Näin tunnistat sen yhden prosessin, joka todella kannattaa automatisoida ensin

Tässä on epämukava totuus, jota kukaan ohjelmistoja myyvä ei sinulle kerro: useimmat tehtävät, jotka mielelläsi automatisoisit, eivät ole automatisoinnin arvoisia. Ärsyttäviä kyllä. Ne syövät iltasi. Mutta ärsyttävä ja automatisoinnin arvoinen ovat kaksi eri asiaa, ja niiden sekoittaminen on kallein virhe, jonka pieni yritys tekee päättäessään vihdoin järjestäytyä. Taito, jolla todella on merkitystä, ei ole työkalun valinta — vaan oman viikkosi tarkastelu ja aitojen ehdokkaiden erottaminen houkutuslinnuista.

Olen nähnyt kymmenien yrittäjien tekevän tämän virheen samalla tavalla. He valitsevat tehtävän, joka tuntuu pahimmalta — sen, joka pilaa sunnuntain — ja kaatavat rahaa sen automatisointiin huomatakseen kuusi viikkoa myöhemmin, että se tapahtui kahdesti kuussa ja automaatio maksoi itsensä takaisin joskus vuoden 2031 paikkeilla. Sillä välin tylsä, näkymätön tehtävä, joka hiljaa söi tunnin päivässä, jäi koskemattomaksi, koska kukaan ei huomannut sitä. Tunteet ovat täällä kelvoton opas. Toistuvuus, ennustettavuus ja virheen hinta ovat hyviä oppaita.

Tämä artikkeli ei siis kerro, miten automatisoidaan. Se on sitä edeltävä askel — se osa, jonka kaikki ohittavat. Miten katsot yrityksesi sotkuista todellisuutta ja osoitat luotettavasti sen yhden prosessin, joka ansaitsee mennä ensin? Tee tämä oikein, ja loput on verrattain helppoa. Tee se väärin, eikä maailman paras työkalu pelasta sinua.

Miksi eniten ärsyttävä tehtävä on harvoin oikea

Tuska ja arvo eivät kulje käsi kädessä. Tehtävä, joka saa sinut huokaamaan kovimmin, on yleensä se, joka on tunnetasolla raskas, ei se, joka oikeasti maksaa sinulle eniten. Hankalan sähköpostin lähettäminen, valituksen käsittely, tarjouksen tekeminen uudelleen, kun asiakas muutti mielensä — nämä koskevat. Mutta ne ovat usein harvinaisia tai vaativat juuri sellaista inhimillistä harkintaa, jota automaatio ei voi korvata. Muistat ne, koska ne sattuivat, et koska ne ovat yleisiä.

Aidosti kalliit tehtävät ovat lähes aina niitä, joita olet lakannut huomaamasta. Toimitusosoitteen kopiointi sähköpostista tilausjärjestelmään. Samojen toimittajatietojen näppäily joka maanantai. Sen tarkistaminen, täsmäsivätkö kolme asiaa, ennen kuin lähetät laskun. Mikään näistä ei pilaa päivääsi. Kukin vie yhdeksänkymmentä sekuntia. Ja teet niitä neljäkymmentä kertaa viikossa rekisteröimättä niitä koskaan työksi. Siellä raha on — niissä asioissa, joista on tullut näkymättömiä juuri siksi, että ne ovat niin rutiininomaisia.

Tästä syystä en koskaan anna yrittäjän aloittaa muistinvaraisesti. Muisti vinoutuu draaman suuntaan. Jos kysyt joltakulta, mikä haaskaa hänen aikaansa, hän nimeää sen, mikä viimeksi turhautti häntä — mikä ei lähes koskaan ole se, mikä turhauttaa häntä useimmin. Sinun on saatava näkymättömät tehtävät takaisin näkyviin, ennen kuin voit arvioida niitä, ja se vaatii hieman tietoista vaivannäköä.

