O verdadeiro custo do software à medida: o TCO para pequenas empresas, explicado

Quando alguém lhe entrega um orçamento para um software à medida, o número nele inscrito parece ser o preço. Não é. É o preço do desenvolvimento: a primeira volta de uma corrida que dura anos. O valor real, aquele que de facto sai da sua conta ao longo da vida da coisa, situa-se geralmente entre duas e quatro vezes esse número inicial. Ninguém lho diz logo à partida, porque dizê-lo em voz alta torna a chamada de vendas constrangedora. Tenhamos então, em vez disso, a conversa constrangedora.

Vi muitas pequenas empresas encomendarem o seu primeiro software à medida. As que acabam satisfeitas quase nunca tiveram o orçamento mais barato nem a demonstração mais vistosa. Tinham uma imagem lúcida do custo total de propriedade — TCO, se gosta de siglas — antes de assinarem o que quer que fosse. Sabiam que um sistema não é algo que se compra, mas algo que se mantém. Como uma carrinha de distribuição: o preço de compra é a parte fácil, e depois há o combustível, as revisões, o seguro e o pneu que rebenta no pior momento possível.

Este guia é a versão honesta dessa imagem. Sem alarmismos, sem venda forçada: apenas para onde o dinheiro realmente vai ao longo de cinco anos, que rubricas saem discretamente do orçamento e como orçamentar para que a fatura nunca o apanhe de surpresa. Se está a ponderar um desenvolvimento à medida, leia isto antes de ler qualquer proposta.

O preço de desenvolvimento é a ponta do icebergue

Eis o modelo mental que resolve tudo: o orçamento de desenvolvimento cobre ter o seu software construído e no ar. É só isso. Tudo o que acontece após o lançamento — e o software vive a maior parte da sua vida após o lançamento — é um custo recorrente à parte que o número do desenvolvimento não toca.

Uma regra aproximada que se tem confirmado ao longo de dezenas de projetos: numa vida de cinco anos, o desenvolvimento inicial é muitas vezes apenas 30 a 40 por cento do que gastará na realidade. O resto é alojamento, manutenção, suporte, segurança e as alterações que inevitavelmente vai querer assim que pessoas reais começarem a usar a coisa. Nada disto é desperdício. É apenas a parte que ninguém põe no diapositivo de abertura.

Isto não é motivo para evitar o software à medida. Para o problema certo, paga-se muitas vezes. É motivo para entrar de olhos bem abertos, para que o número a cinco anos não o apanhe desprevenido no segundo ano — que é, quase sempre, quando aterram as surpresas.

Para onde o dinheiro realmente vai

Decomponhamos o icebergue nas suas peças reais. Grosso modo, o custo total de possuir um sistema à medida divide-se em seis baldes. Alguns são pontuais, outros recorrem para sempre, e os recorrentes são os que se subestimam.

1. O próprio desenvolvimento

Conceção, desenvolvimento, testes e colocação em produção. É o número no orçamento. É o custo mais visível e, paradoxalmente, o que melhor consegue prever — porque é a parte que um bom parceiro delimitou ao detalhe antes de orçamentar. Aqui o perigo não é o preço, é o alargamento do âmbito: cada «será que também podemos acrescentar…» durante o desenvolvimento faz subir este número. Mais adiante, sobre como o domar.

2. Alojamento e infraestrutura

O seu software tem de correr algalgures. Servidores, bases de dados, armazenamento de ficheiros, cópias de segurança, o domínio, os certificados de segurança. Para uma ferramenta típica de pequena empresa, isto é verdadeiramente modesto — muitas vezes algumas dezenas de euros por mês, escalando com o número de pessoas que a usam. Não é aqui que está o grosso do dinheiro, mas é uma rubrica recorrente que nunca para, e cresce à medida que o senhor cresce.

