RPA vs. MI-automatizálás: mit válasszon valójában egy kisvállalkozás

Ha elkezdte felmérni vállalkozása egy részének automatizálását, valószínűleg beleütközött két fogalomba, amelyeket úgy használnak, mintha ugyanazt jelentenék: RPA és MI-automatizálás. Pedig nem azt jelentik. Az egyik egy fáradhatatlan robot, amely pontosan követi az utasításait, és sosem improvizál. A másik olvas, mérlegel, és megbirkózik a kuszasággal. Ha egy feladathoz a rosszat választja, vagy olyan intelligenciáért fizet, amelyre nincs szüksége, vagy merev robotot vesz egy olyan munkára, amelyhez ész kell. Ez annak a döntésnek a közérthető változata, egy maroknyi emberből álló vállalkozásnak írva, nem informatikai részlegnek.

Láttam már kisvállalkozói tulajdonosokat, akiknek mindkettőt rosszul adták el. Valaki azzal a meggyőződéssel jön be, hogy „MI”-re van szüksége ahhoz, hogy rendelési számokat másoljon át egyik képernyőről a másikra — pedig ezt a munkát egy egyszerű szabály gyorsabban és olcsóbban elvégezné. Valaki más egy merev, csak szabályokon alapuló robotot próbál rákényszeríteni arra, hogy kusza ügyfél-e-maileket olvasson, majd fél évet tölt a kivételek foltozgatásával, míg az egész össze nem omlik. Szinte minden esetben nem a technológia volt a baj. Hanem a rossz eszköz párosítása a feladat alakjához.

Mielőtt tehát feliratkozna bármire egy ingyenes próbaverzió és egy magabiztos értékesítő kedvéért, megéri rászánni húsz percet, hogy megértse, mi is ez a kettő valójában, hol ragyog mindegyik, és hol esik szét csendben. Nem kell műszaki emberré válnia. Csak fel kell ismernie, milyen jellegű problémája van valójában.

Mi is az RPA valójában, divatszavak nélkül

Az RPA a Robotic Process Automation (robotikus folyamatautomatizálás) rövidítése, ami sokkal drámaibban hangzik, mint amilyen. Nincs fizikai robot. Képzeljen el egy nagyon gyors, nagyon engedelmes asszisztenst, aki a számítógép elé ül, és pontosan azt csinálja, amit megmutatott neki — kattints ide, másold ezt a mezőt, illeszd be oda, nyomd meg a mentést, ismételd — több ezerszer, kávészünet és elgépelés nélkül. Ez az RPA. Azokat a kattintásokat és billentyűleütéseket utánozza, amelyeket egy ember végezne, az Ön által már használt szoftverekben.

Az RPA meghatározó jellemzője, hogy előre megadott szabályokat követ. Ha új számla érkezik, vedd ki a végösszeget ebből a mezőből, tedd be a táblázat amaz oszlopába, majd küldj e-mailt a csapatnak. Briliáns olyan munkákban, amelyek minden alkalommal ugyanúgy zajlanak. Ugyanakkor teljesen szó szerint értelmez: pontosan azt teszi, amit mondott, még akkor is, ha amit mondott, kissé hibás, és fogalma sincs, van-e értelme az eredménynek.

A klasszikus RPA-munkák egy kisvállalkozásban így néznek ki: adatok mozgatása két olyan rendszer között, amelyek nem beszélnek egymással, ugyanazon számok behúzása a heti jelentésbe, rendelések átemelése a webáruházból a könyvelőszoftverbe, készletszintek frissítése a platformok között. Unalmas, ismétlődő, szabály alakú munka. Ha le tudja írni a pontos lépéseket, és azok valójában sosem változnak, az RPA — vagy könnyebb, olcsóbb rokonai — reggelire bekapja ezt a feladatot.

Mit csinál másképp az MI-automatizálás

Az MI-automatizálás ott kezdődik, ahol a merev szabályok elfogynak. Rögzített forgatókönyv követése helyett megértéssel dolgozik — el tud olvasni egy szabad szöveges e-mailt, és kitalálja, mit akar valójában az ügyfél, ránéz egy lefényképezett nyugtára, és kiszedi belőle a számokat, kusza dokumentumokat rendez a megfelelő kupacba, vagy értelmes első választ fogalmaz a saját hangnemében. Az a fajta munka, amelyhez korábban épp azért kellett ember, mert nem volt két egyforma eset.