Tee ensin näkymätön työ näkyväksi

Et voi arvioida sitä, mitä et näe, joten ennen mitään pisteytystä tai arviointia tarvitset karkean kartoituksen siitä, mihin tuntisi todella menevät. Tämän ei tarvitse olla muodollinen, sekuntikellolla tehty työntutkimus. Sen on oltava rehellinen ja katettava normaali viikko, ei mielikuvaasi normaalista viikosta.

Halvin toimiva menetelmä: pidä yksi avoin muistiinpano viiden työpäivän ajan, ja joka kerta kun teet jotain toistuvaa, lisää tukkimerkki sen viereen. Uusi merkki uudelle tehtävätyypille, viiva jokaisesta toistosta. Älä arvioi kerätessäsi — kerää vain. Perjantaihin mennessä sivu kertoo sinulle jotain, mitä muistisi ei koskaan kertoisi: mitkä tehtävät toistuvat eniten ja miten pienet näkymättömät tehtävät hiljaa ohittavat lukumäärässä ne dramaattiset, jotka olisit nimennyt päältä päin.

Automatisoinnin arvoisen prosessin viisi merkkiä

Kun näet tehtäväsi, tarvitset tavan arvioida niitä, joka ei nojaa mututuntumaan. Vuosien varrella olen tiivistänyt sen viiteen merkkiin. Automatisoinnin arvoisella prosessilla on yleensä useimmat niistä. Prosessi, jolla on vain yksi tai kaksi, on mahdollisuudeksi naamioitu ansa.

1. Se tapahtuu usein

Toistuvuus on kerroin, joka tekee kaikesta muusta merkityksellistä. Tehtävä, joka vie kaksi minuuttia mutta tapahtuu viisikymmentä kertaa viikossa, on paljon parempi ehdokas kuin se, joka vie tunnin mutta tapahtuu kerran kuussa. Automaatiolla on kiinteä käyttöönottokustannus, ja toistuvuus on se, mikä maksaa sen takaisin. Jos jokin tapahtuu vain kourallisen kertoja vuodessa, se ei juuri koskaan ansaitse paikkaansa — riippumatta siitä, miten paljon sitä kammoat.

2. Se etenee samoin askelin joka kerta

Automaatio rakastaa reseptiä. Jos tehtävä etenee samalla tavalla joka kerta — samat syötteet, samat askeleet, sama lopputulos — se on vahva ehdokas. Jos se haarautuu tusinaan erikoistapaukseen, joista kukin vaatii päätöstä, käytät enemmän aikaa poikkeusten kuvailuun kuin koskaan säästät. Mitä useampi lause tehtävän selittäminen uudelle työntekijälle vaatii, sitä huonompi ehdokas se yleensä on.

3. Se toimii säännöillä, ei harkinnalla

Sääntöjä noudattavien ja ihmisen punnintaa vaativien tehtävien välissä on selvä raja. Datan siirtäminen kahden järjestelmän välillä on sääntö. Päätös siitä, annetaanko uskolliselle asiakkaalle alennus, on harkintaa. Sääntöpohjaiset tehtävät ovat niitä, jotka kone voi tehdä luotettavasti ja väsymättä. Harkintaa vaativia tehtäviä voidaan joskus avustaa ohjelmistolla, mutta niiden täydellinen automatisointi liian varhain on tapa tuottaa itsevarmoja, nopeita virheitä.

4. Syötteet ovat jo käyttökelpoisessa muodossa

Tehtävä on paljon helpompi automatisoida, kun sen tarvitsema tieto sijaitsee jo jossakin jäsennellysti — lomakkeessa, järjestelmässä, johdonmukaisessa sähköpostimuodossa. Jos syöte on pino käsin kirjoitettuja muistiinpanoja, vastaajaviestejä tai kuviteltuja kuiteista, automaatio on yhä mahdollista, mutta olet hiljaa siirtynyt vaikeampaan ja kalliimpaan maastoon. Ei mahdotonta. Ei vain ensiprojektisi. Säästä sotkuiset syötetehtävät siihen, kun olet jo varmistanut helpon voiton.

