Criar uma aplicação para colaboradores: o que toda a PME precisa mesmo de saber

A expressão «aplicação para colaboradores» leva a maioria dos donos de pequenas empresas a imaginar algo que não podem pagar: uma plataforma interna reluzente com uma equipa de desenvolvimento por trás, do género que uma multinacional de 5000 pessoas lança com um evento. Por isso nem sequer fazem a pergunta. Entretanto, a sua equipa funciona com um grupo de WhatsApp, uma escala em papel colada no frigorífico e três pessoas diferentes que é preciso telefonar a todas antes de alguém saber quem trabalha no sábado.

Já vi isto acontecer em dezenas de pequenas empresas. O dono não tem na cabeça um problema de software: tem um problema de coordenação. Onde está a escala. Quem trocou aquele turno. O novo colaborador chegou a ter a formação de segurança. Onde está a foto do trabalho concluído. A informação existe, mas está espalhada por telemóveis e memórias, e o dono é a cola humana que mantém tudo unido. Essa cola é cara, é frágil e não escala para além de umas quinze pessoas antes de algo começar a falhar.

Uma aplicação para colaboradores é apenas a ferramenta que junta tudo isso num único sítio que a sua equipa consegue realmente alcançar, normalmente no telemóvel que já traz consigo. Este guia trata de decidir se precisa de uma, o que deve e não deve fazer, quanto custa de verdade e como colocar no ar uma versão genuinamente útil sem que se transforme num projeto de seis meses que nunca avança.

O que é mesmo uma aplicação para colaboradores (e o que não é)

Reduzamos o termo ao essencial. Uma aplicação para colaboradores é um pequeno programa que o seu pessoal abre no telemóvel para fazer o punhado de coisas que mantêm o dia de trabalho a andar: ver a sua escala, escrever à equipa, encontrar um documento, picar o ponto, reportar um problema, receber um aviso. É só isto. Não é uma suíte de RH, não é uma plataforma de gestão de projetos e, com toda a certeza, não precisa de fazer tudo o que essas coisas fazem.

A razão pela qual o termo assusta é que pede emprestada a sua imagem ao software empresarial: aqueles portais de intranet inchados onde ninguém entra. Mas a versão de que precisa uma empresa de 20 pessoas está mais perto de uma aplicação muito focada que faz três ou quatro coisas extremamente bem. Todo o valor está em a sua equipa a usar mesmo, e só a usará se for mais rápida do que o remendo caótico que substitui. Uma aplicação simples que se abre todos os dias vence uma poderosa que fica por usar no ecrã inicial.

Sinais de que precisa mesmo de uma

Nem todas as pequenas empresas precisam de uma aplicação para colaboradores, e prefiro dizer-lho à partida a vender-lhe uma. Se toda a sua equipa está na mesma sala e partilha um calendário, provavelmente não precisa. A necessidade surge quando as pessoas estão dispersas, por turnos ou longe de uma secretária, e a informação tem de viajar para as alcançar.

O sinal mais claro é que o senhor, o dono, se tornou uma central telefónica. As pessoas telefonam-lhe ou escrevem-lhe a si para saber coisas que deviam conseguir consultar sozinhas: quando trabalham, se um trabalho está confirmado, onde fica um formulário. Cada uma destas interrupções é um pequeno imposto sobre o seu dia, e piora à medida que cresce. Eis os padrões que me dizem que uma aplicação se pagaria mesmo:

• A sua escala vive numa folha de cálculo, numa impressão ou na cabeça de alguém, e as alterações espalham-se por telefonema.
• As mensagens importantes perdem-se num grupo de WhatsApp cheio de memes e respostas de «ok».
• Os recém-chegados levam semanas a descobrir onde estão as coisas, porque o conhecimento está nas pessoas, não num lugar.
• O pessoal no terreno volta a digitar detalhes de trabalhos, horas ou fotos quando regressa ao escritório.
• Não consegue provar facilmente quem foi informado de quê — para segurança, conformidade ou apenas para resolver uma discussão.
• As trocas de turno e os pedidos de folga acontecem por mensagem e ficam esquecidos até causarem uma falha.