Az Ön számára fontos különbség a kuszaság iránti tűrőképesség. Az RPA-nak rendezett és kiszámítható világra van szüksége. Az MI-automatizálás akkor is megbirkózik, ha a bemenet emberi — minden alkalommal kicsit más e-mail, kézzel írt feljegyzés, ötféleképpen megfogalmazott kérdés. Ítéletet hoz, ahelyett hogy szigorú utasítást követne. Ez a rugalmasság valóban erőteljes, és ezért kap az „MI” ennyi figyelmet. De van egy bökkenő, amelyet érdemes előre ismerni.

Az MI-automatizálás nem is az RPA varázslatos továbbfejlesztése, még ha egyes szállítók így is árulják. Más eszköz, más erősségekkel. A legokosabb kisvállalati felállások, amelyeket építettem, mindkettőt használják — MI a kusza dolgok olvasására és eldöntésére, egyszerű szabályok az utána következő kiszámítható lépések végrehajtására. Erről a kombinációról hamarosan többet.

RPA vs. MI-automatizálás, egymás mellett

Könnyebb választani, ha egymás mellett látja a kettőt. Íme az őszinte összehasonlítás — nem a marketingváltozat, hanem az, amelyet egy boltos barátomnak adnék.

Olvassa el egyszer azt a táblázatot, és kiugrik egy mintázat. Az RPA költségben és kiszámíthatóságban nyer a strukturált munkánál. Az MI rugalmasságban nyer a strukturálatlan munkánál. A kérdés sosem az, hogy „melyik fejlettebb” — az MI nyilvánvalóan az —, hanem hogy „milyen alakú a feladatom”. Egy emlékeztető, amely két órával egy találkozó előtt szólal meg, a csontjáig strukturált; MI-t használni rá olyan, mintha tolmácsot fogadnánk, hogy felolvassa az órát.

Hogyan válasszon: egy teszt, amelyet fejben is elvégezhet

Nincs szüksége tanácsadóra az első döntéshez. Vegye azt a feladatot, amely bosszantja, és tegyen fel egyetlen kérdést: le tudom-e írni a pontos lépéseket, és minden alkalommal ugyanazok maradnak-e? Ha igen, a szabályok területén jár — RPA vagy egyszerűbb automatizálás. Ha a lépések attól függően változnak, mit küldött Önnek egy ember, vagy a bemenet szabad szöveg, kép vagy mérlegelés, akkor az MI területén jár.

1. 1
   Írja le a feladatot lépésekben

   Vesse papírra, mintha új munkatársat tanítana be. Ha fel tudja sorolni a pontos kattintásokat, és azok sosem változnak, az erős RPA-jel.
2. 2
   Nézze meg, mennyire kusza a bemenet

   Minden eset ugyanabban a rendezett formátumban érkezik, vagy különböző e-mailekként, fényképekként és megfogalmazásokként? A kuszaság az MI felé mutat.
3. 3
   Kérdezze meg, mennyire drága egy hiba

   Ha egy rossz eredményt olcsó észrevenni és kijavítani, hagyhatja az MI-t enyhe ellenőrzéssel futni. Ha egy hiba költséges vagy nehezen visszafordítható, tartson meg egy szilárd emberi ellenőrzési pontot.
4. 4
   Kezdje az illeszkedő olcsóbb eszközzel

   Ha a szabályok lefedik, használjon szabályokat — olcsóbbak és megbízhatóbbak. Csak akkor nyúljon az MI-hez, ha a feladatnak valóban megértésre van szüksége, nem pusztán sebességre.

Hol illik mindegyik egy valódi kisvállalkozásban

Az elmélet rendben, de az Önéhez hasonló vállalkozásból szeretne példákat. Íme, hová esik jellemzően mindegyik eszköz, abból merítve, amit ténylegesen végzünk boltokkal, rendelőkkel, szakmunkásokkal és irodákkal.

Jó RPA-feladatok

• A webáruházas rendelések átmásolása a könyvelőszoftverbe minden reggel.
• Készletszintek frissítése két olyan rendszer között, amelyek nem szinkronizálnak.
• Ugyanazon három szám behúzása egy heti jelentésbe.
• Időpont-emlékeztetők küldése rögzített ütemezés szerint.
• Új űrlapbeküldések áthelyezése táblázatba vagy CRM-be.

Jó MI-automatizálási feladatok

• Egy szabad szöveges ügyfél-e-mail elolvasása és a tényleges rendelés kiszedése.
• Egy halom beérkező dokumentum a megfelelő kategóriákba rendezése.
• Első válasz megfogalmazása egy gyakori megkeresésre a saját hangnemében.
• Végösszegek és dátumok kinyerése lefényképezett vagy beszkennelt nyugtákból.
• Rutin telefonos kérdések megválaszolása, hogy a csapatot ne zavarják meg.

