Paras ohjelmisto kiinteistönvälittäjille: rehellinen opas yrittäjältä

Jos haet hakukoneesta "paras ohjelmisto kiinteistönvälittäjille", saat listan viidestätoista työkalusta, joista jokainen on numero yksi jonkun mielestä, joka sattuu saamaan provision, kun rekisteröidyt. Se ei ole ostajan opas, vaan vertailuostosmoottori bleiserissä. Se mitä oikeasti tarvitset, on vaikeampi löytää: tapa hahmottaa oma välitysliikkeesi, oma viikkosi ja ne kaksi tai kolme ongelmaa, jotka aidosti maksavat sinulle kauppoja — ja sitten tapa sovittaa ohjelmisto niihin, eikä toisin päin.

Olen vuosia auttanut pieniä ja keskisuuria välitysliikkeitä järjestämään työkalujaan, ja keskustelu alkaa lähes aina samalla tavalla. Joku näyttää minulle pinon seitsemää tilausta — CRM:n, johon kukaan ei täysin luota, portaalisyöttäjän, erillisen sähköisen allekirjoituksen työkalun, kaksi taulukkoa, WhatsApp-kansion täynnä kohdekuvia — ja kysyy, mikä uusi työkalu korjaa tämän. Rehellinen vastaus on yleensä: ei mikään. Ongelma ei ole puuttuva työkalu. Ongelma on, että heidän työkalunsa eivät puhu keskenään, ja puolet niistä ostettiin ratkaisemaan ongelma, joka osoittautui pienemmäksi kuin myyntisivu antoi ymmärtää.

Tämä opas ei siis ole paremmuusjärjestys. Se on tapa päättää. Käymme läpi ne ohjelmistokategoriat, joita kiinteistönvälittäjä oikeasti käyttää, miltä "hyvä" näyttää kussakin pienelle tiimille eikä valtakunnalliselle ketjulle, ja miten välttää kaksi klassista virhettä: ostaa pöhöttynyt alusta, johon et koskaan kasva, ja liimata yhteen niin monta halpaa työkalua, että niiden hallinnasta tulee toinen työ.

Mihin kiinteistöohjelmisto oikeasti on

Riisu markkinointi pois, ja välitysliike pyörii neljän asian varassa: ihmisten löytäminen, jotka haluavat ostaa, myydä tai vuokrata; yhteydenpito heihin riittävän pitkään, että syntyy kauppaa; kaupan vieminen sen tusinan nipottavan vaiheen läpi kadottamatta dokumenttia tai määräaikaa; ja itse kohteen hallinta, kun se on listattu tai vuokrattu. Lähes jokainen ohjelmisto, jota sinulle koskaan myydään, kuuluu yhteen näistä neljästä laatikosta. Laatikon nimeäminen ensin on tapa lakata maksamasta liikaa.

Miksi tällä on väliä: moni välittäjä ostaa kaiken-yhdessä-paketin, joka lupaa hoitaa kaikki neljä, maksaa siitä ja käyttää sitten ehkä yhtä laatikkoa kunnolla. Sillä aikaa kohdelistauksen osa on kömpelö, yhteystieto-osa on ihan ok ja kauppaosa hoituu sähköpostissa joka tapauksessa. Olisit pärjännyt paremmin yhdellä työkalulla, jota rakastat siihen mitä teet eniten, ja kevyillä, kytketyillä palasilla muuhun.

CRM: ainoa työkalu, jota et voi teeskennellä

Jos saat yhden asian oikein, saa CRM oikein. Kiinteistönvälittäjälle CRM ei ole hieno osoitekirja — se on liiketoimintasi muisti. Kuka katsoi minkä asunnon, kuka sanoi "soita keväällä", mikä vuokranantaja vihaa puheluita kuuden jälkeen, mikä ostaja peruuntui viime kerralla ja miksi. Kun tämä elää yhden ihmisen päässä tai yhden ihmisen puhelimessa, välitysliike on hauras. Kun se elää järjestelmässä, johon koko tiimi luottaa, välitysliike on kestävä.

Tässä on kuitenkin epämukava totuus kiinteistö-CRM:istä: useimmat niistä epäonnistuvat ei siksi, että niistä puuttuisi ominaisuuksia, vaan siksi, ettei kukaan oikeasti käytä niitä. Kiireisen päivän keskellä välittäjä ei pysähdy kirjaamaan puhelua kömpelöön lomakkeeseen, jossa on yksitoista pakollista kenttää. Joten pienen välitysliikkeen CRM:n tärkein ominaisuus ei ole sen ominaisuuslista — vaan se, päivittääkö tiimisi sitä aidosti. Nopeus ja yksinkertaisuus voittavat tehon täällä lähes joka kerta.