5. Virhe on halpa ja helppo perua

Ensimmäisen automaatiosi tulisi olla siellä, missä pieni virhe on ärsyttävä, ei katastrofaalinen. Kahdesti lähtevä muistutus on noloa; kahdesti laukeava palkka-ajo on kriisi. Aloita sieltä, missä vaikutussäde on pieni. Haluat vapauden antaa automaation toimia, tarkkailla sitä ja korjata sen avoimesti — et niin kriittistä prosessia, että yksi bugi päätyy tiliotteellesi.

Muuta merkit nopeaksi pistemääräksi

Merkit ovat hyödyllisiä, mutta kun tuijotat kahdeksaa ehdokasta, tarvitset jotain päättäväisempää kuin fiilis. Muuta ne siis luvuksi. Et tarvitse kaavaa, jonka talousosasto hyväksyisi — tarvitset jotain niin nopeaa, että oikeasti käytät sitä. Tässä on versio, jonka käyn yrittäjien kanssa läpi lautasliinan kääntöpuolella.

1. 1
   Listaa parhaat ehdokkaasi

   Poimi viikkosi 5–8 eniten merkkejä kerännyttä tehtävää. Jätä kaikki sen alle huomiotta — pitkä lista vain jumiuttaa päätöksen.
2. 2
   Pisteytä säästetty aika, 1–5

   Montako tuntia viikossa tämän automatisointi todella antaisi takaisin? Ole rehellinen; kerro minuutit per suoritus sillä, miten usein se toistuu, äläkä luota kammoon.
3. 3
   Pisteytä, miten siisti se on, 1–5

   Yhdistä ennustettavuus, sääntöpohjaisuus ja siistit syötteet yhdeksi 'miten automatisoitavissa' -luvuksi. Sotkuinen, harkintaa vaativa tehtävä saa tässä matalan pisteen, vaikka se olisikin toistuva.
4. 4
   Kerro, sitten tarkista riskit

   Aika × siisteys antaa sinulle järjestyksen. Yliviivaa sitten kaikki, missä virhe olisi kallis tai vaikea perua — ne eivät ole ensiprojekteja, saivat ne minkä pisteen tahansa.
5. 5
   Valitse korkein pistemäärä, jonka saat pian valmiiksi

   Ei ehdotonta huippua — vaan korkein, jonka realistisesti saat tuotantoon kahdessa-kolmessa viikossa. Valmis pieni voitto voittaa keskeneräisen suuren joka kerta.

Kertolasku merkitsee enemmän kuin miltä näyttää. Tehtävä, joka saa ajasta 5 mutta siisteydestä 1, päätyy lukuun 5 — samaan kuin siisti pieni tehtävä, joka säästää maltillisesti aikaa. Se on menetelmä, joka suojaa sinua itseltäsi: se estää sinua jahtaamasta suurta, tuskallista, sotkuista työtä vain siksi, että säästetyn ajan luku näytti jännittävältä. Tylsä, siisti, toistuva tehtävä voittaa yleensä, ja yleensä sen pitäisikin.

Varoitusmerkit siitä, että olet valinnut väärän prosessin

Vaikka pistemäärä olisikin edessäsi, kannattaa tuntea huonon ehdokkaan tuoksut, sillä ne ovat houkuttelevia ja kuulostavat sillä hetkellä järkeviltä. Jos valitsemasi prosessi laukaisee minkä tahansa näistä, pysähdy ja katso uudelleen ennen kuin sitoudut rahallisesti.

