RPA vai tekoälyautomaatio: mitä pienyrityksen kannattaa oikeasti valita

Jos olet alkanut selvittää osan yrityksesi automatisointia, olet luultavasti törmännyt kahteen termiin, joita käytetään kuin ne tarkoittaisivat samaa: RPA ja tekoälyautomaatio. Eivät ne tarkoita. Toinen on väsymätön robotti, joka noudattaa tarkkoja ohjeitasi eikä koskaan improvisoi. Toinen lukee, harkitsee ja käsittelee sotkua. Valitse väärä tehtävään, ja joko maksat älystä, jota et tarvitse, tai ostat jäykän robotin työhön, joka vaatii aivot. Tämä on tuon päätöksen selkokielinen versio, kirjoitettu yritykselle, jossa on kourallinen ihmisiä eikä IT-osastoa.

Olen nähnyt pienyrittäjien tulevan myydyiksi molempia, ja huonosti. Joku tulee vakuuttuneena tarvitsevansa "tekoälyä" kopioidakseen tilausnumeroita ruudulta toiselle — työ, jonka yksinkertainen sääntö hoitaisi nopeammin ja halvemmalla. Toinen yrittää pakottaa jäykän, vain sääntöihin perustuvan robotin lukemaan sotkuisia asiakassähköposteja, ja viettää sitten kuusi kuukautta poikkeuksia paikaten, kunnes koko homma romahtaa. Lähes joka tapauksessa ongelma ei ollut teknologia. Se oli väärän työkalun yhdistäminen tehtävän muotoon.

Joten ennen kuin ilmoittaudut mihinkään ilmaiskokeilun ja itsevarman myyjän kera, kannattaa käyttää kaksikymmentä minuuttia ymmärtääksesi, mitä nämä kaksi asiaa aidosti ovat, missä kumpikin loistaa ja missä kumpikin hiljaa hajoaa. Sinun ei tarvitse tulla tekniseksi. Sinun pitää vain tunnistaa, millainen ongelma sinulla oikeasti on.

Mitä RPA oikeasti on, ilman muotisanoja

RPA tarkoittaa ohjelmistorobotiikkaa (Robotic Process Automation), mikä kuulostaa paljon dramaattisemmalta kuin se on. Fyysistä robottia ei ole. Kuvittele hyvin nopea, hyvin tottelevainen avustaja, joka istuu tietokoneen ääressä ja tekee tasan sen, minkä näytit hänelle — klikkaa tästä, kopioi tämä kenttä, liitä se tuonne, paina tallenna, toista — tuhansia kertoja ilman kahvitaukoja tai kirjoitusvirheitä. Sitä on RPA. Se jäljittelee klikkauksia ja näppäilyjä, joita ihminen tekisi, käyttämissäsi ohjelmistoissa.

RPA:n määräävä piirre on, että se noudattaa etukäteen määrittelemiäsi sääntöjä. Jos uusi lasku saapuu, ota loppusumma tästä laatikosta, laita se tuohon taulukon sarakkeeseen ja lähetä sitten tiimille sähköpostia. Se on loistava töissä, jotka tapahtuvat joka kerta samalla tavalla. Se on myös täysin kirjaimellinen: se tekee tasan sen, mitä sanoit, vaikka sanomasi olisi hieman väärin, eikä sillä ole aavistustakaan, onko tulos järkevä.

Klassiset RPA-työt pienyrityksessä näyttävät tällaisilta: tiedon siirtäminen kahden järjestelmän välillä, jotka eivät keskustele keskenään, lukujen kerääminen samaan viikkoraporttiin, tilausten siirtäminen verkkokaupasta kirjanpito-ohjelmaan, varastosaldojen päivittäminen eri alustoilla. Tylsää, toistuvaa, säännön muotoista työtä. Jos voit kirjoittaa tarkat vaiheet eivätkä ne juuri koskaan muutu, RPA — tai sen kevyemmät, halvemmat serkut — syö sen tehtävän aamupalaksi.

Mitä tekoälyautomaatio tekee toisin

Tekoälyautomaatio alkaa siitä, mihin jäykät säännöt loppuvat. Sen sijaan, että se noudattaisi kiinteää käsikirjoitusta, se toimii ymmärryksen kanssa — se voi lukea vapaamuotoisen sähköpostin ja päätellä, mitä asiakas oikeasti haluaa, katsoa valokuvattua kuittia ja poimia luvut, lajitella sotkuiset asiakirjat oikeaan pinoon tai laatia järkevän ensivastauksen sinun äänensävylläsi. Sellaista työtä, joka aiemmin vaati ihmisen juuri siksi, ettei kaksi tapausta näyttänyt samanlaiselta.

