Avtomatizacija vnosa podatkov z računov brez razbijanja knjigovodstva

Skoraj v vsakem malem podjetju obstaja opravilo, ki ga nihče ni zapisal v opis delovnega mesta, nikogar ne veseli in ga nihče ne postavlja pod vprašaj: nekdo, nekje, pretipkava vsebino dobaviteljskih računov v računovodski sistem, vrstico za vrstico, en PDF naenkrat. Zdi se premajhno, da bi ga reševali. Pa ni. To je tiho ena najdražjih navad, ki jih imate.

Pošteno seštejte. Nekaj minut na račun za odpiranje e-pošte, branje PDF-ja, vnos dobavitelja, datuma, neto zneska, DDV-ja, kontne šifre in nato preverjanje glede na naročilo. Pomnožite to z desetinami — ali stotinami — računov, ki pretečejo v mesecu. Pri večini podjetij, s katerimi sem delal, samo vnos računov vzame nekje med pol dneva in dvema polnima dnevoma nečijega tedna. Običajno osebe, ki je predobra, da bi to počela.

Frustrirajoče je, da je to eno redkih administrativnih opravil, kjer je avtomatizacija resnično pripravljena, cenovno dostopna in dolgočasno zanesljiva. Branje strukturiranega dokumenta in izvlečenje peščice polj je točno tisto, v čemer je sodobna programska oprema dobra. Trik ni v tehnologiji. Trik je, da jo uvedete tako, da okrepi vaše knjige, namesto da bi jih tiho kvarila. O tem govori ta vodnik.

Kaj pravzaprav pomeni »avtomatizacija vnosa podatkov z računov«

Odstranimo z njega trženje. Avtomatizacija vnosa računov pomeni, da programska oprema vzame prejeti račun — PDF v e-pošti, sken papirnatega računa, včasih strukturiran e-račun — prebere ustrezna polja in jih zapiše v vaš računovodski ali ERP sistem kot osnutek vknjižbe. Dobavitelj, številka računa, datum, neto vsota, DDV, valuta in idealno posamezne postavke. Človek še vedno potrjuje. Tipkanja ni več.

Pod površjem se dogajata dve stvari. Prvič, zajem: dokument se iz slike ali PDF-ja pretvori v dejansko besedilo in prepoznana polja. Tu OCR in vse bolj modeli umetne inteligence za dokumente opravljajo težko delo. Drugič, ujemanje in knjiženje: zajeti podatki se preverijo glede na to, kar že veste — ali se ta račun ujema z naročilnico, znanim dobaviteljem, smiselno kontno šifro — in se nato izročijo vašim knjigam kot nekaj, kar oseba pregleda in potrdi.

Opazite, česar v tem opisu ni: nihče ne izroča ključev robotu. Cilj razumne avtomatizacije računov ni odstraniti človeka iz odločitve. Je odstraniti človeka iz tipkanja, da lahko človek usmeri pozornost v eno samo stvar, ki je programska oprema ne bi smela početi sama — odločanje, ali je račun pravilen in ga je treba plačati.

Zakaj si to zasluži vašo pozornost pred bolj bleščečimi rečmi

Če ste prebrali naš širši pogled na avtomatizacijo, poznate pravilo: začnite z dolgočasnim, ponavljajočim se opravilom z jasnimi pravili, ki tiho požira dan na teden. Vnos računov je šolski primer. Ima velik obseg, vsakič sledi enakim korakom, strošek ročnega dela pa je skrit na očeh — nikoli se ne pojavi kot postavka, le kot utrujen knjigovodja in zaostanek ob koncu meseca.

Obstaja tudi argument kakovosti, ki je pomembnejši od prihranjenega časa. Ročni vnos podatkov ima stopnjo napak. Vsak jo ima. Zamenjana števka, znesek DDV vnesen v polje neto zneska, račun vnesen dvakrat, ker sta dve osebi mislili, da ga druga ni. Te napake so drage na poseben, neprijeten način: nevidne so, dokler jih usklajevanje, obračun DDV ali revizija ne potegnejo na svetlo. Dosleden samodejen zajem, ki ga oseba pregleda, navadno dela manj takšnih napak, ne več — in dela enako vrsto napake predvidljivo, kar je veliko lažje ujeti.

Tu je še človeška plat. Nihče ni ustanovil podjetja ali sprejel dela v računovodstvu s sanjami o pretipkavanju istega naslova dostave iz PDF-ja. Prepustitev tega opravila programski opremi je ena tistih redkih avtomatizacij, ki se je skoraj vsak prizadeti iskreno razveseli. Zato je popoln prvi projekt: visoka donosnost, majhen odpor in rezultat, ki ga vaša ekipa občuti že v prvem tednu.

Kako pravzaprav deluje, korak za korakom

Koristno je videti celotno pot, ki jo račun prehodi, ko to avtomatizirate, saj je vsaka faza mesto, kjer ohranjate nadzor. Ni čarobne škatle. Obstaja kratek, pregledljiv cevovod.