Mitä hyvän välitysliikkeen CRM:n pitäisi oikeasti tehdä? Napata liidit portaaleistasi ja verkkosivultasi automaattisesti, jotta kenenkään ei tarvitse kirjoittaa tiedustelua uudelleen. Antaa sinun yhdistää uuden ostajan olemassa oleviin kohteisiin parilla klikkauksella. Muistuttaa ottamaan yhteyttä ennen kuin lämmin liidi jäähtyy. Ja säilyttää jokaisen kontaktin koko historian yhdessä paikassa, näkyvillä sille, joka seuraavaksi vastaa puhelimeen. Se on ydin. Kaikki sen yli on mukava-jos-on, ja mukava-jos-on on se, missä budjetit kuolevat hiljaa.

Listaukset ja portaalit: lopeta saman asunnon syöttäminen viidesti

Jokaisella markkinalla on suuret kiinteistöportaalinsa, ja useimmat välitysliikkeet mainostavat useammassa kuin yhdessä, oman verkkosivunsa lisäksi. Piiloverotus tässä on uudelleensyöttö: saman osoitteen, saman kuvauksen kirjoittaminen, samojen kahdeksantoista kuvan lataaminen neljään eri paikkaan. Se on puuduttavaa, virhealtista ja siitä tulee yllättävän monta "miksei tämä listaus ole vielä julkaistu" -viivettä.

Ohjelmistovastaus on työkalu, joka antaa sinun syöttää kohteen kerran ja työntää sen jokaiseen portaaliin ja omalle sivullesi yhdellä toiminnolla. Jotkin CRM:t sisältävät tämän; joillakin markkinoilla on omistettuja listausten jakelutyökaluja. Joka tapauksessa tämä on aito, mitattava ajansäästö — ja toisin kuin moni ominaisuus, se maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisestä viikosta. Jos olet pieni tiimi, kyky julkaista ja päivittää listaus kaikkialle yhdeltä näytöltä on arvokkaampi kuin lähes mikä tahansa tekoälyvempain samalla myyntisivulla.

Kaupan ja dokumenttien hallinta: missä kaupat hiljaa hajoavat

Kiinteistökauppa on kulkue dokumentteja ja määräaikoja: toimeksiantosopimukset, selvitykset, tarjoukset, kauppakirjat, henkilöllisyystarkistukset, allekirjoitukset. Mikään siitä ei ole älyllisesti vaikeaa. Kaikki siitä on helppo kadottaa. Kauppa, joka romahtaa, koska lomake makasi allekirjoittamatta jonkun postilaatikossa viikon, tai koska määräaika luiskahti kun kaikki olettivat jonkun muun seuraavan sitä — se on se kallis epäonnistuminen, joka ohjelmiston pitäisi estää.

Pienelle välitysliikkeelle et välttämättä tarvitse raskasta kaupanhallinta-alustaa ensimmäisestä päivästä. Mitä tarvitset, on luotettava tapa tietää jokaisesta käynnissä olevasta kaupasta missä vaiheessa se on, mikä dokumentti puuttuu ja kuka on velkaa seuraavan toimen. Joskus se on ominaisuus CRM:si sisällä. Joskus se on yksinkertainen jaettu putki selkeillä vaiheilla. Pointti on, että se on olemassa jossain tiimille näkyvässä, ei sen välittäjän muistissa, joka omistaa kaupan.

Sähköiset allekirjoitukset ansaitsevat erityismaininnan, koska ne ovat yksi koko kategorian puhtaimmista voitoista. "Tulosta, allekirjoita, skannaa, lähetä takaisin sähköpostilla" -vaiheen korvaaminen linkillä, jota asiakas napauttaa puhelimellaan, muuttaa rutiininomaisesti kolmen päivän viiveen kolmen minuutin viiveeksi. Se on halpaa, vähäriskistä, asiakkaat odottavat sitä nykyään, ja se poistaa pysähdyskohdan, joka on tappanut enemmän kauppoja kuin kukaan mielellään myöntää.

Kiinteistö- ja vuokrahallinta: aivan eri työ

Jos välitysliikkeesi hallinnoi myös vuokra-asuntoja — kerää vuokria, hoitaa huoltoja, seuraa vuokrasuhteita — ymmärrä, että tämä on aidosti eri ohjelmistokategoria kuin myyntipuolen työkalut, vaikka toimittajat rakastavat hämärtää rajaa. Kiinteistöhallinta koskee jatkuvia suhteita ja toistuvaa rahaa: vuokran eräpäiviä, huoltopyyntöjä, vakuuksien käsittelyä, omistajaraportteja, jatkopäiviä. Se on kirjanpitomaista ja kalenteripainotteista tavalla, johon myynti-CRM:iä ei yksinkertaisesti ole rakennettu.

