Cum să identificați singurul proces care merită cu adevărat automatizat mai întâi

Iată adevărul incomod pe care nimeni care vă vinde software nu vi-l va spune: majoritatea sarcinilor pe care ați vrea să le automatizați nu merită automatizate. Sunt enervante, e adevărat. Vă mănâncă serile. Dar enervant și demn de automatizat sunt două lucruri diferite, iar confuzia dintre ele este cea mai costisitoare greșeală pe care o face o firmă mică atunci când decide, în sfârșit, să se organizeze. Abilitatea care contează cu adevărat nu este alegerea unui instrument — este să învățați să vă priviți propria săptămână și să deosebiți candidații reali de momeli.

Am văzut zeci de antreprenori greșind în același mod. Aleg sarcina care pare cea mai rea — cea care le strică duminica — și varsă bani în automatizarea ei, doar pentru a descoperi șase săptămâni mai târziu că aceasta se întâmpla de două ori pe lună, iar automatizarea s-ar fi amortizat cândva în jurul anului 2031. Între timp, sarcina plictisitoare și invizibilă care sângera în tăcere o oră pe zi a rămas neatinsă, pentru că nimeni nu a observat-o. Sentimentele sunt un ghid jalnic aici. Frecvența, predictibilitatea și costul greșelii sunt ghiduri bune.

Așadar, acest articol nu este despre cum să automatizați. Este pasul dinaintea acestuia — partea pe care toată lumea o sare. Cum priviți realitatea dezordonată a afacerii dumneavoastră și indicați cu încredere singurul proces care merită să fie primul? Faceți asta corect și restul este relativ ușor. Greșiți și nici cel mai bun instrument din lume nu vă va salva.

De ce sarcina care vă enervează cel mai tare este rareori cea potrivită

Durerea și valoarea nu se aliniază. Sarcina care vă face să gemeți cel mai tare este de obicei cea încărcată emoțional, nu cea care vă costă cu adevărat cel mai mult. Trimiterea unui e-mail dificil, gestionarea unei reclamații, refacerea unei oferte la care clientul s-a răzgândit — acestea ustură. Dar adesea sunt rare sau au nevoie exact de acel tip de judecată umană pe care automatizarea nu o poate înlocui. Vi le amintiți pentru că au durut, nu pentru că sunt frecvente.

Sarcinile cu adevărat costisitoare sunt aproape întotdeauna cele pe care ați încetat să le mai observați. Copierea unei adrese de livrare dintr-un e-mail în sistemul de comenzi. Reintroducerea acelorași date de furnizor în fiecare luni. Verificarea dacă trei lucruri se potriveau înainte de a trimite o factură. Niciuna dintre acestea nu vă strică ziua. Fiecare durează nouăzeci de secunde. Și le faceți de patruzeci de ori pe săptămână fără să le înregistrați vreodată ca muncă. Acolo sunt banii — în lucrurile care au devenit invizibile tocmai pentru că sunt atât de rutiniere.

De aceea nu las niciodată un antreprenor să pornească din memorie. Memoria este părtinitoare spre dramă. Dacă întrebați pe cineva ce îi irosește timpul, va numi lucrul care l-a frustrat cel mai recent — care aproape niciodată nu este lucrul care îl frustrează cel mai des. Trebuie să readuceți sarcinile invizibile în câmpul vizual înainte de a le putea judeca, iar asta necesită puțin efort deliberat.

Mai întâi, faceți vizibilă munca invizibilă

Nu puteți evalua ceea ce nu puteți vedea, așa că, înainte de orice punctare sau judecată, aveți nevoie de un inventar aproximativ al locului unde se duc cu adevărat orele dumneavoastră. Acesta nu trebuie să fie un studiu formal de timp și mișcare cu cronometru. Trebuie să fie sincer și să acopere o săptămână normală, nu ideea dumneavoastră despre o săptămână normală.

Cea mai ieftină metodă care funcționează: țineți o singură notiță deschisă timp de cinci zile lucrătoare și, de fiecare dată când faceți ceva repetitiv, adăugați o liniuță lângă el. O marcă nouă pentru un tip nou de sarcină, o liniuță pentru fiecare repetare. Nu judecați în timp ce colectați — doar adunați. Până vineri, pagina vă va spune ceva ce memoria nu v-ar fi spus niciodată: ce sarcini se repetă cel mai mult și cum micile sarcini invizibile depășesc în tăcere, ca total, pe cele dramatice pe care le-ați fi numit din prima.

Cele cinci semnale ale unui proces care merită automatizat

Odată ce vă puteți vedea sarcinile, aveți nevoie de o modalitate de a le judeca fără a vă baza pe intuiție. De-a lungul anilor le-am redus la cinci semnale. Un proces care merită automatizat are de obicei majoritatea dintre ele. Un proces care are doar unul sau două este o capcană deghizată în oportunitate.

