Avtomatizacija uvajanja zaposlenih in kadrovske papirologije (brez kadrovske službe)

Obstaja trenutek, ki ga pozna vsak mali delodajalec. Končno ste našli dobrega človeka, rekel je da in iskreno se temu veselite — nato pa se spomnite vsega, kar se mora zgoditi pred njegovim prvim jutrom. Pogodba. Davčni obrazci. Bančni podatki. Dostop do razporeda izmen. Obrazec o požarni varnosti, ki ga nekdo vztraja, naj podpiše. Do njegovega prvega dne ste preživeli dobršen del dneva v lovljenju papirjev, on pa je prvo uro preživel ob opazovanju, kako fotokopirate dokumente. Nihče se ni odločil, da naj deluje tako. Preprosto se je naplavilo.

Postavljal sem uvajanje za podjetja brez ene same kadrovice — za 12-člansko agencijo, kjer je to vodja pisarne počela med telefonskimi klici, za obrtniško podjetje, kjer je za novince skrbela lastnikova partnerica za kuhinjsko mizo, za kliniko, kjer je vodja ordinacije uvajala medicinske sestre poleg vodenja sprejemnega pulta. Nihče od njih ni potreboval kadrovskega oddelka. Potrebovali so le, da isto predvidljivo zaporedje obrazcev in e-pošte preneha požirati cel dan vsakič, ko se nekdo pridruži.

O tem govori ta članek. Ne o bleščeči kadrovski platformi z organizacijskimi shemami in moduli za oceno uspešnosti, ki jih nikoli ne boste odprli. Le o dolgočasni, ponavljajoči se papirologiji, ki obkroža novega zaposlenega — in kako poskrbeti, da se skoraj vsa zgodi sama od sebe, tako da vam ostane le tisti del, na katerem zares stoji: sprejeti človeka.

Zakaj uvajanje boli bolj, kot bi smelo

Uvajanje deluje težko v nesorazmerju s tem, kako pogosto se dogaja. Zaposlite morda peščico ljudi na leto, zato se nikoli ne zdi vredno popraviti — pa vendar vsakič, ko se zgodi, požre frustrirajoč kos nekomu tedna. To je past. Preredko je, da bi delovalo nujno, a dovolj drago, vsakič znova, da vas tiho stane dneve na leto.

Ko to razstavite, bolečina v resnici niso obrazci sami. Je usklajevanje. Iste podatke — ime, naslov, davčno številko, bančni račun, kontakt za nujne primere — ročno vtipkate na štiri ali pet različnih mest. Podpisana pogodba leži v nekomu nabiralniku in čaka, da se arhivira. Trije različni ljudje morajo vsak opraviti svoj del (postaviti e-pošto, naročiti prenosnik, dodati ga v obračun plač) in nihče ne drži niti, zato nekaj vedno uide. Novi zaposleni medtem nima pojma, kaj se od njega pričakuje pred prvim dnem.

Tu je spodbudni del. Ker je uvajanje tako predvidljivo — res sledi istim korakom skoraj vsakič — sodi med najbolj avtomatizaciji prijazne stvari v malem podjetju. Delo, ki ga dela bolečega (ponovno tipkanje, lovljenje, spominjanje), je natanko delo, v katerem je računalnik dober. Naredite to enkrat pravilno in vsaka prihodnja zaposlitev se popelje po istem gladkem tiru.

Preden se dotaknete kateregakoli orodja, zarišite potek

Preden se odpravite iskat programsko opremo, zapišite, kaj se v resnici dogaja med »rekel je da« in »popolnoma je postavljen in dela«. Ne kako bi si želeli, da deluje — kako resnično deluje, vključno z deli, ki živijo v nekomu glavi. Večino lastnikov preseneti, kako se seznam podaljša, ko je enkrat na papirju.

Tipičen potek uvajanja v malem podjetju ima tri grobe faze: zbiranje (zberete podatke in podpise novega zaposlenega), postavitev (ustvarite njegove račune, dostope in opremo) in priprava (vse, kar prvi dan naredi neboleč — razpored, koga spoznati, kam priti). Ko to tako razgrnete, postane očitno, kateri koraki so čisto ponavljanje in kateri zares potrebujejo človeka.