As funcionalidades que importam — e as que não importam

Assim que as pessoas decidem construir, o instinto é listar todas as funcionalidades que conseguem imaginar. Resista. As funcionalidades que se justificam numa pequena empresa são uma lista curta e pouco vistosa, e a diferença entre uma aplicação usada e uma abandonada está quase inteiramente em acertar nessa lista curta, em vez de tornar impressionante a lista longa.

As quatro funcionalidades centrais

A maioria das aplicações para colaboradores de PME que resultam é construída em torno do mesmo punhado de tarefas. Se acertar nestas, cobriu oitenta por cento do valor. Planeamento: cada um vê os seus próprios turnos e as alterações, no telemóvel, sem perguntar. Comunicação: um canal claro para mensagens de trabalho e avisos, separado do grupo social, para que nada de importante se afogue. Uma única fonte de documentos: contratos, manuais, tabelas de preços, fichas de segurança — um lugar, sempre atualizado. E uma recolha de dados simples: picar o ponto, um relatório de trabalho, uma foto, uma lista de verificação preenchida no local em vez de digitada depois.

Os extras tentadores

Depois há a cauda longa: pedidos de folga, troca de turnos, submissão de despesas, módulos de formação, diretório interno, inquéritos, distintivos de reconhecimento. Nenhum é mau. Mas cada um é algo para construir, manter e explicar, e a maioria só faz sentido quando as quatro funcionalidades centrais já correm bem e a sua equipa confia na aplicação. Acrescente-os quando uma dor real e recorrente os pedir, não porque uma lista de funcionalidades pareceu magra.

Construir, comprar ou montar: as opções honestas

É aqui que lhe poupo dinheiro. Não precisa automaticamente de uma aplicação à medida. Há três caminhos reais, e o certo depende de quão invulgar é a sua forma de trabalhar.

O primeiro é comprar uma solução pronta: uma aplicação de pessoal ou plataforma de gestão de equipas já feita. Se as suas necessidades são padrão — turnos, chat, documentos —, um produto existente pode cobri-lo por uma mensalidade, e muitas vezes é o ponto de partida inteligente. O senão é que o preço por utilizador trepa à medida que cresce, e o senhor dobra o seu processo para caber na ferramenta. O segundo é montar a partir de peças: coser a ferramenta de escalas, a de chat e a de documentos que já paga. Barato, mas continua a ser uma manta de retalhos, e a sua equipa volta a ter várias aplicações em vez de uma.

O terceiro é construir uma aplicação à medida, e justifica-se precisamente quando a sua empresa faz algo que as ferramentas de prateleira não cobrem: um fluxo específico de relatórios de trabalho, um padrão de turnos invulgar, uma integração com o sistema que faz andar o seu trabalho real. Uma aplicação à medida é sua: sem imposto por utilizador que o castiga por crescer, e adapta-se ao seu processo em vez do contrário. Custa mais ao início e a manutenção é sua, por isso é uma escolha deliberada, não uma opção por defeito. A resposta honesta para muitas PME é começar pelo comprado ou montado, sentir exatamente onde aperta e construir à medida quando souber com precisão do que precisa.

Quanto custa de verdade uma aplicação para colaboradores à medida

O custo é a pergunta que todos querem ver respondida e ninguém quer pôr por escrito, por isso aqui vai uma forma honesta da coisa, sem fingir que consigo orçamentar o seu projeto às cegas. A maior variável é o âmbito: uma aplicação focada que faz as quatro funcionalidades centrais custa uma fração de uma dispersa que quer ser um sistema de RH. A segunda é o quanto tem de falar com o software que já usa.