Sinulle merkittävä ero on sotkun sietokyky. RPA tarvitsee maailman olevan siistin ja ennustettavan. Tekoälyautomaatio selviää, kun syöte on inhimillinen — hieman erilainen sähköposti joka kerta, käsinkirjoitettu lappu, viidellä eri tavalla muotoiltu kysymys. Se tekee harkinnan sen sijaan, että noudattaisi tiukkaa ohjetta. Tuo joustavuus on aidosti tehokasta, ja siksi "tekoäly" saa niin paljon huomiota. Mutta siihen liittyy varaus, joka kannattaa tietää etukäteen.

Tekoälyautomaatio ei myöskään ole maaginen päivitys RPA:han, vaikka jotkin toimittajat myyvät sitä niin. Se on eri työkalu eri vahvuuksilla. Fiksuimmat pienyrityskokoonpanot, joita olen rakentanut, käyttävät molempia — tekoälyä lukemaan ja päättämään sotkuisista jutuista, tavallisia sääntöjä suorittamaan ennustettavat vaiheet sen jälkeen. Lisää tästä yhdistelmästä pian.

RPA vai tekoälyautomaatio, rinta rinnan

On helpompi valita, kun näet nuo kaksi vierekkäin. Tässä on rehellinen vertailu — ei markkinointiversio, vaan se, jonka antaisin ystävälle, joka omistaa kaupan.

Lue tuo taulukko kerran, ja kaava hyppää esiin. RPA voittaa kustannuksissa ja ennustettavuudessa jäsennellyssä työssä. Tekoäly voittaa joustavuudessa jäsentämättömässä työssä. Kysymys ei ole koskaan "kumpi on edistyneempi" — tekoäly selvästi on — vaan "minkä muotoinen tehtäväni on". Muistutus, joka laukeaa kaksi tuntia ennen tapaamista, on jäsennelty ytimiään myöten; tekoälyn käyttäminen siihen on kuin palkkaisi kääntäjän lukemaan kellon.

Miten valita: testi, jonka voit tehdä päässäsi

Et tarvitse konsulttia ensimmäiseen päätökseen. Ota tehtävä, joka ärsyttää sinua, ja kysy yksi kysymys: voinko kirjoittaa tarkat vaiheet, ja pysyvätkö ne samoina joka kerta? Jos kyllä, olet sääntöalueella — RPA tai yksinkertaisempi automaatio. Jos vaiheet muuttuvat sen mukaan, mitä ihminen lähetti sinulle, tai syöte on vapaata tekstiä, kuvia tai harkintaa, olet tekoälyalueella.

1. 1
   Kuvaa tehtävä vaiheina

   Kirjoita se ylös kuin perehdyttäisit uutta työntekijää. Jos voit luetella tarkat klikkaukset eivätkä ne koskaan vaihtele, se on vahva RPA-signaali.
2. 2
   Tarkista, kuinka sotkuinen syöte on

   Saapuuko jokainen tapaus samassa siistissä muodossa, vai tuleeko se eri sähköposteina, valokuvina ja sanamuotoina? Sotku viittaa tekoälyyn.
3. 3
   Kysy, kuinka kallis virhe on

   Jos väärä tulos on halpa havaita ja korjata, voit antaa tekoälyn toimia kevyellä tarkistuksella. Jos virhe on kallis tai vaikea perua, pidä tiukka ihmistarkistuspiste.
4. 4
   Aloita halvemmalla työkalulla, joka sopii

   Jos säännöt kattavat sen, käytä sääntöjä — ne ovat halvempia ja luotettavampia. Tartu tekoälyyn vasta, kun tehtävä aidosti tarvitsee ymmärrystä, ei pelkkää nopeutta.

Mihin kumpikin sopii todellisessa pienyrityksessä

Teoria on hyvä, mutta haluat esimerkkejä yrityksestä, joka muistuttaa sinun yritystäsi. Tässä on, mihin kumpikin työkalu tyypillisesti osuu, perustuen työhön, jota oikeasti teemme kauppojen, klinikoiden, käsityöläisten ja toimistojen kanssa.

Hyvät RPA-työt

• Verkkokaupan tilausten kopiointi kirjanpito-ohjelmaan joka aamu.
• Varastosaldojen päivittäminen kahdessa järjestelmässä, jotka eivät synkronoidu.
• Samojen kolmen luvun kerääminen viikkoraporttiin.
• Tapaamismuistutusten lähettäminen kiinteällä aikataululla.
• Uusien lomakelähetysten siirtäminen taulukkoon tai CRM:ään.

Hyvät tekoälyautomaatiotyöt

• Vapaamuotoisen asiakassähköpostin lukeminen ja todellisen tilauksen poimiminen.
• Saapuvien asiakirjojen kasan lajittelu oikeisiin kategorioihin.
• Ensiluonnoksen laatiminen yleiseen tiedusteluun sinun äänensävylläsi.
• Loppusummien ja päivämäärien poiminta valokuvatuista tai skannatuista kuiteista.
• Rutiininomaisiin puhelinkysymyksiin vastaaminen, jotta tiimiä ei keskeytetä.