• Pošljite in zberite podpisano pogodbo o zaposlitvi.
• Zberite osebne in davčne podatke za prijavo v obračun plač.
• Pridobite podatke o bančnem računu za izplačila plače.
• Zabeležite kontakt za nujne primere in vsa potrebna potrdila.
• Ustvarite e-pošto, razpored izmen in vse račune za orodja, ki jih delovno mesto zahteva.
• Naročite ali dodelite opremo — prenosnik, telefon, ključe, uniformo.
• Načrtujte logistiko prvega dne: čas prihoda, kdo ga pričaka, kam naj gre.
• Sprožite vsa obvezna potrdila (varnost, ravnanje s podatki, hišna pravila).

Podatke zberite enkrat — nato jih nehajte znova vtipkavati

Če popravite le eno stvar, popravite to. Največji požeralec časa v kadrovski administraciji je ročno vnašanje istih podatkov iste osebe v več sistemov. Njegov naslov gre v pogodbo, nato v obračun plač, nato v imenik zaposlenih, nato na naročilo opreme. Štiri priložnosti za tipkarsko napako, štiri opravila, ki se vsa začnejo z istimi podatki.

Zdravilo je en sam korak zajema: en digitalni obrazec, ki ga novi zaposleni sam izpolni pred prvim dnem. Vnese svoje podatke — kar, prikladno, pomeni, da je on odgovoren, da so pravilni. Iz te ene oddaje se lahko vse nadaljnje izpolni samodejno: osnutek pogodbe, zapis v obračunu plač, vnos v imenik. Nehate biti zapisovalec za lastne zaposlene.

Tu se obrestujejo tudi digitalni podpisi. Pogodba, ki se elektronsko pošlje, podpiše in arhivira, odpravi celotno kategorijo lovljenja — brez tiskanja, brez skeniranja, brez »lahko podpišeš četrto stran in mi pošlješ nazaj«. Podpisani dokument pristane tam, kamor sodi, samodejno, v trenutku, ko je končan.

Kaj avtomatizirati — in kaj prepustiti človeku

Uvajanje je mešanica mehanskih korakov in človeških trenutkov, vsa umetnost pa je v tem, da jih ločite. Mehansko avtomatizirajte brez oklevanja. Človeško namerno zaščitite. Zgrešite to črto in bodisi boste robotsko delo še naprej opravljali sami bodisi boste nekomu prvi dan spremenili v občutek, kot da sklepa naročnino za mobitel.

Varno za avtomatizacijo

Karkoli temelji na pravilih in se ponavlja. Pošiljanje pozdravne e-pošte in obrazca za zajem. Ustvarjanje pogodbe iz predloge, ko so podatki vneseni. Arhiviranje podpisanega dokumenta. Ustvarjanje standardnih računov za znano delovno mesto. Opominjanje novega zaposlenega (in vas) na manjkajoče postavke. Razporejanje koledarskih vabil za prvi dan. Obveščanje IT-ja ali tistega, ki naroča opremo. Nič od tega ne potrebuje presoje — potrebuje le, da se zgodi enako, vsakič, ne da bi se bilo treba spomniti.

Ohranite človeško

Sam sprejem. Prvi pogovor o tem, kako tu stvari v resnici delujejo. Odločitev, kakšno opremo potrebuje nenavadno delovno mesto. Karkoli občutljivega — nestandardna pogodbena določba, dogovor o plači, osebna okoliščina, ki jo nekdo deli. Avtomatizacija naj očisti mizo administracije, da bo več prostora za te trenutke, ne pa da jih prekrije. Novi zaposleni vedno zazna razliko med postopkom, ki je sprostil roke njegovemu vodji, in tistim, ki ga je nadomestil.

Tihi junak: seznam, ki teče sam

Pod vsem tem je en neblesteč mehanizem, ki opravi večino dela: kontrolni seznam, ki se sam sproži in sam spremlja. Ko se doda novi zaposleni, sistem zažene isti standardni seznam opravil, vsako dodeli pravi osebi in preganja vse, kar zamuja. To je vse. Ni pretkano. Je le neutrudno na način, kakršen ljudje v natrpanem tednu niso.