3. Manutenção e atualizações

Esta é a grande que se esquece. O software assenta sobre outro software — sistemas operativos, frameworks, bibliotecas — e tudo isso continua a mexer por baixo dele. São lançadas correções de segurança. Uma dependência é descontinuada. Um fornecedor de pagamentos altera a sua API. Se ninguém acompanhar, o seu sistema perfeitamente bom apodrece devagar até que um dia se avaria por razões que nada têm a ver consigo. Orçamente a manutenção como um valor anual, muitas vezes 15 a 20 por cento do custo de desenvolvimento por ano, e dormirá melhor.

4. Suporte e correção de erros

Nenhum software sai perfeito. Os utilizadores reais fazem coisas que nenhum teste antecipou. No início, encontrará erros; para sempre depois, terá o ocasional momento de «está a comportar-se de forma estranha» que precisa de uma pessoa que entenda o código. O suporte pode ser uma avença, um acordo de pagamento por utilização ou estar incluído na manutenção — mas nunca deve ser uma reflexão tardia, porque o dia em que precisa dele raramente é um dia calmo.

5. Alterações e novas funcionalidades

Este é o custo que surpreende as pessoas de forma boa e depois surpreende o seu orçamento de forma má. No momento em que o seu software funciona, verá dez formas de o melhorar. O seu negócio mudará. Chega um novo regulamento. Ganha um cliente que precisa de mais um campo. Toda a vantagem do software à medida é que pode evoluir consigo — mas a evolução é faturável. Trate a melhoria contínua como uma rubrica planeada, não como uma emergência.

6. O seu próprio tempo

O custo invisível. Alguém do seu lado tem de dar feedback, testar, formar a equipa e responder às perguntas do programador. Não é uma rubrica em fatura nenhuma, mas é real, e os projetos em que o dono finge que é zero são os projetos que encalham. Orçamente algumas horas por semana durante o desenvolvimento, menos depois.

Um exemplo a cinco anos, em números claros

Os números tornam isto concreto, por isso aqui fica um a título ilustrativo. Estes valores são deliberadamente redondos e destinam-se a mostrar proporções, não a orçamentar o seu projeto — cada desenvolvimento é diferente. Imagine uma ferramenta interna à medida que substitui um emaranhado de folhas de cálculo numa empresa de 20 pessoas.

Olhe para a última linha. Os 40 000 € de desenvolvimento — o único número em que a maioria das pessoas se foca — são cerca de 36 por cento da despesa a cinco anos. Os outros 64 por cento são o custo de manter vivo e útil um sistema vivo. Se tivesse orçamentado apenas o desenvolvimento, faltar-lhe-iam cerca de 70 000 € em cinco anos, e sentiria cada euro deles como uma surpresa desagradável.

Os custos ocultos que ninguém lhe orçamenta

Para além dos seis baldes, há um conjunto de custos que não aparecem em proposta alguma porque, na verdade, não cabe ao programador orçamentá-los. São seus. Ignorá-los é a forma mais comum de um orçamento sensato se transformar num assunto melindroso.

• Migração de dados — tirar de forma limpa os seus dados existentes das ferramentas antigas e colocá-los na nova é trabalhoso, manual e quase sempre subestimado.
• Formação e adoção — o software só poupa dinheiro quando as pessoas o usam de facto; orçamente as primeiras semanas atrapalhadas.
• Integrações que se desviam — cada sistema a que se liga pode mudar as suas regras, e quando o faz, a sua ligação precisa de ser reparada.
• Indisponibilidade — o custo de a ferramenta estar indisponível durante uma hora de ponta, razão pela qual as cópias de segurança e a monitorização não são luxos opcionais.
• Risco de pessoa-chave — se um único programador detém todo o conhecimento, substituí-lo a meio da vida é caro; exija documentação e código que lhe pertença.
• O momento «já o ultrapassámos» — se o desenvolvimento cortou caminho para acertar num preço, pode pagar de novo mais cedo do que gostaria.