1. 1
   Račun prispe na eno mesto

   Namesto da bi bili računi raztreseni po osebnih nabiralnikih, vsi pristanejo na enem mestu — namenskem e-poštnem naslovu, mapi za nalaganje ali naslovu za posredovanje. Ta ena vhodna vrata so polovica bitke.
2. 2
   Dokument se prebere

   Programska oprema pretvori PDF ali sken v besedilo in prepozna polja: dobavitelj, številka računa, datum, neto, DDV, skupaj, valuta in postavke, kjer lahko.
3. 3
   Podatki se ujamejo in preverijo

   Zajeta polja se primerjajo z znanimi dobavitelji, naročilnicami in smiselnimi razponi. Karkoli se ne ujema — vsota, ki ni neto plus DDV, neznan dobavitelj — se označi, namesto da bi se tiho vknjižilo.
4. 4
   Oseba pregleda in potrdi

   Zajeti račun se prikaže kot osnutek, eden ob drugem z izvirnikom. Človek pogleda, popravi karkoli nenavadnega in potrdi. Sčasoma jih vse manj potrebuje popravek.
5. 5
   Vknjiži se v vaše knjige

   Po potrditvi vknjižba preteče v vaš računovodski ali ERP sistem, s priloženim izvirnim dokumentom za revizijsko sled. Nikoli več pretipkavanja.

OCR, UI, e-računi: katerega potrebujete?

Okoli tehnologije je tu veliko hrupa, zato poenostavimo. Obstajajo približno trije pristopi in večina podjetij na koncu uporablja kombinacijo.

Klasični OCR na podlagi predloge

Star pristop: sistem naučite, kje na računu določenega dobavitelja je vsako polje — neto je vedno spodaj desno, številka računa zgoraj levo — in on bere te položaje. Natančen je in poceni, ko je enkrat nastavljen, a krhek. V trenutku, ko dobavitelj preoblikuje svoj račun, se predloga zlomi. V redu, če imate peščico rednih, stabilnih dobaviteljev.

Zajem dokumentov na podlagi UI

Sodobni modeli umetne inteligence ne potrebujejo predloge. Razumejo, da je dokument račun, in najdejo polja, kjerkoli so, tudi pri dobavitelju, ki ga še nikoli niso videli. To je tisto, kar današnja orodja naredi resnično uporabna za pravo podjetje z neurejenimi, raznolikimi računi. Obvlada dolgi rep — enkratne dobavitelje, čudne postavitve, tujejezični račun — ki je včasih padel nazaj na ročni vnos. To je tisti del, kjer si UI prisluži svojo ceno.

Strukturirani e-računi

Najčistejši primer od vseh: račun, ki prispe kot strukturirani podatki (oblike, kot so tiste, ki jih predpisuje vse več delov Evrope), sploh ne potrebuje branja — polja so že strojno berljiva. Ko ti postanejo zakonska norma, bo vse večji delež vaših računov preprosto v celoti preskočil korak zajema. Dobra nastavitev obvlada vse tri, ne da bi morali razmišljati, kateri je kateri.

Iskren povzetek: za večino malih podjetij danes je zajem na podlagi UI prava privzeta izbira, s strukturiranimi e-računi, ki se obdelujejo samodejno, ko prispejo, in tanko ročno rezervo za prave posebnosti. Ni vam treba izbrati ene vere. Želite sistem, ki tiho uporablja tisto metodo, ki ustreza vsakemu dokumentu.

Primer iz prakse: veletrgovec, zasut s PDF-ji

Da bo konkretno, tukaj je sestavljanka projekta, kakršnega pogosto vidimo — podrobnosti anonimizirane, oblika zvesta življenju. Regionalni veletrgovec, okoli 25 zaposlenih, je prejemal približno 600 dobaviteljskih računov na mesec. Dve osebi v zalednem uradu sta si delili vnos. Ob koncu meseca so bile vse roke na palubi, vodja financ pa je redno sedel tam ob soboti in usklajeval, kar se ni ujemalo.

Stanje je imelo tri klasične simptome. Računi so prihajali v štiri različne nabiralnike in en fizični predalnik. Dvojna plačila so se zgodila nekajkrat na leto — nikoli katastrofalna, vedno nadležna in nerodna za izterjavo nazaj od dobavitelja. In ekipa vam iskreno ni mogla povedati, koliko časa je vsa stvar požrla, ker je bila razmazana po dnevu vseh v petminutnih koščkih.

Kaj smo storili

Ničesar nismo izpulili. Prva poteza je bila dolgočasna: en naslov racuni@ in nežna kampanja, da bi ga dobavitelji in zaposleni začeli uporabljati. Nato je zajem na podlagi UI prebral vsak prejeti račun in ustvaril osnutek vknjižbe, prikazan eden ob drugem z izvirnim PDF-jem. Preverjanje zaznavanja dvojnikov je primerjalo vsak nov račun z vsem vknjiženim v zadnjih devetdesetih dneh. Nič se ni vknjižilo, ne da bi človek kliknil potrdi.