Yleisin virhe, jonka näen, on yrittää taivuttaa myynti-CRM kiinteistöhallinnan työkaluksi, koska joku ei halunnut maksaa kahdesta järjestelmästä. Se toimii puoliksi, kaikki paheksuvat sitä, ja lopulta vuokramaksu tai vakuuden määräaika luiskahtaa raoista. Jos kiinteistöjen hallinta on aito osa liiketoimintaasi — ei kertaluonteinen — se ansaitsee ohjelmiston, joka on oikeasti suunniteltu siihen. Jos se on pieni sivutoiminto, kohdennettu taulukko voi aidosti riittää toistaiseksi. Ole rehellinen siitä, kumpi olet.

Miten oikeasti valita ilman tuomionpäivän taulukkoa

Näin ruuhkaisen kategorian edessä omistajilla on taipumus rakentaa jättimäinen vertailutaulukko, jossa on neljäkymmentä ominaisuutta sivussa ja kymmenen tuotetta ylhäällä, ja sitten hukkua siihen. Älä. Useimmat noista riveistä ovat ominaisuuksia, joita et koskaan käytä, ja niiden pisteyttäminen antaa väärän tunteen tarkkuudesta. On nopeampi, rehellisempi tapa valita.

1. 1
   Nimeä yksi suurin kipupisteesi

   Menetetyt liidit? Listausten uudelleenkirjoittaminen? Kaupat jumissa paperitöissä? Kirjoita se yksi lause, joka sattuu eniten. Se on laatikko, johon ostat.
2. 2
   Karsi kolmeen työkaluun, ei enempää

   Yli kolme ja jäät jumiin analyysiin. Valitse ilmeiset johtajat markkinallesi ja laatikollesi, ja lopeta etsiminen.
3. 3
   Testaa oikealla datallasi ja oikealla tiimilläsi

   Älä katso kiillotettua demoa. Lataa pari omaa listausta ja yhteystietoa, ja anna niiden välittäjien, jotka oikeasti käyttävät sitä, näpräillä sitä viikon.
4. 4
   Tarkista mihin se kytkeytyy

   Vetääkö se liidit portaaleistasi ja verkkosivultasi? Vieskö se siististi ulos, jos joskus lähdet? Lukittuminen on hidas, kallis vero — tarkista uloskäynnit ennen kuin astut sisään.
5. 5
   Valitse se, josta tiimisi ei valittanut

   Käyttöönotto on koko peli. Työkalu, jota välittäjät hiljaa jatkoivat käyttämistä kokeilun aikana, on vastauksesi, vaikka se sai paperilla matalammat pisteet.

Huomaa mitä ei ole tällä listalla: ominaisuusmäärän kilpailu. Pienelle välitysliikkeelle eniten ominaisuuksia tarjoava työkalu ei lähes koskaan ole oikea — se on yleensä vaikein ottaa käyttöön ja kallein kasvaa ulos arvokkaasti. Valitset työkalun, jonka sisällä tiimisi elää joka päivä. Sopivuus ja käyttöönotto voittavat raa'an kyvykkyyden lähes joka kerta.

Tarvitsetko ne tekoälyominaisuudet, joita kaikki mainostavat?

Jokaisessa kiinteistötyökalussa on nyt "tekoäly"-merkki jossain. Osa siitä on aidosti hyödyllistä; suuri osa on rasti ruutuun. Ole valikoiva. Tekoälyominaisuudet, jotka ansaitsevat paikkansa kiinteistönvälittäjälle, ovat ne, jotka poistavat oikeaa puuduttavaa työtä: kohdekuvauksen ensimmäisen vedoksen luonnostelu perustietojen pohjalta, listauksen tylsien osien kirjoittaminen, pitkän viestiketjun tiivistäminen, jotta muistat missä kauppa on, tai samojen rutiinitiedustelujen hoitaminen, jotta välittäjää ei keskeytetä kesken näytön.

Mitä sinun pitäisi varoa, on tekoäly, jota myydään syynä ostaa kokonainen uusi, kalliimpi alusta, kun todellinen ongelmasi on jotain tylsää ja sääntöpohjaista — kuten se, etteivät liidisi ja listauksesi synkkaa. Mikään määrä älykästä kielimallinnusta ei korjaa putkiongelmaa. Saa tylsät yhteydet toimimaan ensin; kerrosta älykäs juttu päälle, kun perusasiat ovat kunnossa. Tekoäly on hyvä koriste ja huono perustus.

