Ensiaskeleet prosessien automatisointiin: rauhallinen 30 päivän suunnitelma pienyrityksille

Vaikein osa prosessien automatisoinnissa ei ole teknologia. Se on ensimmäinen liike. Useimmat tapaamani yrittäjät ovat aikoneet kaksi vuotta "päästä automatisoinnin makuun", mutta projekti ei koskaan käynnisty, koska se kehystetään jonakin valtavana — muutoksena, tiekarttana, budjettirivinä. Tässä siis pienempi ja paljon hyödyllisempi ajatus: anna sille kolmekymmentä päivää, yksi prosessi ja tunti tai pari viikossa. Se ei ole muutoshanke. Se on tapa, jonka voit oikeasti aloittaa maanantaina.

Olen seurannut monen pienyrityksen yrityksiä automatisoida, ja menestyjät eivät juuri koskaan aloita suurella suunnitelmalla. He aloittavat yhdestä yksittäisestä, tietystä ärsytyksestä — raportista, jota kukaan ei halua koota, osoitteesta, joka kirjoitetaan kolmesti, muistutuksesta, joka unohtuu kiireisenä päivänä. He korjaavat sen yhden asian kunnolla, tuntevat helpotuksen, ja yhtäkkiä koko aihe lakkaa pelottamasta. Epäonnistumiset sen sijaan alkavat melkein aina aloituspalaverista ja 40 ominaisuuden työkalusta.

Tämä opas on kirjaimellisesti kalenteri. Neljä viikkoa ja se, mitä kunakin viikkona tehdään. Se olettaa, ettei sinulla ole mitään teknistä taustaa, ei omaa IT-henkilöä ja hyvin vähän ylimääräistä aikaa. Jos tämä kuvaa sinua, olet juuri se, jolle tämä on kirjoitettu. Kuukauden lopussa sinulla on yksi todellinen prosessi pyörimässä itsestään — ja, mikä tärkeämpää, toistettava tapa tehdä se uudelleen.

Miksi kolmekymmentä päivää eikä tiekartta

Tiekartat ovat tapa, jolla automaatioprojektit kuolevat pienissä yrityksissä. Tiekartta olettaa, että näet koko matkan alusta asti, että sitoudut siihen kuukausiksi ja että hyöty tulee vasta lopussa. Mikään näistä ei sovi siihen, miten pienyritys oikeasti toimii. Sinulla ei ole kuukausien kärsivällisyyttä, eikä pidäkään olla. Tarvitset tuloksen, jonka voit tuntea, ennen kuin uutuudenviehätys haihtuu.

Kolmekymmentä päivää on tarpeeksi pitkä aika tehdä jotain todellista ja tarpeeksi lyhyt, jotta et menetä rohkeuttasi. Se pakottaa terveellisen rajoitteen: mitä ikinä valitsetkin, sen on oltava kuukaudessa valmiiksi saatavissa ihmiselle, joka ei ole ohjelmoija. Tuo yksi sääntö suojaa sinua hiljaa kahdelta kalleimmalta virheeltä — liian suuren palan haukkaamiselta ja sellaisen alustan ostamiselta, jota käytät vain puoliksi.

Mukana on myös kertautuva vaikutus. Ensimmäinen automaatio on kallein — ei rahassa vaan oppimisessa. Selvität, miten työkalusi kytkeytyvät yhteen, missä datasi oikeasti sijaitsee ja kenellä tiimissä on mielipiteitä. Toinen vie puolet vaivasta. Neljäs tuntuu rutiinilta. Kolmekymmentä päivää ei ole vain yhtä prosessia varten; ne ostavat taidon tehdä seuraavat yhdeksän halvalla.

Ensimmäinen viikko: löydä se yksi prosessi, joka ansaitsee kuukautesi

Vastusta houkutusta hypätä suoraan työkaluihin. Koko ensimmäinen viikko on pelkkää katselua — rehellisesti — siitä, mihin aikasi oikeasti menee. Useimmat yrittäjät ovat väärässä suurimmasta ajansyöjästään. He nimeävät dramaattisen, sen, joka stressasi heitä viime tiistaina. Todellinen voittaja on yleensä hiljaisempi: pieni tehtävä, joka toistuu niin usein, ettei kukaan edes huomaa tuntien kertyvän.