1. Se întâmplă des

Frecvența este multiplicatorul care face ca toate celelalte să conteze. O sarcină care durează două minute, dar se întâmplă de cincizeci de ori pe săptămână este un candidat mult mai bun decât una care durează o oră, dar se întâmplă o dată pe lună. Automatizarea are un cost fix de configurare, iar frecvența este cea care recuperează acel cost. Dacă ceva se întâmplă doar de câteva ori pe an, aproape niciodată nu își merită locul — oricât de mult v-ar îngrozi.

2. Urmează aceiași pași de fiecare dată

Automatizarea adoră o rețetă. Dacă o sarcină se desfășoară la fel de fiecare dată — aceleași intrări, aceiași pași, același rezultat — este un candidat puternic. Dacă se ramifică în zeci de cazuri speciale care necesită fiecare o decizie, veți petrece mai mult timp descriind excepțiile decât veți economisi vreodată. Cu cât e nevoie de mai multe propoziții pentru a explica sarcina unui nou angajat, cu atât este de obicei un candidat mai slab.

3. Funcționează după reguli, nu după judecată

Există o linie clară între sarcinile care urmează reguli și sarcinile care necesită ca un om să cântărească lucrurile. Mutarea datelor între două sisteme este o regulă. A decide dacă să oferiți unui client fidel o reducere este judecată. Sarcinile bazate pe reguli sunt cele pe care o mașină le poate face fiabil și neobosit. Sarcinile cu multă judecată pot fi uneori asistate de software, dar încercarea de a le automatiza complet prea devreme este modul în care generați greșeli rapide și pline de încredere.

4. Datele de intrare sunt deja într-o formă utilizabilă

O sarcină este mult mai ușor de automatizat atunci când informația de care are nevoie se află deja undeva structurat — un formular, un sistem, un format de e-mail consecvent. Dacă datele de intrare sunt un teanc de notițe scrise de mână, mesaje vocale sau fotografii de bonuri, automatizarea este în continuare posibilă, dar v-ați mutat în tăcere într-un teritoriu mai dificil și mai costisitor. Nu imposibil. Doar nu primul dumneavoastră proiect. Păstrați sarcinile cu intrări dezordonate pentru după ce ați pus în cont o victorie ușoară.

5. O greșeală este ieftină și ușor de remediat

Prima dumneavoastră automatizare ar trebui să fie undeva unde o eroare mică este enervantă, nu catastrofală. O notificare care se trimite de două ori este jenantă; un proces de salarizare care se declanșează de două ori este o criză. Începeți de unde raza de impact este mică. Vreți libertatea de a lăsa automatizarea să ruleze, de a o urmări și de a o repara la vedere — nu un proces atât de critic încât o singură eroare ajunge pe extrasul dumneavoastră bancar.

Transformați semnalele într-un scor rapid

Semnalele sunt utile, dar când vă uitați la opt candidați aveți nevoie de ceva mai decisiv decât o impresie. Așa că transformați-le într-un număr. Nu aveți nevoie de o formulă pe care ar aproba-o un departament financiar — aveți nevoie de ceva suficient de rapid încât să-l folosiți cu adevărat. Iată versiunea pe care o aplic cu antreprenorii pe spatele unui șervețel.

1. 1
   Listați candidații de top

   Extrageți cele 5–8 sarcini cu cele mai multe marcaje din săptămâna dumneavoastră. Ignorați tot ce e sub asta — o listă lungă doar blochează decizia.
2. 2
   Punctați timpul economisit, de la 1 la 5

   Câte ore pe săptămână v-ar reda cu adevărat automatizarea acestui lucru? Fiți sincer; înmulțiți minutele pe rulare cu cât de des rulează, nu vă încredeți în groază.
3. 3
   Punctați cât de curat este, de la 1 la 5

   Combinați predictibilitatea, gradul de bazare pe reguli și intrările ordonate într-un singur număr „cât de automatizabil”. O sarcină dezordonată, cu multă judecată, primește un scor mic aici, chiar dacă este frecventă.
4. 4
   Înmulțiți, apoi verificați riscurile cu bun-simț

   Timp × curat vă dă un clasament. Apoi tăiați tot ce ar fi costisitor sau greu de remediat în caz de greșeală — acelea nu sunt prime proiecte, indiferent de scor.
5. 5
   Alegeți cel mai mare scor pe care îl puteți finaliza curând

   Nu scorul absolut maxim — ci cel mai mare pe care îl puteți pune realist în funcțiune în două-trei săptămâni. O victorie mică terminată bate de fiecare dată una mare neterminată.