Miltä tämä näytti yhdelle välitysliikkeelle

Tehdäkseni tämän konkreettiseksi, tässä on yhdistelmä projektista, jonka parissa työskentelimme — yksityiskohdat anonymisoitu, luvut pyöristetty ja havainnollistavia eikä auditoituja, mutta uskollisia sille, mitä tapahtui. Asuntovälitysliike, jossa oli noin tusina ihmistä, teki sekä myyntiä että kasvavaa vuokrahallintaa. He tulivat luoksemme vakuuttuneina, että heidän piti korvata kaikki yhdellä isolla alustalla, jota kilpailija oli suositellut.

Kun oikeasti kartoitimme heidän viikkonsa, kuva oli toinen. CRM oli kunnossa — välittäjät pitivät siitä ja pitivät sen ajan tasalla. Todellinen vuoto oli kahdessa paikassa. Ensin, jokainen uusi listaus kirjoitettiin käsin kolmeen portaaliin plus verkkosivulle, mikä maksoi noin tunnin kohdetta kohti ja tuotti ajoittain noloja eroavaisuuksia sivustojen välillä. Toiseksi, vuokrahallintaa pyöritettiin myynti-CRM:n ja taulukon sisällä, ja vuokran perintä ja huoltopyynnöt luiskahtelivat — yksi missattu vakuuden määräaika sillä neljänneksellä oli aiheuttanut aidosti kireän keskustelun omistajan kanssa.

Emme korvanneet heidän pinoaan. Teimme kolme kohdennettua asiaa. Kytkimme heidän olemassa olevan CRM:nsä listausten jakeluvirtaan, joten kohde syötettiin kerran ja työnnettiin kaikkialle automaattisesti. Siirsimme vuokrahallinnan kohdennettuun kiinteistöhallinnan työkaluun, joka oli oikeasti rakennettu vuokrasuhteille, automaattisilla vuokramuistutuksilla ja kunnon huoltolokilla. Ja lisäsimme sähköiset allekirjoitukset kauppavaiheeseen tappaaksemme tulosta-allekirjoita-skannaa-viiveen. Ei suurta alustamigraatiota, ei koko toimiston uudelleenkouluttamista alusta.

Vaikutus oli hiljainen mutta todellinen. Listausaika putosi noin tunnista muutamaan minuuttiin kohdetta kohti, mikä antoi heidän volyymillaan takaisin suuren osan päivästä joka viikko. Portaalien väliset eroavaisuudet loppuivat, koska nyt oli yksi totuuden lähde. Vuokran perinnästä tuli automaattista, eikä omistajasuhteen pelästys toistunut. Ja sähköisen allekirjoituksen muutos kavensi päiviä useimpien kauppojen loppusuoralta. Kokonaiskustannus oli murto-osa siitä kaiken-yhdessä-alustasta, jota he olivat aikeissa ostaa — ja ratkaisevasti, tiimi piti työkalut, joihin se jo luotti.

Milloin valmis ratkaisu ei riitä

Useimmille välitysliikkeille oikea vastaus on hyvät valmiit työkalut, valittuna hyvin ja kytkettynä kunnolla. Mutta on piste, jossa vakiotuotteet lakkaavat sopimasta — yleensä kun välitysliikkeellä on aidosti epätavallinen työnkulku, se toimii mallilla, jota valtavirran työkalut eivät tue, tai se on kasvanut kokoon, jossa pienet tehottomuudet kertautuvat oikeaksi rahaksi. Siinä pisteessä jonkin räätälöidyn rakentaminen, tai niiden integraatioiden tilaaminen, jotka saavat olemassa olevat työkalusi toimimaan yhtenä, voi maksaa itsensä takaisin.

Se on harkittu, myöhempi päätös — ei avaussiirto. Merkki ei ole "haluan jotain räätälöityä", vaan "olen kasvanut ulos jokaisesta valmiista vaihtoehdosta ja kiertotiet maksavat minulle nyt enemmän kuin rakentaminen maksaisi". Jos et ole vielä siellä, sinua palvelee paremmin valita hyvin siitä, mitä jo on olemassa. Useimmat välitysliikkeet tarttuvat räätälöityyn liian aikaisin, ennen kuin ovat puristaneet arvon työkaluista, jotka heillä on.

Yleisiä kysymyksiä