RPA naspram AI automatizacije: što bi mali poduzetnik zapravo trebao odabrati

Ako ste počeli razmišljati o automatizaciji dijela svojeg poslovanja, vjerojatno ste naišli na dva pojma koja se koriste kao da znače isto: RPA i AI automatizaciju. Ne znače. Jedno je neumoran robot koji slijedi vaše točne upute i nikada ne improvizira. Drugo čita, prosuđuje i nosi se s neredom. Odaberite pogrešno za neki zadatak i ili plaćate inteligenciju koja vam ne treba ili kupujete krut robot za posao koji traži mozak. Ovo je verzija te odluke iznesena jednostavnim riječima, napisana za tvrtku sa šačicom ljudi, a ne s IT odjelom.

Gledao sam kako se vlasnicima malih tvrtki loše prodaje i jedno i drugo. Netko dođe uvjeren da mu treba "AI" kako bi prepisivao brojeve narudžbi s jednog zaslona na drugi — posao koji bi jednostavno pravilo obavilo brže i jeftinije. Netko drugi pokušava prisiliti krut robot temeljen isključivo na pravilima da čita neuredne mejlove kupaca, a onda provede šest mjeseci krpajući iznimke dok se cijela stvar ne uruši. Gotovo u svakom slučaju problem nije bila tehnologija. Bilo je to uparivanje pogrešnog alata s oblikom zadatka.

Dakle, prije nego što se prijavite na bilo što s besplatnim probnim razdobljem i samouvjerenim prodavačem, vrijedi odvojiti dvadeset minuta da razumijete što ove dvije stvari zapravo jesu, gdje svaka blista i gdje se svaka tiho raspada. Ne morate postati tehnički potkovani. Samo trebate prepoznati koju vrstu problema zapravo imate.

Što je RPA zapravo, bez pomodnih riječi

RPA znači Robotic Process Automation (robotska automatizacija procesa), što zvuči mnogo dramatičnije nego što jest. Nema fizičkog robota. Zamislite vrlo brzog, vrlo poslušnog pomoćnika koji sjedi za računalom i radi točno ono što ste mu pokazali — klikni ovdje, kopiraj ovo polje, zalijepi tamo, pritisni spremi, ponovi — tisuće puta bez stanki za kavu ili tipfelera. To je RPA. Oponaša klikove i pritiske tipki koje bi obavila osoba, unutar softvera koji već koristite.

Glavna osobina RPA-a jest da slijedi pravila koja vi unaprijed definirate. Ako stigne novi račun, uzmi iznos iz ovog polja, stavi ga u onaj stupac tablice, pa pošalji mejl timu. Izvrstan je u poslovima koji se odvijaju na isti način svaki put. Također je potpuno doslovan: radi točno ono što ste rekli, čak i kad je ono što ste rekli pomalo pogrešno, i nema pojma ima li rezultat smisla.

Klasični RPA poslovi u maloj tvrtki izgledaju ovako: premještanje podataka između dva sustava koja ne komuniciraju, izvlačenje brojeva u isto tjedno izvješće, prijenos narudžbi iz web-trgovine u računovodstveni softver, ažuriranje razina zaliha na različitim platformama. Dosadan, ponavljajući posao u obliku pravila. Ako možete zapisati točne korake i oni se zapravo nikada ne mijenjaju, RPA — ili njegovi lakši, jeftiniji rođaci — pojest će taj zadatak za doručak.

Što AI automatizacija radi drukčije

AI automatizacija počinje ondje gdje krutim pravilima ponestane puta. Umjesto da slijedi fiksnu skriptu, radi s razumijevanjem — može pročitati mejl u slobodnom tekstu i shvatiti što kupac zapravo želi, pogledati fotografirani račun i izvući brojeve, razvrstati neuredne dokumente u pravu hrpu ili sastaviti razuman prvi odgovor u vašem tonu. Vrsta posla koja je nekoć trebala čovjeka upravo zato što nijedan slučaj nije izgledao isto.

