Hoe u het ene proces herkent dat het écht waard is om als eerste te automatiseren

Hier is de ongemakkelijke waarheid die niemand die software verkoopt u zal vertellen: de meeste taken die u dolgraag zou automatiseren zijn het niet waard om te automatiseren. Vervelend zijn ze zeker. Ze vreten uw avonden op. Maar vervelend en het-waard-om-te-automatiseren zijn twee verschillende dingen, en die door elkaar halen is de duurste fout die een MKB-bedrijf maakt wanneer het eindelijk besluit zaken op orde te krijgen. De vaardigheid die er werkelijk toe doet is niet het kiezen van een tool — het is leren om naar uw eigen week te kijken en de echte kandidaten van de lokkertjes te onderscheiden.

Ik heb tientallen ondernemers dit op precies dezelfde manier zien misdoen. Ze kiezen de taak die het slechtst voelt — degene die hun zondag verpest — en steken er geld in om die te automatiseren, om zes weken later te ontdekken dat het twee keer per maand gebeurde en dat de automatisering zichzelf ergens rond het jaar 2031 zou hebben terugverdiend. Ondertussen bleef de saaie, onzichtbare taak die stilletjes een uur per dag wegnam onaangeroerd, omdat niemand er oog voor had. Gevoel is hier een slechte gids. Frequentie, voorspelbaarheid en de kosten van een fout zijn goede gidsen.

Dit artikel gaat dus niet over hoe u automatiseert. Het gaat over de stap daarvóór — het deel dat iedereen overslaat. Hoe kijkt u naar de rommelige realiteit van uw bedrijf en wijst u betrouwbaar het ene proces aan dat het verdient om als eerste aan de beurt te komen? Doe dit goed en de rest is relatief eenvoudig. Doe het verkeerd en de beste tool ter wereld zal u niet redden.

Waarom de taak die u het meest ergert zelden de juiste is

Pijn en waarde lopen niet gelijk op. De taak waar u het hardst over zucht is meestal degene die emotioneel zwaar is, niet degene die u in werkelijkheid het meest kost. Een lastige e-mail versturen, een klacht afhandelen, een offerte opnieuw maken omdat een klant van gedachten is veranderd — dat steekt. Maar het is vaak zeldzaam, of het vraagt precies het soort menselijk oordeel dat automatisering niet kan vervangen. U herinnert ze zich omdat ze pijn deden, niet omdat ze vaak voorkomen.

De werkelijk dure taken zijn vrijwel altijd degene die u niet meer opmerkt. Een bezorgadres uit een e-mail in uw bestelsysteem overtypen. Elke maandag dezelfde leveranciersgegevens opnieuw invoeren. Controleren of drie dingen overeenkomen voordat u een factuur verstuurt. Geen van deze verpest uw dag. Elk kost negentig seconden. En u doet ze veertig keer per week zonder ze ooit als werk te registreren. Daar zit het geld — in de dingen die onzichtbaar zijn geworden juist omdat ze zo routineus zijn.

Daarom laat ik een ondernemer nooit vanuit zijn geheugen beginnen. Het geheugen is bevooroordeeld richting drama. Als u iemand vraagt wat zijn tijd verspilt, noemt hij het ding dat hem het meest recent frustreerde — wat vrijwel nooit het ding is dat hem het vaakst frustreert. U moet de onzichtbare taken weer in beeld krijgen voordat u ze kunt beoordelen, en dat vraagt een beetje bewuste moeite.

Maak eerst het onzichtbare werk zichtbaar

U kunt niet beoordelen wat u niet kunt zien, dus voordat u scoort of oordeelt, hebt u een ruwe inventarisatie nodig van waar uw uren werkelijk heen gaan. Dit hoeft geen formele tijdsstudie met een stopwatch te zijn. Het moet eerlijk zijn en het moet een normale week omvatten, niet uw idee van een normale week.

De goedkoopste methode die werkt: houd vijf werkdagen lang één open notitie bij, en telkens wanneer u iets repetitiefs doet, zet u er een streepje bij. Een nieuw streepje voor een nieuw soort taak, een streepje voor elke herhaling. Oordeel niet terwijl u verzamelt — verzamel gewoon. Tegen vrijdag vertelt de pagina u iets wat uw geheugen nooit zou doen: welke taken het vaakst terugkeren, en hoe de kleine onzichtbare taken stilletjes de dramatische taken overtreffen die u uit uw hoofd zou hebben genoemd.

De vijf signalen van een proces dat het waard is om te automatiseren

Zodra u uw taken kunt zien, hebt u een manier nodig om ze te beoordelen die niet op uw onderbuikgevoel leunt. In de loop der jaren heb ik het teruggebracht tot vijf signalen. Een proces dat het waard is om te automatiseren heeft er meestal de meeste van. Een proces dat er maar één of twee heeft is een valstrik vermomd als kans.

