RPA proti avtomatizaciji z UI: kaj naj malo podjetje dejansko izbere

Če ste začeli raziskovati, kako avtomatizirati del svojega poslovanja, ste verjetno naleteli na dva pojma, ki se uporabljata, kot bi pomenila isto: RPA in avtomatizacijo z UI. Ne pomenita. Eno je neutruden robot, ki sledi vašim natančnim navodilom in nikoli ne improvizira. Drugo bere, presoja in se spopada z zmedo. Za nalogo izberite napačno in bodisi plačujete za inteligenco, ki je ne potrebujete, bodisi kupujete tog robot za delo, ki potrebuje možgane. To je različica te odločitve v preprostih besedah, napisana za podjetje s peščico ljudi in ne z oddelkom IT.

Videl sem lastnike malih podjetij, ki so jim slabo prodali oboje. Nekdo pride prepričan, da potrebuje »UI«, da bi prepisoval številke naročil z enega zaslona na drugega — delo, ki bi ga preprosto pravilo opravilo hitreje in ceneje. Nekdo drug poskuša prisiliti togega robota, ki temelji izključno na pravilih, da bere neurejene e-pošte strank, in nato preživi šest mesecev z zakrpavanjem izjem, dokler se celotna stvar ne sesuje. Skoraj v vseh primerih težava ni bila tehnologija. Bilo je ujemanje napačnega orodja z obliko naloge.

Torej preden se prijavite na karkoli z brezplačno preizkusno različico in samozavestnim prodajalcem, se splača nameniti dvajset minut, da razumete, kaj ti dve stvari v resnici sta, kje vsaka blesti in kje se vsaka tiho razpada. Ni vam treba postati tehnično podkovani. Le prepoznati morate, kakšno vrsto težave dejansko imate.

Kaj RPA v resnici je, brez modnih besed

RPA pomeni Robotic Process Automation (robotska avtomatizacija procesov), kar zveni veliko bolj dramatično, kot v resnici je. Ni nobenega fizičnega robota. Predstavljajte si zelo hitrega, zelo ubogljivega pomočnika, ki sedi za računalnikom in počne natanko to, kar ste mu pokazali — klikni sem, kopiraj to polje, prilepi tja, pritisni shrani, ponovi — tisočkrat brez odmorov za kavo ali tipkarskih napak. To je RPA. Posnema klike in pritiske tipk, ki bi jih opravil človek, v programski opremi, ki jo že uporabljate.

Določujoča lastnost RPA je, da sledi pravilom, ki jih vnaprej določite. Če prispe nov račun, vzemi znesek iz tega polja, ga daj v oni stolpec preglednice in nato pošlji e-pošto ekipi. Odlično je pri opravilih, ki se vsakič zgodijo na enak način. Je tudi popolnoma dobesedno: počne natanko to, kar ste rekli, tudi kadar je tisto, kar ste rekli, malce napačno, in nima pojma, ali rezultat ima smisel.

Klasična RPA opravila v malem podjetju izgledajo takole: premikanje podatkov med dvema sistemoma, ki se ne pogovarjata, vlečenje številk v isto tedensko poročilo, prenašanje naročil iz spletne trgovine v računovodsko programsko opremo, posodabljanje zalog na različnih platformah. Dolgočasno, ponavljajoče se delo v obliki pravil. Če lahko zapišete natančne korake in se ti v resnici nikoli ne spremenijo, bo RPA — ali njegovi lažji, cenejši sorodniki — to nalogo pojedel za zajtrk.

Kaj avtomatizacija z UI počne drugače

Avtomatizacija z UI se začne tam, kjer togim pravilom zmanjka poti. Namesto da sledi fiksnemu scenariju, deluje z razumevanjem — lahko prebere e-pošto v prostem besedilu in ugotovi, kaj stranka v resnici želi, pogleda fotografiran račun in izvleče številke, razvrsti neurejene dokumente na pravi kup ali sestavi smiseln prvi odgovor v vašem tonu. Vrsta dela, ki je nekoč potrebovala človeka prav zato, ker noben primer ni bil videti enak.

