Paras ohjelmisto kuljetus- ja logistiikkayrityksille: mikä oikeasti ratkaisee

Jos pyörität pientä kuljetus- tai logistiikkayritystä, sinulle on todennäköisesti myyty "kuljetustenhallintajärjestelmää", joka maksaa kuukaudessa enemmän kuin toisen rekkasi vakuutus ja lupaa mullistaa koko toimintasi. Suurin osa siitä ohjelmistosta on rakennettu kahdensadan ajoneuvon kalustolle ja myyty ihmisten toimesta, jotka eivät ole koskaan viettäneet perjantai-iltapäivää yrittäen selvittää, missä kuljettaja oikeasti on. Tämä on se toinen opas — se yrityksille, joilla on viisi rekkaa, ajojärjestelijä joka on samalla yrittäjä, ja valkotaulu joka hoitaa yhä suurimman osan suunnittelusta.

Olen istunut riittävän monessa kuljetustoimistossa tunteakseni paikan rytmin. Puhelin joka ei lakkaa soimasta. Kuljettaja joka tekstaa valokuvan rahtikirjasta sen sijaan että skannaisi sen. Polttoainekuitit kenkälaatikossa. Lasku joka lähtee neljä päivää myöhässä, koska kenelläkään ei ollut aikaa jahdata papereita. Mikään tästä ei ole abstraktisti teknologiaongelma — se on aika- ja näkyvyysongelma, ja oikea ohjelmisto korjaa molemmat. Väärä ohjelmisto lisää vain yhden kirjautumisen, jota kukaan ei avaa.

Sen sijaan että laittaisin paremmuusjärjestykseen kaksikymmentä tuotetta, joita et koskaan kokeile, tehdään jotain hyödyllisempää: selvitetään mitkä ohjelmiston kategoriat oikeasti tuovat tulosta pienelle kuljetusyritykselle, mitä kukin niistä oikeasti tekee ja miten valita ilman että sinulle puhutaan kaupaksi alusta, joka on rakennettu kymmenen kertaa kokoasi suuremmalle.

Mitä kuljetusohjelmisto on oikeasti tarkoitettu korjaamaan

Ennen kuin katsot ainuttakaan tuotetta, tee itsellesi selväksi ne neljä tehtävää, jotka ohjelmisto hoitaa kuljetusyrityksessä. Lähes jokainen markkinoilla oleva työkalu on jokin yhdistelmä näistä, puettu erilaiseen kieleen. Kun tunnet ne, näet markkinointipuheen läpi nopeasti.

• Tietää missä ajoneuvosi ja lastisi ovat — ilman että soitat kuljettajalle.
• Saada työt sähköpostista tai puhelimesta suunnitelmaan ja oikealle kuljettajalle mahdollisimman vähällä uudelleennaputtelulla.
• Kaapata todiste siitä että toimitus tapahtui — allekirjoitus, valokuva, aikaleima — samalla hetkellä kun se tapahtuu, ei viikkoa myöhemmin.
• Muuttaa kaikki tämä laskuksi ja siistiksi kirjanpidoksi nopeasti ja ilman riitoja.

Huomaa mitä listalla ei ole: hieno tekoälyavusteinen reittioptimointi kansallisen verkoston yli, ennakoivat huoltokojelaudat, hiilianalytiikka. Nämä ovat oikeita asioita ja niillä on merkitystä suuressa mittakaavassa. Viiden ja kahdenkymmenen ajoneuvon toiminnalle ne ovat yleensä harhautus noista neljästä tehtävästä — niistä jotka huonosti hoidettuina vievät sinulta hiljaa päivän viikossa ja siivun jokaisesta laskusta.

Kategoriat jotka maksavat itsensä takaisin

Näin ryhmittelisin ohjelmiston, joka on aidosti pienen kuljetusyrityksen huomion arvoista, suunnilleen siinä järjestyksessä jossa useimpien yritysten kannattaa ottaa se käyttöön. Et tarvitse kaikkea, etkä varmasti tarvitse kaikkea kerralla.

