Henkilöstösovelluksen rakentaminen: mitä jokaisen pk-yrityksen kannattaa tietää

Sana ”henkilöstösovellus” saa useimmat pienyrittäjät kuvittelemaan jotain, johon heillä ei ole varaa — kiiltävän sisäisen alustan kokonaisen kehitystiimin tukemana, sellaisen, jonka 5 000 hengen yritys lanseeraa juhlatilaisuudella. Joten he eivät edes kysy kysymystä. Sillä välin heidän oikea tiiminsä pyörii WhatsApp-ryhmän, jääkaapin oveen teipatun paperisen vuorolistan ja kolmen eri ihmisen varassa, joille kaikille pitää soittaa, ennen kuin kukaan tietää, kuka on töissä lauantaina.

Olen nähnyt tämän toistuvan kymmenissä pienissä yrityksissä. Yrittäjällä ei ole päässään ohjelmisto-ongelmaa — hänellä on koordinaatio-ongelma. Missä on vuorolista. Kuka vaihtoi tuon vuoron. Saiko uusi työntekijä koskaan turvaperehdytyksen. Missä on kuva valmiista työstä. Tieto on olemassa, mutta se on hajallaan puhelimissa ja muistissa, ja yrittäjä on inhimillinen liima, joka pitää kaiken kasassa. Se liima on kallista, haurasta eikä skaalaudu noin viidentoista ihmisen yli ennen kuin jokin alkaa lipsua.

Henkilöstösovellus on vain työkalu, joka kokoaa kaiken tämän yhteen paikkaan, johon tiimisi todella pääsee käsiksi — yleensä puhelimeen, joka jokaisella on jo taskussa. Tämä opas käsittelee sitä, miten päätät tarvitsetko sellaisen, mitä sen pitäisi ja ei pitäisi tehdä, mitä se oikeasti maksaa ja miten saat aidosti hyödyllisen version käyttöön ilman, että siitä tulee puolivuotinen projekti, joka ei koskaan valmistu.

Mikä henkilöstösovellus oikeasti on (ja mikä ei)

Riisutaan termi yksinkertaiseksi. Henkilöstösovellus on pieni ohjelmisto, jonka työntekijäsi avaavat puhelimellaan tehdäkseen sen kourallisen asioita, jotka pitävät työpäivän käynnissä: nähdäkseen vuoronsa, viestiäkseen tiimille, löytääkseen asiakirjan, leimatakseen sisään, ilmoittaakseen ongelmasta, saadakseen tiedotteen. Siinä se. Se ei ole HR-järjestelmä, se ei ole projektinhallinta-alusta, eikä sen todellakaan tarvitse tehdä kaikkea, mitä nuo tekevät.

Syy, miksi termi pelottaa ihmisiä, on se, että se lainaa mielikuvansa yritysohjelmistoista — paisuneista intranet-portaaleista, joihin kukaan ei kirjaudu. Mutta versio, jonka 20 hengen yritys tarvitsee, on lähempänä hyvin keskittynyttä sovellusta, joka tekee kolme tai neljä asiaa erinomaisesti. Koko arvo on siinä, että tiimisi todella käyttää sitä, ja he käyttävät sitä vain, jos se on nopeampi kuin sotkuinen kiertotie, jonka se korvaa. Yksinkertainen sovellus, jonka ihmiset avaavat joka päivä, voittaa tehokkaan sovelluksen, joka makaa käyttämättömänä aloitusnäytöllä.

Merkit siitä, että todella tarvitset sellaisen

Jokainen pienyritys ei tarvitse henkilöstösovellusta, ja kerron sen mieluummin suoraan kuin myyn sinulle sellaisen. Jos koko tiimisi istuu samassa huoneessa ja jakaa saman kalenterin, et luultavasti tarvitse. Tarve ilmenee, kun ihmiset ovat hajallaan, vuoroissa tai poissa työpöydältä — ja tiedon täytyy matkata tavoittaakseen heidät.

Selkein merkki on se, että sinusta, yrittäjästä, on tullut puhelinvaihde. Ihmiset soittavat tai viestivät sinulle selvittääkseen asioita, jotka heidän pitäisi pystyä itse tarkistamaan: milloin he ovat töissä, onko työ vahvistettu, mistä lomake löytyy. Jokainen tällainen keskeytys on pieni vero päivällesi, ja se pahenee kasvaessasi. Tässä ovat kaavat, jotka kertovat minulle, että sovellus todella maksaisi itsensä takaisin:

• Vuorolistasi elää taulukossa, tulosteessa tai jonkun päässä — ja muutokset leviävät puhelinsoitoilla.
• Tärkeät viestit hukkuvat WhatsApp-ryhmään, joka on täynnä meemejä ja ”ok”-vastauksia.
• Uusilta työntekijöiltä kuluu viikkoja saada selville, missä asiat ovat, koska tieto on ihmisissä, ei yhdessä paikassa.
• Kenttätyöntekijät kirjoittavat työtiedot, tunnit tai kuvat uudelleen palatessaan toimistolle.
• Et voi helposti todistaa, kuka sai tietää mitäkin — turvallisuuden, vaatimustenmukaisuuden tai pelkän kiistan selvittämisen vuoksi.
• Vuoronvaihdot ja vapaapyynnöt tapahtuvat tekstiviestillä ja unohtuvat, kunnes ne aiheuttavat aukon.

