Αυτοματοποίηση της ένταξης νέων εργαζομένων και της γραφειοκρατίας HR (χωρίς τμήμα προσωπικού)

Υπάρχει μια στιγμή που κάθε μικρός εργοδότης γνωρίζει. Βρήκατε επιτέλους έναν καλό άνθρωπο, σας είπε «ναι» και χαίρεστε ειλικρινά γι' αυτό — και ύστερα θυμάστε όλα όσα πρέπει να γίνουν πριν από το πρώτο του πρωινό. Η σύμβαση. Τα φορολογικά έντυπα. Τα στοιχεία της τράπεζας. Ο κωδικός για το πρόγραμμα βαρδιών. Το έντυπο πυρασφάλειας που κάποιος επιμένει να υπογράψει. Μέχρι να φτάσει η πρώτη του μέρα, έχετε ξοδέψει το μεγαλύτερο μέρος μιας μέρας κυνηγώντας χαρτιά, κι εκείνος πέρασε την πρώτη του ώρα βλέποντάς σας να φωτοτυπείτε πράγματα. Κανείς δεν αποφάσισε να δουλεύει έτσι. Απλώς συσσωρεύτηκε.

Έχω στήσει διαδικασίες ένταξης για επιχειρήσεις χωρίς κανέναν υπεύθυνο HR — ένα πρακτορείο 12 ατόμων όπου η υπεύθυνη γραφείου τα έκανε όλα ανάμεσα στα τηλεφωνήματα, μια τεχνική εταιρεία όπου η σύντροφος του ιδιοκτήτη διαχειριζόταν τους νεοπροσληφθέντες από το τραπέζι της κουζίνας, μια κλινική όπου η υπεύθυνη φρόντιζε την ένταξη των νοσηλευτών παράλληλα με τη ρεσεψιόν. Κανείς τους δεν χρειαζόταν ένα τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Αυτό που χρειάζονταν ήταν να πάψει η ίδια προβλέψιμη ακολουθία εντύπων και email να τρώει μια ολόκληρη μέρα κάθε φορά που ερχόταν κάποιος.

Γι' αυτό μιλάει αυτό το κείμενο. Όχι για μια γυαλιστερή πλατφόρμα HR με οργανογράμματα και ενότητες αξιολόγησης απόδοσης που δεν θ' ανοίξετε ποτέ. Μόνο για τη βαρετή, επαναλαμβανόμενη γραφειοκρατία που περιβάλλει μια νέα πρόσληψη — και πώς να την κάνετε σχεδόν όλη να συμβαίνει μόνη της, ώστε το μόνο που θα μένει για εσάς να είναι το μέρος που πραγματικά έχει σημασία: να υποδεχτείτε έναν άνθρωπο.

Γιατί η ένταξη πονάει περισσότερο απ' όσο θα έπρεπε

Η ένταξη μοιάζει δυσανάλογα βαριά σε σχέση με το πόσο συχνά συμβαίνει. Προσλαμβάνετε ίσως μια χούφτα ανθρώπους τον χρόνο, οπότε ποτέ δεν φαντάζει να αξίζει να το διορθώσετε — κι όμως κάθε φορά που εμφανίζεται, καταβροχθίζει ένα εκνευριστικό κομμάτι της εβδομάδας κάποιου. Αυτή είναι η παγίδα. Είναι πολύ σπάνιο για να φαίνεται επείγον, αλλά αρκετά ακριβό, κάθε φορά, ώστε να σας κοστίζει σιωπηλά μέρες τον χρόνο.

Όταν το αναλύσετε, ο πόνος δεν είναι στην πραγματικότητα τα ίδια τα έντυπα. Είναι ο συντονισμός. Τα ίδια στοιχεία — όνομα, διεύθυνση, ΑΦΜ, τραπεζικός λογαριασμός, επαφή έκτακτης ανάγκης — πληκτρολογούνται με το χέρι σε τέσσερα ή πέντε διαφορετικά σημεία. Μια υπογεγραμμένη σύμβαση κάθεται στα εισερχόμενα κάποιου περιμένοντας να αρχειοθετηθεί. Τρεις διαφορετικοί άνθρωποι πρέπει ο καθένας να κάνει το μερίδιό του (να στήσει το email, να παραγγείλει τον φορητό, να τον προσθέσει στη μισθοδοσία) και κανείς δεν κρατά το νήμα, οπότε πάντα κάτι ξεφεύγει. Ο νεοπροσληφθείς, εν τω μεταξύ, δεν έχει ιδέα τι περιμένουν απ' αυτόν πριν από την πρώτη μέρα.

