολόγιο. Ακολουθούν από κοντά οι προγραμματισμένες υπενθυμίσεις: ειδοποιήσεις, follow-up, ξυπνητήρια, οτιδήποτε είναι στην ουσία «κάνε αυτό το πράγμα αυτή την ώρα, κάθε φορά». Έπειτα οι επαναλαμβανόμενες αναζητήσεις — ο έλεγχος της ίδιας κατάστασης, η απάντηση στις ίδιες πέντε ερωτήσεις πελατών, η άντληση της ίδιας αναφοράς της Δευτέρας από τα ίδια τρία μέρη. Κανένα από αυτά δεν είναι εντυπωσιακό. Όλα τους είναι συχνά, προβλέψιμα και επιεική, που είναι ακριβώς ο λόγος που γίνονται τόσο καλά πρώτα έργα.

Συχνές ερωτήσεις