最初に本当に自動化すべき「たった一つの業務」を見極める方法

ソフトウェアを売る人が決して教えてくれない、居心地の悪い真実があります。あなたが自動化したいと思う作業のほとんどは、実は自動化に値しないのです。確かに面倒です。夜の時間を奪っていきます。しかし「面倒」と「自動化に値する」は別物であり、これを混同することこそ、中小企業がいざ業務を整えようと決めたときに犯す、最もコストの高い失敗です。本当に重要なスキルはツールを選ぶことではなく、自分の一週間を見つめ、本物の候補とおとりとを見分けられるようになることです。

私は何十人もの経営者が、まったく同じように間違えるのを見てきました。最も気分が悪く感じる作業——日曜日を台無しにするもの——を選び、その自動化にお金を注ぎ込みます。そして六週間後、それが月に二回しか起きておらず、自動化の元が取れるのは2031年あたりだと気づくのです。一方で、静かに一日一時間を奪っていた退屈で見えない作業は、誰も気づかなかったために手つかずのままでした。ここでは感情はひどい指針です。頻度、予測可能性、そして失敗したときのコストこそが良い指針です。

ですからこの記事は、どう自動化するかについてではありません。その一歩手前——誰もが飛ばしてしまう部分についてです。あなたの事業の雑然とした現実を見つめ、最初に取り組むに値するたった一つの業務を、どうすれば確実に指し示せるのでしょうか。ここを正しくできれば、あとは比較的簡単です。間違えれば、世界一のツールでもあなたを救えません。

最も腹立たしい作業が、めったに正解でない理由

痛みと価値は一致しません。最も大きなため息をつく作業は、たいてい感情的に重いものであって、実際に最もコストがかかっているものではありません。気の重いメールを送る、クレームに対応する、顧客が気を変えた見積もりを作り直す——これらは胸に刺さります。けれども多くの場合まれにしか起きず、あるいは自動化では置き換えられない、まさに人間的な判断を必要とします。あなたがそれを覚えているのは痛かったからであって、頻繁だからではありません。

本当にコストのかかる作業は、ほとんど常にあなたが気づかなくなったものです。メールの配送先住所を注文システムに書き写す。毎週月曜日に同じ取引先情報を入力し直す。請求書を送る前に三つの項目が一致しているか確認する。どれも一日を台無しにはしません。一つあたり九十秒です。そしてあなたは週に四十回、それを仕事として認識すらせずにこなしています。お金が眠っているのはそこ——あまりに日常的だからこそ見えなくなったものの中なのです。

だから私は、経営者が記憶を頼りに始めることを決して許しません。記憶はドラマの方に偏っています。何に時間を浪費しているかと尋ねれば、人は最も最近いらだったものを挙げます——それは最も頻繁にいらだたせるものでは、ほぼ決してありません。見えない作業を判断できるようにするには、まずそれを視界に戻す必要があり、それには少しの意識的な努力が要ります。

まず、見えない仕事を見えるようにする

見えないものは評価できません。ですから採点や判断の前に、自分の時間が実際どこへ消えているかのおおまかな棚卸しが必要です。これはストップウォッチを使う正式な作業時間調査である必要はありません。正直であること、そして「普通の一週間」のあなたの思い込みではなく、実際の普通の一週間を網羅していることが必要です。

効果のある最も安上がりな方法は、五営業日のあいだ一つのメモを開いたままにし、繰り返しの作業をするたびにその横に正の字の線を一本足すことです。新しい種類の作業には新しい印を、繰り返すたびに一本の線を。集めている間は判断せず、ただ集めてください。金曜日になると、その紙はあなたの記憶では決してわからないことを教えてくれます。どの作業が最も繰り返されているか、そして小さく見えない作業が、とっさに挙げたであろう劇的なものを静かに合計で上回っている様を。

自動化に値する業務の五つのサイン

作業が見えるようになったら、勘に頼らずにそれらを判断する方法が必要です。長年かけて、私はそれを五つのサインに煮詰めました。自動化に値する業務は、たいていそのほとんどを備えています。一つか二つしか備えていない業務は、機会の装いをまとった罠です。