Čar je v tem, da nič ne pade skozi. Vodji pisarne ni treba pomniti, da IT za prenosnik potrebuje dva dni vnaprej. Na obračun plač se ne pozabi, ker je bil nekdo na dopustu. Vsi vidijo isto živo sliko tega, kaj je opravljeno in kaj je še v teku. Presenetljivo veliko katastrof tipa »pozabili smo mu postaviti e-pošto« preprosto neha dogajati.

1. 1
   Sprožitev iz enega samega dogodka

   Dodajanje novega zaposlenega — ali njegova oddaja obrazca za zajem — zažene celotno zaporedje. Eno dejanje, ne dvajset.
2. 2
   Samodejno razvejanje opravil

   Pogodba, plača, računi, oprema, razpored — vsako postane opravilo, dodeljeno tistemu, ki ga prevzame, z rokom glede na dan začetka.
3. 3
   Preganjajte zamudnike brez vas

   Zapadle postavke same pošljejo svoje opomnike. Novega zaposlenega podžene za manjkajoče dokumente; sodelavce podžene za njihove postavitvene naloge.
4. 4
   Prikažite eno živo stanje

   Vsi udeleženi vidijo isti seznam, kako se polni. Ko se obkljuka zadnje polje, je oseba zares pripravljena — ne »verjetno pripravljena«.

To lahko zgradite na orodjih, ki jih morda že imate, ali kot majhen namenski potek. Ne gre za tehnologijo — gre za to, da seznam obstaja, teče na sprožilec in se sam preganja. Ta en sam premik, od »nekdo se spomni« k »sistem vztraja«, je vir večine miru.

Kam umetna inteligenca sodi — in kam zares ne

Večina tega, kar dela uvajanje boleče, ni problem umetne inteligence. Je vodovodni problem. Pošiljanje obrazca, ustvarjanje pogodbe iz predloge, opominjanje ljudi — to so pravila in časovniki, ne inteligenca. Imenovati to umetna inteligenca bi bil marketing in stalo bi vas več za manj zanesljivosti. Bodite nekoliko nezaupljivi do vsakogar, ki vam prodaja »AI uvajanje« za nekaj, kar je, iskreno, pameten kontrolni seznam.

Kljub temu obstajajo resnični vogali, kjer si sodobna umetna inteligenca prisluži svoje mesto — neurejeni, jeziku podobni robovi. Branje skenirane osebne izkaznice ali potrdila in izvlek podatkov, da jih nihče ne vtipkava znova. Odgovarjanje na običajna vprašanja novega zaposlenega v prvem tednu (»kako prijavim dopust?«, »kje je priročnik?«) brez prekinjanja sodelavca. Osnutek osebnega pozdravnega sporočila, ki ga nato uredite in pošljete. Koristno, res — a to sedi na vrhu urejenega postopka. Privijte umetno inteligenco na nered in dobili boste hitrejši nered.

Uvedba brez tega, da bi pokvarili svojo naslednjo zaposlitev

Ne poskušajte avtomatizirati celotnega poteka naenkrat. Izberite fazo, ki najbolj boli — za večino je to zbiranje, korak zajema in pogodbe — in za naslednjo zaposlitev avtomatizirajte le to. Zaženite jo kot majhen poskus, stari način obdržite kot rezervo in opazujte, kaj se pokvari. Nato dodajte naslednjo fazo. Do tretje ali četrte zaposlitve je celoten tir gladek, vi pa ste komaj opazili, da ste ga gradili.

Še ena stvar, ker je to korak, ki ga ljudje preskočijo: napišite zapis »ko se pokvari«. Tri vrstice o tem, kaj avtomatizacija počne, koga obvestiti in kako nekoga uvesti ročno, če kdaj odpove. Prvi dan novega zaposlenega je slab čas za odkritje, da vaš potek nima rezervnega načrta. Ta majhen zapis je tisto, kar pretvori pameten skript v nekaj, na kar se zares lahko zanesete, ko zaposlujete pod pritiskom.

Pogosta vprašanja