Razlika koja je vama bitna jest tolerancija na nered. RPA-u je potrebno da svijet bude uredan i predvidiv. AI automatizacija se snalazi kad je ulaz ljudski — svaki put malo drukčiji mejl, rukom napisana bilješka, pitanje postavljeno na pet različitih načina. Ona donosi prosudbu umjesto da slijedi strogu uputu. Ta je fleksibilnost uistinu moćna i zato "AI" privlači toliko pozornosti. No dolazi s kvakom koju je vrijedno znati unaprijed.

AI automatizacija također nije čarobna nadogradnja RPA-a, iako je neki dobavljači tako prodaju. To je drukčiji alat s drukčijim prednostima. Najpametnije postavke za male tvrtke koje sam izgradio koriste oboje — AI da čita i odlučuje o neurednim stvarima, jednostavna pravila da nakon toga izvedu predvidive korake. Više o toj kombinaciji uskoro.

RPA naspram AI automatizacije, jedno uz drugo

Lakše je odabrati kad oboje možete vidjeti jedno pokraj drugog. Evo poštene usporedbe — ne marketinške verzije, nego one koju bih dao prijatelju koji ima trgovinu.

Pročitajte tu tablicu jednom i uzorak iskoči. RPA pobjeđuje u trošku i predvidljivosti za strukturirani posao. AI pobjeđuje u fleksibilnosti za nestrukturirani posao. Pitanje nikad nije "što je naprednije" — AI očito jest — nego "kojeg je oblika moj zadatak." Podsjetnik koji se pošalje dva sata prije termina strukturiran je do srži; koristiti AI za njega isto je kao unajmiti prevoditelja da vam pročita sat.

Kako odabrati: test koji možete provesti u glavi

Ne treba vam konzultant za prvu odluku. Uzmite zadatak koji vas živcira i postavite jedno pitanje: mogu li zapisati točne korake i ostaju li isti svaki put? Ako da, u području ste pravila — RPA ili jednostavnija automatizacija. Ako se koraci mijenjaju ovisno o tome što vam je čovjek poslao ili je ulaz slobodan tekst, slike ili prosudba, u području ste AI-ja.

1. 1
   Opišite zadatak u koracima

   Zapišite ga kao da obučavate novog zaposlenika. Ako možete nabrojati točne klikove i oni se nikada ne mijenjaju, to je snažan znak za RPA.
2. 2
   Provjerite koliko je ulaz neuredan

   Stiže li svaki slučaj u istom urednom obliku ili dolazi kao različiti mejlovi, fotografije i formulacije? Nered upućuje na AI.
3. 3
   Pitajte se koliko je pogreška skupa

   Ako je pogrešan rezultat jeftin za uočiti i ispraviti, možete pustiti AI da radi uz laganu provjeru. Ako je pogreška skupa ili je teško poništiti, zadržite čvrstu ljudsku kontrolnu točku.
4. 4
   Počnite s jeftinijim alatom koji odgovara

   Ako to pokrivaju pravila, koristite pravila — jeftinija su i pouzdanija. Posegnite za AI-jem samo kad zadatak doista treba razumijevanje, a ne samo brzinu.

Gdje svaki pristaje u stvarnoj maloj tvrtki

Teorija je u redu, ali vi želite primjere iz tvrtke koja izgleda kao vaša. Evo gdje svaki alat obično završi, na temelju posla koji stvarno radimo s trgovinama, klinikama, obrtnicima i uredima.

Dobri RPA poslovi

• Kopiranje narudžbi iz web-trgovine u vaš računovodstveni softver svako jutro.
• Ažuriranje razina zaliha u dva sustava koja se ne sinkroniziraju.
• Izvlačenje istih triju brojeva u tjedno izvješće.
• Slanje podsjetnika za termine po fiksnom rasporedu.
• Premještanje novih unosa obrazaca u tablicu ili CRM.

Dobri poslovi za AI automatizaciju

• Čitanje mejla kupca u slobodnom tekstu i izvlačenje stvarne narudžbe.
• Razvrstavanje hrpe pristiglih dokumenata u prave kategorije.
• Sastavljanje prvog nacrta odgovora na čest upit u vašem tonu.
• Izvlačenje iznosa i datuma iz fotografiranih ili skeniranih računa.
• Odgovaranje na rutinska telefonska pitanja kako tim ne bi bio prekidan.