Ajoneuvoseuranta ja telematiikka

Tämä on yleensä ensimmäinen todellinen voitto, koska se poistaa yrityksen kalleimman tavan: ajojärjestelijän jotka soittelee ympäriinsä kysyäkseen missä kukin on. Yksinkertainen GPS-seuranta antaa sinulle reaaliaikaisen kartan, perustason geoaidan (automaattinen ilmoitus kun rekka saapuu terminaaliin tai asiakkaalle) ja historian jonka voit näyttää asiakkaalle joka vannoo ettei hänen toimitustaan koskaan tullut. Hyvä uutinen on että tämä kategoria on kypsä ja edullinen. Älä osta liikaa — haluat luotettavan sijainnin ja siistin kartan, et viidenkymmenen mittarin ohjaamoa jota et koskaan lue.

Ajojärjestely ja työnhallinta

Tämä on toiminnan sydän: työt tulevat sisään, jaetaan kuljettajille ja niiden tila siirtyy suunnitellusta matkalla olevaan ja toimitettuun ilman että kenenkään tarvitsee huutaa toimiston poikki. Pienelle yritykselle keskittynyt ajojärjestelytyökalu — tai hyvin rakennettu työtaulu — voittaa raskaan kuljetustenhallintajärjestelmän joka kerta. Katsottava asia on kuinka vähän uudelleennaputtelua se pakottaa. Jos työ pitää yhä syöttää kerran kuljettajalle, kerran laskulle ja kerran asiakkaalle, ohjelmisto ei ole ratkaissut oikeaa ongelmaasi.

Toimitustodistus (hiljainen rahasampo)

Jos korjaat yhden asian tänä vuonna, tee siitä tämä. Kunnollinen toimitustodistussovellus kuljettajan puhelimessa kaappaa allekirjoituksen tai valokuvan, leimaa ajan ja sijainnin ja työntää sen suoraan takaisin toimistoon. Ei enää paperilappuja hukassa jalkatilassa. Ei enää laskuja jotka jumittavat koska rahtikirja on "jossain pakettiautossa". Ei enää asiakasriitoja joita et voi voittaa koska sinulla ei ole mitään näytettävää. Tämä yksi ominaisuus lyhentää laskutuskiertoasi ja tappaa kokonaisen kategorian riitoja.

Reittisuunnittelu

Todellinen reittioptimointi merkitsee eniten silloin, kun sinulla on monta pudotusta ajoneuvoa ja päivää kohti — paketit, jakelu, monipysähdyksiset huoltoajot. Jos työsi on enimmäkseen täysiä kuormia pisteestä pisteeseen, hieno reititys säästää vähemmän kuin myyjä väittää, ja hyvä navigointisovellus hoitaa suurimman osan työstä. Ole rehellinen pudotustiheydestäsi ennen kuin maksat optimointimoottorista; se on yksi koko alan ylimyydyimmistä ominaisuuksista.

Polttoaine, kustannukset ja määräystenmukaisuus

Polttoaine on toiseksi suurin kustannuksesi palkkojen jälkeen, ja se vuotaa kirjaamattomien kuittien ja arvailun kautta. Ohjelmisto joka vetää polttoainekortin tiedot automaattisesti, seuraa kustannuksia ajoneuvoa ja työtä kohti ja pitää silmällä huoltovälejä ja asiakirjojen vanhenemista (vakuutukset, katsastukset, ajokortit) maksaa itsensä takaisin estämällä yhden missatun uusinnan tai yhden seuraamattoman ylikulutuksen. Tämä on juhlaton ja arvokas — juuri sellainen jota on helppo lykätä ja kallis jättää huomiotta.

Kaikki-yhdessä-paketti vai muutama keskittynyt työkalu?

Jokainen kuljetusohjelmistotoimittaja tarjoaa lopulta unelmaa yhdestä alustasta joka tekee kaiken — seuranta, ajojärjestely, toimitustodistus, laskutus, polttoaine, kaikki. Se on houkutteleva ajatus, ja oikealle yritykselle se on aidosti oikea vastaus. Mutta se on myös yleisin tapa jolla pienet toimijat ylikuluttavat ja alikäyttävät.