Να και το ενθαρρυντικό μέρος. Επειδή η ένταξη είναι τόσο προβλέψιμη — ακολουθεί όντως τα ίδια βήματα σχεδόν κάθε φορά — είναι ένα από τα πιο φιλικά προς την αυτοματοποίηση πράγματα σε μια μικρή επιχείρηση. Η δουλειά που την κάνει επώδυνη (η επαναπληκτρολόγηση, το κυνήγι, το να θυμάσαι) είναι ακριβώς η δουλειά στην οποία ένας υπολογιστής είναι καλός. Κάντε το σωστά μία φορά και κάθε μελλοντική πρόσληψη θα κυλά πάνω στην ίδια ομαλή τροχιά.

Χαρτογραφήστε τη ροή πριν αγγίξετε οποιοδήποτε εργαλείο

Πριν ψάξετε για λογισμικό, γράψτε τι συμβαίνει πραγματικά ανάμεσα στο «είπε ναι» και στο «είναι πλήρως έτοιμος και δουλεύει». Όχι πώς θα θέλατε να δουλεύει — πώς δουλεύει στ' αλήθεια, μαζί με τα κομμάτια που ζουν στο μυαλό κάποιου. Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες εκπλήσσονται με το πόσο μεγαλώνει η λίστα μόλις μπει στο χαρτί.

Μια τυπική ροή ένταξης μικρής επιχείρησης έχει τρεις χονδρικές φάσεις: συλλογή (συγκεντρώστε τα στοιχεία και τις υπογραφές του νέου), στήσιμο (δημιουργήστε τους λογαριασμούς, τις προσβάσεις και τον εξοπλισμό του) και προετοιμασία (όλα όσα κάνουν την πρώτη μέρα ανώδυνη — πρόγραμμα, ποιον θα γνωρίσει, πού να βρίσκεται). Όταν τα παραθέσετε έτσι, γίνεται προφανές ποια βήματα είναι καθαρή επανάληψη και ποια χρειάζονται πραγματικά άνθρωπο.

• Αποστολή και συλλογή της υπογεγραμμένης σύμβασης εργασίας.
• Συγκέντρωση προσωπικών και φορολογικών στοιχείων για την εγγραφή στη μισθοδοσία.
• Συλλογή στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού για τις πληρωμές μισθού.
• Καταγραφή επαφής έκτακτης ανάγκης και τυχόν απαιτούμενων πιστοποιήσεων.
• Δημιουργία email, προγράμματος βαρδιών και όσων λογαριασμών εργαλείων χρειάζεται ο ρόλος.
• Παραγγελία ή ανάθεση εξοπλισμού — φορητός, τηλέφωνο, κλειδιά, στολή.
• Προγραμματισμός της πρώτης μέρας: ώρα έναρξης, ποιος τον υποδέχεται, πού να πάει.
• Ενεργοποίηση όσων υποχρεωτικών αναγνωρίσεων χρειάζονται (ασφάλεια, διαχείριση δεδομένων, κανόνες λειτουργίας).

Συλλέξτε τις πληροφορίες μία φορά — και μετά σταματήστε να τις ξαναπληκτρολογείτε

Αν διορθώσετε μόνο ένα πράγμα, διορθώστε αυτό. Η μεγαλύτερη απώλεια χρόνου στη γραφειοκρατία HR είναι η εισαγωγή των ίδιων στοιχείων του ίδιου ανθρώπου σε πολλά συστήματα με το χέρι. Η διεύθυνσή του μπαίνει στη σύμβαση, μετά στη μισθοδοσία, μετά στον κατάλογο προσωπικού, μετά στην παραγγελία εξοπλισμού. Τέσσερις ευκαιρίες για ένα τυπογραφικό λάθος, τέσσερις δουλειές που όλες ξεκινούν από τα ίδια δεδομένα.

Η θεραπεία είναι ένα ενιαίο βήμα καταχώρισης: μία ψηφιακή φόρμα που συμπληρώνει ο ίδιος ο νέος, πριν από την πρώτη μέρα. Εισάγει τα δικά του στοιχεία — πράγμα που, βολικά, σημαίνει ότι αυτός είναι υπεύθυνος να τα βάλει σωστά. Από αυτή τη μία υποβολή, όλα τα επόμενα μπορούν να συμπληρωθούν αυτόματα: το προσχέδιο της σύμβασης, η εγγραφή στη μισθοδοσία, η καταχώριση στον κατάλογο. Παύετε να είστε δακτυλογράφος για τους ίδιους τους εργαζομένους σας.

Εδώ αξίζουν και οι ψηφιακές υπογραφές. Μια σύμβαση που αποστέλλεται, υπογράφεται και αρχειοθετείται ηλεκτρονικά εξαλείφει μια ολόκληρη κατηγορία κυνηγητού — χωρίς εκτύπωση, χωρίς σάρωση, χωρίς «μπορείς να υπογράψεις τη σελίδα τέσσερα και να μου το στείλεις πίσω;». Το υπογεγραμμένο έγγραφο προσγειώνεται εκεί που ανήκει, αυτόματα, τη στιγμή που ολοκληρώνεται.