Käytä siis viikko keräämiseen. Pidä muistiinpanoa — puhelimessa, paperilla, missä vain — ja joka kerta kun sinä tai joku tekee tehtävän, joka tuntuu mekaaniselta, kirjaa se ylös karkean aika-arvion kanssa. Älä vielä analysoi. Kerää vain. Perjantaihin mennessä sinulla on sekava lista, ja se lista on koko kuukauden raaka-aine.

• Samojen tietojen uudelleenkirjoittaminen sähköpostista järjestelmään ja sitten laskuun.
• Tapaamis- tai maksumuistutusten lähettäminen käsin.
• Samojen muutaman asiakaskysymyksen vastaaminen koko päivän, joka päivä.
• Saman viikkoraportin kokoaminen samoista kahdesta tai kolmesta lähteestä.
• Pari viikkoa sitten hiljenneiden tarjousten perään kysely.
• Tilausten kopiointi verkkokaupan ja kirjanpitotyökalun välillä.

Viikon lopussa pisteytä parhaat ehdokkaat kahdella yksinkertaisella luvulla, kumpikin asteikolla viiteen. Kuinka monta tuntia viikossa se maksaa? Ja kuinka ennustettava se on — seuraako se samoja vaiheita joka kerta, vai vaatiiko se todellista harkintaa joka kerta? Kerro luvut keskenään. Korkein pistemäärä, jonka voit myös kuvitella saavasi valmiiksi kuukauden sisällä, on prosessisi. Valitse se, kirjoita se tarralapulle ja lakkaa etsimästä.

Toinen viikko: kuvaa se ennen kuin kosket yhteenkään työkaluun

Tämä on se viikko, jonka kaikki haluavat ohittaa, ja juuri se ratkaisee, toimiiko projektisi. Ennen kuin automatisoit prosessin, sinun on oikeasti ymmärrettävä se — jokainen vaihe, jokainen päätös, jokainen "paitsi kun". Hämmästyisit, kuinka usein yksinkertaiselta tuntuvasta tehtävästä paljastuu viisi piilotettua haaraa, kun sen kirjoittaa ylös.

Kuvaaminen ei tarkoita hienoja kaavioita. Avaa tyhjä sivu ja kirjoita prosessi numeroituna listana, juuri niin kuin se tänään tapahtuu. "Sähköposti saapuu. Luen sen. Kopioin nimen ja osoitteen järjestelmään. Tarkistan, onko hän vanha asiakas. Jos on, sovellan hänen alennustaan. Jos ei, luon uuden tietueen." Jatka, kunnes pääset "valmista". Lue se sitten takaisin ja etsi sanoja jos, paitsi ja joskus — siellä automaatio joko loistaa tai kompastuu.

Tunnista poikkeustapaukset varhain

Poikkeukset ovat kohta, jossa projektit hiljaa hajoavat kolme viikkoa julkaisun jälkeen. Kun kuvaat, kysy tarkoituksella: mikä on tämän outo versio? Asiakas, joka maksaa kahdessa osassa. Tilaus, jolla ei ole sähköpostiosoitetta. Varaus, jota muutetaan kahdesti. Sinun ei tarvitse automatisoida jokaista poikkeustapausta — usein oikea vastaus on "automaatio hoitaa normaalin 90 prosenttia, ja ihmiselle hälytetään oudosta 10 prosentista". Mutta sinun on tiedettävä, että ne ovat olemassa ennen kuin rakennat, eikä löydettävä niitä tuotannossa.

Päätä: tarvitaanko tähän sääntöjä vai tekoälyä?