Vaihtokauppa on todellinen ja sitä kannattaa pohtia rehellisesti. Kaikki-yhdessä-paketti tarkoittaa yhtä kirjautumista, yhtä tukinumeroa ja dataa joka virtaa moduulien välillä ilman että joudut kytkemään mitään yhteen. Hinta on että maksat koko paketista käytit sitä tai et, olet lukittu heidän tapaansa toimia ja vaihtaminen myöhemmin on tuskallista. Kourallinen keskittyneitä työkaluja — seurantasovellus, toimitustodistussovellus, olemassa oleva kirjanpito-ohjelmasi — on edullisempi aloittaa ja helpompi vaihtaa pala kerrallaan, mutta jonkun on saatava ne juttelemaan keskenään.

Ei ole universaalisti oikeaa vastausta, vain oikea vastaus yrityksellesi tänä vuonna. Painotukseni pienille toimijoille on aloittaa keskittyneesti ja integroida ne kaksi tai kolme työkalua joilla on merkitystä, sen sijaan että ostaisit paketin johon "aikanaan" kasvat. Aikanaan-hetkellä on tapana olla saapumatta koskaan, samalla kun tilaus jatkaa veloittamista.

Miten valita ilman että poltat näppisi

Ohjelmistoesittelyt on suunniteltu häikäisemään. Toimittaja ohjaa kierrosta, näyttää kiillotetun onnellisen polun eikä koskaan avaa sitä näyttöä jolla oikea sotkuinen työsi elää. Valitaksesi hyvin, sinun on tartuttava rattiin. Tässä prosessi jonka ajaisin läpi ennen kuin allekirjoitan mitään.

1. 1
   Kirjoita ylös se yksi tehtävä joka sen on hoidettava

   Ennen mitään esittelyä kirjoita yksi lause: "Tämän on annettava kuljettajan kaapata toimitustodistus ja sen on päädyttävä toimistoon automaattisesti." Jos työkalu ei osaa tuota lausetta puhtaasti, mikään muu siinä ei merkitse.
2. 2
   Aja oma rumin työsi kokeilun läpi

   Ei esittelytyötä — omasi. Se monipudotus jossa on osittainen kieltäytyminen ja vaurioitunut lava. Ohjelmisto joka käsittelee erikoistapauksesi on ohjelmisto joka selviää kohtaamisesta viikkosi kanssa.
3. 3
   Laita se oikean kuljettajan puhelimeen

   Sliipatuin toimiston kojelauta on arvoton jos kuljettajasovellus on kömpelö kylmillä käsillä sateessa. Testaa se osa jota kärsimättömin kuljettajasi oikeasti käyttää. Hänen tuomionsa ratkaisee.
4. 4
   Tarkista mitä lähteminen maksaa

   Kysy kirjallisesti, miten viet datasi ulos ja mitä historiallesi tapahtuu jos irtisanot. Toimittaja joka tekee lähtemisestä helppoa on yleensä varma että jäät.
5. 5
   Laske todellinen kuukausikustannus

   Ajoneuvokohtaiset maksut, käyttäjäkohtaiset maksut, laitteisto, käyttöönottomaksu, "premium"-taso joka pitää hallussaan sen yhden ominaisuuden jota tarvitset. Laske ne yhteen vuoden yli ennen kuin vertaat hintoja.

Pieni tapaustutkimus: viisi rekkaa, neljä päivää myöhässä jokaisella laskulla

Tehdään tästä konkreettista yrityksen kautta jonka kanssa työskentelimme — anonymisoituna, mutta muoto on tyypillinen. Alueellinen kuljetusliike, viisi rekkaa, kaksi toimistotyöntekijää, sekoitus täysiä kuormia ja jonkin verran monipudotusta parille vakioasiakkaalle. Kannattavaa, kiireistä ja hiljaa hukkumassa hallintoon. Yrittäjän todellinen valitus kun hän soitti ei ollut "tarvitsen ohjelmiston". Se oli: "olen aina päivän viimeinen asia, ja laskut lähtevät myöhässä."