Τι ν' αυτοματοποιήσετε — και τι ν' αφήσετε στον άνθρωπο

Η ένταξη είναι ένα μείγμα μηχανικών βημάτων και ανθρώπινων στιγμών, κι όλη η τέχνη είναι να τα ξεχωρίζετε. Αυτοματοποιήστε το μηχανικό χωρίς δισταγμό. Προστατέψτε το ανθρώπινο σκόπιμα. Χαλάστε αυτή τη γραμμή και είτε θα συνεχίσετε να κάνετε δουλειά ρομπότ μόνοι σας, είτε θα κάνετε την πρώτη μέρα κάποιου να μοιάζει με υπογραφή συμβολαίου κινητής τηλεφωνίας.

Ασφαλές να αυτοματοποιηθεί

Οτιδήποτε βασίζεται σε κανόνες και επαναλαμβάνεται. Η αποστολή του email υποδοχής και της φόρμας καταχώρισης. Η δημιουργία της σύμβασης από πρότυπο μόλις μπουν τα στοιχεία. Η αρχειοθέτηση του υπογεγραμμένου εγγράφου. Η δημιουργία τυπικών λογαριασμών για έναν γνωστό ρόλο. Η υπενθύμιση στον νέο (και σ' εσάς) για όσα λείπουν. Ο προγραμματισμός των προσκλήσεων ημερολογίου της πρώτης μέρας. Η ειδοποίηση του IT ή όποιου παραγγέλνει τον εξοπλισμό. Τίποτα απ' αυτά δεν χρειάζεται κρίση — χρειάζεται να συμβαίνει με τον ίδιο τρόπο, κάθε φορά, χωρίς να χρειάζεται να το θυμάστε.

Κρατήστε το ανθρώπινο

Η ίδια η υποδοχή. Η πρώτη κουβέντα για το πώς λειτουργούν στ' αλήθεια τα πράγματα εδώ. Η απόφαση για το ποιον εξοπλισμό χρειάζεται ένας ασυνήθιστος ρόλος. Οτιδήποτε ευαίσθητο — μια μη τυπική ρήτρα σύμβασης, μια διευθέτηση αμοιβής, μια προσωπική περίσταση που μοιράζεται κάποιος. Η αυτοματοποίηση πρέπει να καθαρίζει το γραφείο από τη γραφειοκρατία ώστε να μένει περισσότερος χώρος για αυτές τις στιγμές, όχι να τις σκεπάζει. Ένας νέος εργαζόμενος καταλαβαίνει πάντα τη διαφορά ανάμεσα σε μια διαδικασία που ελευθέρωσε τον προϊστάμενό του και σε μία που τον αντικατέστησε.

Ο σιωπηλός ήρωας: μια λίστα ελέγχου που τρέχει μόνη της

Κάτω από όλα αυτά υπάρχει ένας ασήμαντος μηχανισμός που κάνει το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς: μια λίστα ελέγχου που ενεργοποιείται και παρακολουθεί τον εαυτό της. Όταν προστίθεται ένας νέος, το σύστημα ξεκινά την ίδια τυπική λίστα εργασιών, αναθέτει την καθεμία στον σωστό άνθρωπο και κυνηγά ό,τι έχει καθυστερήσει. Αυτό είναι όλο. Δεν είναι έξυπνο. Είναι απλώς αδιάκοπο, με τρόπο που οι άνθρωποι δεν είναι σε μια φορτωμένη εβδομάδα.

Η μαγεία είναι ότι τίποτα δεν ξεφεύγει. Η υπεύθυνη γραφείου δεν χρειάζεται να θυμάται ότι το IT θέλει δύο μέρες προειδοποίηση για έναν φορητό. Η μισθοδοσία δεν ξεχνιέται επειδή κάποιος είχε άδεια. Όλοι βλέπουν την ίδια ζωντανή εικόνα του τι έγινε και τι εκκρεμεί. Ένας εκπληκτικός αριθμός καταστροφών τύπου «ξεχάσαμε να στήσουμε το email του» απλώς σταματά να συμβαίνει.

1. 1
   Ενεργοποίηση από ένα μόνο γεγονός

   Η προσθήκη του νέου — ή η υποβολή της φόρμας καταχώρισης από εκείνον — εκκινεί όλη την ακολουθία. Μία ενέργεια, όχι είκοσι.
2. 2
   Αυτόματη διασπορά των εργασιών

   Σύμβαση, μισθοδοσία, λογαριασμοί, εξοπλισμός, πρόγραμμα — η καθεμία γίνεται εργασία ανατεθειμένη σε όποιον την κατέχει, με προθεσμία σε σχέση με την ημέρα έναρξης.
3. 3
   Κυνηγήστε τους καθυστερημένους χωρίς εσάς

   Τα εκκρεμή στέλνουν τις δικές τους υπενθυμίσεις. Ο νέος υπενθυμίζεται για όσα έγγραφα λείπουν· οι συνάδελφοι υπενθυμίζονται για τις δικές τους εργασίες στησίματος.
4. 4
   Δείξτε μία ζωντανή κατάσταση

   Όλοι οι εμπλεκόμενοι βλέπουν την ίδια λίστα να γεμίζει. Όταν τσεκάρεται το τελευταίο κουτί, ο άνθρωπος είναι πραγματικά έτοιμος — όχι «μάλλον έτοιμος».