1. Het gebeurt vaak

Frequentie is de vermenigvuldiger die al het andere belangrijk maakt. Een taak die twee minuten kost maar vijftig keer per week voorkomt is een veel betere kandidaat dan een taak die een uur kost maar één keer per maand. Automatisering heeft een vaste opzetkosten, en frequentie is wat die kosten terugverdient. Als iets maar een handvol keer per jaar gebeurt, verdient het vrijwel nooit zijn plaats — hoezeer u het ook verafschuwt.

2. Het volgt elke keer dezelfde stappen

Automatisering houdt van een recept. Als een taak elke keer op dezelfde manier verloopt — dezelfde invoer, dezelfde stappen, dezelfde uitvoer — is het een sterke kandidaat. Als die uiteenvalt in een dozijn speciale gevallen die elk een beslissing vragen, bent u meer tijd kwijt aan het beschrijven van de uitzonderingen dan u ooit zult besparen. Hoe meer zinnen nodig zijn om de taak aan een nieuwe medewerker uit te leggen, hoe slechter de kandidaat doorgaans is.

3. Het draait op regels, niet op oordeel

Er loopt een heldere scheidslijn tussen taken die regels volgen en taken die vragen dat een mens dingen tegen elkaar afweegt. Gegevens tussen twee systemen verplaatsen is een regel. Beslissen of u een trouwe klant korting geeft is oordeel. De regelgebaseerde taken zijn degene die een machine betrouwbaar en onvermoeibaar kan doen. Oordeelszware taken kunnen soms door software worden ondersteund, maar proberen ze vroeg volledig te automatiseren is hoe u zelfverzekerde, snelle fouten produceert.

4. De invoer is al in een bruikbare vorm

Een taak is veel makkelijker te automatiseren wanneer de informatie die ze nodig heeft al ergens gestructureerd staat — een formulier, een systeem, een consistent e-mailformaat. Als de invoer een stapel handgeschreven notities, voicemails of foto's van bonnetjes is, is automatisering nog steeds mogelijk, maar bent u stilletjes in lastiger, duurder gebied beland. Niet onmogelijk. Gewoon niet uw eerste project. Bewaar de taken met rommelige invoer voor nadat u een makkelijke overwinning op zak hebt.

5. Een fout is goedkoop en makkelijk terug te draaien

Uw eerste automatisering hoort ergens te zitten waar een kleine fout vervelend is, niet catastrofaal. Een herinnering die twee keer wordt verstuurd is gênant; een loonrun die twee keer afgaat is een crisis. Begin waar de schade beperkt is. U wilt de vrijheid om de automatisering te laten draaien, ze te observeren en open en bloot bij te stellen — niet een proces dat zo kritisch is dat één bug op uw bankafschrift belandt.

Zet de signalen om in een snelle score

Signalen zijn nuttig, maar wanneer u naar acht kandidaten staart hebt u iets beslissenders nodig dan een gevoel. Zet ze dus om in een getal. U hebt geen formule nodig die een financiële afdeling zou goedkeuren — u hebt iets nodig dat snel genoeg is om het ook echt te gebruiken. Hier is de versie die ik met ondernemers op de achterkant van een bierviltje uitvoer.

1. 1
   Maak een lijst van uw beste kandidaten

   Haal de 5 à 8 taken met de meeste streepjes uit uw week. Negeer al het andere — een lange lijst laat de beslissing alleen maar vastlopen.
2. 2
   Scoor de bespaarde tijd, 1 tot 5

   Hoeveel uur per week zou het automatiseren hiervan u werkelijk teruggeven? Wees eerlijk; vermenigvuldig minuten-per-keer met hoe vaak het gebeurt, vertrouw niet op de ergernis.
3. 3
   Scoor hoe schoon het is, 1 tot 5

   Combineer voorspelbaarheid, regelgebaseerdheid en nette invoer tot één 'hoe automatiseerbaar'-getal. Een rommelige, oordeelszware taak scoort hier laag, zelfs als die frequent is.
4. 4
   Vermenigvuldig en toets dan het risico

   Tijd × schoon geeft u een rangschikking. Streep daarna alles weg waar een fout duur of moeilijk terug te draaien zou zijn — dat zijn geen eerste projecten, wat ze ook scoorden.
5. 5
   Kies de hoogste score die u snel kunt afronden

   Niet de absolute topscore — de bovenste die u realistisch binnen twee tot drie weken live kunt krijgen. Een afgeronde kleine overwinning verslaat elke keer een onafgemaakte grote.