Ominaisuudet, joilla on merkitystä — ja ne, joilla ei ole

Kun ihmiset päättävät rakentaa, vaisto on luetella jokainen ominaisuus, jonka he voivat kuvitella. Vastusta sitä. Ominaisuudet, jotka ansaitsevat paikkansa pienyrityksessä, ovat lyhyt, vaatimaton lista, ja ero käytetyn ja hylätyn sovelluksen välillä on lähes kokonaan siinä, että saat sen lyhyen listan oikein, ei siinä, että teet pitkästä listasta vaikuttavan.

Ydinneljä

Useimmat onnistuneet pienyrityksen henkilöstösovellukset rakentuvat saman kourallisen tehtävien ympärille. Jos hoidat nämä kuntoon, olet kattanut kahdeksankymmentä prosenttia arvosta. Vuorosuunnittelu: jokainen näkee omat vuoronsa ja muutokset puhelimellaan ilman kysymistä. Viestintä: selkeä kanava työviesteille ja tiedotteille erillään sosiaalisesta ryhmächatista, jotta mikään tärkeä ei huku. Yksi asiakirjojen lähde: sopimukset, ohjekirjat, hinnastot, turvallisuusohjeet — yksi paikka, aina ajan tasalla. Ja yksinkertainen tiedon kerääminen: sisäänleimaus, työraportti, kuva, paikan päällä täytetty tarkistuslista sen sijaan, että se kirjoitetaan myöhemmin uudelleen.

Houkuttelevat lisät

Sitten on pitkä häntä: vapaapyynnöt, vuoronvaihto, kulujen ilmoitus, koulutusmoduulit, sisäinen hakemisto, kyselyt, tunnustusmerkit. Mikään näistä ei ole huono. Mutta jokainen on jotain, joka pitää rakentaa, ylläpitää ja selittää — ja useimmat niistä ovat järkeviä vasta, kun ydinneljä hyrräävät ja tiimisi luottaa sovellukseen. Lisää ne, kun aito, toistuva kipu niitä pyytää, ei siksi, että ominaisuuslista näytti laihalta.

Rakenna, osta tai kokoa: rehelliset vaihtoehdot

Tässä säästän sinulle rahaa. Et automaattisesti tarvitse räätälöityä sovellusta. On kolme aitoa polkua, ja oikea riippuu siitä, kuinka epätavallinen tapasi tehdä työtä on.

Ensimmäinen on ostaa valmis: valmis henkilöstösovellus tai työvoima-alusta. Jos tarpeesi ovat tavanomaisia — vuorot, chat, asiakirjat — olemassa oleva tuote voi kattaa sinut kuukausimaksulla, ja se on usein fiksu lähtökohta. Koukku on siinä, että käyttäjäkohtainen hinnoittelu hiipii ylöspäin kasvaessasi ja taivutat prosessisi työkalun mukaan. Toinen on koota palasista: ompele yhteen vuorosuunnittelutyökalu, chat-työkalu ja asiakirjatyökalu, joista jo maksat. Halpaa, mutta se pysyy tilkkutäkkinä, ja tiimisi on taas useamman sovelluksen kanssa yhden sijaan.

Kolmas on rakentaa räätälöity sovellus, ja se ansaitsee paikkansa juuri silloin, kun yrityksesi tekee jotain, mitä valmiit työkalut eivät tee — tietty työraporttien kulku, epätavallinen vuorokaava, integraatio järjestelmään, joka pyörittää varsinaista työtäsi. Räätälöity sovellus on sinun: ei käyttäjäkohtaista veroa, joka rankaisee kasvusta, ja se sopii prosessiisi eikä toisinpäin. Se maksaa enemmän alussa ja omistat ylläpidon, joten se on harkittu valinta, ei oletus. Rehellinen vastaus monelle pk-yritykselle on aloittaa ostetulla tai kootulla, tuntea tarkalleen, missä puristaa, ja rakentaa räätälöity, kun tietää täsmälleen mitä tarvitsee.

Mitä räätälöity henkilöstösovellus oikeasti maksaa

Hinta on kysymys, johon jokainen haluaa vastauksen eikä kukaan halua laittaa paperille, joten tässä on rehellinen muoto siitä teeskentelemättä, että voisin antaa tarjouksen projektistasi sokkona. Suurin muuttuja on laajuus: keskittynyt sovellus, joka tekee ydinneljä, maksaa murto-osan rönsyilevästä, joka yrittää olla HR-järjestelmä. Toinen on se, kuinka paljon sen täytyy keskustella olemassa olevan ohjelmistosi kanssa.