Razlika, ki je za vas pomembna, je strpnost do zmede. RPA potrebuje, da je svet urejen in predvidljiv. Avtomatizacija z UI se znajde, ko je vhod človeški — vsakič nekoliko drugačna e-pošta, ročno napisan zapisek, vprašanje, zastavljeno na pet različnih načinov. Presoja namesto da bi sledila strogemu navodilu. Ta prožnost je resnično močna in zato »UI« pritegne toliko pozornosti. A prihaja s kavljem, ki ga je vredno poznati vnaprej.

Avtomatizacija z UI tudi ni čarobna nadgradnja RPA, čeprav jo nekateri ponudniki tako prodajajo. Je drugačno orodje z drugačnimi prednostmi. Najpametnejše nastavitve za mala podjetja, ki sem jih zgradil, uporabljajo oboje — UI za branje in odločanje o zmešnjavi, preprosta pravila za izvedbo predvidljivih korakov, ki sledijo. Več o tej kombinaciji kmalu.

RPA proti avtomatizaciji z UI, drug ob drugem

Lažje se je odločiti, ko lahko oba vidite drug ob drugem. Tu je iskrena primerjava — ne tržna različica, ampak tista, ki bi jo dal prijatelju, ki ima trgovino.

Preberite to tabelo enkrat in vzorec skoči v oči. RPA zmaga pri strošku in predvidljivosti za strukturirano delo. UI zmaga pri prožnosti za nestrukturirano delo. Vprašanje nikoli ni »kaj je naprednejše« — UI očitno je — ampak »kakšne oblike je moja naloga.« Opomnik, ki se pošlje dve uri pred terminom, je strukturiran do obisti; uporabiti UI zanj je kot najeti prevajalca, da vam prebere uro.

Kako izbrati: preizkus, ki ga lahko opravite v glavi

Za prvo odločitev ne potrebujete svetovalca. Vzemite nalogo, ki vas jezi, in si zastavite eno vprašanje: ali lahko zapišem natančne korake in ostajajo vsakič enaki? Če da, ste na ozemlju pravil — RPA ali enostavnejša avtomatizacija. Če se koraki spreminjajo glede na to, kaj vam je poslal človek, ali je vhod prosto besedilo, slike ali presoja, ste na ozemlju UI.

1. 1
   Opišite nalogo po korakih

   Zapišite jo, kot bi učili novega zaposlenega. Če lahko naštejete natančne klike in se ti nikoli ne spremenijo, je to močan znak za RPA.
2. 2
   Preverite, kako neurejen je vhod

   Ali vsak primer prispe v isti urejeni obliki ali pa prihaja kot različne e-pošte, fotografije in ubeseditve? Zmeda kaže na UI.
3. 3
   Vprašajte se, kako draga je napaka

   Če je napačen rezultat poceni zaznati in popraviti, lahko UI pustite teči z rahlo preverbo. Če je napaka draga ali jo je težko razveljaviti, ohranite trdno človeško kontrolno točko.
4. 4
   Začnite s cenejšim orodjem, ki ustreza

   Če to pokrivajo pravila, uporabite pravila — so cenejša in zanesljivejša. Po UI posezite šele, ko naloga resnično potrebuje razumevanje, ne le hitrosti.

Kam vsak sodi v resničnem malem podjetju

Teorija je v redu, a vi želite primere iz podjetja, ki je videti kot vaše. Tu je, kam vsako orodje običajno pristane, na podlagi dela, ki ga zares opravljamo s trgovinami, klinikami, obrtniki in pisarnami.

Dobra RPA opravila

• Kopiranje naročil iz spletne trgovine v vašo računovodsko programsko opremo vsako jutro.
• Posodabljanje zalog med dvema sistemoma, ki se ne sinhronizirata.
• Vlečenje istih treh številk v tedensko poročilo.
• Pošiljanje opomnikov za termine po fiksnem razporedu.
• Premikanje novih oddaj obrazcev v preglednico ali CRM.

Dobra opravila za avtomatizacijo z UI

• Branje e-pošte stranke v prostem besedilu in izluščenje dejanskega naročila.
• Razvrščanje kupa prispelih dokumentov v prave kategorije.
• Sestavljanje prvega osnutka odgovora na pogosto poizvedbo v vašem tonu.
• Izvlečenje zneskov in datumov iz fotografiranih ali skeniranih računov.
• Odgovarjanje na rutinska telefonska vprašanja, da ekipa ni motena.