Huomaa jako. RPA-lista on kaikki ennustettavaa putkitusta — sama putki, sama virtaus, joka kerta. Tekoälylista on kaikki lukemista ja harkintaa — työtä, joka ennen oli mahdollista vain siksi, että ihminen sitä teki. Useimmilla yrityksillä on runsaasti ensimmäistä lajia ja pienempi, korkea-arvoinen kourallinen jälkimmäistä.

Paras vastaus on yleensä molemmat

Tässä on osa, jonka "RPA vai tekoäly" -asetelma piilottaa: käytännössä valitset harvoin toisen ja hylkäät toisen. Vahvimmat kokoonpanot ketjuttavat ne yhteen, ja alalla on tälle jopa nimi — älykäs automaatio. Tekoäly hoitaa sotkuisen, inhimillisen pään; säännöt hoitavat ennustettavat vaiheet, jotka seuraavat.

Otetaan käytännön esimerkki. Asiakas lähettää sähköpostia: "Hei, voinko saada kaksi sinisistä toimitettuna toimiston osoitteeseen tällä kertaa?" Puhdas sääntöpohjainen robotti on ymmällään — tuossa lauseessa ei ole kiinteitä kenttiä. Joten tekoäly lukee sen, selvittää tuotteen, määrän ja osoitteen ja muuttaa sotkun jäsennellyksi tiedoksi. Sieltä eteenpäin tylsät säännöt ottavat ohjat: luo tilaus, päivitä varasto, luo lasku, lähetä vahvistus. Tekoäly teki ajattelun; säännöt tekivät tekemisen. Kumpikaan ei olisi pystynyt hoitamaan koko työtä yksin, ja maksoit älystä vain siitä yhdestä vaiheesta, joka sitä tarvitsi.

Tämä on myös halvin tapa saada tekoälyn hyödyt ilman tekoälyn kustannuksia kaikkialla. Rajaat kalliin, todennäköisyyspohjaisen osan siihen yhteen vaiheeseen, joka aidosti tarvitsee ymmärrystä, ja annat luotettavien, edullisten sääntöjen kantaa loput työnkulusta. Se pitää laskun matalana ja järjestelmän ennustettavana siellä, missä ennustettavuus on tärkeintä.

Virheet, jotka tuhlaavat eniten rahaa

Suurin osa budjetista, jonka olen nähnyt palavan automaatiossa, haihtui savuna pienen joukon vältettäviä syitä takia. Yksikään niistä ei johdu siitä, että teknologia olisi huono. Ne johtuvat sen osoittamisesta väärään kohteeseen.

On myös hiljaisempi virhe: sellaisen prosessin automatisointi, joka on rikki jo paperilla. Jos tilausvirtasi on sotku ihmisen tehdessä sen, RPA antaa sinulle vain nopeamman sotkun ja tekoäly automatisoi itsevarmasti väärän asian. Korjaa prosessi ensin, automatisoi sitten korjattu versio. Nopeus kaaokseen sovellettuna vie sinut vain nopeammin kaaokseen.

Ja muista, että jokainen automaatio, RPA tai tekoäly, on jotain, jota sinun on nyt ylläpidettävä. Toimittaja muuttaa ruudun ja RPA-robottisi klikkaa väärää painiketta; reunatapaus ilmestyy ja tekoälysi tarvitsee uuden esimerkin. Kolme automaatiota, joihin tiimisi luottaa, voittaa tusinan puoliksi toimivaa, joihin kukaan ei uskalla nojata. Pidättyväisyys on osa strategiaa, ei kunnianhimon epäonnistuminen.

Miten aloittaa sitoutumatta liikaa

Sinun ei tarvitse valita suurta automaatiostrategiaa tällä neljänneksellä. Sinun pitää tappaa yksi tietty, ärsyttävä tehtävä — ja juuri sen tekeminen opettaa sinulle, todellisin termein, mikä työkalu sopii yrityksellesi. Valitse tehtävä, joka tuhlaa eniten aikaa, aja se yllä olevan päässätehtävän testin läpi ja valitse yksinkertaisin työkalu, joka kattaa sen.

Kohtele käyttöönottoa pienenä, peruutettavissa olevana kokeena eikä lanseerauksena. Aja uutta automaatiota vanhan käsityötavan rinnalla viikon, jotta nappaat reunatapaukset ilman riskiä. Anna sille yksi nimetty omistaja, joka valvoo sitä ja hoitaa varhaiset töyssyt. Vasta kun viikko kuluu ilman yllätyksiä, eläköität vanhan tavan — ja sitten palaat listallesi ja valitset seuraavan. Pieni, valmis, luotettu, toista. Tee tuo muutaman kerran vuodessa, ja olet hiljaa lahjoittanut itsellesi ylimääräisen käsiparin verran apua panematta yritystä alustan varaan.

Yleisiä kysymyksiä