Kun kartta on edessäsi, yksi rehellinen kysymys vastaa itse itseensä: onko tämä tehtävä sääntöpohjainen vai kielen muotoinen? Jos jokainen vaihe noudattaa kiinteää sääntöä — siirrä tämä kenttä tuonne, lähetä tuo muistutus tähän aikaan — haluat tavallista automaatiota. Se on halvempaa, nopeampaa ja luotettavampaa, ja useimmat ensimmäiset projektit ovat juuri tällaisia. Jos tehtävä sisältää sekavan vapaan tekstin lukemista, sen ymmärtämistä mitä asiakas oikeasti tarkoitti, tai vastauksen laatimista omalla äänensävylläsi, siellä tekoäly ansaitsee aidosti paikkansa. Ole rehellinen siitä, kumpaa oikeasti katsot; pelkän muistutuksen kutsuminen "tekoälyksi" tekee siitä vain kalliimman.

Kolmas viikko: rakenna pienin toimiva versio

Nyt rakennat — mutta vain ydinpolun. Vastusta houkutusta käsitellä jokainen poikkeus, lisätä jokainen kiva lisä ja hioa jokainen kulma. Kolmannen viikon tavoitteesi on toimiva automaatio, joka kattaa normaalin tapauksen, sen 90 prosenttia, jonka kuvasit. Poikkeustapaukset voivat toistaiseksi ohjautua ihmiselle. Täydellisyys on valmiin projektin vihollinen.

Se, miten rakennat, riippuu siitä, mitä löysit toisella viikolla. Moni ensimmäinen automaatio on yhteysongelma — kaksi työkalua, joiden pitäisi puhua keskenään mutta jotka eivät puhu — ja ne ratkeavat usein integraatio-ominaisuuksilla, joita nykyisessä ohjelmistossasi jo on, tai yksinkertaisella liittimellä niiden välillä. Toiset ovat muistutus- ja ajoitusongelmia, jotka useimmat varaus- ja kalenterityökalut hoitavat natiivisti, kun kytket asetuksen päälle. Ja jotkut tarvitsevat pienen, sinulle räätälöidyn osan. Ensimmäisen ja toisen viikon pointti on, että tähän mennessä tiedät kumpi näistä sinulla on, joten etsit tiettyä vastausta etkä jättimäistä alustaa.

1. 1
   Rakenna vain ydinpolku

   Automatisoi kuvaamasi normaali tapaus. Jätä harvinaiset poikkeukset toistaiseksi ihmiselle — ne saavat odottaa.
2. 2
   Käytä oikeaa dataa, älä keksittyjä esimerkkejä

   Testaa todellisilla tilauksilla, todellisilla sähköposteilla, todellisilla varauksilla viime viikolta. Leikkidata piilottaa juuri ne ongelmat, jotka sinun on tärkeintä löytää.
3. 3
   Pidä ihminen mukana aluksi

   Anna automaation ehdottaa ja ihmisen hyväksyä ennen kuin se toimii itsenäisesti. Luottamus ansaitaan muutamassa päivässä, sitä ei oleteta.
4. 4
   Kirjoita ylös, mitä 'valmis' tarkoittaa

   Yksi lause, päätetty ensimmäisellä viikolla: "Kukaan ei kirjoita asiakkaan osoitetta useammin kuin kerran." Jos toteutus täyttää lauseen, olet valmis — lakkaa lisäämästä asioita.

Pidä tällä viikolla yksinkertaista lokia kaikesta, mikä yllättää sinut. Jokainen yllätys on joko poikkeustapaus, jonka jätit huomaamatta kuvaamisessa, tai pieni korjaus tehtäväksi. Viikon loppuun mennessä yllätysten pitäisi olla ehtymässä — ja se on merkki siitä, että asia on oikeasti valmis todelliseen maailmaan.

Neljäs viikko: ota se käyttöön ilman häiriöitä

Viimeinen viikko on automaation viemistä todelliseen työpäivään — hetki, jolloin useimmat projektit horjuvat. Virhe on kääntää kytkin ja kävellä pois. Kohtele sitä sen sijaan pienenä, peruutettavissa olevana kokeena, johon siirryt vähitellen. Kenenkään ei pitäisi tuntea, että matto vedettiin jalkojen alta maanantaiaamuna.