Uma primeira versão genuinamente útil — a espinha dorsal mais uma ou duas das funcionalidades centrais, nos telemóveis que a sua equipa já possui — é um trabalho delimitado, não um trabalho sem fim. É o tipo de projeto que se enquadra para entregar em semanas, não num ano. O custo só dispara quando se tenta construir tudo de uma vez, ou quando ninguém decidiu o que significava «concluído», de modo que nunca chega. O maior controlo de custo que tem não é um programador mais barato: é uma primeira versão mais pequena e mais clara.

E lembre-se de que a comparação não é desenvolvimento à medida contra grátis. É desenvolvimento à medida contra as mensalidades por utilizador que pagaria para sempre, mais as horas que hoje perde a fazer de central telefónica. Posto ao lado disso, um desenvolvimento único bem delimitado parece muitas vezes bem mais razoável do que à primeira vista, sobretudo para uma equipa que vai continuar a crescer.

Como delimitar uma primeira versão que realmente avança

A diferença entre um projeto de aplicação para colaboradores que arranca e um que morre no planeamento quase nunca é a tecnologia. É a disciplina quanto ao âmbito. Eis o método que uso para manter uma primeira versão suficientemente pequena para a terminar e suficientemente grande para que conte.

1. 1
   Dê nome ao único hábito diário

   Decida a única coisa pela qual a sua equipa vai abrir a aplicação todos os dias — normalmente consultar a escala. Essa é a sua espinha dorsal. Construa-a primeiro, construa-a bem.
2. 2
   Acrescente no máximo duas funcionalidades de apoio

   Escolha uma ou duas coisas que se agrupem naturalmente em torno da espinha dorsal — avisos, acesso a documentos, picar o ponto. Resista ao resto por agora.
3. 3
   Escreva «concluído» como uma frase

   «Cada colaborador consegue ver os seus turnos e ler os avisos no telemóvel, e eu nunca mais envio a escala por WhatsApp.» Se não a conseguir escrever, é porque não a delimitou.
4. 4
   Decida a que se tem de ligar

   Liste os sistemas existentes com que tem de falar — e corte sem dó as integrações que são apenas agradáveis. As integrações são onde os prazos duplicam em silêncio.
5. 5
   Entregue primeiro a poucas pessoas

   Lance a uma equipa ou a um turno antes de a todos. O uso real revela as arestas que nenhuma reunião de planeamento mostrará.

Repare que nenhum destes passos trata de escolhas tecnológicas. Nativo ou web, que framework, que base de dados: são perguntas reais, mas é trabalho do programador respondê-las bem, não seu agonizar com elas. O seu trabalho é ser implacavelmente claro quanto ao único hábito e à definição de concluído. Acerte nisso e quase qualquer desenvolvimento competente terá êxito. Falhe-os e a stack tecnológica mais sofisticada do mundo não salvará o projeto.

O verdadeiro desafio não é construí-la — é a adoção

Eis a verdade incómoda que ninguém menciona no discurso de venda: construir a aplicação é a metade fácil. Levar a sua equipa a usá-la mesmo — a deixar de recorrer ao velho grupo de WhatsApp, a confiar que a escala na aplicação é a escala — é aí que as aplicações para colaboradores vivem ou morrem. Uma aplicação perfeita que metade da equipa ignora é pior do que nenhuma aplicação, porque agora a informação vive em dois sítios.

A adoção vem de duas coisas. Primeira, a aplicação tem de ser genuinamente mais rápida do que o remendo para o hábito diário: se consultar os turnos na aplicação for mais lento do que escrever-lhe, as pessoas escrevem-lhe. Segunda, tem de matar o canal antigo de propósito. No dia em que a aplicação entra no ar, a escala deixa de aparecer no frigorífico e no chat. Uma única fonte de verdade, imposta com suavidade mas com firmeza, até o novo hábito assentar. Mantenha dois canais em paralelo para sempre e ficará com o pior dos dois.

Perguntas frequentes