Μπορείτε να το φτιάξετε πάνω σε εργαλεία που ίσως ήδη έχετε, ή ως μια μικρή ειδικά σχεδιασμένη ροή. Το ζητούμενο δεν είναι η τεχνολογία — είναι ότι η λίστα υπάρχει, τρέχει με ένα έναυσμα και κυνηγά μόνη της. Αυτή η μία μετατόπιση, από το «κάποιος θυμάται» στο «το σύστημα επιμένει», είναι από όπου προέρχεται η μεγαλύτερη ηρεμία.

Πού ταιριάζει η τεχνητή νοημοσύνη — και πού πραγματικά όχι

Τα περισσότερα απ' όσα κάνουν την ένταξη επώδυνη δεν είναι πρόβλημα τεχνητής νοημοσύνης. Είναι πρόβλημα υδραυλικών. Η αποστολή μιας φόρμας, η δημιουργία σύμβασης από πρότυπο, η υπενθύμιση σε ανθρώπους — αυτά είναι κανόνες και χρονόμετρα, όχι νοημοσύνη. Το να το λέτε τεχνητή νοημοσύνη θα ήταν μάρκετινγκ, και θα σας κόστιζε περισσότερα για λιγότερη αξιοπιστία. Να είστε λίγο καχύποπτοι με όποιον σας πουλά «AI ένταξη» για ό,τι είναι, ειλικρινά, μια έξυπνη λίστα ελέγχου.

Παρ' όλα αυτά, υπάρχουν αληθινές γωνιές όπου η σύγχρονη τεχνητή νοημοσύνη κερδίζει τη θέση της — οι ακατάστατες, γλωσσικές άκρες. Η ανάγνωση μιας σαρωμένης ταυτότητας ή πιστοποιητικού και η εξαγωγή των στοιχείων ώστε να μην τα ξαναπληκτρολογεί κανείς. Η απάντηση στις συνηθισμένες ερωτήσεις της πρώτης εβδομάδας ενός νέου («πώς κλείνω άδεια;», «πού είναι το εγχειρίδιο;») χωρίς να διακόπτεται συνάδελφος. Η σύνταξη ενός εξατομικευμένου σημειώματος υποδοχής που έπειτα επεξεργάζεστε κι αποστέλλετε. Χρήσιμα, πράγματι — αλλά κάθονται πάνω σε μια τακτοποιημένη διαδικασία. Βιδώστε την τεχνητή νοημοσύνη πάνω σ' ένα χάος και θα πάρετε ένα ταχύτερο χάος.

Πώς να το εφαρμόσετε χωρίς να χαλάσετε την επόμενη πρόσληψή σας

Μην προσπαθήσετε ν' αυτοματοποιήσετε όλη τη ροή μονομιάς. Διαλέξτε τη φάση που πονάει περισσότερο — για τους περισσότερους είναι η συλλογή, το βήμα της καταχώρισης και της σύμβασης — κι αυτοματοποιήστε μόνο αυτή για την επόμενη πρόσληψή σας. Τρέξτε την ως ένα μικρό πείραμα, κρατήστε τον παλιό τρόπο ως εφεδρεία και δείτε τι σπάει. Έπειτα προσθέστε την επόμενη φάση. Μέχρι την τρίτη ή τέταρτη πρόσληψή σας όλη η τροχιά θα είναι ομαλή, και μόλις που θα προσέξατε ότι την χτίσατε.

Ένα ακόμη πράγμα, γιατί είναι το βήμα που οι άνθρωποι παραλείπουν: γράψτε το σημείωμα «όταν χαλάσει». Τρεις γραμμές για το τι κάνει η αυτοματοποίηση, ποιον να ειδοποιήσετε και πώς να εντάξετε κάποιον με το χέρι αν ποτέ καταρρεύσει. Η πρώτη μέρα ενός νέου είναι κακή στιγμή για ν' ανακαλύψετε ότι η ροή σας δεν έχει εναλλακτική. Αυτό το μικρό σημείωμα είναι που μετατρέπει ένα έξυπνο σενάριο σε κάτι πάνω στο οποίο μπορείτε πραγματικά να βασιστείτε όταν προσλαμβάνετε υπό πίεση.

Συχνές ερωτήσεις