Figyelje meg a megosztást. Az RPA-lista csupa kiszámítható vízvezeték — ugyanaz a cső, ugyanaz az áramlás, minden alkalommal. Az MI-lista csupa olvasás és mérlegelés — olyan munka, amely korábban csak azért volt lehetséges, mert ember végezte. A legtöbb vállalkozásnak bőven van az első fajtából, és egy kisebb, nagy értékű maroknyi a másodikból.

A legjobb válasz általában mindkettő

Íme a rész, amelyet az „RPA vs. MI” keret elrejt: a gyakorlatban ritkán választja az egyiket, és veti el a másikat. A legerősebb felállások láncba fűzik őket, és az iparágnak van is rá neve — intelligens automatizálás. Az MI kezeli a kusza, emberi végét; a szabályok kezelik az utána következő kiszámítható lépéseket.

Vegyünk egy kidolgozott példát. Egy ügyfél ezt írja: „Üdv, megkaphatnék kettőt a kékből, ezúttal az irodai címre küldve?” Egy tisztán szabályalapú robot megakad — abban a mondatban nincsenek rögzített mezők. Így az MI elolvassa, kikövetkezteti a terméket, a mennyiséget és a címet, és a kuszaságot strukturált adattá alakítja. Onnan az unalmas szabályok veszik át: hozd létre a rendelést, frissítsd a készletet, állítsd ki a számlát, küldj visszaigazolást. Az MI gondolkodott; a szabályok cselekedtek. Egyik sem tudta volna egyedül elvégezni az egész munkát, és csak azon az egy lépésen fizetett az intelligenciáért, amelynek szüksége volt rá.

Ez egyúttal a legolcsóbb módja annak, hogy az MI előnyeit megkapjuk az MI költségei nélkül mindenütt. A drága, valószínűségi részt arra az egyetlen lépésre korlátozza, amelynek valóban megértésre van szüksége, és hagyja, hogy megbízható, alacsony költségű szabályok vigyék a munkafolyamat többi részét. Ez alacsonyan tartja a számlát, és kiszámíthatóan tartja a rendszert ott, ahol a kiszámíthatóság a legfontosabb.

A hibák, amelyek a legtöbb pénzt elpazarolják

Annak a költségvetésnek a nagy része, amelyet automatizálásra elégni láttam, egy kisszámú, elkerülhető ok miatt szállt füstbe. Egyik sem arról szól, hogy a technológia rossz lenne. Arról szólnak, hogy rossz célpontra irányítják.

Van egy csendesebb hiba is: olyan folyamat automatizálása, amely már papíron is rossz. Ha a rendelési folyamata zűrzavar, amikor ember végzi, az RPA csak gyorsabb zűrzavart ad, az MI pedig magabiztosan a rossz dolgot automatizálja. Előbb javítsa meg a folyamatot, aztán automatizálja a megjavított változatot. A káoszra alkalmazott sebesség csak hamarabb hozza el a káoszt.

És ne feledje, hogy minden automatizálás, RPA vagy MI, immár olyasmi, amit karban kell tartania. Egy szállító megváltoztat egy képernyőt, és az RPA-robotja rossz gombra kattint; felbukkan egy határeset, és az MI-nek új példára van szüksége. Három automatizálás, amelyben a csapata megbízik, többet ér egy tucat félig működőnél, amelyre senki nem mer támaszkodni. A visszafogottság a stratégia része, nem az ambíció kudarca.

Hogyan kezdjen bele túlzott elköteleződés nélkül

Nem kell ebben a negyedévben nagyszabású automatizálási stratégiát választania. Egyetlen konkrét, idegesítő feladatot kell kiiktatnia — és épp ennek megtétele tanítja meg Önnek, valós formában, melyik eszköz illik a vállalkozásához. Válassza azt a feladatot, amely a legtöbb időt pazarolja, futtassa át a fenti fejben végezhető teszten, és válassza a legegyszerűbb eszközt, amely lefedi.

Kezelje a bevezetést kicsi, visszafordítható kísérletként, nem indításként. Egy hétig futtassa az új automatizálást a régi kézi mód mellett, hogy kockázat nélkül elkapja a határeseteket. Adjon neki egyetlen kinevezett gazdát, aki figyeli, és kezeli a korai zökkenőket. Csak amikor eltelik egy hét meglepetés nélkül, akkor nyugdíjazza a régi módot — majd visszatér a listájához, és kiválasztja a következőt. Kicsi, befejezett, megbízható, ismétlés. Tegye ezt évente néhányszor, és csendben egy plusz pár kéznek megfelelőt ajándékozott magának, anélkül hogy a vállalkozást egy platformra tette volna fel.

Gyakori kérdések