Ključno je, da smo to prve nekaj tednov poganjali vzporedno s starim ročnim postopkom. Ekipa je to še naprej počela po starem in opazovala, kaj programska oprema ustvari, da bi ji lahko zaupala, preden se nanjo zanese. Zgodnji popravki, ki so jih naredili, so tudi tiho izboljšali ujemanje, tako da so do tretjega tedna osnutki komaj potrebovali pogled.

Rezultat

Te številke so ponazoritvene, ne jamstvo — a so značilne za obliko, ki jo vidimo. Čas vnosa je padel za približno tri četrtine; dve osebi v zalednem uradu sta prešli od utapljanja na hiter pregledni prehod. Konec meseca je nehal biti kriza. Težava dvojnih plačil je v bistvu izginila, ker je programska oprema ujela tisto, kar je utrujenim ljudem uhajalo. In vodja financ je dobil nazaj svoje sobote, kar mu je bilo bolj mar kot katera koli številka.

Na kaj paziti — iskrena tveganja

To je ena varnejših avtomatizacij, ki jih lahko izvedete, a »varnejša« ni »brezskrbna«. Nekaj stvari je resnično pomembnih in njihovo preskakovanje je način, kako se dobra zamisel spremeni v tih nered v vaši glavni knjigi.

• Podvojeni računi. Poskrbite, da sistem preverja nove račune glede na nedavne. To je ena največjih praktičnih zmag in jo je zlahka spregledati.
• DDV in davčne šifre. Pravilna razdelitev na neto in DDV ter pravilna davčna obravnava sta pomembni za vaše obračune. Preverite, da se zajete vsote dejansko seštejejo, in pozorno spremljajte primere obrnjene davčne obveznosti in čezmejne primere.
• Revizijska sled. Vsaka vknjižba mora ohraniti priložen izvirni dokument. Če ne morete klikniti iz vrstice glavne knjige nazaj na PDF, ste prihranili čas in ustvarili prihodnji glavobol.
• Posebni primeri in dobropisi. Dobropisi, delni računi, večvalutni računi in čudni enkratni primeri so mesto, kjer se zajem najbolj muči. Načrtujte čisto ročno rezervo, namesto da bi vse prerivali skozi sistem.
• Kdo je lastnik. Avtomatizacija brez lastnika gnije. Ena imenovana oseba naj spremlja čakalno vrsto za pregled in odloča, kaj prilagoditi.

Nič od tega ni razlog, da tega ne bi storili. To je razlika med avtomatizacijo, ki vaše knjige naredi čistejše, in tisto, ki jih naredi hitrejše-a-napačne. Dobra novica je, da se vsaka od njih reši preprosto tako, da ohranite človeka v zanki in revizijsko sled nedotaknjeno — kar dobro zgrajena nastavitev počne privzeto.

Kako ga uvesti brez motenja knjig

Ker se to dotika vaših finančnih evidenc, si uvedba zasluži nekoliko več skrbi kot opomnik za termin. Načelo je vseeno enako kot pri vsaki avtomatizaciji: obravnavajte ga kot majhen, povraten poskus, ne kot preklop naenkrat.

1. 1
   Združite nabiralnik

   Poskrbite, da vsak račun preteče skozi en naslov ali mapo, preden karkoli avtomatizirate. Že ta korak je vreden storiti, tudi če se tukaj ustavite.
2. 2
   Zajem poganjajte vzporedno nekaj tednov

   Pustite programski opremi, da ustvarja osnutke, medtem ko vaša ekipa še vnaša po starem. Primerjajte. Zaupanje se gradi z opazovanjem, kako stvari dela pravilno, vedno znova, z vašimi resničnimi računi.
3. 3
   Človeško potrditev ohranite vklopljeno, na začetku vedno

   Vsak zajeti račun je osnutek, ki ga oseba potrdi. Popravki, ki jih ljudje naredijo v teh zgodnjih tednih, so prav tisto, kar sistem izostri.
4. 4
   Dodajte varnostna preverjanja

   Zaznavanje dvojnikov, preverjanje, da se vsote morajo sešteti, in izvirni dokument, priložen vsaki vknjižbi. Za finančne podatke so to nepogajljive zadeve.
5. 5
   Upokojite ročni vnos — namenoma

   Ko cel mesec mine čisto, ustavite vzporedni ročni vnos in vsem povejte, da ga ni več, da nihče ne ohranja senčnega postopka. Samodejno knjiženje sprostite šele pozneje, le za varne primere.

Tako izvedena sprememba se zdi manj kot tvegan programski projekt in bolj kot sodelavec, ki tiho jemlje najslabše opravilo z ramen vsem. To je točno tisto, kar želite od prve avtomatizacije: hitra, vidna, zaupanja vredna zmaga, ki olajša reči da naslednji.

Pogosta vprašanja