Opazite delitev. RPA seznam je ves predvidljiva vodovodna napeljava — ista cev, isti tok, vsakič. UI seznam je ves branje in presojanje — delo, ki je bilo nekoč mogoče le zato, ker ga je opravljal človek. Večina podjetij ima obilo prve vrste in manjšo, dragoceno peščico druge.

Najboljši odgovor je običajno oboje

Tu je del, ki ga okvir »RPA proti UI« skriva: v praksi redko izberete eno in zavržete drugo. Najmočnejše nastavitve ju verižno povežejo, panoga pa za to celo ima ime — inteligentna avtomatizacija. UI obravnava neurejeni, človeški konec; pravila obravnavajo predvidljive korake, ki sledijo.

Vzemite izdelan primer. Stranka pošlje e-pošto: »Pozdravljeni, lahko dobim dva modra, tokrat poslana na naslov pisarne?« Čist robot na pravilih obtiči — ta stavek nima fiksnih polj. Zato ga UI prebere, ugotovi izdelek, količino in naslov ter zmedo pretvori v strukturirane podatke. Od tam prevzamejo dolgočasna pravila: ustvari naročilo, posodobi zalogo, ustvari račun, pošlji potrditev. UI je opravil razmišljanje; pravila so opravila izvedbo. Nobeno ne bi moglo opraviti celotnega dela samo, za inteligenco pa ste plačali le pri tistem enem koraku, ki jo je potreboval.

To je tudi najcenejši način, da pridobite koristi UI brez stroškov UI povsod. Dragi, verjetnostni del omejite na tisti edini korak, ki resnično potrebuje razumevanje, in zanesljiva, cenena pravila naj nosijo preostanek delovnega toka. Tako račun ostane nizek, sistem pa predvidljiv tam, kjer je predvidljivost najpomembnejša.

Napake, ki zapravijo največ denarja

Večina proračuna, za katerega sem videl, da je zgorel na avtomatizaciji, se je razblinila v dim iz majhne skupine napak, ki bi se jim dalo izogniti. Nobena od njih ni o tem, da bi bila tehnologija slaba. So o tem, da se usmerja na napačno tarčo.

Obstaja tudi tišja napaka: avtomatizirati proces, ki je že na papirju pokvarjen. Če je vaš tok naročil zmeda, ko ga opravlja človek, vam RPA le da hitrejšo zmedo, UI pa samozavestno avtomatizira napačno stvar. Najprej popravite proces, nato avtomatizirajte popravljeno različico. Hitrost, uporabljena na kaosu, vas le hitreje pripelje do kaosa.

In ne pozabite, da je vsaka avtomatizacija, RPA ali UI, nekaj, kar morate zdaj vzdrževati. Ponudnik spremeni zaslon in vaš RPA robot klikne napačni gumb; pojavi se robni primer in vaš UI potrebuje nov primer. Tri avtomatizacije, ki jim vaša ekipa zaupa, prekašajo ducat napol delujočih, na katere si nihče ne upa zanesti. Zadržanost je del strategije, ne neuspeh ambicij.

Kako začeti brez prevelike zaveze

Ta četrtletje vam ni treba izbrati velike strategije avtomatizacije. Treba je ubiti eno konkretno, nadležno nalogo — in že samo dejanje, da to storite, vas bo naučilo, v resničnih okvirih, katero orodje ustreza vašemu podjetju. Izberite nalogo, ki zapravi največ časa, jo prepustite zgornjemu preizkusu v glavi in izberite najpreprostejše orodje, ki jo pokrije.

Uvedbo obravnavajte kot majhen, povraten poskus in ne kot zagon. Naj nova avtomatizacija teden dni teče vzporedno s starim ročnim načinom, da brez tveganja ujamete robne primere. Dodelite ji enega imenovanega lastnika, ki nad njo bdi in rešuje prve zaplete. Šele ko mine teden brez presenečenj, opustite stari način — nato pa se vrnete na svoj seznam in izberete naslednjo. Majhno, dokončano, zaupanja vredno, ponovi. Storite to nekajkrat na leto in tiho ste si privoščili ekvivalent dodatnega para rok, ne da bi podjetje stavili na neko platformo.

Pogosta vprašanja