1. 頻繁に起きる

頻度は、他のすべてを意味あるものにする掛け算の係数です。二分かかるが週に五十回起きる作業は、一時間かかるが月に一回の作業よりはるかに良い候補です。自動化には固定の導入コストがあり、頻度こそがそのコストを回収します。年に数回しか起きないものは、どれほどそれを恐れていようと、ほぼ決してその座に値しません。

2. 毎回同じ手順をたどる

自動化はレシピを好みます。作業が毎回同じように進むなら——同じ入力、同じ手順、同じ出力なら——強い候補です。決定を要する十数通りの特殊ケースに枝分かれするなら、節約できる以上の時間を例外の説明に費やすことになります。新しい従業員に作業を説明するのに多くの文を要するほど、たいてい候補としては悪くなります。

3. 判断ではなくルールで動く

ルールに従う作業と、人間が物事を秤にかけることを要する作業との間には、はっきりした線があります。二つのシステム間でデータを移すのはルールです。常連客に割引を出すかどうかを決めるのは判断です。ルールに基づく作業は、機械が確実かつ疲れ知らずにこなせるものです。判断の重い作業はソフトウェアが補助できることもありますが、それを早い段階で完全に自動化しようとするのは、自信たっぷりで素早い誤りを生み出す道です。

4. 入力がすでに使える形になっている

作業が必要とする情報が、すでにどこか構造化された場所にある場合——フォーム、システム、一貫したメール書式など——自動化はずっと容易になります。入力が手書きメモの山や留守番電話、レシートの写真であれば、自動化はなお可能ですが、より難しく高コストな領域に静かに踏み込んだことになります。不可能ではありません。ただ最初のプロジェクトではないだけです。雑然とした入力の作業は、簡単な勝利を手にしてから取っておきましょう。

5. ミスが安価で、簡単に元に戻せる

最初の自動化は、小さな誤りが面倒ではあっても致命的でない場所であるべきです。リマインダーが二度送られるのはばつが悪い程度ですが、給与計算が二度走るのは危機です。被害範囲が小さいところから始めてください。自動化を走らせ、見守り、表立って直せる自由が欲しいのであって、一つの不具合が銀行の明細書に載るほど重要な業務は望ましくありません。

サインを手早い点数に変える

サインは役立ちますが、八つの候補をにらんでいるときには、雰囲気よりも決め手になるものが必要です。ですからそれを数字に変えましょう。経理部門が認めるような数式は要りません——実際に使うほど手早いものが要るのです。これが、私が経営者と紙ナプキンの裏で進めているバージョンです。

1. 1
   上位の候補を挙げる

   一週間の中で正の字が最も多かった作業を5〜8個取り出します。それ以下はすべて無視してください——長いリストは決定を滞らせるだけです。
2. 2
   節約できる時間を1〜5で採点する

   これを自動化すれば、週に何時間が本当に戻ってくるでしょうか。正直に、一回あたりの分数に頻度を掛けてください。恐れの感情を当てにしてはいけません。
3. 3
   どれだけ「きれい」かを1〜5で採点する

   予測可能性、ルール依存度、入力の整い具合を一つの「どれだけ自動化できるか」という数字にまとめます。雑然として判断の重い作業は、頻繁でもここでは低くなります。
4. 4
   掛け算し、それからリスクを冷静に確かめる

   時間 × きれいさ がランキングになります。次に、ミスが高くつくか元に戻しにくいものはすべて消してください——どんな点数でも、それらは最初のプロジェクトではありません。
5. 5
   すぐ仕上げられる最高得点を選ぶ