• Sen selittäminen vie enemmän kuin pari lausetta. Monimutkaisuus kuvauksessa tarkoittaa monimutkaisuutta toteutuksessa — ja joukon reunatapauksia odottamassa puraisuaan.
• Sanot jatkuvasti 'no, paitsi kun…'. Jokainen poikkeus on haara, jonka jonkun on käsiteltävä, ja poikkeukset moninkertaistuvat nopeammin kuin odotat.
• Se tapahtuu vain muutaman kerran vuodessa. Olipa se kuinka tuskallista tahansa, matematiikka ei juuri koskaan toimi; käytät käyttöönottoon enemmän kuin koskaan säästät.
• Se vaatii ihmistä tuntemaan jotain — empatiaa, makua, neuvottelua. Ne eivät ole poistettavia tehottomuuksia, ne ovat itse työ.
• Virhe olisi kallis tai vaikea peruuttaa. Mahtava automaatioehdokas, kelvoton ensimmäiseksi. Ansaitse tiesi siihen.

Yksi hienovaraisempi varoitusmerkki kannattaa vielä mainita: sellaisen prosessin automatisointi, josta ette oikeasti ole sopineet. Jos kaksi ihmistä yrityksessäsi tekee 'saman' tehtävän kolmella eri tavalla, sinulla ei vielä ole prosessia — sinulla on kolme tapaa. Sen automatisointi vain leipoo erimielisyyden ohjelmistoon. Selvitä ensin paperilla, miten sen pitäisi toimia; vasta sitten se on ehdokas.

Sen havaitseminen ei ole sama kuin sen valmius

Tässä on erottelu, joka säästää paljon harmia: prosessi voi olla oikea automatisoitava ja silti olla valmistautumaton automatisoitavaksi. Ehdokkaan havaitseminen on askel yksi. Sen varmistaminen, että se on koneelle luovutuskelpoisessa kunnossa, on askel kaksi, ja sen ohittaminen on tapa automatisoida sotku ja saada nopeampi sotku takaisin.

Prosessi on valmis, kun voit kirjoittaa ylös tarkalleen mitä menee sisään, tarkalleen mitä tulee ulos ja väliin jäävät askeleet ilman yhtään 'riippuu'-sanaa. Jos et osaa kirjoittaa näitä kolmea asiaa selkeästi, tehtävä ei ole vielä ohjelmisto-ongelma — se on selkeysongelma, eikä mikään työkalu korjaa sitä. Hyvä uutinen on, että itse kirjoittaminen yleensä luo selkeyden. Puolet automatisointiin valmistautumisen arvosta on ajattelutyö, johon se pakottaa sinut.

Tämä on myös halvin mahdollinen vakuutus ylikulutusta vastaan. Iltapäivä, joka käytetään prosessin kuvaamiseen paperilla, kertoo sinulle ilmaiseksi, onko se se siisti yhdeksänkymmenen sekunnin voitto, jota toivoit, vai naamioitu sotkuinen harkintatehtävä. Kumpikin vastaus kannattaa olla tiedossa ennen kuin kukaan antaa tarjousta toteutuksesta.

Mistä hyvät ehdokkaat yleensä piileskelevät

Jos et halua odottaa viikkoa saadaksesi selville, on muutamia paikkoja, joissa vahvat ensiehdokkaat ilmestyvät kerta toisensa jälkeen lähes kaikenlaisissa pienissä yrityksissä. Kohtele näitä etumatkana, ei korvikkeena oman todellisuutesi tarkastelulle.

Saumat kahden toisilleen puhumattoman järjestelmän välissä ovat rikkain metsästysmaa — kaikkialla, missä ihminen on kopioi-liitä-kaapeli sähköpostin ja taulukon tai tilauksen ja laskun välissä. Heti perässä tulevat aikataulutetut tönäisyt: muistutukset, seurannat, hälytykset, kaikki, mikä on oikeasti vain 'tee tämä asia tähän aikaan, joka kerta'. Sitten toistuvat haut — saman tilan tarkistus, samojen viiden asiakaskysymyksen vastaaminen, saman maanantairaportin kokoaminen samoista kolmesta paikasta. Mikään näistä ei ole loisteliasta. Kaikki ovat toistuvia, ennustettavia ja anteeksiantavia, mikä on juuri syy siihen, miksi niistä tulee niin hyviä ensiprojekteja.

Yleisiä kysymyksiä