1. 1
   Aja sitä rinnakkain muutaman päivän

   Anna automaation ja vanhan manuaalisen tavan kulkea rinta rinnan. Otat viimeiset poikkeustapaukset kiinni nollariskillä, koska manuaalinen turvaverkko on yhä paikallaan.
2. 2
   Anna sille yksi nimetty omistaja

   Automaatio ilman omistajaa rapistuu. Yksi ihminen valvoo sitä, ottaa vastaan varhaiset valitukset ja päättää, mitä säätää. Sen ei tarvitse olla sinä.
3. 3
   Kirjoita 'kun se hajoaa' -muistilappu

   Kolme riviä kiinnitettynä näkyvälle paikalle: mitä tämä tekee, kenelle kertoa jos se temppuilee, ja mitä tehdä käsin kunnes se on korjattu. Tämä pikkuruinen lappu muuttaa hauraan skriptin joksikin, johon tiimi luottaa.
4. 4
   Sitten eläköitä vanha tapa — äänekkäästi

   Kun muutama rauhallinen päivä on kulunut, sammuta manuaalinen prosessi ja kerro kaikille, että se on poissa. Muuten joku pitää salaista taulukkoa hengissä etkä koskaan saa täyttä hyötyä.

Kun kuukausi on ohi, älä aloita heti kolmea lisää. Anna ensimmäisen asettua pari viikkoa, katso sen ansaitsevan paikkansa ja nauti tunneista, jotka se antaa takaisin. Avaa sitten pisteytetty listasi ensimmäiseltä viikolta, valitse seuraavaksi korkein, jonka voit saada valmiiksi kuukaudessa, ja aja kierto uudelleen. Neljä tällaista vuodessa kertyy hiljaa osa-aikaisen työntekijän verran, jota sinun ei koskaan tarvinnut palkata.

Yleisiä ansoja ensimmäisenä kuukautena

Muutama ennustettava kuoppa kohtaa lähes kaikkia ensiyrityksellä. Yksikään ei ole kohtalokas, mutta niiden tietäminen etukäteen säästää turhauttavan viikon. Yleisin on laajuuden ryömintä: lähdet automatisoimaan yhtä muistutusta ja päädyt jotenkin suunnittelemaan koko asiakastietokantasi uudelleen. Sillä hetkellä kun tunnet projektin kasvavan ohi yksilauseisen valmis-määritelmäsi, pysähdy ja kysy, onko ylimäärä oikeasti osa tätä kuukautta — vai seuraavaa.

Toinen ansa on ostaminen ennen kuvaamista — lankeaminen hienoon esittelyyn ensimmäisellä viikolla ja työkalun valitseminen ennen kuin ymmärrät ongelman. Kolmas on jännittävän käyttötapauksen jahtaaminen arvokkaan sijaan; näyttävä tekoälyavustaja houkuttaa, mutta tylsä tiedonsyöttöputki on yleensä siellä, missä tunnit piileksivät. Ja neljäs, hiljaisin, on ei omistajaa: toimiva automaatio, joka hitaasti rapistuu, koska kenenkään vastuulla ei ollut huomata, milloin se lakkasi käyttäytymästä.

Milloin tehdä se itse ja milloin pyytää apua

Moni ensimmäinen automaatio on aidosti tee-se-itse. Jos prosessisi on sääntöpohjainen ja työkaluissasi on kunnolliset integraatio-ominaisuudet, yrittäjä parilla keskittyneellä illalla pääsee usein perille yksin — ja opit valtavasti tehdessäsi sen. Tuo oppi on arvokkaampi kuin ensimmäisellä projektilla säästetty aika, koska se tekee jokaisesta tulevasta helpomman.

On kuitenkin rehellisiä syitä pyytää apua. Jos kuvaaminen paljastaa todellista monimutkaisuutta — useita järjestelmiä, jotka eivät kytkeydy yhteen, tehtävän jossa on aidosti sekavaa inhimillistä syötettä, tai sellaisen jossa virhe on kallis ja vaikea perua — lyhyt keskustelu jonkun kanssa, joka on tehnyt sen aiemmin, voi säästää viikkoja yritystä ja erehdystä. Tavoite ei ole luovuttaa koko hommaa; tavoite on ohittaa kalliit virheet siinä yhdessä projektissa, jossa niihin ei ole varaa.

Yleisiä kysymyksiä