Înmulțirea contează mai mult decât pare. O sarcină care primește 5 la timp, dar 1 la curățenie ajunge la 5 — la fel ca o sarcină mică și ordonată care economisește un timp modest. Aceasta este metoda care vă protejează de dumneavoastră înșivă: vă oprește din a urmări o muncă mare, dureroasă și dezordonată doar pentru că numărul timpului economisit părea palpitant. Sarcina plictisitoare, curată și frecventă câștigă de obicei, și de obicei chiar ar trebui.

Semne de avertizare că ați ales procesul greșit

Chiar și cu un scor în față, merită să cunoașteți mirosurile unui candidat slab, pentru că sunt seducătoare și toate sună rezonabil pe moment. Dacă procesul ales de dumneavoastră se împiedică de oricare dintre acestea, opriți-vă și mai priviți o dată înainte de a-i angaja bani.

• Are nevoie de mai mult de câteva propoziții pentru a fi explicat. Complexitatea din descriere înseamnă complexitate la construire — și o mulțime de cazuri-limită care așteaptă să muște.
• Spuneți întruna „ei bine, cu excepția cazului în care…”. Fiecare excepție este o ramură pe care cineva trebuie să o gestioneze, iar excepțiile se înmulțesc mai repede decât vă așteptați.
• Se întâmplă doar de câteva ori pe an. Oricât de dureros, calculul aproape niciodată nu iese; veți cheltui mai mult la configurare decât veți economisi vreodată.
• Are nevoie ca un om să simtă ceva — empatie, gust, negociere. Acelea nu sunt ineficiențe de eliminat, ele sunt munca însăși.
• O greșeală ar fi costisitoare sau greu de inversat. Candidat excelent pentru automatizare, dar groaznic ca primul. Câștigați-vă drumul până la el.

Mai există un semnal de alarmă subtil care merită numit: automatizarea unui proces asupra căruia nu v-ați înțeles cu adevărat. Dacă două persoane din firma dumneavoastră fac „aceeași” sarcină în trei moduri diferite, nu aveți încă un proces — aveți trei obiceiuri. Automatizarea acestuia nu face decât să întipărească dezacordul în software. Lămuriți mai întâi pe hârtie cum ar trebui să funcționeze; atunci, și abia atunci, este un candidat.

A-l identifica nu înseamnă că este gata

Iată o distincție care vă scutește de multe necazuri: un proces poate fi cel potrivit de automatizat și totuși să nu fie pregătit pentru automatizare. Identificarea candidatului este pasul unu. Asigurarea că este într-o stare aptă pentru a fi predat unei mașini este pasul doi, iar a-l sări este modul în care ajungeți să automatizați o harababură și să primiți înapoi o harababură mai rapidă.

Un proces este pregătit atunci când puteți scrie exact ce intră, exact ce iese și pașii dintre ele, fără niciun „depinde”. Dacă nu puteți scrie clar aceste trei lucruri, sarcina nu este încă o problemă de software — este o problemă de claritate, iar niciun instrument nu rezolvă asta. Vestea bună este că însuși actul de a scrie creează de obicei claritatea. Jumătate din valoarea pregătirii pentru automatizare este gândirea pe care vă obligă să o faceți.

Aceasta este, de asemenea, cea mai ieftină asigurare posibilă împotriva cheltuielilor excesive. O după-amiază petrecută descriind un proces pe hârtie vă va spune, gratuit, dacă este victoria curată de nouăzeci de secunde la care sperați sau o decizie de judecată încâlcită deghizată. Oricare dintre răspunsuri merită avut înainte ca cineva să vă dea un preț pentru o construcție.

Unde se ascund de obicei candidații buni

Dacă preferați să nu așteptați o săptămână ca să aflați, există câteva locuri unde candidații primi puternici apar iar și iar, în aproape orice fel de firmă mică. Tratați-le ca pe un avans, nu ca pe un substitut pentru a vă privi propria realitate.

Cusăturile dintre două sisteme care nu vorbesc între ele sunt cel mai bogat teren de vânătoare — oriunde un om este cablul de copiere-lipire dintre un e-mail și o foaie de calcul sau o comandă și o factură. Imediat în spate vin îndemnurile programate: memento-uri, urmăriri, alerte, orice este de fapt doar „fă acest lucru la această oră, de fiecare dată”. Apoi căutările repetate — verificarea aceluiași status, răspunsul la aceleași cinci întrebări ale clienților, extragerea aceluiași raport de luni din aceleași trei locuri. Niciuna nu este spectaculoasă. Toate sunt frecvente, predictibile și iertătoare, exact de aceea sunt prime proiecte atât de bune.

Întrebări frecvente