Nenhum destes é motivo para pânico. São motivos para fazer melhores perguntas. Um parceiro que os levanta por iniciativa própria é, provavelmente, um a quem pode confiar o resto — porque significa que está a pensar no seu custo a cinco anos, não apenas na sua fatura deste trimestre.

Como se compara com o software pronto a usar

É tentador ler tudo isto e concluir que o software pronto a usar é obviamente mais barato. Por vezes é — e quando se ajusta genuinamente, deve comprá-lo. Mas o pronto a usar tem o seu próprio TCO, e nem sempre é a pechincha que parece na página de preços.

Uma ferramenta por subscrição tem um custo de entrada baixo e nenhum desenvolvimento, o que é maravilhoso. Mas paga por utilizador, por mês, para sempre, e essa linha só sobe — com o seu número de colaboradores, com os aumentos de preço deles, com o nível «pro» de que acabará por precisar. Herda também custos que não aparecem como dinheiro: os contornos para os 10 por cento que ela não faz bem, os passos manuais entre ferramentas que não se integram, os dados que não consegue recuperar facilmente se sair. O à medida concentra o custo no início e dá-lhe controlo; o pronto a usar distribui o custo e aluga-lhe um ajuste que nunca é exato.

Como manter o custo total sob controlo

Compreender o TCO não é preparar-se para uma fatura maior — é geri-la. Os donos que mantêm o custo de vida sensato fazem todos mais ou menos o mesmo punhado de coisas, e nenhuma exige formação técnica.

1. 1
   Peça a imagem a cinco anos, não apenas o desenvolvimento

   Faça com que cada parceiro com quem fala apresente alojamento, manutenção, suporte e alterações prováveis. Só a conversa já lhe diz quem está a ser franco consigo.
2. 2
   Comece mais pequeno do que acha que deveria

   Construa o núcleo que entrega valor, coloque-o no ar, aprenda com o uso real. Uma primeira versão enxuta custa menos a construir e muito menos a alterar do que uma inchada que adivinhou.
3. 3
   Seja dono do seu código e dos seus dados

   Exija que o código, as contas e os dados sejam seus e estejam documentados. É a sua maior proteção contra ficar preso e ser sobrecobrado mais tarde.
4. 4
   Orçamente a manutenção desde o primeiro dia

   Reserve um valor anual de manutenção antes de lançar, não depois de algo se avariar. A manutenção planeada é barata; o resgate de emergência não é.
5. 5
   Decida as alterações de forma deliberada

   Mantenha uma lista simples de melhorias desejadas e aborde-as em lotes planeados, não num gotejar constante de «só mais uma coisa». Agrupar é mais barato e mantém o sistema coerente.

Faça estas cinco coisas e o TCO de aspeto assustador torna-se um custo operacional previsível — do tipo que pode pôr numa folha de cálculo no início do ano e não voltar a pensar nele. Essa previsibilidade vale mais do que raspar uns pontos percentuais ao preço de desenvolvimento, e é o que separa um projeto de que se alegra de ter feito de um que lamenta em silêncio.

Então, vale a pena o software à medida?

Depois de toda a aritmética de cautela, eis o outro lado. Para o problema certo, o software à medida é um dos melhores investimentos que uma pequena empresa pode fazer. Quando um processo é genuinamente central para a forma como opera — aquilo que, bem feito, lhe dá dinheiro ou lhe salva a sanidade —, ser dono de software que se lhe ajusta exatamente bate alugar uma aproximação que quase se ajusta.

O truque está em ajustar a ferramenta ao que está em jogo. Não encomende um desenvolvimento à medida para algo que uma aplicação de 30 euros por mês resolve bem. Pondere-o quando as opções prontas a usar o obrigam a mudar a forma como trabalha, quando já está a pagar uma fortuna em subscrições e contornos manuais, ou quando o processo é a sua verdadeira vantagem competitiva. Nesses casos, o TCO a cinco anos não é um custo a temer — é o preço de um ativo real que o senhor controla.

Perguntas frequentes