Primijetite podjelu. RPA popis je sav predvidiva vodovodna instalacija — ista cijev, isti tok, svaki put. AI popis je sav čitanje i prosuđivanje — posao koji je nekoć bio moguć samo zato što ga je radio čovjek. Većina tvrtki ima obilje prve vrste i manju, vrijednu šačicu druge.

Najbolji odgovor obično je oboje

Evo dijela koji okvir "RPA naspram AI" skriva: u praksi rijetko birate jedno i odbacujete drugo. Najjače postavke ulančavaju ih zajedno, a industrija za to čak ima naziv — inteligentna automatizacija. AI obrađuje neuredan, ljudski kraj; pravila obrađuju predvidive korake koji slijede.

Uzmite razrađen primjer. Kupac šalje mejl: "Bok, mogu li dobiti dva plava poslana ovaj put na adresu ureda?" Čisti robot na pravilima zapne — ta rečenica nema fiksna polja. Zato je AI pročita, shvati proizvod, količinu i adresu te pretvori nered u strukturirane podatke. Odatle dosadna pravila preuzimaju: stvori narudžbu, ažuriraj zalihe, generiraj račun, pošalji potvrdu. AI je obavio razmišljanje; pravila su obavila izvedbu. Nijedno samo ne bi moglo obaviti cijeli posao, a inteligenciju ste platili samo na onom jednom koraku koji ju je trebao.

To je ujedno najjeftiniji način da dobijete koristi AI-ja bez troškova AI-ja posvuda. Skupi, vjerojatnostan dio ograničite na onaj jedini korak koji uistinu treba razumijevanje, a pouzdana, jeftina pravila neka nose ostatak tijeka rada. Tako račun ostaje nizak, a sustav predvidiv ondje gdje je predvidljivost najvažnija.

Pogreške koje troše najviše novca

Većina proračuna koji sam vidio da je izgorio na automatizaciji otišla je u dim iz malog skupa razloga koje se moglo izbjeći. Nijedan od njih nije o tome da je tehnologija loša. Riječ je o tome da se usmjerava na pogrešnu metu.

Postoji i tiša pogreška: automatizacija procesa koji je već na papiru pokvaren. Ako je vaš tok narudžbi nered kad ga obavlja čovjek, RPA vam samo daje brži nered, a AI samouvjereno automatizira pogrešnu stvar. Najprije popravite proces, pa automatizirajte popravljenu verziju. Brzina primijenjena na kaos samo vas brže dovede do kaosa.

I zapamtite da je svaka automatizacija, RPA ili AI, nešto što sada morate održavati. Dobavljač promijeni zaslon i vaš RPA robot klikne pogrešan gumb; pojavi se rubni slučaj i vašem AI-ju treba nov primjer. Tri automatizacije kojima vaš tim vjeruje bolje su od desetak napola funkcionalnih na koje se nitko ne usuđuje osloniti. Suzdržanost je dio strategije, a ne neuspjeh ambicije.

Kako započeti bez prevelike obveze

Ne morate ovog tromjesečja birati veliku strategiju automatizacije. Trebate dokrajčiti jedan konkretan, dosadan zadatak — a sam taj čin naučit će vas, na stvarnom primjeru, koji alat odgovara vašoj tvrtki. Odaberite zadatak koji troši najviše vremena, provedite ga kroz gornji test u glavi i odaberite najjednostavniji alat koji ga pokriva.

Uvođenje shvatite kao mali, povratni eksperiment, a ne kao lansiranje. Pustite novu automatizaciju da tjedan dana radi usporedo sa starim ručnim načinom kako biste bez rizika uhvatili rubne slučajeve. Dodijelite joj jednog imenovanog vlasnika koji je nadgleda i rješava prve začkoljice. Tek kad prođe tjedan bez iznenađenja, povucite stari način — a onda se vratite svojem popisu i odaberite sljedeći. Malo, dovršeno, pouzdano, ponovi. Učinite to nekoliko puta u godini i tiho ste si priuštili ekvivalent dodatnog para ruku, a da niste založili tvrtku na neku platformu.

Česta pitanja