   絶対的な最高点ではなく、二、三週間で現実的に稼働させられる最高点を。仕上がった小さな勝利は、毎回、未完の大きな勝利に勝ります。

掛け算は見かけ以上に重要です。時間で5、きれいさで1の作業は5に着地します——ささやかな時間を節約する小ぎれいな作業と同じです。これこそ、あなた自身からあなたを守る仕組みです。節約時間の数字が刺激的に見えたというだけで、大きく、痛みを伴い、雑然とした仕事を追いかけるのを止めてくれます。退屈で、きれいで、頻繁な作業がたいてい勝ち、たいていそうあるべきなのです。

間違った業務を選んだ警告サイン

点数が目の前にあっても、悪い候補のにおいを知っておく価値はあります。それらは誘惑的で、その瞬間にはどれももっともらしく聞こえるからです。選んだ業務が次のどれかにつまずいたら、お金を投じる前に立ち止まって、もう一度見直してください。

• 説明するのに二、三文では済まない。説明の複雑さは構築の複雑さを意味し——噛みつこうと待ち構える多くの例外ケースを意味します。
• 「まあ、ただし〜のときは…」と言い続けてしまう。例外はすべて誰かが処理せねばならない分岐であり、例外は予想より速く増えていきます。
• 年に数回しか起きない。どれほど痛みを伴おうと、計算はほぼ決して合いません。導入にかける費用が、節約できる分を上回ります。
• 人間が何かを感じることを要する——共感、センス、交渉。それらは取り除くべき非効率ではなく、それこそが仕事そのものです。
• ミスが高くつくか、元に戻しにくい。自動化候補としては素晴らしいが、最初としては最悪です。段階を踏んでそこへ登りましょう。

もう一つ、名指しする価値のある微妙な警告サインがあります。実際には合意できていない業務を自動化してしまうことです。社内の二人が「同じ」作業を三つの異なるやり方でこなしているなら、まだ業務はありません——三つの習慣があるだけです。それを自動化すれば、不一致をソフトウェアに焼き付けるだけです。まず紙の上で、それがどうあるべきかを整理してください。そうして初めて、それは候補となります。

見極めることと、準備が整っていることは別

多くの苦労を省く区別があります。ある業務が自動化すべき正しい対象でありながら、なお自動化の準備が整っていないことがあるのです。候補を見極めるのは第一段階。それを機械に渡せる状態にあるか確かめるのが第二段階で、これを飛ばすことこそ、混乱を自動化して、より速い混乱を返してもらう道です。

業務の準備が整っているのは、何が入り、何が出て、その間の手順を、「場合による」なしに正確に書き出せるときです。その三つを明確に書けないなら、その作業はまだソフトウェアの問題ではありません——明確さの問題であり、それはどんなツールでも直せません。良い知らせは、書き出すという行為そのものが、たいていその明確さを生み出すことです。自動化の準備をする価値の半分は、それが強いてくる思考にあります。

これは、使いすぎに対する考えうる最も安い保険でもあります。一つの午後を業務の紙上での記述に費やせば、それが期待していたきれいな九十秒の勝利なのか、それとも変装した、もつれた判断の問題なのかを、無料で教えてくれます。どちらの答えも、誰かが構築の見積もりを出す前に手にしておく価値があります。

良い候補がたいてい潜んでいる場所

一週間待って確かめるのは避けたいなら、ほぼあらゆる種類の中小企業で、強い最初の候補が繰り返し現れる場所がいくつかあります。これらは自分の現実を見る代わりではなく、出だしの有利と捉えてください。

最も豊かな猟場は互いに会話しない二つのシステムの継ぎ目です——メールと表計算の間、あるいは注文と請求書の間で、人間がコピー＆ペーストのケーブルになっているところはどこでも。それに続くのが予定されたひと押しです。リマインダー、フォローアップ、アラートなど、要は「この時刻にこれをする、毎回」というだけのもの。次に繰り返しの確認——同じ状態を確認する、顧客から来る同じ五つの質問に答える、同じ三カ所から同じ月曜のレポートを引っ張ってくる。どれも華やかではありません。すべてが頻繁で、予測可能で、寛容です。だからこそ、これほど良い最初のプロジェクトになるのです。

よくある質問