Aidosti hyödyllinen ensimmäinen versio — selkäranka plus yksi tai kaksi ydinominaisuutta, puhelimissa, jotka tiimilläsi jo on — on rajattu työ, ei avoin. Se on projekti, jonka aikataulutat valmistuvaksi viikoissa, ei vuodessa. Hinta paisuu vain, kun ihmiset yrittävät rakentaa kaiken kerralla tai kun kukaan ei päättänyt, mitä ”valmis” tarkoittaa, joten se ei koskaan saavu. Suurin yksittäinen kustannusten hallintakeino ei ole halvempi kehittäjä — se on pienempi, selkeämpi ensimmäinen versio.

Ja muista, että vertailu ei ole räätälöity rakennus vastaan ilmainen. Se on räätälöity rakennus vastaan käyttäjäkohtaiset kuukausimaksut, joita muuten maksaisit ikuisesti, plus tunnit, jotka nyt menetät toimiessasi puhelinvaihteena. Kun asetat sen sen rinnalle, hyvin rajattu kertaluonteinen rakennus näyttää usein paljon järkevämmältä kuin aluksi — etenkin tiimille, joka aikoo jatkaa kasvuaan.

Miten rajaat ensimmäisen version, joka todella valmistuu

Ero henkilöstösovellusprojektin, joka julkaistaan, ja sellaisen, joka kuolee suunnitteluun, ei lähes koskaan ole teknologia. Se on kuria laajuuden suhteen. Tässä on menetelmä, jota käytän pitääkseni ensimmäisen version tarpeeksi pienenä valmistuakseen ja tarpeeksi isona, jotta sillä on merkitystä.

1. 1
   Nimeä se yksi päivittäinen tapa

   Päätä se yksittäinen asia, jonka vuoksi tiimisi avaa sovelluksen joka päivä — yleensä vuorolistan tarkistus. Se on selkärankasi. Rakenna se ensin, rakenna se hyvin.
2. 2
   Lisää enintään kaksi tukevaa ominaisuutta

   Valitse yksi tai kaksi asiaa, jotka luontevasti ryhmittyvät selkärangan ympärille — tiedotteet, asiakirjojen käyttö, sisäänleimaus. Vastusta loppua toistaiseksi.
3. 3
   Kirjoita ’valmis’ lauseena

   ”Jokainen työntekijä näkee vuoronsa ja lukee tiedotteet puhelimellaan, enkä koskaan enää lähetä vuorolistaa WhatsAppilla.” Jos et osaa kirjoittaa sitä, et ole rajannut sitä.
4. 4
   Päätä, mihin sen täytyy liittyä

   Listaa olemassa olevat järjestelmät, joiden kanssa sen on keskusteltava — ja karsi armottomasti integraatiot, jotka ovat vain mukavia. Integraatiot ovat se kohta, jossa aikataulut hiljaa tuplaantuvat.
5. 5
   Julkaise ensin muutamalle

   Ota se käyttöön yhdelle tiimille tai vuorolle ennen kaikkia. Todellinen käyttö paljastaa karkeat reunat, joita mikään suunnittelupalaveri ei koskaan paljasta.

Huomaa, ettei mikään näistä vaiheista koske teknologiavalintoja. Natiivi vastaan web, mikä kehys, mikä tietokanta — ne ovat aitoja kysymyksiä, mutta kehittäjän tehtävä on vastata niihin hyvin, ei sinun tuskailla niiden parissa. Sinun tehtäväsi on olla armottoman selkeä sen yhden tavan ja valmiin määritelmän suhteen. Saa ne oikein, ja lähes mikä tahansa pätevä rakennus onnistuu. Saa ne väärin, eikä maailman hienoin teknologiapino pelasta projektia.

Todellinen haaste ei ole rakentaminen — vaan käyttöönotto

Tässä on epämukava totuus, jota kukaan ei mainitse myyntipuheessa: sovelluksen rakentaminen on helppo puolisko. Saada tiimisi todella käyttämään sitä — lopettamaan vanhaan WhatsApp-ryhmään tarttuminen, luottamaan siihen, että sovelluksessa oleva vuorolista on se vuorolista — siinä henkilöstösovellukset elävät tai kuolevat. Täydellinen sovellus, jonka puolet tiimistä jättää huomiotta, on huonompi kuin ei sovellusta lainkaan, koska nyt tieto elää kahdessa paikassa.

Käyttöönotto syntyy kahdesta asiasta. Ensiksi sovelluksen on oltava aidosti nopeampi kuin kiertotie päivittäisessä tavassa — jos vuorojen tarkistus sovelluksesta on hitaampaa kuin sinulle viestittely, ihmiset viestivät sinulle. Toiseksi sinun täytyy tappaa vanha kanava tarkoituksella. Sinä päivänä, kun sovellus tulee käyttöön, vuorolista lakkaa ilmestymästä jääkaapille ja chattiin. Yksi totuuden lähde, lempeästi mutta lujasti toimeenpantuna, kunnes uusi tapa juurtuu. Pyöritä kahta kanavaa rinnakkain ikuisesti, niin saat molempien huonoimmat puolet.

Yleisiä kysymyksiä