Kun kävimme viikon läpi hänen kanssaan, pullonkaula oli ilmeinen eikä se ollut suunnittelu — se oli paperi. Kuljettajat luovuttivat rahtikirjat vuoron lopussa, joskus seuraavana aamuna, joskus rypistyneinä ja lukukelvottomina. Toimisto ei voinut laskuttaa ennen kuin rahtikirja oli kädessä ja täsmätty työhön. Joten jokainen lasku juoksi noin neljä päivää todellisen toimituksen jäljessä, raha tuli sisään hitaasti, ja kaksi tai kolme riitaa kuukaudessa venyi koska kukaan ei voinut todistaa tarkalleen milloin ja missä pudotus tapahtui.

Mitä muutimme

Vastustimme houkutusta rakentaa kaikki uudelleen. Ei suurta kuljetustenhallinta-alustaa. Teimme kolme pientä asiaa. Ensin toimitustodistussovellus kuljettajien puhelimiin — allekirjoitus tai valokuva, kaapattuna ovella, synkronoituna välittömästi. Toiseksi yhdistimme tuon kaappauksen työtietueeseen niin että valmis toimitus merkitsi itsensä laskutusvalmiiksi automaattisesti. Kolmanneksi jätimme heidän kirjanpito-ohjelmansa täsmälleen paikoilleen ja yksinkertaisesti syötimme sille puhdasta, täydellistä työdataa kenkälaatikon sijaan.

Tarkoituksella jätimme ajojärjestelyn valkotaulun rauhaan. Yrittäjä piti siitä, hänen henkilökuntansa luotti siihen, eikä se ollut kivun lähde. Toimivien asioiden korvaaminen on tapa jolla kahden viikon voitto muuttuu kuuden kuukauden tappeluksi. Muutimme sen yhden asian joka maksoi hänelle rahaa ja jätimme loput.

Tulos, pari kuukautta myöhemmin: laskut jotka ennen laahasivat neljä päivää lähtivät nyt samana tai seuraavana päivänä, koska todiste oli jo järjestelmässä sillä hetkellä kun rekka lähti liikkeelle. Raha tuli sisään huomattavasti nopeammin. Riidat lähinnä haihtuivat — kun asiakas kyseenalaisti pudotuksen, toimisto veti esiin aikaleimatun valokuvan sekunneissa. Luvut tässä ovat havainnollistavia eivätkä auditoituja, mutta suunta on täsmälleen se mitä odottaisit: yksi hyvin valittu korjaus, ei alusta, teki lähes kaiken työn.

Mihin tekoäly sopii — ja missä se on vain tarra

Kuljetusohjelmisto liimaa juuri nyt ahkerasti "tekoälyn" kaikkeen, joten kannattaa olla selväkatseinen. Muistutus joka laukeaa kun ajoneuvon katsastus on tulossa ei ole tekoälyä — se on päivämäärä ja sääntö, ja se on ihan hyvä, se säästää sinua silti. Todellinen tekoäly maksaa itsensä takaisin sotkuisissa, kielimäisissä tehtävissä: vapaamuotoisen varaussähköpostin lukeminen ja osoitteiden ja päivämäärien poimiminen, ensiluonnoksen laatiminen vastauksesta toimitusta jahtaavalle asiakkaalle, samojen rutiinipuhelinkysymysten hoitaminen jotta ajojärjestelijäsi ei keskeydy kesken suunnittelun.

Menetelmä yhdessä kappaleessa

Jos et ota tästä mitään muuta: älä osta alustaa, korjaa ongelma. Löydä se hetki viikossasi joka saa sinut kiroilemaan — yleensä "missä hän on?" tai "missä se rahtikirja on?" — ja ratkaise se yksi asia pienimmällä työkalulla joka tekee sen puhtaasti. Kokeile sitä rumimmalla oikealla työlläsi ja kärsimättömimmällä kuljettajallasi. Kun se toimii ja siihen luotetaan, valitse seuraava kipupiste ja tee se uudelleen. Neljä pientä, valmista korjausta vuodessa voittaa yhden jättijärjestelmän jota yhä konfiguroit jouluna.

Yleisiä kysymyksiä