L’app per gli ospiti del suo hotel — la reception nella tasca di chi soggiorna.

La routine si mangia il tempo che spetta all’ospite

Dodici volte «qual è la password del Wi-Fi?», otto volte «a che ora è la colazione?», cinque volte «la sauna è già aperta?» — venticinque risposte in una giornata, e ognuna di esse è scritta da qualche parte: nel raccoglitore in camera, su un foglietto al banco, nella testa della collega che oggi è libera. Presa da sola nessuna costa più di mezzo minuto. Messe insieme sono i minuti che mancano all’ospite che ha davvero bisogno di qualcosa.

Un’app per gli ospiti ribalta la cosa: la risposta sta dove l’ospite guarda comunque — sul suo telefono, nella sua lingua, aggiornata da stamattina. Al banco resta quello che ha bisogno di una persona: la richiesta particolare, l’arrivo a notte fonda, il consiglio per la cena. Non meno contatto, quindi: un contatto diverso.

Ricavi in più senza imporre niente a nessuno

Il check-out posticipato, la sauna privata, una bottiglia di spumante in camera: non sono trattative di vendita, sono offerte che devono essere visibili nel minuto giusto. Raramente al check-in, quando l’ospite è al banco con le valigie e i bambini. Piuttosto alle 21:14, quando la stessa famiglia, seduta in camera, si accorge che domani non ha voglia di alzarsi presto.

È esattamente allora che la riga è lì nell’app: check-out posticipato, 25 €, la camera fino alle 14 invece che alle 11. Un tocco, e va sul conto della camera — nessuno ha dovuto chiedere, nessuno ha dovuto dire di no. Lo stesso vale per la sauna privata a 35 € o per lo spumante a 18 €: cifre su cui nessuno ha voglia di trattare al telefono e che semplicemente si prendono al volo.

Detto onestamente: un’app non riempie una casa mezza vuota. Non porta ospiti nuovi — rende migliore il soggiorno di chi c’è già e risparmia alla reception un mucchio di corse.

Che cosa resta quando l’ospite è ripartito

Il giorno della partenza la cartellina di plastica torna nel cassetto e il foglietto con il codice Wi-Fi finisce nel cestino. L’app invece resta sul telefono. L’estate dopo il suo hotel è un’icona sulla schermata iniziale invece di una ricerca fra venti portali di prenotazione — e finché gli ospiti sono in casa raggiunge ogni camera con un messaggio invece che con un avviso in ascensore.

All’interno la stessa app spesso si ripaga più in fretta. I piani spuntano lo stato delle camere invece di comunicarlo per telefono. Le segnalazioni di manutenzione arrivano con una foto invece che su un foglietto lasciato nel casellario delle chiavi. E il nuovo stagionale trova le procedure della casa nel manuale del team digitale, in italiano e in inglese. Se a inizio stagione inserisce più persone insieme, di solito questo fa risparmiare più nervi della reception.

Può partire senza una versione ridotta: la guida dell’ospite, le richieste con un tocco e il push in ogni camera arrivano come app finita nello store da 4.000 €, pronta a pubblicare in due settimane. Sopra non diventa migliore, soltanto più ampia: altri moduli come gli extra e l’area team, più avanti il collegamento con il suo gestionale alberghiero — quando ospiti e squadra saranno a bordo.