De vermenigvuldiging telt meer dan het lijkt. Een taak die een 5 scoort voor tijd maar een 1 voor netheid komt uit op 5 — net zoveel als een keurig klein taakje dat bescheiden tijd bespaart. Dat is de methode die u tegen uzelf beschermt: ze weerhoudt u ervan een grote, pijnlijke, rommelige klus na te jagen alleen omdat het tijdsbesparingsgetal er spannend uitzag. De saaie, schone, frequente taak wint meestal, en dat hoort meestal ook zo.

Waarschuwingssignalen dat u het verkeerde proces hebt gekozen

Zelfs met een score voor u is het de moeite waard om de geur van een slechte kandidaat te kennen, want ze zijn verleidelijk en klinken op het moment zelf allemaal redelijk. Als uw gekozen proces over een van deze struikelt, stop dan en kijk opnieuw voordat u er geld in steekt.

• Het kost meer dan een paar zinnen om uit te leggen. Complexiteit in de beschrijving betekent complexiteit in de bouw — en een hoop randgevallen die staan te wachten om toe te bijten.
• U blijft 'tja, behalve wanneer…' zeggen. Elke uitzondering is een vertakking die iemand moet afhandelen, en uitzonderingen vermenigvuldigen sneller dan u verwacht.
• Het gebeurt maar een paar keer per jaar. Hoe pijnlijk ook, de rekensom klopt vrijwel nooit; u bent meer kwijt aan de opzet dan u ooit zult besparen.
• Het vereist dat een mens iets voelt — empathie, smaak, onderhandeling. Dat zijn geen inefficiënties om te verwijderen, dat is het werk zelf.
• Een fout zou duur of moeilijk terug te draaien zijn. Geweldige automatiseringskandidaat, vreselijke eerste. Werk u er geleidelijk naartoe.

Er is nog één subtiel waarschuwingssignaal dat het benoemen waard is: een proces automatiseren waarover u het eigenlijk niet eens bent geworden. Als twee mensen in uw bedrijf 'dezelfde' taak op drie verschillende manieren doen, hebt u nog geen proces — u hebt drie gewoontes. Dat automatiseren bakt de onenigheid simpelweg in software. Spreek eerst op papier af hoe het zou moeten werken; dan, en pas dan, is het een kandidaat.

Het herkennen is niet hetzelfde als dat het klaar is

Hier is een onderscheid dat veel ellende bespaart: een proces kan het juiste zijn om te automatiseren en toch nog niet klaar zijn om te automatiseren. De kandidaat herkennen is stap één. Ervoor zorgen dat die in een geschikte staat is om aan een machine over te dragen is stap twee, en die overslaan is hoe u een rommel automatiseert en een snellere rommel terugkrijgt.

Een proces is klaar wanneer u precies kunt opschrijven wat er ingaat, precies wat eruit komt, en de stappen daartussen zonder 'het hangt ervan af'. Als u die drie dingen niet helder kunt opschrijven, is de taak nog geen softwareprobleem — het is een helderheidsprobleem, en geen tool lost dat op. Het goede nieuws is dat het opschrijven die helderheid meestal creëert. De helft van de waarde van klaarmaken voor automatisering zit in het denkwerk dat het u afdwingt.

Dit is ook de goedkoopst mogelijke verzekering tegen te veel uitgeven. Een middag besteed aan het op papier beschrijven van een proces vertelt u, gratis, of het de schone overwinning van negentig seconden is waarop u hoopte of een verkapte, verwarde oordeelskwestie. Beide antwoorden zijn het waard om te hebben voordat iemand u een offerte voor een bouw geeft.

Waar de goede kandidaten zich meestal verschuilen

Als u liever geen week wilt wachten om erachter te komen, zijn er een paar plekken waar sterke eerste kandidaten keer op keer opduiken bij vrijwel elk soort MKB-bedrijf. Behandel deze als een voorsprong, niet als vervanging voor het kijken naar uw eigen realiteit.

De naden tussen twee systemen die niet met elkaar praten zijn het rijkste jachtterrein — overal waar een mens de kopieer-plak-kabel is tussen een e-mail en een spreadsheet, of een bestelling en een factuur. Vlak daarachter komen de geplande duwtjes: herinneringen, opvolgingen, waarschuwingen, alles wat eigenlijk gewoon 'doe dit ding op dit tijdstip, elke keer' is. Dan de herhaalde opzoekacties — dezelfde status controleren, dezelfde vijf klantvragen beantwoorden, hetzelfde maandagrapport uit dezelfde drie plekken trekken. Geen daarvan is glamoureus. Allemaal zijn ze frequent, voorspelbaar en vergevingsgezind, wat precies de reden is waarom ze zulke goede eerste projecten zijn.

Veelgestelde vragen